Avouons-le, nous avons tous eu une réunion terrible une ou deux fois dans notre vie. Ils sont en fait beaucoup plus courants que vous ne le pensez. Selon Rapport sur l'état des réunions 2019 de Doodle, le coût des réunions mal organisées en 2019 atteindra 399 milliards de dollars rien qu'aux États-Unis, ce qui pèse énormément sur l'efficacité des entreprises. Une étape facile pour augmenter l'efficacité de votre réunion consiste à toujours inclure un ordre du jour de la réunion. Voici notre guide pour concevoir un bon ordre du jour de réunion que vous pourrez utiliser la prochaine fois que vous planifier la salle de conférence ou organiser une réunion d'équipe virtuelle.
Qu'est-ce qu'un ordre du jour de réunion virtuelle ?
Un ordre du jour de réunion est une liste chronologique de sujets, de tâches et d'activités à aborder ou à aborder lors d'une réunion. Un ordre du jour de la réunion virtuelle permet aux participants d'avoir un aperçu de ce qui sera discuté lors de la réunion afin qu'ils puissent se préparer à l'avance pour assurer la plus productive et réunion efficace de qualité.
Pourquoi les ordres du jour des réunions sont-ils importants ?
Personne ne veut être dans une situation mal planifiée réunion d'équipe. Le temps est crucial pour tout le monde dans la salle - et à l'extérieur de la salle - donc devoir s'asseoir dans une salle de conférence ou lors d'un appel vidéo avec un groupe de personnes qui ne savent pas pourquoi ils sont là en premier lieu peut devenir un peu frustrant.
En créant simplement un aperçu de la façon dont vous voulez passer votre temps dans cette réunion et en le partageant avec vos collègues, non seulement vous pouvez éliminer la confusion, mais vous donnez également le ton de la réunion, définissez les sujets qui doivent être abordés et augmentez le nombre de participants. l'engagement puisque chacun a le temps de préparer à l'avance des informations ou des sujets de recherche.
5 raisons d'utiliser un agenda lors de réunions virtuelles
Un ordre du jour de réunion efficace et bien pensé peut faire des merveilles pour vous et vos collègues. Voici cinq raisons d'utiliser un ordre du jour de réunion :
1. Abordez tous les points de discussion clés
Il n'y a rien de pire que d'aller à une réunion et de ne pas savoir pourquoi elle a été convoquée en premier lieu. L'avantage des ordres du jour des réunions est qu'ils énumèrent clairement les sujets discutés au cours de l'heure de réunion donnée, de sorte que personne n'entre dans la salle complètement désemparé.
2. Envoyez des invitations aux réunions aux bonnes personnes
Les participants à la réunion sont sélectionnés à la main et sont choisis pour avoir un siège dans la salle pour une raison. Que vous soyez choisi pour parler d'un certain sujet à l'ordre du jour ou que les décisions prises lors de cette réunion vous affectent directement, le fait de pouvoir consulter un ordre du jour au préalable confirme votre place à la table.
3. Définir les résultats
Chaque réunion a une raison de se rassembler. Si vous connaissez l'objectif d'une réunion - et quel peut en être le résultat - il y a moins d'occasions de s'éloigner du sujet de la discussion, éliminant ainsi le risque d'avoir une mauvaise réunion.
4. Gardez les participants concentrés
Les ordres du jour donnent aux participants un aperçu à suivre lors de la réunion. Les conversations s'égareront moins dans le vide et saigneront moins sur d'autres sujets qui ne figurent pas sur la liste des sujets de discussion, ce qui maintiendra la réunion sur la bonne voie.
5. Éliminez les excuses
Avec les ordres du jour envoyés à l'avance, toute excuse qu'un participant pourrait avoir pour ne pas être prêt à discuter d'un sujet est éliminée. Les ordres du jour obligent les collègues à se préparer et à se présenter sous leur meilleur jour dans la salle de réunion.
9 conseils pour créer votre agenda de réunion virtuelle
La création de l'ordre du jour de votre réunion ne doit pas être difficile. Voici quelques conseils pour créer un ordre du jour complet afin de tirer le meilleur parti de votre réunion. Vous pouvez utiliser ces conseils, que votre réunion dure 30 minutes ou une conférence de trois jours et que vous vous réunissiez avec un groupe de quatre ou de 100 personnes.
1. Créez tôt l'ordre du jour de la réunion
Personne n'a besoin du stress de se démener pour établir un ordre du jour quelques minutes avant l'appel - plus vous envoyez un ordre du jour tard, moins les gens ont de temps pour le regarder. Plus tôt vous commencez à rédiger un ordre du jour de réunion, plus vous avez de temps pour le modifier et le rendre présentable pour vos collègues.
2. Sollicitez les commentaires des membres de l'équipe
Pour garantir l'engagement de la réunion pendant l'appel vidéo, assurez-vous que l'ordre du jour comprend des sujets dont ils souhaitent parler. Demandez aux participants à la réunion de suggérer ce qu'ils veulent ajouter afin que tout le monde puisse être impliqué du début à la fin et que chacun ait un tour de parole dans la réunion.
3. Prioriser les éléments d'action qui doivent être traités
Une fois que vous avez tous vos sujets sur papier, classez-les par importance afin de parler du sujet le plus important au début de la réunion. Les réunions durent souvent des heures supplémentaires, vous ne voulez donc pas vous retrouver dans une situation où vous devez reporter des sujets importants à la prochaine réunion.
4. Fixez un délai raisonnable
Les réunions de quarante-cinq minutes vous donnent ce temps supplémentaire pour parler de choses dont vous ne pourriez peut-être pas parler dans une synchronisation de 30 minutes et semblent moins intenses et intimidantes que des réunions d'une heure complète. Si vous êtes un utilisateur Lifesize, vous pouvez en apprendre beaucoup sur les temps de réunion moyen dans la console d'administration.
5. Gardez les "séances de remue-méninges" en dehors d'une réunion urgente
Des réunions ouvertes comme des brainstorms ou séances de tableau blanc n'ont généralement pas de limite de temps et peuvent avoir lieu sous l'impulsion du moment. Essayez d'éviter ces sujets dans les réunions qui ont une contrainte de temps stricte pour le bien du temps et des horaires de tout le monde.
6. Déterminer si une décision doit être prise pour un point de l'ordre du jour
Soulignez les problèmes qui doivent être résolus ou les décisions qui nécessitent un vote pour indiquer clairement que les participants seront invités à participer. Assurez-vous de donner aux membres de votre équipe un délai raisonnable pour réfléchir à leurs choix.
7. Utilisez la règle des 2/3
Lorsque vous établissez l'ordre du jour de la réunion et que vous commencez à rassembler les participants, assurez-vous que chaque personne participant à la réunion est impliquée dans au moins deux des trois sujets de discussion. De cette façon, les gens n'ont pas l'impression d'être assis à une réunion où ils ne sont pas nécessaires. Le suivi des procès-verbaux de réunion peut améliorer la prochaine réunion.
8. Respectez un horaire
Il est difficile de chronométrer la durée pendant laquelle chaque sujet à l'ordre du jour sera traité, mais essayez de prévoir suffisamment de temps pour chaque sujet à l'ordre du jour sans vous égarer. Soyez flexible, mais assurez-vous également que chaque sujet est traité de manière efficace et approfondie.
9. Envoyez l'ordre du jour de votre réunion à l'avance
Plus tôt vous pouvez envoyer l'ordre du jour de votre réunion, plus vous donnez de temps à vos participants pour se préparer. Au plus tard, assurez-vous de partager l'ordre du jour de votre réunion d'équipe 24 heures avant la réunion - cela servira de rappel que la réunion aura lieu et donnera à vos collègues l'occasion de faire des mises à jour de dernière minute.
Modèle d'ordre du jour de réunion virtuelle [2020]
Ce modèle d'ordre du jour de conférence téléphonique est divisé en 5 sections : logistique de la réunion, objectif, préparation de la réunion, ordre du jour et informations connexes. Vous pouvez utiliser ce modèle d'ordre du jour de réunion pour tout type de réunion. Remplissez simplement le modèle ci-dessous :
On se retrouve!
Date : [Insérer la date]
Heure : [Insérer l'heure]
Lieu: [Insérer l'emplacement]
Participants: [Insérer les participants]
Objectif
Notre objectif est de réfléchir à des moyens d'augmenter la productivité de nos réunions. Venez à la réunion avec quelques idées à partager.
Préparation de réunion
Lire: Guider - Comment rédiger un procès-verbal de réunion efficace
Apporter: Exemples de choses que vous avez essayées dans le passé et qui ont fonctionné et/ou dont vous avez entendu parler par d'autres équipes
Agenda
Nos exigences - 10 minutes
Autour de la table - 30 minutes
Démo des Application grandeur nature - 15 minutes
Vote - 5 minutes
Informations connexes
La personne moyenne est prévue pour près de 60 réunions chaque mois
1 minute sur 3 de chaque journée de travail passée en réunion
On estime que 25 à 50 % du temps de réunion est perdu
Téléchargez notre modèle d'ordre du jour de réunion virtuelle
Nous avons préparé un modèle d'ordre du jour de réunion virtuelle gratuit que vous pouvez copier et coller dans le corps de votre prochaine invitation à la réunion. Incluez les détails de base de la réunion (date, heure, participants, lieu), l'objectif principal de la raison pour laquelle la réunion a été convoquée et toute préparation que vos collègues pourraient avoir besoin de faire avant le début de la réunion. Incluez les sujets de la réunion, les conférenciers, les limites de temps et tout autre détail qui pourrait être pertinent pour la réunion en cours.
Questions de suivi post-rencontre à se poser
Il est important d'évaluer comment l'ordre du jour de votre réunion a affecté le reste de votre équipe après la fin de la réunion. En prenant le temps de réfléchir à la proximité ou non de votre équipe avec l'ordre du jour, vous pouvez commencer à définir le suivant.
Avez-vous alloué suffisamment de temps ?
Vous ne pouvez pas prédire exactement combien de temps allouer à chaque sujet de votre ordre du jour, et ce n'est pas grave ! Parfois, vous surestimez ou sous-estimez ce que vos collègues ont à dire sur chaque sujet - assurez-vous simplement d'inclure ceux que vous avez manqués pour votre prochaine réunion.
Vous êtes resté dans le sujet ?
Si vous et vos collègues avez eu du mal à rester sur le sujet, assurez-vous d'être un peu plus strict la prochaine fois que vous vous rencontrez. Les sujets ont été répertoriés pour une raison, et parfois il faut un peu plus de punch pour s'en tenir à l'ordre du jour.
Avez-vous accompli tout ou la plupart de ce dont vous aviez besoin ?
Prenez les sujets que vous n'avez peut-être pas abordés lors de cet appel et assurez-vous de les inclure dans votre prochain ordre du jour, et envoyez peut-être même un e-mail post-réunion aux participants disant que la conversation sur ces sujets manqués n'est pas tout à fait terminée.
Que pouvez-vous changer pour la prochaine fois ?
Aucun ordre du jour n'est parfait la première fois. Prenez un moment et apportez les modifications dont vous avez besoin pour la prochaine fois que vous vous rencontrez - elles ne feront que s'améliorer !
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