L'épidémie de COVID-19 a contraint les entreprises à participer à la plus grande expérience de travail à distance au monde. Alors que 63 % des entreprises aux États-Unis avaient une main-d'œuvre distante avant la pandémie, la majorité n'avait pas mis en place de politique officielle de travail à distance, laissant des dizaines de milliers d'entreprises et des millions de travailleurs se demander quoi faire après un passage brutal à un nouveau style de travail.
Alors que pratiquement toutes les entreprises non essentielles sont invitées à garder les employés à la maison dans un laps de temps condensé de quelques semaines seulement, beaucoup s'efforcent activement de résoudre de nouveaux problèmes tels que :
- Mettre les employés à disposition du matériel et des outils nécessaires
- Standardisation de la communication interne et externe dans l'entreprise
- Garantir la protection des données en dehors du bureau
- Établir une méthode de suivi du temps pour les différents services
C'est là qu'une politique de travail à distance hermétique entre en jeu. Une politique de travail à distance et des conseils formels jouent un rôle essentiel dans l'établissement des normes de l'entreprise, en éliminant les conjectures et en communiquant les attentes aux employés permanents et aux nouveaux employés. Sans politique de travail à distance définie, les employés se demandent dans quelle mesure l'entreprise, ou leur responsable direct, s'attend à ce que le travail à distance ressemble à la vie au bureau. Non seulement cela peut entraîner une mauvaise communication entre les employés et la direction, mais cela conduit inévitablement à la perception de certains employés qu'ils sont traités différemment de leurs pairs, car les gestionnaires comblent le vide de la politique de travail à distance avec leurs propres directives.
Dans cet article de blog, vous allez apprendre :
- Pourquoi une politique de travail à distance est importante
- Tout ce que vous devez inclure dans votre politique de travail à distance
- Comment en créer un pour votre entreprise en moins de 10 minutes
Commençons!
COVID-19 et l'essor du travail à distance
Le coronavirus COVID-19 oblige les entreprises qui ont résisté à la avenir du travail s'adapter à un environnement de travail à distance avec peu de temps pour se préparer. Alors que des pays du monde entier ferment des entreprises non essentielles, ceux qui n'ont pas de politique de travail à distance sont exposés à des risques de sécurité et à des inefficacités de flux de travail.
Qu'est-ce qu'une politique de travail à distance ?
Une politique de travail à distance est un ensemble de lignes directrices et de limites qui décrivent comment et quand les employés peuvent travailler à la maison ou tout autre endroit éloigné. Ces politiques de travail à distance communiquent les meilleures pratiques à suivre, qui aident l'entreprise à maintenir l'ordre et à définir des attentes claires avant vous retour au travail post-covid.
Pourquoi une politique de travail à distance est-elle importante ?
Pour commencer, la recherche montre qu'une politique de travail à domicile peut réduisez de 50% votre rotation du personnel! Selon Gallup, le coût moyen de remplacement d'un employé varie entre la moitié et le double de leur salaire annuel. En d'autres termes, avoir une politique de travail à distance est tout simplement une bonne affaire.
Comment établir une politique de travail à distance pendant la pandémie de COVID-19 en 7 étapes
COVID-19 a créé beaucoup de peur et de confusion pour les employés et les entreprises du monde entier. Avec une politique de travail à distance en place, vous pouvez aider votre personnel à s'adapter à une nouvelle façon de travailler tout en établissant des directives claires sur la façon de répondre aux autres et sur les étapes à suivre pour assurer la sécurité des données.
1. Déterminer les heures de travail des employés
Une politique de travail à distance doit définir les attentes en matière de disponibilité et les heures de travail. Sans cela, vos employés auront des heures de travail irrégulières et les gestionnaires ne pourront pas entrer en contact avec les membres de l'équipe aux moments cruciaux.
Assurez-vous que votre police répond aux questions suivantes :
- Combien d'heures les employés distants doivent-ils travailler chaque jour ou chaque semaine ?
- Entre quelles heures les employés sont-ils censés être en ligne ?
- Les employés doivent-ils respecter des fuseaux horaires spécifiques en fonction de priorités géographiques ?
- Existe-t-il un horaire de travail strict ou flexible?
- Comment et où les employés doivent-ils informer leurs collègues s'ils ne sont pas en mesure de répondre aux exigences de disponibilité habituelles ?
Sur le plan de la productivité, la définition des heures de travail favorisera l'efficacité du travail. Pourquoi? Parce que le fait d'avoir défini des jours de travail créera un sentiment d'urgence dans les semaines de travail de votre employé.
De plus, vos employés auront des semaines de travail bien organisées, de sorte qu'ils commenceront (et termineront) leurs journées de travail à des heures régulières. Et cela signifie un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée, une meilleure santé mentale et même un horaire de sommeil régulier (un élément important d'une semaine de travail productive pour les employés).
2. Créez une politique de présence
Pour les employés horaires et les sous-traitants, vous avez également besoin d'une politique de travail à distance qui définit l'absentéisme ainsi que la manière dont vous vous attendez à ce que les employés suivent leurs heures. Assurez-vous de créer des politiques de présence distinctes pour les employés à temps partiel et à temps plein, si nécessaire. Étant donné que de nombreux employeurs autorisent des modalités de travail flexibles en raison de la COVID-19, votre politique de présence au travail à distance devrait inclure les éléments suivants :
- Définition de la fréquentation (par exemple, jours ou nombre d'heures chaque semaine)
- Méthode de suivi des présences (par exemple, logiciel de suivi du temps)
- Comment demander un congé pour des vacances, une invalidité de courte durée, etc.
- Procédures pour les congés imprévus ou les absences non justifiées
3. Sécurisez vos données
Selon Shred-it Rapport sur l'état de l'industrie, 86 % des cadres de niveau C se méfient du travail à distance car il crée un risque plus élevé de violation de données. Lorsque vous emmenez vos employés hors des bureaux dotés de réseaux sécurisés, vous devez tenir compte des menaces de sécurité et de la protection des données.
Utilisez votre politique de travail à domicile pour traiter :
- Protocoles d'accès, de modification et de transmission des documents
- Comment et quand une connexion Wi-Fi publique est autorisée
- Comment accéder à un VPN ou à une autre forme de sécurité lors de l'accès à des données confidentielles
- Où les employés sont autorisés et non autorisés à prendre des appels et des réunions confidentiels
- Protocole en cas de faille de sécurité
- Logiciel antivirus préféré (s'il n'est pas géré de manière centralisée)
4. Déterminez comment vous suivrez la productivité
Le suivi du temps vous aide à communiquer et à documenter ce que vous attendez des employés distants. Votre politique de travail à domicile doit mentionner les éléments suivants :
- Salariés effectuant des heures supplémentaires : Indiquez le nombre maximum d'heures qu'un individu peut travailler par semaine sans autorisation préalable. Cela vous aidera à contrôler les coûts imprévus.
- Suivi de productivité : Spécifiez comment vous allez suivre les performances, qu'il s'agisse du temps passé sur le projet, du quota, du nombre de cas résolus ou des interactions avec les clients.
5. Créez des directives de communication claires
Lorsque vous ne pouvez pas rencontrer les membres de votre équipe en personne, les politiques de l'entreprise en matière de communication et de collaboration sont essentielles. Étant donné que les employés ne peuvent plus se parler aussi facilement qu'ils le pourraient au bureau, vous devez standardiser la communication pour éviter qu'elle ne devienne désordonnée.
Lors de la création de votre stratégie, tenez compte des points suivants :
- Quels types d'outils de communication fonctionneront le mieux dans différentes situations (par exemple, réunions d'équipe, intégration de nouveaux clients, Etc)
- Quelle plate-forme les employés peuvent utiliser pour la collaboration d'équipe et les discussions sur les refroidisseurs d'eau virtuels
- Règles relatives aux temps de réponse attendus
- Établir quand, où et comment les réunions auront lieu
6. Énumérez toutes les exigences en matière d'équipement
A main-d'œuvre éloignée a besoin d'un équipement spécifique pour effectuer son travail. Qu'il s'agisse d'une connexion Wi-Fi fiable ou d'un ordinateur portable, les employés doivent savoir quel équipement l'entreprise est prête à offrir et ce dont ils ont besoin pour leur bureau à domicile, des éducateurs aux travailler à domicile agents de centre d'appels.
Voici quelques questions auxquelles votre politique doit répondre :
- Les travailleurs sont-ils censés fournir du matériel ?
- Quels articles l'entreprise fournira-t-elle ?
- La vitesse d'Internet doit-elle répondre à une certaine exigence ?
- Comment les employés demandent-ils une assistance à distance ?
- Quelles sont les dépenses éligibles au remboursement ?
- Quel logiciel est requis et qui paiera pour cela ?
- L'équipe informatique a-t-elle besoin d'accéder à l'équipement pour installer un logiciel antivirus ?
7. Discuter de la procédure de résiliation
La section résiliation de votre politique de travail à distance décrit ce qui se passe lorsqu'un accord de travail à distance prend fin. Il doit indiquer les étapes à suivre lors de la sortie de l'employé. Par exemple:
- Suppression des données
- Retour du matériel
- Suppression de l'accès aux fichiers et aux canaux de communication
- Entretien avec les ressources humaines
Configurer vos télétravailleurs avec les bons outils
Bien qu'il puisse sembler difficile de passer à un modèle à distance du jour au lendemain, il existe de nombreux outils d'équipe à distance qui vous aideront à simplifier le processus et à faciliter la gestion de votre équipe et la mise en œuvre de votre politique de téléconférence.
Vidéo conférence
Alors qu'une discussion rapide sur Microsoft Teams ou Slack convient à certains besoins de communication, les appels vidéo sont la meilleure chose à faire lorsque vous ne pouvez pas tous être dans la même pièce. Événements virtuels, les réunions virtuelles, les appels des clients et les présentations à distance jouent un rôle important dans le travail en ligne et la communication avec les équipes et les clients.
Investissez dans une solution fiable et outil de visioconférence sécurisé comme Lifesize pour maintenir le contact en face à face et rendre le télétravail aussi efficace que possible.
Communication au travail
Le plus grand défi pour les équipes distantes est la communication. Les appels téléphoniques ne sont souvent pas idéaux pour les équipes séparées par plusieurs fuseaux horaires, et les fils de discussion par e-mail peuvent rapidement se transformer en désordre sans propriété ni actions claires.
Adresse outils de messagerie instantanée comme Slack ou Microsoft Teams, comme le discuter dans votre logiciel de visioconférence, sont un excellent moyen de garder les équipes connectées tout en préservant la sécurité des données. Comme la plupart des outils d'entreprise, ces applications sont conçues pour des conversations continues entre plusieurs personnes et aident à réduire au minimum la surcharge de la boîte de réception tout en vous permettant de vérifier facilement les membres de l'équipe.
Partage de fichiers
Un moyen de partager et de trouver des informations en toute sécurité est un outil de collaboration à distance important. Des outils populaires comme Microsoft OneDrive, SharePoint, Box ou Google Drive sont plates-formes de stockage en nuage largement utilisées spécialement conçu pour conserver vos fichiers dans un emplacement sécurisé et centralisé. Les fichiers sont également synchronisés sur tous les appareils afin que vous puissiez y accéder de n'importe où.
Gestion de projet
Ce n'est pas une tâche facile de rester au top de votre propre liste de tâches ainsi que des listes de projets de vos équipes. Lorsque vous passez à un mode de travail à distance, vous devrez peut-être justifier votre décision par une outil de gestion agile conçu pour vous aider, vous et votre équipe, à suivre qui fait quoi et le statut des projets en cours. Cela vous aide non seulement à garder les tâches sur la bonne voie, mais offre aux parties prenantes une destination unique pour suivre l'avancement des diverses initiatives.
Outils de productivité
Certaines personnes pensent que le travail à domicile signifie que vous n'avez pas besoin de regarder l'horloge d'aussi près alors qu'en réalité, c'est le contraire qui est vrai. L'habitude du suivi du temps est cruciale pour les équipes distantes. Que vous ayez besoin de suivre les heures facturables d'un client ou que vous souhaitiez analyser le temps nécessaire à l'exécution de tâches spécifiques, un outil de gestion du temps équipes à distance productives.
Certains des meilleurs trackers de temps pour les employés distants à temps plein sont :
- Liste de choses à faire
- Docteur du temps
- Toggl
Un exemple de modèle de politique de travail à distance
Votre politique de travail à distance doit décrire tout ce que vous attendez de votre équipe. Il devrait détailler les attentes concernant les heures de travail, la cybersécurité et la communication. Voici un modèle de politique de travail à distance que vous pouvez adapter aux besoins de votre entreprise et envoyer à vos employés.
Politique de travail à distance :
[Entrez le nom de l'entreprise]
[Entrez l'adresse de l'entreprise]
1. Déclaration d'intention
Le but de la politique de travail à distance
2. Portée
Indiquez qui et quoi la police couvre
3. Règles et attentes
Énumérer les devoirs, les responsabilités et les obligations
4. Espace de travail et équipement
Inclure l'équipement fourni par l'employeur, l'équipement fourni par l'employé et les attentes en milieu de travail
5. Communication
Décrire les méthodes et la disponibilité prévue pour la communication en ligne et hors ligne
6. Sécurité
Lister les protocoles de sécurité et les exigences
7. Confidentialité
Énumérer les directives de confidentialité pour tous les employés
8. Absentéisme
Liste des absences approuvées, documentation requise, comment demander un congé et procédures disciplinaires
9. Résiliation
Décrire la procédure de ce qui doit se passer lors de la sortie d'un employé
Signé par: [Entrez le nom de l'employé, sa signature et la date de signature]
Mesurer le succès de votre politique de travail à distance
Votre politique de travail à distance est aussi bonne que la valeur commerciale qu'elle libère. Lorsque vous ne pouvez pas voir facilement ce qui occupe le temps de vos employés, il est essentiel de fournir des conseils formels et une politique de travail à distance qui supprime l'ambiguïté et garantit que le travail requis est effectué. Si vous constatez des écarts de productivité ou de la confusion au sein de vos équipes, revoyez régulièrement la politique pour vous assurer que toutes les attentes sont clairement définies et conformes à vos valeurs et à votre culture. Après tout, la meilleure politique de travail à distance est celle qui convient à la fois à l'entreprise et à vos employés.
