Conseils pour une audioconférence réussie

Steve Allen, ingénieur commercial, Lifesize
Date : 20 février 2018

Bonjour à tous et bienvenue sur Lifesize Live!, l'émission Web hebdomadaire en direct entièrement hébergée sur la plateforme Lifesize.

Je m'appelle Nikhil et je travaille en tant que représentant commercial au sein de Lifesize. J'ai le plaisir d'être accompagné de Steve Allen, l'un de nos ingénieurs commerciaux. Aujourd'hui, nous allons vous expliquer comment vous préparer à un appel vidéo et vous présenter les impairs à ne pas commettre. Steve, dans le cadre de votre activité, j'imagine que vous êtes sans cesse en train de passer des appels vidéo ?

Cela fait partie de mon quotidien, oui.

Expliquez-nous donc les étapes à suivre pour s'assurer qu'une réunion pourra se tenir sans accroc.

En réalité, de nombreux problèmes se manifestent car les utilisateurs ne se sont simplement pas préparés. Réaliser quelques tests de routine vous aidera à mener une réunion de qualité. Désormais, la plupart des solutions ou plateformes de visioconférence, comme Lifesize, disposent d'une fonction d'appel test. En l'utilisant, vous pourrez ainsi vous assurer que votre microphone et vos haut-parleurs fonctionnent correctement. Vous verrez notamment une petite barre dont le curseur bougera si votre voix est détectée par le système. Une fois que ces périphériques seront reconnus par votre ordinateur et bien paramétrés, vous n'aurez pas à vous en soucier durant votre appel. N'hésitez pas à passer un appel rapide pour vérifier que toutes les fonctions sont opérationnelles. Vous éviterez ainsi de retarder votre réunion.

Ces cinq minutes de préparation sont essentielles pour la tenue de votre réunion.

Absolument, notamment dans le cas où vous n'avez jamais utilisé la plateforme auparavant. Mais ce petit rituel s'avère toujours utile, car nous sommes constamment en train d'ajouter et de retirer des périphériques de notre appareil. Assurez-vous donc que votre configuration est correcte avant de rejoindre un appel. De plus, il est important de disposer d'un équipement de qualité. De nos jours, si la plupart des caméras sont de bonne qualité, l'aspect audio des ordinateurs n'est pas forcément au rendez-vous. Investir dans un casque à 50 dollars peut faire toute la différence. En effet, en utilisant un casque, vous isolez votre voix du bruit ambiant, qui est capté par le microphone et les haut-parleurs de votre ordinateur.

Ils ne sont pas vraiment conçus pour la visioconférence.

Exactement. Et même en disposant du meilleur logiciel de réduction du bruit, vous ne résoudrez pas spécialement ce problème si le volume de vos haut-parleurs est très élevé. La luminosité est un autre point auquel il faut penser. Les utilisateurs ont tendance à croire que la fenêtre qui se trouve derrière eux va leur procurer de la lumière.

Dans ce cas, vous serez dans l'ombre, comme un fantôme.

Oui, votre visage sera en fait mal éclairé. Veillez à ce que votre source de lumière soit en face de vous. La plupart des plateformes disposent d'une petite vignette qui vous permet de savoir comment vos interlocuteurs vous voient. Vous pouvez utiliser ce repère pour vérifier que vous êtes bien visible et que votre source de lumière vous éclaire suffisamment.

Cela paraît logique. Toutefois, se préparer en amont d'une réunion ne se résume pas uniquement à ces choses-là. Que faire une fois que votre réunion a commencé ? Vous voulez par exemple éviter de voir vos enfants courir derrière vous.

Il existe effectivement des règles que l'on a tendance à oublier lorsque l'on se trouve en face d'un écran. Vous n'adopteriez pas ces comportements si vous vous trouviez dans la même salle que vos collègues, au cours d'une réunion. Nous avons bien conscience de ces règles en présence d'autres personnes, mais nous perdons ces bonnes habitudes une fois que nous sommes sur un ordinateur.

C'est notamment le cas des personnes qui travaillent à distance.

Oui, vous avez tendance à vous mettre à l'aise lorsque vous êtes chez vous. La première chose à faire dans ce cas est de couper le son de votre microphone durant un appel. Et mieux vaut vérifier à deux fois que vous avez bien cliqué sur ce bouton ! Vous avez certainement entendu ce genre d'histoires où une personne commentait ce qui se disait durant une réunion en pensant que son microphone était coupé. Mais au-delà de cela, ce bruit ambiant peut également être distrayant. En bref, si vous n'avez pas la parole, pensez à avoir ce réflexe et à bien savoir où se situe ce bouton. Cela m'amène à un autre point : outre le bouton pour couper votre audio, veillez à bien connaître votre interface. De plus, où que vous soyez, chez vous ou en déplacement, pensez à faire preuve de vigilance. Il arrive que certaines personnes rédigent des e-mails ou répondent à d'autres appels en même temps. Elles ont certes coupé leur audio, mais les participants peuvent voir leurs moindres faits et gestes. Si cet autre appel est particulièrement important, pensez donc à couper également la vidéo. Vous ne souhaitez sûrement pas troubler le bon déroulement d'une réunion. Et, quitte à me répéter, les règles de savoir-vivre que vous connaissez s'appliquent tout autant lorsque vous n'êtes pas présent dans la salle. Je ne vais pas répondre au téléphone si je participe à un appel vidéo. Je ne vais pas me lancer dans la rédaction d'un e-mail en même temps que je discute avec une personne. Qu'il s'agisse d'un appel audio ou vidéo, agissez de la manière dont vous agiriez si votre interlocuteur se trouvait en face de vous. C'est là le pouvoir de la vidéo : vous interagissez avec d'autres personnes de façon naturelle. Il vous suffit donc d'adopter les mêmes comportements que vous adopteriez en présence de ces personnes.

Passons maintenant du côté de l'hôte de la réunion. Qu'en est-il de la préparation ? Prenons notre situation actuelle : en tant qu'hôte, j'ai vérifié certaines choses avant cette réunion pour m'assurer que tout se passe sans déconvenue. Avez-vous quelques conseils et astuces à partager dans ces circonstances ? Quelles recommandations feriez-vous si vous deviez organiser une réunion ?

De manière générale, nous aimons organiser nos propres réunions. Il arrive également que l'on nous demande parfois d'organiser des événements importants comme la réunion des dirigeants ou la réunion générale de l'entreprise. En réalité, rien ne diffère d'une réunion en personne. Préparez-vous de la même façon. Commencez notamment par réserver une salle.

Oui, vous avez bien planifié toute votre réunion et au dernier moment vous vous rendez compte que la salle de conférence est occupée par quelqu'un d'autre.

Veillez donc à informer les participants du lieu de la réunion, puis passez ensuite au réglage des autres éléments. Vérifiez la qualité de l'audio et la luminosité dans la salle. Pensez à l'orientation de la caméra. Y a-t-il un système de visioconférence déjà installé ou devrez-vous apporter cet équipement ? Ces aspects techniques sont importants, mais pensez également à votre audience. Combien d'orateurs interviendront ? Combien de personnes seront présentes dans la salle ? S'agit-il d'une large audience à distance à laquelle vous vous adresserez en utilisant la vidéo ? Aurez-vous plusieurs intervenants qui s'exprimeront depuis différents lieux ? Il est essentiel de prendre en compte tous ces éléments. Voici d'autres questions à vous poser : y aura-t-il davantage d'échanges et d'interactions ? Qui compose votre audience ? S'il s'agit plutôt d'une réunion de type conférence avec un seul orateur, les participants n'interviendront pas spécialement, à moins qu'une session de questions-réponses ne soit organisée. Que faire dans le cas où la plupart de ces personnes n'ont pas l'habitude d'utiliser la vidéo ? Il peut alors être utile de leur donner des indications sur le déroulement d'un tel appel, et leur expliquer comment effectuer certains réglages basiques en amont afin de s'assurer que tout se passe de manière optimale.

Une fois que vous connaissez toutes les réponses à ces questions, vous pouvez utiliser au mieux les outils à votre disposition depuis la plateforme. Avec Lifesize, vous avez accès à des fonctions de modération et de conférence qui vous permettront de garantir le bon déroulement de votre appel. Mais la plupart des autres plateformes de visioconférence disposent aussi de fonctions similaires. Commencez par désigner un modérateur et un responsable. Si je suis en charge d'effectuer une présentation, je n'aurai certainement pas le temps de gérer mes diapositives ainsi que les autres participants. Il faut une autre personne pour contrôler l'audio de chacun ou supprimer tout participant perturbant l'appel. Dans le cas d'une réunion à plus large échelle, désignez un point de contact qui sera responsable de la gestion de l'appel. De cette façon, si vous devez prendre la parole, quelqu'un d'autre pourra s'assurer que tout se passe bien. Actuellement, alors que nous enregistrons Lifesize Live!, Kenny est là pour veiller sur nous, même si vous ne le voyez pas !

Il nous donne des indications, change les diapositives...

Oui, étant donné que nous sommes en train d'échanger dans le cadre de cette réunion, nous ne pouvons pas gérer les aspects techniques. C'est pour cela qu'il vaut mieux désigner quelqu'un qui puisse s'occuper de ces tâches pour lancer au mieux la réunion et aider les participants qui rencontrent des problèmes à rejoindre l'appel.

Cette personne est invisible mais son aide est indispensable.

Exactement. Grâce à ces options de modération, vous pouvez gérer l'audio de chacun des participants. Ainsi, si l'un d'eux est trop bruyant, vous avez la possibilité de couper le son de son microphone afin qu'il ne perturbe pas la réunion.

Oui, tout cela paraît logique. C'est vraiment super de partager ces conseils et astuces avec toutes les personnes présentes aujourd'hui. Tous ces éléments peuvent sembler compliqués à gérer, mais je pense que ces 5 ou 10 minutes que vous prendrez avant la réunion pour effectuer ces petites vérifications peuvent faire toute la différence. Et, si un problème survient durant l'appel, vous saurez quoi faire pour le résoudre sans paniquer.

Exactement. Si vous êtes responsable du déploiement de la vidéo dans toute votre entreprise, veillez à utiliser les outils que votre plateforme met à votre disposition. De cette façon, vos réunions se dérouleront sans accroc. Si vous utilisez Lifesize, vous pouvez compter sur une équipe dédiée à la réussite des clients qui s'occupera de l'intégration de votre personnel et de la formation de vos administrateurs et des utilisateurs finaux. N'hésitez donc pas à avoir recours aux ressources conçues pour vous accompagner. La vidéo est un outil puissant, mais vous n'aurez qu'une chance pour la déployer. Si certaines personnes rencontrent des problèmes ou ont une mauvaise expérience au cours d'une réunion car elles n'ont pas réussi à régler leur son ou à utiliser la plateforme de la bonne manière, elles ne voudront plus y avoir recours.

Totalement.

De manière similaire, si des participants ont vécu une expérience médiocre à cause d'une autre personne qui se comportait de manière inappropriée et qu'aucun modérateur ne pouvait intervenir, ces personnes ne voudront pas avoir à nouveau recours à la vidéo. Pour résumer, préparez-vous avant le lancement de votre appel, et utilisez les outils à votre disposition pour vous assurer que tout se déroule sans accroc. Vous pourrez être certain que les utilisateurs seront comblés par leur expérience et qu'ils adopteront la vidéo.

Absolument. Merci beaucoup d'avoir été parmi nous, Steve. Retrouvez-nous la semaine prochaine pour une nouvelle édition de Lifesize Live!.

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