CareFlight est une organisation caritative aéromédicale australienne qui utilise chaque année des hélicoptères, des avions et des jets médicaux pour fournir des soins médicaux d'urgence et transporter plus de 5,000 XNUMX patients en Nouvelle-Galles du Sud, dans le Territoire du Nord et dans les eaux internationales au large des côtes australiennes. Le service de CareFlight repose sur le travail d'équipe entre le personnel navigant, les équipes médicales et les coordinateurs travaillant en étroite collaboration pour garantir que les patients gravement malades et blessés reçoivent les soins hospitaliers appropriés le plus rapidement possible.
Le service exige également un engagement continu envers la formation. Tous les médecins et infirmiers de CareFlight sont spécialement formés à la médecine préhospitalière et des transports. L'organisation détient une accréditation d'enseignement auprès des collèges de soins intensifs d'anesthésie, de soins intensifs et de médecine d'urgence. Au fil des ans, il a dispensé une formation en médecine préhospitalière et des transports à des centaines de spécialistes des soins intensifs d'une grande variété d'établissements médicaux.
"CareFlight a une main-d'œuvre largement répartie, et nous avons toujours pensé que la vidéoconférence pourrait être un outil important à utiliser à la fois pour le développement professionnel des personnes et pour les communications de base sans entraîner de coûts supplémentaires tels que les déplacements ou l'hébergement."
Défi
CareFlight emploie une main-d'œuvre diversifiée de 500 membres du personnel médical, aéronautique et administratif à travers la Nouvelle-Galles du Sud et le Territoire du Nord. Beaucoup ne travaillent qu'un quart de travail par mois ou moins, donc garder tous les employés en contact les uns avec les autres et maintenir une culture cohésive est une priorité importante. Tout aussi critique, sinon plus, est la nécessité de s'assurer que la formation des employés est maintenue à jour et que les engagements de développement professionnel sont respectés. Le plus grand obstacle à la réalisation de cet objectif a toujours été la difficulté et le coût des déplacements des étudiants et des enseignants.
Le directeur de l'information, Gary Williams, explique : « Je ne saurais trop insister sur l'importance de la formation chez CareFlight entre notre division aviation et la division médicale. Nous sommes un hôpital de formation accrédité pour les soins médicaux d'urgence, si souvent nous avons des gens qui viennent s'entraîner avec nous pendant six mois, suivent le cours accrédité puis partent. La formation est continue. »
En raison de tous ces facteurs, le potentiel de la visioconférence est depuis longtemps reconnu chez CareFlight. À plusieurs reprises dans le passé, des tentatives ont été faites pour exploiter la technologie, les employés s'adonnant à Skype™ et à d'autres solutions Web. Ce qu'ils ont découvert, c'est que bien que Skype ait rendu l'idée de la visioconférence accessible, les connexions de données et les ports Internet étouffés qui en résultaient étaient trop peu pratiques.
La prochaine tentative de CareFlight impliquait les services d'une plate-forme de vidéoconférence basée sur le Web. Cependant, lorsque le fournisseur de services s'est effondré, l'entreprise s'est retrouvée sans solution vidéo. Les engagements de formation à distance devant être respectés, Williams a décidé qu'il était temps pour CareFlight d'adopter une nouvelle approche de la visioconférence et de la formation.
Solution
Williams s'est tourné vers le marché, à la recherche d'une capacité de service Web hybride. « Idéalement, nous avions besoin de points de terminaison ainsi que de la possibilité pour les utilisateurs distants de se connecter depuis leur ordinateur, leur téléphone ou leur tablette. Nous voulions le meilleur des deux mondes. J'ai trouvé beaucoup de très bonnes solutions avec une capacité ou l'autre, mais peu où les utilisateurs pouvaient participer sans avoir à entrer tout un tas de codes. Et dès que les utilisateurs doivent cliquer sur des boutons ou télécharger des fichiers, c'est là que les choses peuvent mal tourner. »
« Vous ne pouvez pas passer plus de temps à former les gens à l'utilisation de l'équipement qu'ils n'en consacreraient réellement à des vidéoconférences. Et vous ne pouvez pas mettre un technicien à chaque endroit. Au final, il nous a fallu environ six semaines pour découvrir que Lifesize pouvait faire ce mélange à la fois économiquement et facilement pour nos utilisateurs », observe-t-il.
Williams a choisi Lifesize Cloud, une solution vidéo, audio et de présentation haute définition entièrement intégrée qui nécessite une installation et une maintenance minimales de l'informatique ou des installations.
« Nous avons effectué une preuve de concept en utilisant Lifesize Cloud sur un site Internet. Étant donné que de nombreuses solutions de visioconférence ne fonctionnent bien que jusqu'à ce que vous impliquiez une forme de présentation multimédia, notre objectif était de voir comment le système fonctionnerait si un utilisateur avait besoin de montrer un film dans le cadre d'une session de formation. Nous avons dit à Lifesize : « Nous voulons que vous nous montriez une vidéo YouTube™ de chats, et ils ont répondu en nous montrant à quel point c'était simple à réaliser. Deux clics et la vidéo a bien fonctionné », déclare Williams avec un sourire. En décembre 2014, trois systèmes de visioconférence ont été déployés, deux au siège social de Sydney et un troisième au bureau administratif de Darwin.
En ce qui concerne le matériel lui-même, Williams ajoute : « Les systèmes sont certainement robustes. Un terminal Lifesize Icon 600 a été placé à l'arrière d'un camion rempli de matériel médical. Il a été mis en place et branché, s'est enregistré sur Lifesize Cloud et a fonctionné du premier coup. Nous n'avons même pas demandé à Lifesize de l'installer, et cela fonctionne à merveille depuis. »
Résultats
Depuis début 2015, la division de formation de CareFlight a fait un usage cohérent de la capacité de vidéoconférence dans le cloud. L'équipement permet à l'organisme de répondre à ses obligations de formation à distance et facilite l'accès des étudiants aux cours.
"Notre objectif était de rendre la visioconférence transparente dans la formation, d'en faire une activité de fond. Je pense que nous y sommes parvenus. Le service de formation peut programmer, organiser et gérer lui-même les cours, et les formateurs sont libres de se concentrer sur ce qu'ils font plutôt que de passer du temps à se concentrer sur la technologie. Ils n'ont pas non plus besoin de voler d'un endroit à l'autre ou d'amener des étudiants par avion », affirme Williams.
« En théorie, n'importe qui avec un iPhone™, un iPad™ ou un ordinateur portable peut participer. Tout le monde a les bons outils entre les mains. Notre prochaine étape consiste à faire de la visioconférence une partie quotidienne de nos vies. Nous encourageons les managers à l'utiliser plutôt que de voyager et de venir physiquement aux réunions. Nous nous attendons à ce qu'il soit beaucoup utilisé et nous espérons qu'il réduira les dépenses de voyage et de transport aérien », a déclaré Williams.
Bien que le potentiel des communications vidéo soit important, Williams reste réaliste quant à son utilisation. "Lorsqu'il s'agit de présentations, j'aimerais voir Lifesize remplacer les anciennes lignes fixes", note-t-il.
D'un point de vue informatique, la fiabilité du système de visioconférence dans le cloud Lifesize a permis de réduire le nombre d'appels d'utilisateurs demandant une assistance informatique, et la formation n'est pas retardée en raison de problèmes.
« Il est encore un peu tôt pour chiffrer tous les avantages de la visioconférence, mais le plus gros bénéfice est clairement le maintien de l'accréditation de notre service formation. Ce département sous-tend la viabilité de l'ensemble de l'entreprise. Toutes les économies que nous réaliserons en plus de cela seront un bonus, mais comme nous dépensons beaucoup d'argent en voyages, je ne pense pas qu'il sera trop difficile de trouver ce ROI [retour sur investissement] à temps », Williams conclut.
