Groupe GEVERS

Le Groupe GEVERS est un spécialiste international de la propriété intellectuelle axé sur la protection, la gestion et l'exploitation des droits de propriété intellectuelle, tels que les brevets, les marques, les modèles et les noms de domaine. Ils opèrent dans plus de 180 pays à travers le monde avec cinq bureaux en Belgique, trois en France et deux en Suisse - employant plus de 250 personnes au total.

Nous avons rencontré Laurent Petit, responsable informatique du groupe GEVERS, pour savoir comment ils utilisent la visioconférence pour connecter leur vaste réseau de partenaires afin de fournir un accès instantané aux avocats et spécialistes du monde entier.

Quels défis cherchiez-vous à résoudre avec la visioconférence ?

Avant d'utiliser la visioconférence professionnelle, notre seule option pour collaborer sur des projets et partager des idées avec de plus grands groupes de personnes était de voyager entre les sites, ce qui faisait perdre beaucoup de temps précieux aux entreprises. Nous avons essayé d'autres solutions, comme WebEx et Skype pour les appels en tête-à-tête, mais celles-ci posaient des problèmes de confidentialité et de sécurité. Nous avions besoin d'une meilleure solution pour améliorer non seulement la sécurité mais aussi la qualité audiovisuelle de nos visioconférences.

Qu'est-ce qui vous a décidé à utiliser Lifesize ?

GEVERS facilite l'innovation et nous investissons continuellement dans notre propre innovation interne. Nous voulions une solution de conférence audio et vidéo de qualité et avons trouvé que Lifesize était un système cloud à part entière qui ne nécessitait pas l'investissement majeur en matériel que les autres systèmes font. Cela a rendu le système plus mobile, ce qui est également important pour nous car nous sommes actuellement en train de déménager.

Désormais, notre équipe de direction, notre personnel d'assistance et nos avocats peuvent collaborer indépendamment de leur emplacement, en toute simplicité, ce qui limite le temps de déplacement et augmente la participation aux réunions des participants qui n'avaient pas de temps à perdre auparavant.

Quelles fonctionnalités utilisez-vous le plus et pourquoi ?

Dans nos salles de réunion, nous utilisons certainement la fonction de partage d'écran le plus pour présenter des présentations ou des notes lors d'un appel. Cette fonctionnalité permet aux personnes de suivre plus facilement la conversation et de suivre l'ordre du jour de la réunion. Cela évite également les complications associées aux présentations papier.

La fonctionnalité de salle de réunion virtuelle est également très populaire car elle nous permet d'organiser des réunions de manière régulière sans interférer avec d'autres vidéoconférences, ce qui était un problème avec le système WebEx. Notre équipe apprécie également de pouvoir nommer les salles de réunion car il est plus facile de garder une trace de l'objet de la réunion.

Quels conseils donneriez-vous aux autres qui envisagent la visioconférence ?

Tout d'abord, il est essentiel de considérer les différents besoins qui existent au sein de l'entreprise, des utilisateurs individuels aux salles de réunion, car ces besoins ont tendance à varier. Pour une salle de réunion, par exemple, la qualité vidéo et audio doit être supérieure car vous devez comprendre un volume plus élevé de personnes parlant simultanément à différents endroits.

Les entreprises qui cherchent à éliminer les dépenses d'exploitation peuvent envisager une solution cloud car elle supprime les dépenses en capital associées aux serveurs et aux centres de données. Nous avons commencé avec 10 licences individuelles et avons rapidement constaté que pour mieux fonctionner, nous avions besoin de plus d'abonnements. En moins d'une semaine, nous sommes passés à 25 licences et la mise à l'échelle du déploiement a été rapide et sans effort.

Comment l'activation a-t-elle été gérée et comment les employés ont-ils réagi à la nouvelle solution ?

Tout le monde était très enthousiasmé par la qualité audio et vidéo améliorée de Lifesize par rapport à nos systèmes précédents. Les gens ont même demandé qu'une salle de réunion supplémentaire soit équipée d'un système Icon pour faciliter la collaboration avec des collègues à l'étranger.

Pour l'habilitation, des sessions de formation ont été organisées pour les personnes qui gèrent les salles de réunion à l'aide des vidéos fournies par Lifesize. Il est intuitif à utiliser et l'interface d'icônes ne nécessite pas de manuel pour apprendre, donc l'adoption a été rapide.

Comment la visioconférence a-t-elle changé le fonctionnement de votre entreprise ?

L'une de nos forces est de pouvoir fournir un accès à un réseau de spécialistes dans différents domaines à travers le monde. Nos clients ont maintenant un accès instantané à ces spécialistes, peu importe où ils se trouvent. La collaboration est désormais possible n'importe où, n'importe quand et sur n'importe quel appareil : ordinateur portable, téléphone portable, ordinateur de bureau ou salle de réunion. Que les participants soient bloqués sur la route et qu'ils aient besoin de se connecter par téléphone ou qu'ils soient en retard au bureau et qu'ils aient besoin de passer d'un appareil à l'autre, la communication vidéo peut se produire sans interruption.