La façon dont nous communiquons au bureau et avec nos clients évolue. Là où les déplacements étaient autrefois coûteux, des conférences téléphoniques sont apparues pour accélérer la conversation et aider à accélérer la prise de décision. Vingt ans plus tard, les employés travaillent de plus en plus à domicile, les appareils mobiles sont devenus des machines de travail viables et les gens peuvent se rencontrer face à face par vidéo en un seul clic.
Avec la visioconférence dans le cloud, vous pouvez être opérationnel en quelques minutes et passer des appels vidéo HD à partir de vos appareils préférés depuis n'importe quel endroit où vous pouvez vous connecter à Internet. Pour l'utilisateur, l'élément humain de la communication en face à face offre une expérience plus naturelle, et pour l'administrateur, le déploiement et la gestion d'une solution cloud sont plus faciles et plus sécurisés que jamais.
Ce guide est conçu pour vous fournir les connaissances dont vous avez besoin pour rechercher et sélectionner la meilleure solution de collaboration vidéo pour vos besoins. Nous couvrirons les quatre approches classiques de la visioconférence, les fonctionnalités à évaluer et les pièges à éviter.
Évaluer vos besoins en visioconférence
Avant de rechercher des fournisseurs et des options de tarification, la première étape doit toujours être d'évaluer vos besoins. L'avantage d'une solution cloud est qu'à mesure que ces besoins évoluent, vous pouvez facilement augmenter ou réduire la taille de votre solution. Pour commencer, répondez à ces dix questions sur vos besoins actuels :
1. Combien d'emplacements devons-nous connecter ?
2. Avons-nous des employés à distance ou travaillant à domicile ?
3. Combien d'employés au total utiliseront le service ?
4. Combien de salles de réunion doivent être équipées de vidéo ?
5. Quels types d'appareils la solution doit-elle prendre en charge ?
– Système de salle de réunion
– Mac®
- PC
– Mobile/tablette iOS
– Mobile/tablette Android™
– Mobile/tablette Windows®
6. La sécurité et le cryptage sont-ils des facteurs importants ?
7. Voulons-nous des systèmes distincts pour les conférences audio et Web ?
8. Comment les employés utiliseront-ils le service ?
– Conversations 1:1
– Collaboration de groupe multivoie
– Réunions larges/toutes mains
9. Quelle est la technicité de notre base d'utilisateurs ?
10. Quelles sont les fonctionnalités indispensables de notre solution vidéo ? (Voir Caractéristiques qui comptent pour quelques idées)
Les quatre écoles de visioconférence
Les services de visioconférence se déclinent en de nombreuses saveurs différentes, mais la majorité entre dans l'une de ces quatre catégories :
Visioconférence traditionnelle sur site
Lourds en matériel et en budget, les solutions traditionnelles sur site sont généralement axées sur du matériel de salle de réunion de haute qualité et nécessitent le plus de support de la part des intégrateurs informatiques et externes. Les serveurs et les systèmes de salle de réunion doivent être entretenus et surveillés pour les pannes et les mises à niveau tout au long de la durée de vie du système.
Conférence Web
Certains fournisseurs de conférence Web offrent un élément vidéo à leurs services de salle de réunion en ligne. Ces types de solutions conviennent généralement mieux à un petit groupe de présentateurs pour partager des informations avec un public plus large. Considérez-le comme une conférence audio améliorée qui permet à l'orateur de partager sa présentation et son visage.
Services vidéo Meet-Me
Le ???meet-me??? La solution, également connue sous le nom de conférence sans réservation, diffère légèrement de la conférence Web en ce sens qu'elle ne nécessite pas de planification. Le processus de connexion à une visioconférence Meet-Me est très similaire à une conférence Web - connectez-vous à un espace de réunion partagé dans le cloud et attendez que le modérateur se connecte et démarre l'appel. C'est comme une carte de visite pour la vidéo.
Vidéoconférence en nuage
- Services vidéo de classe affaires
La visioconférence dans le cloud est la solution la plus simple à déployer et à utiliser. L'expérience d'appel est centrée sur un répertoire d'entreprise partagé afin que les utilisateurs se connectent par nom plutôt que par chaîne de numérotation. Les solutions professionnelles sont généralement de meilleure qualité, plus sécurisées et, comme il n'y a pas de coûts matériels élevés, plus abordables que leurs homologues sur site. - Services vidéo gratuits
La plupart des services gratuits sont conçus comme des produits de consommation. Soit ils sont financés par la publicité, soit ils sont dotés de fonctionnalités limitées. Les services gratuits vous offrent toute la qualité et l'assistance que vous attendez d'un service gratuit. Le plus gros inconvénient d'un service gratuit est le manque d'accords de sécurité et de niveau de service.
Au fur et à mesure que les services vidéo se différencient, vous commencez à comprendre l'importance de faire correspondre vos priorités à l'ensemble de solutions qui correspond le mieux à vos besoins. Certains services offrent une combinaison de collaboration Web et de partage de contenu, mais échouent sur la visioconférence multivoie. D'autres offrent des capacités de conférence audio, vidéo et Web, mais manquent des fonctionnalités de niveau entreprise que les entreprises recherchent, comme l'enregistrement et la création de rapports.
Au-delà d'un outil de réunion
Si votre seul motif pour la visioconférence est d'améliorer vos réunions, alors vous avez droit à une multitude de contenus bonus inattendus. Voici quelques cas d'utilisation départementaux auxquels vous n'avez peut-être pas pensé :
- RH et Formation
Du recrutement de nouveaux membres d'équipe à la formation et aux conversations sur le développement de carrière, rien n'est plus important que la communication en face à face. Les équipes RH peuvent toujours bénéficier de la communication non verbale améliorée qui se dégage des vidéoconférences. - IT
Avouons-le, les départements informatiques sont connus pour leur intérêt pour tout ce qui concerne la technologie, ils sont donc sûrs de trouver des façons créatives de l'utiliser. Les équipes peuvent enregistrer les mises à jour des processus, assister les employés à distance et résoudre les problèmes en collaboration par vidéo pour servir le service d'assistance. - Services professionnels
La visioconférence offre un autre moyen de communication aux consultants pour gérer des projets globaux avec leurs clients. Les équipes de services professionnels sont en mesure de respecter les délais et le budget sans déplacements inutiles et coûteux. - Marketing et Ventes
La plupart des équipes de marketing et de vente nécessitent une collaboration étroite avec les clients et les agences externes. La visioconférence les aide à se connecter sur des projets pour créer des campagnes plus engageantes qui aident finalement les clients à prendre des décisions plus éclairées. - ENGINEERING
La recherche et le développement ne peuvent pas s'arrêter et attendre la logistique des voyages d'affaires. Les départements d'ingénierie peuvent optimiser leur temps avec des experts mondiaux en collaborant par vidéo. Les mêlées quotidiennes, le tri des bogues, le prototypage et le contrôle qualité sont tous parfaits pour la vidéoconférence.
Chaque département et chaque industrie peut bénéficier des pouvoirs collaboratifs de la visioconférence. Des réunions hebdomadaires 1: 1 aux réunions de statut mensuelles et même juste pour dire bonjour, la vidéoconférence vous aide à établir des relations en fournissant des connexions plus personnelles.
Des fonctionnalités qui comptent
Il existe de nombreux services de visioconférence disponibles sur le marché. Ils couvrent une gamme de fonctionnalités et de spécialisations pour répondre aux différentes exigences de l'entreprise. Voici quelques caractéristiques à rechercher lors de votre sélection :
Facilité d'administration
Recherchez un service avec un tableau de bord en ligne qui vous permet de générer des rapports détaillés sur des statistiques telles que la participation des utilisateurs et des salles, ainsi que l'utilisation des appels et des appareils. Cela vous sera utile lorsqu'il sera temps d'évaluer la solution au moment des renouvellements. Un portail d'administration en ligne facilite également la modification des répertoires des utilisateurs et des salles de réunion et vous permet de contrôler les autorisations de sécurité.
Sécurité
La prise en charge de la traversée sécurisée du pare-feu permet aux utilisateurs de mener leurs réunions avec des collègues, des partenaires, des fournisseurs et toute autre personne extérieure à leur organisation. La prise en charge du chiffrement permet aux utilisateurs de discuter de projets top secrets en toute confiance. Recherchez une solution avec des procédures d'authentification au niveau du compte et de la réunion et qui offre un cryptage AES (Advanced Encryption Standard) 128 bits.
Interopérabilité
Les gens ne veulent pas être accablés par l'interopérabilité. Trouvez une solution qui prend en charge la connectivité universelle, quel que soit l'appareil, y compris les systèmes vidéo, les ordinateurs portables, les tablettes et les smartphones. Il est également essentiel qu'un système de visioconférence basé sur le cloud soit basé sur des normes ? ce qui signifie qu'il peut se connecter à des appareils fabriqués par n'importe quel fabricant. Imaginez si les iPhones ne pouvaient appeler que d'autres iPhones. Soyez prudent ??? certains fournisseurs fonctionnent toujours de cette façon.
Facilité d’utilisation
En termes simples, plus il est facile et intuitif de prendre en charge tous les différents moyens de communication de votre entreprise, plus il sera utilisé. La communication peut être entre deux personnes dans un chat, un appel audio ou un appel vidéo, ou il peut s'agir d'une discussion de groupe dans une réunion plus organisée. Il y a de fortes chances que les membres de votre organisation utilisent différentes méthodes en fonction de la tâche qu'ils essaient d'accomplir.
Mises à jour automatiques
Vous aurez toujours les fonctionnalités les plus récentes et les plus performantes car le logiciel se met à jour automatiquement. Abonnez-vous pour recevoir des mises à jour de statut en temps réel afin d'être toujours au courant des fonctionnalités disponibles.
Qualité
Une qualité audio et vidéo fiable vous donne l'impression d'être dans la même pièce, même si vous vous connectez à des milliers de kilomètres. Assurez-vous que le fournisseur de services prend en charge les solutions de résilience du réseau et de correction des erreurs de paquets.
Évolutivité
Une solution de visioconférence basée sur le cloud doit être évolutive pour évoluer au fur et à mesure que votre entreprise se développe. L'évolutivité permet aux entreprises de toutes tailles de bénéficier facilement de la visioconférence, et pas seulement à quelques privilégiés.
Accessibilité
En règle générale, les coûts d'une solution basée sur le cloud sont inférieurs car vous n'avez pas à investir dans ou à entretenir du matériel d'infrastructure. Trouvez une solution qui vous permet d'activer chaque employé et chaque salle de réunion.
Solution tout en un
Remplacez un service de conférence audio ou Web obsolète par une solution de visioconférence cloud mise à jour. Un service unifié est plus efficace et crée une meilleure expérience utilisateur entre les conférences téléphoniques audio, vidéo et Web.
Support de périphérique
PC ou Mac, tablette et smartphone (Android ou iOS), Google Chrome ??? ou Internet Explorer ??. Le BYOD est là pour rester ? Pour une adoption optimale, trouvez une solution qui s'intègre à tous les appareils que votre équipe aime utiliser.
Chat en direct
Le chat et le chat de groupe offrent un niveau supplémentaire de collaboration ??? un niveau de texte.
Partage d'écran
Transformez instantanément votre appel vidéo en collaboration en partageant votre écran ou votre présentation. De cette façon, vous pouvez coopérer sur un document en plus de communiquer en face à face.
Invitations d'invités
N'investissez pas dans un jardin clos. La visioconférence doit être disponible pour chaque personne et chaque réunion, y compris les invités extérieurs à l'entreprise. Trouvez une solution avec une expérience client transparente, sans exigences de téléchargement lourdes ni autres obstacles à la connexion.
Planification des intégrations
Les intégrations de calendrier facilitent la configuration de réunions récurrentes ou l'envoi d'invitations à des personnes extérieures à votre organisation.
Salles de réunion virtuelles
Ce n'est pas parce que les services de rendez-vous sont limités que les salles de réunion virtuelles ne sont pas nécessaires. Les utilisateurs doivent avoir la possibilité de créer des espaces de salle de réunion réutilisables pour les réunions récurrentes en plus des appels directs.
Enregistrement et partage
Capturez des réunions, des conversations, des événements et des idées importants et partagez-les avec les personnes de votre équipe qui n'ont pas pu organiser l'événement en direct. Peu de solutions proposent l'enregistrement, et encore moins proposent une plateforme de partage intégrée.
Caméras de salle de conférence
Recherchez une solution avec des systèmes vidéo intégrés pour les grands et les petits espaces de collaboration. De cette façon, votre équipe locale peut se rencontrer en personne et se connecter à l'équipe distante par vidéo directement depuis la salle de réunion.
Annuaire basé sur la recherche
Cliquer sur un nom pour passer un appel est une bien meilleure expérience que d'entrer dans la chaîne de numérotation sans fin d'un service de rendez-vous. Un répertoire activé par la présence vous permet de savoir que la personne à qui vous devez parler est disponible et prête à se connecter.
Escalade d'appel
Tout comme une solution doit s'adapter à la taille de l'entreprise, un appel vidéo doit évoluer pour se développer à mesure que davantage de personnes sont incluses. Choisissez une solution avec escalade des appels pour éviter d'avoir à raccrocher un appel bidirectionnel juste pour ouvrir un appel multivoie.
Prise en charge 24 × 7
Qui appelez-vous si quelque chose se casse ? Une solution de classe entreprise doit être soutenue par une assistance dans des délais de réponse significatifs. Choisissez une solution qui vous accompagnera tout au long de la vie du service.
Les connexions comptent
Chez Lifesize, nous comprenons le pouvoir de connecter les gens pour rendre le lieu de travail agréable. Nos solutions de visioconférence sont conçues pour répondre aux exigences de l'entreprise moderne d'aujourd'hui tout en étant entièrement accessibles aux entreprises de toutes tailles. Vérifiez si Lifesize répond aux critères de votre liste et essayez-le gratuitement.
- Prise en charge de tous les moyens de communication de votre entreprise
- Connecte tous les appareils que votre entreprise aime utiliser
- Abordable et facile à acheter, à gérer et à prendre en charge
- Interopérable, quels que soient les fabricants ou les systèmes d'exploitation
- Sécurité complète pour vos conversations top secrètes
- Qualité vidéo, audio et de présentation la plus élevée
- Plateforme d'enregistrement et de partage
- Abordable et facile à acheter, à gérer et à prendre en charge
