La visioconférence avec Lifesize Cloud simplifie
nettement la formation à CareFlight

CareFlight

CareFlight est une organisation caritative d'évacuation sanitaire aérienne. Chaque année, elle utilise des hélicoptères, avions et ambulances aériennes pour fournir des soins médicaux en urgence et transporter plus de 5 000 patients en Nouvelle-Galles du Sud, dans le Territoire du Nord, et dans les eaux internationales au large de l'Australie. Les services CareFlight reposent sur un travail d'équipe entre l'équipage aérien, les équipes médicales et les coordinateurs, tous collaborent étroitement pour s'assurer que les patients en état critique reçoivent les soins médicaux appropriés le plus rapidement possible.

Les services s'engagent également à fournir une formation continue. Chez CareFlight, tous les médecins et infirmières sont formés aux soins pré-hospitaliers et de transport. L'organisation est habilitée à enseigner dans les services de soins intensifs des instituts en anesthésie, soins intensifs et médecine d'urgence. Au fil des ans, elle a proposé des formations en soins pré-hospitaliers et de transport à des centaines de spécialistes en soins intensifs venant de différentes institutions médicales.

« La main-d'oeuvre CareFlight est largement répartie, et nous avons toujours pensé que la visioconférence serait un outil de développement professionnel important qui nous aiderait aussi à communiquer en toute simplicité sans engager de dépenses supplémentaires comme les déplacements ou l'hébergement. »

Défi

CareFight collabore avec 500 personnes dans le domaine de l'aviation ainsi que dans le domaine médical ou encore administratif à travers la Nouvelle-Galles du Sud et le Territoire du Nord. Beaucoup d'employés ne sont de service qu'une fois par mois, voire moins, de ce fait, il est primordial que tous les employés puissent rester en contact et maintenir une cohésion de groupe. Il était tout aussi important, sinon plus, de s'assurer que les employés soient régulièrement formés et que les engagements de développement professionnel soient respectés. Le plus grand obstacle à franchir jusqu'ici a toujours été d'organiser les déplacements onéreux des étudiants et professeurs.

Gary Williams, directeur de l'information, explique : « Je n'exagère pas quand je parle de la multitude de formations dispensées à CareFlight, entre le département de l'aviation et le département médical. Nous sommes un hôpital universitaire agréé pour les soins d'urgence. Il arrive très souvent que des étudiants viennent suivre la formation accréditée dans notre hôpital pendant six mois, puis repartent. L'apprentissage ne s'arrête jamais. »

C'est en prenant tout cela en compte que CareFlight s'est rendue compte du potentiel de la visioconférence. Par le passé, l'organisation a tenté à plusieurs reprises d'exploiter des ressources technologiques ; Skype® et autres solutions en ligne. Ils ont pu constater que même si Skype a rendu la visioconférence accessible, les problèmes de connexions et de ports Internet étaient trop gênants.

CareFlight a ensuite essayé les services d'une plateforme web de visioconférence. Malheureusement, le fournisseur de services s'est écroulé, laissant l'organisation sans solution vidéo. CareFlight avait toujours des engagements de formation à distance à respecter, Williams a donc décidé d'adopter une nouvelle approche en matière de visioconférence et de formation.

Solution

Williams a examiné les produits sur le marché, à la recherche d'un service hybride en ligne. « Dans l'idéal, nous avions besoin de terminaux, mais il fallait aussi que les utilisateurs à distance puissent se connecter depuis un ordinateur, un téléphone ou une tablette. Nous voulions le meilleur pour répondre à ces deux attentes. J'ai trouvé beaucoup de solutions très convenables répondant à l'une ou l'autre de nos attentes, mais très peu d'entre elles offraient la possibilité à nos utilisateurs de se connecter sans avoir à saisir toute une série de codes. Et dès qu'il faut appuyer sur des boutons ou charger des fichiers, c'est là que les ennuis commencent. »

« On ne peut pas se permettre de passer plus de temps à apprendre à nos employés comment utiliser l'équipement qu'ils n'en passeraient en visioconférence. Et il est impossible mettre un technicien à disposition sur chaque site. Au bout du compte, il nous a fallu six semaines pour voir que Lifesize répondait à nos attentes à moindre coût et avec une utilisation simplifiée, » a-t-il remarqué.

Williams a opté pour Lifesize Cloud ; une solution de présentation audio et vidéo HD intégrée qui requiert peu de maintenance et d'installations informatiques.

« Nous avons fait une simulation de Lifesize Cloud sur un site internet. Comme beaucoup de solutions de visioconférence fonctionnent bien jusqu'au moment où 'on ajoute un genre de présentation multimédia, nous voulions vérifier comment le système allait fonctionner si un utilisateur décidait de montrer une vidéo au cours de la formation. Nous avons demandé à Lifesize d'afficher une vidéo de chats sur YouTube™, et leur équipe nous a montré à quel point c'était facile. La vidéo s'est affichée en deux clics, » explique Williams en souriant. En décembre 2014, trois systèmes de visioconférence ont été installés — deux au siège de Sydney et un au siège administratif de Darwin.

Et sur la question du matériel, Williams ajoute : « Les systèmes sont vraiment fiables. Un terminal Lifesize Icon 600 a été branché à l'arrière d'un camion rempli de matériel médical. Nous l'avons installé et branché, il s'est connecté au Lifesize Cloud et il a immédiatement fonctionné. Nous n'avons même pas eu besoin de demander à Lifesize de l'installer, et nous n'avons jamais eu aucun problème. »

Résultats

Depus début 2015, le département de formation CareFlight utilise régulièrement la visioconférence sur le cloud. Grâce à nos équipements, l'organisation a pu proposer des formations à distance et il est désormais plus facile pour les étudiants de suivre les cours.

« Notre objectif était d'intégrer le mieux possible la visioconférence à la formation et qu'elle se fonde dans l'arrière-plan. Et je pense que nous y sommes parvenus. Le département de formation peut organiser, diriger et gérer les cours en autonomie totale, et les formateurs peuvent se concentrer sur ce qu'ils ont à faire sans avoir à se soucier des technologies. Ils n'ont plus besoin de se déplacer constamment ni de faire venir les étudiants en avion, » explique Williams.

Williams explique : « En principe, tous ceux qui possèdent un iPhone®, un iPad® ou un ordinateur portable peuvent participer. Nous avons tous les outils adéquats entre nos mains. Maintenant, nous voulons que la visioconférence fasse partie intégrante de nos vies. Nous encourageons les directeurs à utiliser cet outil au lieu de se déplacer pour assister à une réunion. Nous espérons que de plus en plus de personnes vont utiliser cet outil et que les frais d'avion finiront par être considérablement réduits. »

Même si, dans le domaine de la visioconférence les possibilités sont énormes, Williams garde les pieds sur terre. « En ce qui concerne les présentations, j'aimerais que Lifesize remplacent les anciennes lignes fixes, » ajoute-il.

Sur le plan informatique, la fiabilité du système de visioconférence Lifesize cloud a permis de réduire le nombre d'appels d'utilisateurs ayant besoin d'aide. De plus, les formations ne sont plus retardées par des problèmes techniques.

« Il est encore un peu tôt pour mesurer l'ampleur des bénéfices acquis grâce à la visioconférence, mais la plus grande réussite se situe clairement au niveau du maintien de l'accréditation de notre département de formation. La viabilité de toute l'organisation repose sur les épaules de ce département. Toutes les économies que l'on arrive à faire, c'est du bonus, mais comme nous dépensons beaucoup d'argent en frais de déplacements, je crois qu'avec le temps, ce sera assez facile d'avoir un bon retour sur investissement, » conclut Williams.

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