Q&R avec GEVERS

Comment un grand groupe spécialiste de la propriété intellectuelle a gagné du temps et commencé à collaborer via la vidéo.

« La fonctionnalité de mise à jour automatique fait gagner un temps précieux à notre service informatique car ils n'ont plus à faire le tour des systèmes un par un pour les mettre à jour. »

Le groupe GEVERS est un spécialiste international de la propriété intellectuelle et se concentre sur la protection, la gestion et l'exploitation des droits de propriété intellectuelle, comme les brevets, les marques déposées, les dessins et les noms de domaine. Le groupe est présent dans plus de 180 pays dans le monde, possède cinq bureaux en Belgique, trois en France et deux en Suisse et compte plus de 250 employés.

Nous avons rencontré Laurent Petit, directeur informatique du groupe GEVERS. Il nous a expliqué comment son entreprise utilisait la visioconférence pour relier son vaste réseau de partenaires et fournir un accès instantané à des avocats et spécialistes du monde entier.

Quels défis la visioconférence devait-elle résoudre pour vous ?

Avant d'utiliser la visioconférence au travail, notre seule solution pour collaborer sur des projets et partager des idées avec de plus grands groupes de personnes était de se rendre sur les lieux, ce qui nous faisait perdre un temps précieux. Nous avons essayé d'autres solutions, comme WebEx et Skype pour les appels entre deux personnes, mais des problèmes de confidentialité et de sécurité se posaient. Nous avions besoin d'une meilleure solution non seulement pour renforcer la sécurité mais aussi améliorer la qualité du son pendant les visioconférences.

Qu'est-ce qui vous a décidés à utiliser Lifesize ?

GEVERS facilite l'innovation et nous investissons constamment dans l'innovation en interne. Nous cherchions une solution de conférence audio et vidéo de qualité et nous nous sommes rendus compte que Lifesize était entièrement basée dans le cloud et ne supposait pas l'investissement matériel exigé par d'autres systèmes. Le système devenait plus mobile, ce qui était capital pour nous car nous déménageons actuellement certains de nos bureaux.

Désormais, notre direction, personnel de l'assistance technique et nos avocats peuvent collaborer quel que soit l'endroit où ils se trouvent, et ce très facilement. Cela limite les déplacements et augmente le taux de participation de certaines personnes qui auparavant ne pouvaient pas se le permettre.

Quelles fonctionnalités utilisez-vous le plus et pourquoi ?

Dans nos salles de conférence, la fonction de partage d'écran nous est évidemment très utile pour présenter des notes pendant les appels. Ainsi tout le monde peut suivre la conversation et le programme de la réunion. Cela évite aussi les complications qui peuvent survenir avec les présentations sur papier.

La fonction de salle de réunion virtuelle est aussi plutôt populaire chez nous car nous pouvons prévoir des réunions régulièrement sans interférer avec d'autres conférences vidéo, ce qui n'était pas possible avec WebEx. Notre équipe apprécie également de pouvoir nommer ses salles de réunion pour savoir très vite de quoi traite cette réunion.

Quel conseil donneriez-vous à d'autres entreprises qui envisagent de se servir de la visioconférence ?

Tout d'abord, il faut prendre en compte les différents besoins au sein de l'entreprise, des utilisateurs individuels aux salles de réunions, car ces besoins ne sont pas les mêmes. La qualité du son et de la vidéo doit être meilleure pour une salle de réunion par exemple, car vous devez pouvoir entendre beaucoup plus de personnes qui parlent en même temps et depuis divers endroits.

Les entreprises qui cherchent à réduire leurs dépenses d'exploitation devraient envisager les solutions dans le cloud car celles-ci évitent les investissements associés aux serveurs et aux centres de données. Nous avons démarré avec 10 licences individuelles et avons réalisé qu'il nous en fallait bien plus pour mieux travailler. En moins d'une semaine, nous sommes passés à 25 licences, et le déploiement s'est fait rapidement et sans effort.

Comment s'est déroulé le déploiement et comment les employés ont-il réagi devant cette nouvelle solution ?

Tous les employés étaient enchantés de la meilleure qualité audio et vidéo que proposait Lifesize comparé à nos anciens systèmes. Ils nous ont même demandé d'équiper une salle de réunion supplémentaire avec le système Icon pour mieux collaborer avec leurs collègues de l'étranger.

En ce qui concerne la formation, des sessions ont été organisées pour les personnes qui géraient les salles de réunion à l'aide des vidéos fournies par Lifesize. Le système est très intuitif et il n'y a pas besoin de manuel pour comprendre les icônes de l'interface. L'adoption a été rapide.

De quelle façon la visioconférence a-t-elle changé votre façon de travailler ?

L'une des forces de notre entreprise est de pouvoir fournir l'accès à un réseau de spécialistes dans divers secteurs et dans le monde entier. Nos clients peuvent maintenant joindre instantanément ces spécialistes quel que soit l'endroit où ils se trouvent. Nous pouvons désormais collaborer n'importe où, n'importe quand et depuis n'importe quel appareil : ordinateur portable, téléphone mobile, ordinateur de bureau ou encore salle de réunion. Il est possible d'établir une communication vidéo sans interruption. Par exemple, si les participants sont coincés dans les bouchons, ils peuvent se connecter via leur téléphone. Lorsqu'ils arrivent au travail, ils peuvent alors passer d'un appareil à l'autre de façon fluide.

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