Méthodes conseillées de la visioconférence

La technologie de visioconférence a fait beaucoup de progrès. Il est désormais extrêmement facile d'enregistrer et de diffuser un appel vidéo à des milliers de participants, de rejoindre un appel collectif depuis votre smartphone ou votre tablette, et de voir d'autres personnes en ultra haute définition même lorsqu'elles se trouvent à l'autre bout du monde. Mais comme pour toute technologie, des facteurs humains et environnementaux sont toujours susceptibles d'affecter la réussite d'un appel. Voici quelques pratiques conseillées pour vous assurer que votre appel vidéo est aussi productif que possible :

1. UTILISEZ UN CASQUE

Ils ne sont peut-être pas à votre goût, mais ils peuvent faire des miracles en ce qui concerne la qualité audio lors d'un appel vidéo. Ils éliminent non seulement les interférences dues à l'écho, mais ils permettent aussi aux autres participants de vous entendre plus clairement, étant donné que le microphone se trouve plus près de votre bouche qu'un micro USB ou intégré à la webcam.

2. AJOUTEZ DE LA LUMIÈRE

Vos luminaires fournissent peut-être suffisamment de lumière pour éclairer votre bureau personnel, mais lors d'un appel vidéo, il est possible que cela ne soit pas suffisant. Vous pourriez avoir besoin d'un éclairage supplémentaire afin d'apparaître clairement sur la vidéo. Une simple lampe de bureau ou un lampadaire dirigé vers vous (depuis l'arrière de la caméra) permet d'ajouter la quantité de lumière suffisante afin d'être parfaitement visible pour les autres participants. Si cela marche pour les présentateurs télé, cela marchera pour vous également !

3. ÉVITEZ LES FENÊTRES

Les fenêtres sont excellentes pour laisser entrer la lumière naturelle dans votre bureau personnel, mais lors d'un appel vidéo, elles peuvent parfois avoir un effet négatif sur l'intensité lumineuse, soit en vous faisant apparaître trop pâle (trop lumineux), soit en créant un contre-jour trop important (trop sombre). Dans la mesure du possible, assurez-vous de vous asseoir dos à un mur plutôt que dos à une fenêtre.

4. ÉLIMINEZ LES INTERFÉRENCES

Les microphones des webcams intégrées ou USB sont extrêmement sensibles et peuvent, lors d'un appel, amplifier les interférences causées par les bruits de fond. De la même manière que vous vous installez dans un espace calme pour passer un appel téléphonique, assurez-vous que la pièce que vous utilisez pour votre appel vidéo est tout aussi calme, afin que vous (et les autres participants) puissiez vous concentrer sur ce qui importe le plus : la réunion.

5. COUPEZ VOTRE MICRO QUAND VOUS NE PARLEZ PAS LORS D'APPELS AVEC DE NOMBREUX PARTICIPANTS

Si vous n'utilisez pas de casque, une des bonnes pratiques consiste à couper votre micro lorsque vous ne parlez pas (surtout pour les appels impliquant plus de deux participants). Ceci réduira considérablement les risques d'écho et de distorsion audio. Même les technologies les plus sophistiquées peuvent profiter d'un peu d'attention de la part de l'utilisateur pour offrir la meilleure qualité possible.

6. TESTEZ VOTRE QUALITÉ AUDIO ET VIDÉO AVANT UN APPEL EN UTILISANT LA « VUE VIDÉO LOCALE »

Si vous voulez voir comment vous apparaîtrez lors d'un appel vidéo, faites un test au préalable. De nombreux systèmes vidéo proposent une « vue locale » lorsqu'on vous appelle. C'est le moyen idéal de vérifier votre éclairage et votre arrière-plan.

7. ENFIN, VOICI QUELQUES CONSEILS À PRENDRE EN COMPTE LORSQUE VOUS ÊTES DANS UNE SALLE DE RÉUNION AVEC DES PARTICIPANTS DISTANTS :

  • Rappelez-vous de ne pas tourner le dos à/aux écran(s) lorsque vous parlez au reste du groupe ; les participants distants doivent avoir le plus possible l'impression de faire partie de la salle.
  • Le MicPod ou le téléphone est généralement placé sur le bureau, donc évitez les bruits de stylo, de remuer des papiers ou de taper à l'ordinateur, car ces sons peuvent s'avérer très bruyants pour les participants situés à l'autre bout de la ligne.
  • À la fin de la réunion, assurez-vous qu'aucun participant distant n'ait d'autres commentaires ou questions avant que les personnes dans la salle ne se lèvent pour partir.
  • Avant de quitter la réunion, pensez à toujours dire au revoir aux participants à l'écran, comme vous le feriez avec les autres ; c'est une simple question de politesse !

LE FACTEUR HUMAIN

Toute forme de communication a besoin d'un facteur humain pour atteindre son but. Un e-mail ne serait pas aussi efficace avec des fautes de frappe, un appel audio serait un désastre si quelqu'un se trouvait dans un espace collectif, et un appel vidéo ne saurait être productif si les problèmes de luminosité et de son prenaient le dessus. Assurez-vous de partir du bon pied lors de tous vos appels vidéo en suivant ces bonnes pratiques élémentaires de la visioconférence.

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