Sept façons d'améliorer vos réunions publiques

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En moyenne, un employé consacre une minute sur trois de sa journée de travail à assister à des réunions. Le taux d'engagement des employés américains a connu une hausse impressionnante de 33 % en 2017 (une nette augmentation par rapport aux taux de 32,6 % en 2016 et de 32 % en 2015). Il est donc crucial de faire en sorte que vos réunions restent captivantes et vos employés intéressés.

7 façons d'améliorer vos réunions publiques

Les employés se désengagent au travail quand ils ne se sentent pas utiles à leur entreprise ou qu'ils ont l'impression d'être mis de côté. Il faut donc leur donner l'occasion d'être en lien avec l'entreprise. Ils doivent avoir le sentiment que leur rôle va au-delà des tâches qui leur sont attribuées et qu'ils font partie d'un tout. Pour lutter contre les problèmes d'engagement des employés, certaines entreprises modernes ont lancé des réunions publiques ou générales, au cours desquelles tous les employés de chaque secteur se retrouvent pour échanger sur les objectifs de l'entreprise, ses réussites et les moyens de concrétiser sa mission.

Nous avons rassemblé une liste de sept façons de rendre vos réunions publiques plus attrayantes et plus interactives, mais aussi d'encourager l'engagement et la motivation de vos employés afin qu'ils exploitent au mieux leurs fonctions dans l'entreprise.

1. Récompensez toutes les réussites

Tout le monde apprécie les récompenses. Qu'il s'agisse d'une paire de chaussettes de marque ou d'une médaille, la reconnaissance des employés constitue un levier de motivation rentable qui permet aux personnes récompensées de se sentir bien dans leur travail. En effet, les travailleurs qui voient leurs points forts récompensés sont 23 % plus engagés. Toutefois, s'il est important de mettre en avant les employés qui ont permis de booster les ventes ou de réaliser plus de profit, il faut également féliciter ceux qui savent ponctuellement se démarquer et s'aligner sur la mission de l'entreprise.

2. Donnez la parole à tous

Si les employés s'attendent généralement à entendre un discours du PDG, ils apprécient également les témoignages d'autres personnes. En invitant des membres de l'entreprise qui ne font pas partie de l'équipe de direction à prendre la parole, les réunions publiques gagnent en authenticité et en simplicité. Cette approche permet non seulement de présenter différents points de vue, mais aussi de créer plus de transparence et d'ouverture quant au fonctionnement de l'entreprise.

3. Ne faites pas abstraction des problèmes

Aucune entreprise n'est irréprochable. En dissimulant les difficultés, vous n'encouragez pas vos employés à donner le meilleur d'eux-mêmes pour atteindre leurs objectifs. Au contraire, en abordant publiquement les problèmes et en donnant aux gens la possibilité d'exprimer les difficultés qu'ils rencontrent au bureau, vous créez des pistes d'apprentissage et donnez à l'entreprise un visage humain.

4. Ne compliquez pas les choses

Il n'y a rien de pire que d'aller à une réunion et de ne pas comprendre un seul mot de ce qui est dit, surtout quand on accumule les réunions et qu'on a une liste de choses à faire qui n'en finit pas. Qu'il s'agisse de termes trop techniques ou de diapositives illisibles, essayez d'éviter les sujets trop complexes lors de vos réunions générales. Votre message doit être simple, compréhensible et pertinent.

5. La règle d'or : diffusez en direct

Quand vous parlez à des centaines, voire des milliers de participants, la diffusion en direct étend la portée de votre message au-delà de la salle de conférence. Où qu'ils se trouvent, les participants peuvent se connecter et bénéficier de la même expérience en termes d'interaction et d'engagement que s'ils étaient physiquement présents. Il vous suffit pour cela d'envoyer un lien auquel les participants peuvent se connecter depuis leur navigateur Web. Pour savoir comment le streaming peut changer le fonctionnement de votre bureau, consultez notre guide « Ces 6 façons de diffuser et d'enregistrer vont changer votre façon de travailler ».

6. Instaurez une conversation bidirectionnelle

Assurez-vous que vos réunions soient toujours des conversations bidirectionnelles entre les intervenants et les participants. La diffusion en direct constitue l'un des meilleurs moyens de créer des réunions interactives, où les employés sont engagés et participent. Vous pouvez également envoyer le programme de la réunion en avance de sorte que les participants préparent des questions, mettre en place des activités pour briser la glace, conduire une session de questions-réponses au cours de la présentation ou simplement proposer un portail de questions pendant la réunion.

7. Enregistrez et partagez

La création d'une présence vidéo pour votre entreprise est un jeu d'enfant. À l'aide de la technologie adaptée, votre entreprise peut laisser une empreinte technologique en créant son propre « YouTube d'entreprise ». Ainsi, les personnes qui n'ont pas pu participer aux réunions publiques peuvent toujours les visionner au moment opportun. Le fait de pouvoir accéder aux réunions clés de votre entreprise à tout moment, sur Internet, donne à votre entreprise une véritable intemporalité. Pour en savoir plus sur la façon dont Lifesize Record and Share peut renforcer votre présence vidéo sur Internet, consultez notre blog « Cool Uses of Video: Your Company’s Own "Corporate YouTube." » (Utilisations de la vidéo : un « YouTube d'entreprise » pour votre société).

Réunions générales avec Lifesize

Le pire qui puisse arriver lors d'une réunion générale, c'est d'être confronté à des difficultés d'ordre technique. Chez Lifesize, nos systèmes sont conçus pour être utilisés en toute simplicité. Ainsi, vous ne vous noyez pas dans un verre d'eau et vous pouvez vous concentrer sur le message que vous voulez diffuser. La gamme Lifesize® Icon™ 800 est spécialement conçue pour les publics nombreux. En effet, son design montable sur rack se fixe facilement à une estrade ou à un boîtier de serveur et comporte plusieurs entrées audio et vidéo afin de brancher facilement des haut-parleurs. Lifesize® Live Stream permet de diffuser en direct des réunions d'entreprise en toute simplicité, pour jusqu'à 10 000 participants, et notre module d'enregistrement et de partage vous permet d'enregistrer toutes les sessions publiques afin de les partager auprès de toutes les personnes qui ne pouvaient pas assister à l'événement en direct.