Non più considerati un'onda del futuro, gli eventi virtuali sono ormai un punto fermo del presente. Mentre il mondo continua a guadare la pandemia di coronavirus, gli eventi online sono diventati una procedura standard per riunioni sia su larga scala che su piccola scala. Dalle conferenze ai concerti, la connessione tramite esperienze digitali non è solo possibile, è anche pratica e utile. In questo articolo, approfondiamo cosa sono gli eventi virtuali e ti mostriamo come trasformare i tuoi eventi fisici in esperienze digitali coinvolgenti con la tecnologia degli eventi per i migliori eventi virtuali.
Cos'è un evento virtuale?
Un evento virtuale è qualsiasi evento organizzato che si svolge online anziché di persona. Gli eventi virtuali possono variare da una riunione unica in cui diversi relatori condividono il proprio schermo, a una serie di sessioni multiple che spesso includono webinar, conferenze o persino celebrazioni.
Eventi virtuali: lavorare, socializzare e festeggiare durante il COVID-19
Alla luce della sua portata globale negli ultimi mesi, è sicuro affermare che la crisi del COVID-19 ha avuto un impatto su quasi tutti i settori e gli individui a un certo livello. Che si tratti di adottando un approccio di lavoro da casa o passando a un sistema di ordinazione online, le comunità e le aziende di tutto il mondo si stanno adattando a un panorama in rapida evoluzione.
Con il proseguimento degli ordini casalinghi e protocolli di distanziamento sociale, anche gli eventi di persona sono in pausa per il prossimo futuro. Ma lo spettacolo (o la conferenza) deve continuare, ed è qui che gli eventi virtuali sono venuti in soccorso. Invece di cancellare un evento programmato con mesi di anticipo, ovunque le persone riformulano gli ostacoli come opportunità e trovano modi innovativi per implementare gli eventi online nella loro settimana lavorativa o nelle attività sociali. Tutto questo è possibile grazie a tecnologie moderne e recenti progressi negli strumenti di videoconferenza. Alcuni eventi virtuali rivaleggiano persino con la versione di persona con piattaforme di eventi virtuali.
4 tipi di eventi virtuali
Gli eventi virtuali e ibridi sono tanto vari quanto le persone che vi partecipano, e in questi giorni è possibile che siano più frequentati che mai. Con meno imprevisti e costi operativi notevolmente inferiori, le persone si stanno rapidamente rendendo conto del valore intrinseco dello spazio virtuale. Per non parlare, con la quantità di resilienza e creatività che le persone hanno espresso in questo momento critico, il cielo è davvero il limite per il numero e la tipologia di eventi che possono passare dal di persona all'online.
1. Webinar
I webinar (una combinazione delle parole "web" e "seminario") potrebbero non essere una nuova risorsa, ma hanno sicuramente guadagnato più trazione e popolarità negli ultimi mesi. L'obiettivo dei webinar di oggi abbraccia una moltitudine di interessi e settori, dall'evidenziare argomenti di attualità all'immersione nelle avventure fai-da-te e fornire opinioni di esperti da professori e professionisti. Con una rapida ricerca su Google scoprirai webinar su misura per i bambini, alcuni rivolto maggiormente agli adulti e persino il pubblico generale argomenti che tutti possono apprezzare.
2. Convegni e fiere
Si trascorrono molti mesi (e talvolta anni) per prepararsi a ospitare una conferenza o una fiera, quindi dover annullare sarebbe devastante su diversi livelli. Fortunatamente, quest'anno le aziende hanno trovato il modo di ruotare e spostare le loro conferenze online. Conferenza annuale degli sviluppatori di Microsoft è stato recentemente annunciato come un "evento digitale" per il 2020, così come il Conferenza dei birrai artigianali, che ha lanciato una versione virtuale di cinque settimane del loro programma tipico.
3. Feste e cerimonie
Le feste e le cerimonie sono un'occasione per portare un po' di gioia e allegria in una situazione altrimenti pesante, motivo per cui anche durante una pandemia le persone non hanno smesso di trovare motivi per festeggiare. Nonostante la distanza, i gruppi stanno ancora trascorrendo del tempo insieme feste da ballo digitali, cerimonie di laurea virtuali, premi on line ed commemorati i compleanni con sfilate drive-by e videochiamate a tema. È chiaro che anche con il rinvio degli eventi di persona, le persone hanno continuato a escogitare modi nuovi e sinceri per essere all'altezza dell'occasione.
4. Concerti
Con i locali di tutte le dimensioni che hanno dovuto chiudere i battenti, sembrava che anche gli spettacoli dal vivo sarebbero stati sospesi; ma fortunatamente, artisti e intrattenitori hanno insistito e stanno invece portando i loro talenti direttamente nelle case dei fan. Gli eventi dal vivo sono spuntati su tutti i social media e altre piattaforme online, con a varietà di concerti virtuali dal Metropolitan Opera agli ensemble folk e superstar del pop. Proprio come le feste, la musica continuerà ad essere goduta, anche se significa che il palco arriva nei nostri salotti.
Ospitare un evento virtuale: come trasformare un evento fisico in un'esperienza digitale
Il coronavirus ce lo sta chiedendo senza dubbio cambiare il modo in cui operiamo all'interno della nostra vita personale e professionale, ma fornisce anche una scusa per uscire dai nostri schemi e provare qualcosa che normalmente non avremmo considerato. Sebbene il passaggio da un evento fisico a un'esperienza digitale comporti alcune sfide, se ti mantieni organizzato e ti assicuri che i partecipanti siano preparati, c'è una grande possibilità che tu abbia un risultato positivo e realizzato.
1. Crea un programma o un itinerario
Poiché gli eventi virtuali non consentono a tutti di essere nella stessa stanza contemporaneamente, l'organizzazione è essenziale per mantenere le cose senza intoppi. Redigendo un programma per il giorno, la settimana o per la durata del tuo evento, i partecipanti possono trovarsi sulla stessa pagina virtuale. Un itinerario per le attività della giornata aiuta a stabilire le aspettative e garantisce che le presentazioni o le esibizioni avvengano in tempo. Quando crei un programma di eventi virtuali, ricorda di includere le pause naturali della giornata, proprio come faresti quando ospiti di persona.
2. Invia un avviso con le regole per l'evento
Live streaming un evento da casa può sembrare meno formale di un incontro in uno spazio condiviso, ma esistono ancora parametri di cortesia e decoro digitale. Soprattutto se il tuo evento coinvolge più relatori o interazioni, assicurati che tutti sappiano come disattivare i microfoni e parlare a turno in modo che i dialoghi non si sovrappongano o diventino incomprensibili. Una breve e-mail che illustri queste regole dovrebbe essere sufficiente per evitare inutili interruzioni o confusione e creare un'atmosfera più rispettosa.
3. Assicurarsi che i partecipanti dispongano di hardware, software e collegamenti alla riunione necessari
Una priorità assoluta nella pianificazione di un evento virtuale è verificare che ogni partecipante disponga dell'attrezzatura necessaria e sappia come accedere alla riunione. I partecipanti avranno probabilmente bisogno di dispositivi o accessori specifici per lo streaming in tempo reale con una connessione di qualità; in caso contrario, potrebbero essere esclusi dall'evento tutti insieme. Oltre all'accesso a Internet sicuro, è necessaria una tecnologia di conferenza affidabile, inclusi componenti hardware o software. I partecipanti all'evento possono partecipare alla riunione dai loro browser Web o devono scaricare un'app o un software specifico prima dell'inizio dell'evento? Assicurati di inviare in anticipo tutti i collegamenti alla riunione, le password e le istruzioni per la connessione alla riunione.
4. Usa immagini stimolanti
I materiali visivi sono altrettanto influenti per gli eventi virtuali quanto gli elementi verbali, ma è importante includere elementi visivi che migliorino la presentazione o la riunione, non distraggono da esso. Prendi in considerazione l'inclusione di grafici o grafici pertinenti, mappe, diagrammi o persino clip video insieme al messaggio verbale. I contenuti visivi dovrebbero mantenere il tuo pubblico coinvolto e ascoltarlo attivamente, quindi se è opportuno che le tue immagini siano interattive, ancora meglio.
Tieni presente che alcuni dei tuoi partecipanti saranno studenti visivi che si affidano in gran parte a immagini, immagini e colori per acquisire informazioni, mentre altri saranno studenti più udibili. Ma tutti possono davvero trarre vantaggio dalla comunicazione collaborativa, poiché apre nuove idee e fornisce chiarezza su strategie complesse, quindi chiedi la partecipazione del pubblico e un feedback, se possibile.
Vantaggi degli eventi virtuali
Lasciare andare le nostre aspettative non è mai facile, soprattutto dopo aver trascorso innumerevoli ore a pianificare e preparare un evento. Eppure, in mezzo a questi tempi senza precedenti, la flessibilità e il rimanere in contatto sono essenziali per il nostro successo. Il passaggio da un evento di persona a un'esperienza virtuale può essere difficile da immaginare, ma la verità è che ci sono alcuni vantaggi imprevisti nel passaggio.
Facilmente accessibile
A differenza delle riunioni che possono limitare i partecipanti a causa di esigenze di viaggio, successivi conflitti di programmazione o limitazioni di spazio fisico, chiunque disponga di un laptop e di una connessione a banda larga può accedere agli eventi virtuali. Le conferenze virtuali non prevedono voli o soggiorni in hotel, ma possono essere trasmesse in streaming comodamente da casa. Questa accessibilità ampliata si apre ai partecipanti che altrimenti avrebbero rifiutato, consentendo una maggiore partecipazione e inclusione in generale.
Risparmio sui costi
Trovare modi per ridurre il costo di un evento senza comprenderne l'integrità è sempre il benvenuto e forse poche cose sono più efficaci per ridurre il budget rispetto all'hosting di un evento virtuale. Lo streaming live riduce i costi associati all'affitto di uno spazio per eventi, nonché le spese per tavoli, sedie, personale dell'evento, catering e così via aggiuntivi. E anche se probabilmente dovrai ancora una tassa per parlare o apparire, alla fine risparmierai denaro eliminando la necessità di trasporto o alloggio per presentatori e artisti.
Meno imprevisti
Un certo numero di variabili sono spesso associate a eventi di persona, da condizioni meteorologiche avverse a problemi di comunicazione con i fornitori e problemi di viaggio comuni. Ma il bello degli eventi online è essere in grado di aggirare tutti questi problemi e concentrarsi su dettagli più importanti. Le riunioni in diretta streaming non sono soggette a pioggia, un ristoratore che dimentica gli antipasti o un gruppo di espositori che hanno perso il volo. Meno imprevisti significano risultati migliori e più coerenti.
Semplifica i tuoi eventi virtuali e rendili più realistici che mai con Lifesize
Se stai cercando di portare i tuoi eventi virtuali al livello successivo, Lifesize ti copre. La tecnologia Lifesize consente interazioni faccia a faccia uniche e coinvolgenti, attraverso l'uso di entrambe apparecchiature per videoconferenze di alta qualità ed strumenti software di facile utilizzo. Puoi ospitare una riunione con un massimo di 300 partecipanti o trasmettere in streaming il tuo evento con un massimo di 10,000 spettatori. I partecipanti alla riunione possono accedere all'evento virtuale tramite l'app Lifesize o unisciti direttamente dai loro browser web senza la necessità di software o download aggiuntivi.
Lifesize impiega crittografia di livello aziendale e pratiche sulla privacy dei dati per proteggere i clienti dall'accesso involontario alle loro comunicazioni e contenuti sensibili. Inoltre, per assicurarti che i tuoi eventi virtuali si svolgano senza intoppi, puoi assegnare a moderatore della riunione chi può bloccare la riunione, rimuovere i partecipanti che disturbano, disattivare e riattivare i partecipanti, designare un relatore e rispondere alle domande della chat o una “mano alzata” virtuale. Ora non c'è motivo di annullare i piani e le possibilità illimitate di mettere in moto il tuo evento virtuale.
Conclusione
Invece di cancellare i tuoi eventi a causa di circostanze impreviste legate alla pandemia di coronavirus, trasformali in esperienze digitali coinvolgenti. Il potenziale per il coinvolgimento della comunità e la connessione faccia a faccia non è certamente perduto; sembra solo un po 'diverso al momento. Utilizzando la tecnologia giusta e un approccio reinventato, puoi ospitare virtualmente quasi tutti gli eventi, da fiere e vertici di leadership a matrimoni e altri importanti traguardi. Quindi rimani organizzato, stabilisci regole di base e proteggi i tuoi elementi visivi per un'incredibile esperienza digitale.
