Le riunioni regolari del consiglio sono una componente fondamentale per costruire e sostenere un'impresa di successo. Per le organizzazioni in settori ipercompetitivi, il consiglio di amministrazione di un'azienda svolge un ruolo importante nella definizione dell'agenda per il business — determinando le priorità, fissando gli obiettivi, rivedendo gli investimenti strategici — il tutto lavorando a stretto contatto con i team dirigenziali per bilanciare le esigenze organizzative a breve termine con quelle a lungo termine scommesse.

Durante e dopo la pandemia, la necessità di quel pensiero strategico e di collaborazione non è diminuita. In effetti, è diventato ancora più cruciale e stimolante, rafforzando ulteriormente la necessità di una forte leadership, comunicazione e allineamento tra i consigli di amministrazione e la C-suite.

Data l'importanza smisurata della riunione del consiglio, è fondamentale che i leader dell'azienda massimizzino le interazioni del consiglio, il che significa mantenere le riunioni in movimento in modo efficiente e creare un ambiente ideale per la collaborazione. In questo articolo, discutiamo dei modi per condurre una riunione del consiglio di successo utilizzando le moderne tecnologie per garantire che tutte le parti siano in grado di partecipare ed essere presenti, indipendentemente dalla loro posizione.

Che cos'è una riunione del consiglio?

Una riunione del consiglio è una riunione del consiglio di amministrazione di un'azienda, che si tiene solitamente in determinati periodi dell'anno per discutere le politiche o le questioni a livello aziendale. Il consiglio di amministrazione determina la strategia aziendale complessiva dell'azienda e gli amministratori sono eletti dagli azionisti o dai membri dell'organizzazione. Questi tipi di incontri sono importanti perché sono un'occasione per i responsabili di definire e discutere la traiettoria dell'azienda.

Quanto spesso si svolgono?

Le riunioni del consiglio si svolgono a intervalli prestabiliti, spesso trimestrali o semestrali. Possono verificarsi più frequentemente, a seconda di come lavora la tua azienda e di quanto spesso i tuoi direttori vogliono incontrarsi per rivedere i processi e i progressi dell'azienda. Lo scopo delle riunioni del consiglio è che gli amministratori parlino di eventuali problemi che l'azienda deve affrontare, riesaminino le prestazioni dell'azienda e discutino le nuove politiche da adottare.

Come si conduce una riunione del consiglio?

Le riunioni del Consiglio possono svolgersi di persona o nel corso di a riunione del consiglio virtuale. Oggi, con il graduale ritorno delle organizzazioni alle sedi centrali e agli uffici, si sta svolgendo un numero crescente di riunioni del consiglio di amministrazione apparecchiature per videoconferenze o sistemi per sale riunioni, poiché la tecnologia offre un'incredibile chiarezza e rende la riunione più incisiva per tutti i soggetti coinvolti. Come puoi immaginare, comunicazione non verbale è incredibilmente importante in questi tipi di riunioni.

Se stai pianificando una riunione del consiglio di amministrazione virtuale o ibrida, potresti prendere in considerazione una soluzione di automazione della riunione del consiglio come SchedaPAC. SchedaPAC si integra con Lifesize videoconferenza cloud e consente alle organizzazioni di condurre in sicurezza riunioni riservate, collaborare e scambiare documenti sensibili.

5 Argomenti discussi in una riunione del consiglio

Come la maggior parte delle riunioni, creazione di un'agenda mantenere la riunione in tema e ottimista è importante quando si tratta di gestione del tempo e produttività della riunione. Il tempo di tutti è prezioso e nessuno vuole spenderlo in una brutta riunione. Delineando ciò che verrà discusso durante la riunione del consiglio, i membri del consiglio possono entrare o accedere alla sala riunioni preparati e concentrati sull'ordine del giorno in questione. In genere, le riunioni del consiglio riguardano questi cinque obiettivi:

1. Performance aziendale

Il primo punto all'ordine del giorno è solitamente un riassunto delle prestazioni della società dall'ultima riunione del consiglio. Parla se le metriche delle prestazioni dell'azienda si stanno muovendo nella giusta direzione e se gli obiettivi sono stati raggiunti.

Guarda i dati di vendita, il traffico di marketing e la quota di mercato. Questa è la tua occasione per parlare di traguardi e traguardi raggiunti, nonché di aree in cui l'azienda ha opportunità di migliorare o crescere. Guarda gli obiettivi mancati, aumentando le spese e gli incidenti con clienti e clienti. Usa questa opportunità per consentire al consiglio di amministrazione di discutere le prestazioni dell'azienda e lavorare per trovare soluzioni per gli errori e incentivi per le vittorie.

Le conversazioni sulle prestazioni dell'azienda dovrebbero essere limitate a brevi riepiloghi, con rapporti completi disponibili per i membri da rivedere al di fuori della riunione. Parla dei principali punti deboli o punti salienti e salva i dettagli per le chiamate di follow-up.

2. Strategie future

Dopo aver riflettuto su cosa ha funzionato e cosa non ha funzionato, è bello seguire e definire strategie su cosa fare in futuro per promuovere la crescita della tua organizzazione. La maggior parte di una buona riunione del consiglio dovrebbe consistere nel discutere quali strategie future verranno implementate e come verranno eseguite dall'azienda.

Spesso le idee per nuove strategie vengono presentate dalla C-suite e dal resto del management dell'azienda. Quindi spetta ai membri del consiglio discutere queste idee, la loro fattibilità e qualsiasi cambiamento che apporterebbero. L'obiettivo dovrebbe essere sempre quello di promuovere la crescita, sia che si parli di vendite, aggiunte al portafoglio prodotti o espansione in nuovi mercati.

Questa è l'opportunità per il team di allinearsi su queste strategie e assicurarsi che tutti siano sulla stessa pagina con gli stessi obiettivi in ​​mente e attuare piani d'azione su come raggiungere questi obiettivi nei tempi stabiliti.

3. Indicatori chiave di prestazione (KPI)

Dopo aver concordato le strategie, il consiglio di amministrazione dovrebbe parlare degli indicatori chiave di prestazione assegnati a queste strategie. La creazione di questi piani d'azione comporta l'identificazione di metriche concrete che possono indicare l'efficacia delle tue strategie.

Un KPI è un tipo di misurazione delle prestazioni che ti aiuta a capire come sta andando la tua azienda. I KPI dovrebbero essere quantificabili, allineati al tuo obiettivo, applicabili e realisticamente realizzabili in tutta la tua organizzazione. Puoi utilizzare queste riunioni del consiglio per definire passaggi concreti per raggiungere gli obiettivi KPI della tua organizzazione. Alcuni esempi di KPI sono punteggi netti del promotore (NPS), soddisfazione e fidelizzazione dei clienti, vendite per regione, tasso di rotazione dei dipendenti e tasso di abbandono dei clienti.

4. Problemi e opportunità

Con l'implementazione di nuove tabelle di marcia e strategie all'interno di un'organizzazione, arrivano nuovi ostacoli e sfide. Le riunioni del consiglio sono un ottimo momento per discutere dei blocchi stradali e incoraggiare le idee a aggirarli.

Dovresti anche dare un'occhiata alle nuove opportunità che il management sta prendendo in considerazione e discutere se vale la pena il tempo e le risorse necessarie per perseguirle.

5. Fare piani d'azione

Una volta discussi tutti i dettagli importanti, il consiglio può quindi parlare di piani d'azione che influenzeranno il futuro dell'azienda. Tali piani possono essere proposti e votati durante l'assemblea.

I piani d'azione possono riguardare cose come il miglioramento dei processi di vendita, una nuova strategia di marketing, il protocollo di inserimento dei clienti, la risoluzione di un importante problema aziendale o persino l'impostazione dell'agenda per riunioni future. Ciò garantisce che tutti sappiano quali sono i prossimi passi immediati.

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Lifesize fornisce tutta una serie di soluzioni e strumenti per riunioni per garantire che le riunioni del consiglio di amministrazione, e tutte le altre riunioni, siano il più efficienti possibile, sia che siano ospitate in una sala riunioni formale o da postazioni di lavoro remote distribuite.

Apparecchiature per videoconferenze

Il Icona a grandezza naturale 700 è la principale soluzione di videoconferenza per sale riunioni. È un sistema di telecamere 4K versatile e di alta qualità con un incredibile zoom 20X e controlli touchscreen per flessibilità pan/tilt. I microfoni a riduzione del rumore e il codec audio Opus del compagno Lifesize Phone HD avranno voci più nitide rispetto a una tradizionale teleconferenza. Inoltre, con Connessione a grandezza naturale, Icon 700 può ora essere utilizzato con qualsiasi piattaforma di videoconferenza cloud preferita, inclusi Microsoft Teams, Zoom, Google Meet e altri.

Condivisione a grandezza naturale

Vuoi il minor tempo di inattività possibile durante la presentazione alla lavagna. Giocherellare con dongle e cavi del display non è favorevole a una buona riunione del consiglio. Insieme a Condivisione a grandezza naturale, puoi condividere il tuo schermo e presentare in modalità wireless in tempo reale. Hai anche la possibilità di presentare dal tuo telefono senza un computer.

Software per videoconferenza

Tutti i membri del tuo consiglio di amministrazione possono connettersi alle riunioni remote ovunque si trovino, indipendentemente dal dispositivo che stanno utilizzando. L'app di videoconferenza Lifesize cloud supporta fino a 500 chiamate, registrazione e condivisione dello schermo e ogni chiamata è crittografata per discussioni sicure e riservate.

Camere Captivo

Con tutta la pianificazione, la strategia e l'elaborazione dei numeri che possono aver luogo durante le riunioni del consiglio, a volte si desidera semplicemente disegnare, fare un diagramma o fare un brainstorming su una lavagna. Fotocamere lavagna digitale Kaptivo consentire ai partecipanti alla riunione del consiglio di collaborare digitalizzando, salvando e condividendo il contenuto della lavagna fisica dal vivo nella riunione video.

Conclusione

Con la giusta tecnologia, le riunioni del consiglio possono essere coinvolgenti e informative e possono migliorare notevolmente le prospettive strategiche della tua azienda. In Lifesize, vogliamo che ti concentri sul contenuto della riunione, non sugli strumenti con cui stai incontrando. Ecco perché offriamo la possibilità di semplificare completamente le riunioni del consiglio di amministrazione in modo che riguardino veramente la riunione, le persone coinvolte, i piani realizzati e nient'altro.

Domande frequenti sulla riunione del consiglio [FAQ]

Condurre riunioni del consiglio di successo è una parte importante della gestione di un'impresa. Ecco alcune domande e risposte comuni su come rendere il tuo prossimo incontro un successo.

Quanto dovrebbe durare una riunione del consiglio?

Le riunioni del consiglio non dovrebbero durare più di due o tre ore. Il tempo dei membri del tuo consiglio è molto prezioso e le riunioni dovrebbero concentrarsi su argomenti a livello strategico, con dettagli più piccoli lasciati per sincronizzazioni di follow-up e orari di riunione separati.

Con quale frequenza dovrebbero aver luogo le riunioni del consiglio?

La frequenza delle riunioni del consiglio per la tua organizzazione dipende davvero dalla frequenza con cui i membri del consiglio si sentono a proprio agio nell'incontro. Le riunioni trimestrali, semestrali e annuali sono comuni: qualsiasi cosa più frequente è un lasso di tempo troppo breve per vedere la vera crescita dell'azienda o i progressi sui piani d'azione messi in atto.  

Chi di solito partecipa alle riunioni del consiglio?

Alle riunioni del consiglio partecipano in genere gli amministratori delegati e i leader di dipartimento, nonché i membri del consiglio. Possono essere presenti anche eventuali soggetti che siano di interesse per l'ordine del giorno.

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