Pianificazione della continuità aziendale: definizione, esempi e come scriverne uno

La crisi del COVID-19 ha colto di sorpresa le organizzazioni di tutto il mondo e ha lasciato le aziende in difficoltà a capire come mantenere in esecuzione le proprie operazioni supportando contemporaneamente una forza lavoro completamente remota e nuovi processi aziendali. Un recente Indagine sulla continuità aziendale dalla società di ricerca del settore Gartner ha mostrato che solo il 12% delle organizzazioni si sentiva altamente preparato per l'impatto del coronavirus. "Questa mancanza di fiducia mostra che molte organizzazioni affrontano la gestione del rischio in modo obsoleto e inefficace", ha affermato Matt Shinkman, vicepresidente dello studio Gartner Risk and Audit. "Le organizzazioni meglio preparate gestiranno l'interruzione causata dal coronavirus molto meglio dei loro colleghi meno preparati".

Eventi catastrofici come la pandemia di coronavirus sono impossibili da prevedere, quindi la tua organizzazione deve essere preparata in anticipo con un piano di continuità aziendale. Un piano di continuità aziendale non solo aiuta a mitigare i rischi in un evento catastrofico, ma protegge anche i dipendenti e le risorse, assicurando che la tua attività si riprenda il più rapidamente possibile. Essere impreparati a una crisi può essere estremamente costoso per un'azienda. Gartner stima, in media, le aziende perdono $ 5,600 ogni minuto durante i tempi di inattività, che equivale a un intervallo compreso tra $ 140,000 e $ 540,000 all'ora. In questo blog spieghiamo le ragioni per avere un piano di continuità aziendale attuale e testato e forniamo suggerimenti per creare un programma di continuità aziendale che protegga la tua azienda in caso di crisi. 

 

i blocchi gialli stanno cadendo ma un dito regge un blocco viola 

Che cos'è un piano di continuità operativa?

Un piano di continuità operativa (BCP) è un documento che delinea le procedure per mantenere le operazioni o riprendere rapidamente le operazioni durante un'interruzione, un disastro o una crisi non pianificati. Un BCP in genere identifica i principali soccorritori di emergenza e contiene istruzioni dettagliate che un'organizzazione deve seguire in caso di interruzione significativa.

 

Perché hai bisogno di un piano: 5 tipi di crisi che la tua azienda potrebbe affrontare

Una crisi può essere qualsiasi evento imprevisto che causa una situazione instabile e pericolosa per un'azienda. Prima o poi, indipendentemente dalle dimensioni o dal settore, tutte le organizzazioni incontreranno una sorta di crisi. Di seguito sono riportati i cinque tipi più comuni di crisi che un'azienda potrebbe affrontare. 

1. Crisi finanziaria 

Una crisi finanziaria si verifica quando un'azienda perde valore nei suoi beni e l'azienda deve molto più denaro di quanto possa ragionevolmente pagare. In genere, ciò si verifica quando si verifica un improvviso cambiamento nel mercato o un drastico calo della domanda per il prodotto o servizio dell'azienda. Ad esempio, un concorrente che esce con un prodotto simile ma superiore con un costo base inferiore potrebbe causare un calo significativo della domanda del tuo prodotto, determinando una notevole perdita finanziaria per la tua azienda. Le crisi finanziarie determinano direttamente una perdita di valore per un'azienda e possono minare la fiducia dell'azienda tra dipendenti, investitori e clienti. 

2. Interruzioni del sistema o tempi di inattività

La tecnologia dell'informazione (IT), così come le applicazioni e i sistemi aziendali essenziali, sono fondamentali per le operazioni quotidiane e per mantenere le attività senza intoppi. Guasti tecnologici, attacchi informatici, interruzioni o violazioni della sicurezza possono ostacolare notevolmente o arrestare completamente le operazioni di un'azienda, causando enormi perdite per l'organizzazione. Notizie frequenti su violazioni dei dati illustrare come questo tipo di rischio sia una preoccupazione crescente per le imprese. Le interruzioni e le violazioni IT possono anche comportare un grave impatto sulla reputazione del prodotto o del servizio.

3. Perdita imprevista di personale chiave

Una crisi del personale si verifica quando un dipendente o un individuo chiave che è associato a un'organizzazione lascia bruscamente l'azienda a causa di salute, cattiva condotta o altre circostanze impreviste. La perdita non pianificata di dipendenti chiave, in particolare quelli che ricoprono ruoli dirigenziali, ha spesso un impatto negativo e duraturo sulle prestazioni aziendali. Inoltre, se la partenza del dipendente è dovuta a cattiva condotta, l'azienda potrebbe subire contraccolpi e danni reputazionali se il reato è percepito come un riflesso della cultura aziendale. I social media hanno amplificato la velocità e la portata della pubblicità negativa per cattiva condotta del personale. 

4. I misfatti organizzativi

Un illecito organizzativo si verifica quando la direzione di un'azienda si comporta volontariamente e consapevolmente in un modo che si traduce in conseguenze negative per i suoi azionisti, dipendenti o clienti. Questo tipo di crisi può includere un'azienda che nasconde informazioni vitali, sfrutta i dipendenti, adotta politiche fuorvianti, abusa di poteri manageriali o travisando i prodotti o servizi dell'azienda. Una casa automobilistica che vende il suo ultimo modello di auto con freni difettosi è un esempio di azienda che commette un misfatto organizzativo. Indipendentemente dal fatto che questo misfatto sia stato non intenzionale o pianificato, la conoscenza pubblica del misfatto comporterà quasi sicuramente un danno reputazionale o finanziario per l'azienda. 

5. Disastri naturali

Un disastro naturale è qualsiasi fenomeno catastrofico che ha un impatto negativo su un'azienda, come un vulcano, un terremoto, un'inondazione, un uragano, un tornado o lo scoppio di un virus. I danni causati da queste calamità sono in genere di grandi dimensioni e possono interessare un'intera area o industria o persino l'economia globale. La recente pandemia di COVID-19 è un esempio di un disastro naturale che ha colpito negativamente le economie, i dipendenti e le organizzazioni di tutto il mondo. 

 

Come scrivere un piano di continuità aziendale in 5 passaggi

La creazione di un piano di continuità aziendale aiuta a proteggere le risorse e il personale e offre le migliori possibilità di affrontare con successo una crisi imprevista. Sebbene nessuno sia in grado di prevedere quando e in che modo eventi devastanti avranno un impatto negativo sulla loro attività, la gestione delle crisi è importante in quanto ti aiuta a prepararti in anticipo.

Per iniziare il brainstorming e la stesura del tuo piano di continuità aziendale, forma un team composto da personale con una conoscenza approfondita delle funzioni e dei processi aziendali. È particolarmente importante includere rappresentanti interfunzionali che abbracciano IT, risorse umane e finanza per determinare quali strategie e piani sono fattibili. 

Per coloro che non hanno ancora creato un piano di continuità aziendale, è possibile seguire le istruzioni dettagliate di seguito. Potresti anche voler usare a modello di piano di continuità aziendale per guidarti nel processo di stesura. 

Passaggio 1: condurre un'analisi dell'impatto aziendale 

Il primo passo nello sviluppo di un piano di continuità aziendale a livello di organizzazione è condurre a analisi dell'impatto aziendale ed esercizio di valutazione del rischio. La revisione iniziale identificherà le minacce alla tua organizzazione e determinerà in che modo ogni crisi avrà un impatto sulla tua attività. Cerca di elaborare un elenco esauriente che includa rischi evidenti, come danni fisici al tuo edificio a causa di condizioni meteorologiche estreme o un improvviso cambiamento nel mercato, nonché minacce oscure, come lo scoppio di un virus contagioso. Quando si determinano i tempi operativi persi o i ritardi dovuti a un disastro o a una crisi, è importante tenere conto degli scenari migliori e peggiori. Una volta completato, vorrai quantificare l'impatto finanziario che ogni evento potrebbe potenzialmente avere sulla tua attività in modo da poter pianificare di conseguenza.

Passaggio 2: discutere le opzioni di ripristino

Il tuo team dovrebbe ora discutere le strategie per riprendersi da una crisi e il modo migliore per ripristinare le operazioni aziendali per ogni scenario. Includere le risorse necessarie per eseguire una risposta di emergenza, ciascuna opzione di ripristino e come tali risorse dovrebbero funzionare. Per danni ai tuoi edifici fisici o per ridurre la diffusione di un virus, implementare uno stack tecnologico e una strategia IT in grado di supportare una forza lavoro remota e mantenere le operazioni in esecuzione fuori dall'ufficio. 

Inoltre, molte società di terze parti supportano strategie di continuità aziendale e ripristino delle tecnologie dell'informazione per funzioni aziendali critiche. Per interruzioni e violazioni IT, potresti prendere in considerazione la possibilità di contrarre un fornitore specializzato in servizi di prevenzione della perdita di dati in anticipo. A seconda delle dimensioni della tua organizzazione e delle risorse disponibili, potrebbero esserci molte diverse opzioni di ripristino che possono essere esplorate per ciascun evento.

Passaggio 3: perfeziona il tuo piano di continuità

Ora è il momento di mappare ogni scenario di crisi con i tuoi piani di ripresa per restringere l'elenco alle migliori opzioni. Decidi quali strategie aiuteranno la tua azienda a riprendersi il più rapidamente possibile, mantenendo al sicuro i tuoi dipendenti e le tue risorse. Sebbene tu voglia avere piani per gli scenari migliori e peggiori, è essenziale semplificare i piani con istruzioni di facile comprensione. Ricorda, i soccorritori e i dipendenti potrebbero aver bisogno di implementare questi piani con solo un attimo di preavviso quando si verifica un disastro.

Passaggio 4: allena la tua squadra 

Un grande piano vale solo quanto la sua esecuzione. Ecco perché è fondamentale istruire e formare il personale su come rispondere alle crisi. In primo luogo, identificare il personale chiave che sarà il primo ad assistere e seguire il piano di continuità operativa in caso di emergenza. Questi dipendenti dovrebbero conoscere le loro responsabilità e ruoli specifici nel piano. Mentre i soccorritori designati avranno bisogno della maggior parte della formazione, dovresti coinvolgere tutto il tuo personale con il BCP, anche se non sono direttamente interessati. Incorpora la formazione sulla continuità nella cultura aziendale in modo che tutti i dipendenti sappiano come rispondere a vari scenari e chi dovrebbero contattare in caso di emergenza. 

Discutendo la necessità di una cultura della continuità aziendale, MHA Consulting Scrive Richard Long, "Quando un'organizzazione ha una cultura della continuità, i suoi dipendenti si pongono costantemente la domanda: come possiamo garantire che questo processo, applicazione o funzione rimanga disponibile (anche in uno stato degradato) in caso di disastro?"

Passaggio 5: traccia la fase di transizione

Infine, traccia la fase di transizione per tornare alle normali operazioni e lavorare dopo la crisi. Determina quali requisiti devono essere soddisfatti prima che le operazioni aziendali possano riprendere. Se il tuo edificio fisico è stato danneggiato, quali passaggi devono essere completati prima che i dipendenti possano tornare in ufficio in sicurezza? Se una persona chiave associata alla tua organizzazione se ne va all'improvviso a causa di una cattiva condotta, come lo comunicherai ai tuoi dipendenti e li aiuterai a tornare a un flusso di lavoro normale? Gli effetti di alcuni eventi possono essere estremamente personali per il personale ed estendersi ben oltre lo shock iniziale. È importante pianificare diversi scenari su come e quando le operazioni aziendali possono tornare alla normalità dopo una crisi.

 

Piano di continuità operativa nell'era del COVID-19

La pandemia di COVID-19 rappresenta una seria minaccia per gli individui, le imprese e intere economie in tutto il mondo. Molte aziende implementate obbligatorie politiche del lavoro da casa per tutta la loro forza lavoro per rallentare la diffusione del virus. Con la continua incertezza che circonda il coronavirus, le organizzazioni devono ora affrontare una nuova sfida: come e quando riportare i dipendenti sul posto di lavoro in sicurezza. Mentre il tuo obiettivo iniziale potrebbe essere quello di riportare i tuoi dipendenti in ufficio, devi tenere a mente la sicurezza, il comfort e il benessere dei tuoi dipendenti. Ecco i nostri cinque consigli per la pianificazione della gestione della continuità operativa nell'era del COVID-19.

1. Lavora verso un modello ibrido lavoro da casa + ufficio

Non tutti i dipendenti saranno pronti a tornare in ufficio dopo la soppressione del COVID-19. Alcuni dovranno continuare a lavorare da casa per motivi medici o personali e quindi devono essere presi in considerazione nel processo di pianificazione. Altri dipendenti saranno pronti e desiderosi di tornare alla vita d'ufficio a tempo pieno o potrebbero voler continuare a lavorare in remoto ma recarsi in ufficio alcuni giorni alla settimana. Si consideri l'istituzione di a modello di lavoro ibrido con alcuni dipendenti che lavorano dall'ufficio e altri che lavorano da casa su base permanente oa rotazione. Ciò offre al tuo personale la flessibilità di lavorare ovunque si trovi più a suo agio e mantiene tutti produttivi e coinvolti durante questa fase di transizione. Decidi qual è l'obiettivo del punto di ripristino aziendale e decidi cosa funziona meglio per i membri del tuo team; modello di lavoro ibrido completamente remoto o il tradizionale ambiente d'ufficio.  

2. Crea uno stack tecnologico che supporti il ​​lavoro a distanza

Per supportare una forza lavoro distribuita composta da dipendenti remoti e in ufficio, devi investire in strumenti che consentono un lavoro e una collaborazione senza interruzioni indipendentemente dalla posizione dei tuoi dipendenti. La tecnologia basata su cloud consente ai dipendenti di lavorare in modo efficace da qualsiasi luogo in cui possano connettersi a Internet. La produttività e la collaborazione non si verificano più in un unico ufficio. Consegnato tramite il cloud, videoconferenza, le app di messaggistica e gli strumenti di gestione dei progetti rendono più facile che mai per i membri del team distribuito incontrarsi, condividere idee e lavorare insieme senza problemi, anche se non sono fisicamente insieme. 

3. Crea una cultura incentrata sui video 

La soddisfazione e la felicità dei dipendenti vanno di pari passo con una cultura collaborativa e inclusiva. Ciò è particolarmente importante quando si passa a un modello di lavoro ibrido composto da lavoratori remoti e in ufficio. I dipendenti remoti dovrebbero sentirsi informati e inclusi come i loro colleghi in ufficio. Creare un prima cultura del video che privilegia l'utilizzo degli strumenti di videoconferenza per tutte le riunioni del team, al contrario delle chiamate in conferenza solo audio o degli strumenti basati su testo. Le interazioni faccia a faccia aiutano i team con i lavoratori remoti a rimanere coinvolti durante le riunioni e a costruire relazioni collaborative e autentiche. 

4. Ridurre la trasmissione del coronavirus in ufficio

Il modo migliore per fermare la diffusione del virus sul posto di lavoro è in primo luogo tenere i germi fuori dall'ufficio. Questo inizia con l'educare la tua forza lavoro sui segni e sintomi di COVID-19 e incoraggiando i dipendenti a rimanere a casa se si sentono male. Inoltre, i dipendenti dovrebbero seguire Linee guida CDC per il distanziamento sociale in ufficio e praticare una buona igiene lavandosi accuratamente le mani durante la giornata. Le postazioni di lavoro dovranno essere adeguatamente distanziate e disinfettate e pulite accuratamente ogni giorno per ridurre la diffusione del virus. 

5. Creare una strategia di emergenza

Il tuo piano di continuità aziendale per il ritorno al lavoro dopo il COVID-19 dovrebbe includere una strategia di emergenza nel caso in cui si verifichi un focolaio del virus in ufficio. La chiave per una solida strategia di emergenza che fermi rapidamente la diffusione del virus è la preparazione e la comunicazione. Rivolgiti immediatamente al tuo personale se un dipendente risulta positivo al virus o entra in contatto con una persona infetta. I dipendenti dovrebbero essere in grado di iniziare a lavorare da remoto con breve preavviso. Ciò significa che i dipendenti dovranno portare i loro laptop e lavorare a casa con loro ogni giorno. 

 

Conclusione

Raramente riceviamo un preavviso che sta per verificarsi un evento catastrofico. Anche con un po' di anticipo, più cose possono andare storte mentre gli eventi si svolgono in modi inaspettati. Un efficace piano di continuità operativa è la migliore rete di sicurezza per un'organizzazione in crisi. Anche se la creazione del piano richiede costi e tempo, un BCP è inestimabile per la tua azienda. Piani ben congegnati ed eseguiti offrono alla tua azienda le migliori possibilità di proteggere i tuoi dipendenti e le tue risorse mantenendo o ripristinando le operazioni in modo tempestivo durante una crisi.