Smetti di accovacciarti e inizia a programmare le sale conferenze come un adulto

Mentre i secondi scorrono verso l'inizio dell'ora, una dozzina di piedi circa iniziano ad accumularsi appena sotto il vetro smerigliato della privacy della porta della sala riunioni. Sapevi il rischio che stavi correndo quando ti sei accovacciato illegalmente in quella sala conferenze. Il gioco è finito. È ora di costituirsi e restituire la stanza al legittimo proprietario. Accovacciarsi non vale lo stress, non quando impari come prenotare le sale conferenze per le tue riunioni.

Hai problemi di pianificazione della sala conferenze? Evita doppie prenotazioni, ritardi e errori nell'attrezzatura con questi cinque suggerimenti, oltre al software giusto per tenerti connesso.

La causa principale del campeggio in sala conferenze

Quando condividi uno spazio comune, che si tratti di un appartamento con coinquilini o di un ufficio, un numero limitato di sale conferenze è destinato a creare tensione. I conflitti di programmazione derivano sia dalla mancanza di sale disponibili che da sale scarsamente attrezzate per un'ampia varietà di tipi di riunioni. E a meno che le tue camere non siano configurate per le prenotazioni, continueranno a sorgere conflitti di programmazione.

Mancanza di spazio per riunioni disponibile 

Gli uffici affollati tendono ad avere problemi di spazio per riunioni e prenotazione delle camere, soprattutto durante le ore di punta. Gli spazi disponibili potrebbero essere insufficienti per lo svolgimento di più riunioni contemporaneamente, oppure le sale stesse potrebbero essere solo scarsamente utilizzate per i tipi di riunioni che stanno supportando. Molte riunioni sono tra solo due o tre persone che sarebbero meglio servite in a sala riunioni piuttosto che una grande sala conferenze costruita per 10.

Camere scarsamente attrezzate

Tutte le vostre sale sono dotate di apparecchiature di videoconferenza e presentazione funzionanti? In caso contrario, i tuoi team potrebbero essere accampati in stanze di alto valore perché hanno bisogno dell'accesso alla tecnologia per aiutarli a svolgere il proprio lavoro. Armeggiare con le soluzioni di presentazione e video del kit fai-da-te può lasciare i tuoi team impegnati a far funzionare le loro riunioni piuttosto che discutere di argomenti all'ordine del giorno e registrare elementi di azione. 

Integrazioni del calendario di pianificazione della sala conferenze

Un sistema integrato di pianificazione delle sale conferenze offre ai tuoi team la possibilità di visualizzare la disponibilità delle sale riunioni, evitare doppie prenotazioni e prenotare sale invitandoli alle riunioni proprio come faresti con qualsiasi altro partecipante alla riunione. Ecco come funziona:

 

 

I sistemi per sale conferenze Lifesize si integrano con Microsoft Exchange®, Office365® e Google Calendar™, rendendo le sale prenotabili direttamente dalle app di calendario esistenti. Nella stanza virtuale, il telefono visualizza un elenco in esecuzione delle fasce orarie disponibili e chiederà automaticamente agli utenti di avviare la chiamata non appena i membri entrano nella stanza e inizia la riunione.

5 modi per migliorare il processo di prenotazione delle sale riunioni

1. Configurare l'attrezzatura della sala conferenze prenotabile

I sistemi per sale conferenze Lifesize possono essere configurati per integrazione del calendario creando una cassetta postale della sala in Microsoft Exchange, Office 365 o G Suite™ e iscrivendo il sistema della sala conferenze alla cassetta postale. Ciò garantisce che il programma delle riunioni del tuo ufficio sia completamente sincronizzato, aiutandoti a evitare qualsiasi problema di pianificazione.

2. Crea più spazi per riunioni improvvisati 

Aggiungi flessibilità alla tua cultura delle riunioni implementando spazi per riunioni improvvisati in tutto l'ufficio. Anche qualcosa come un bancone bar espresso o un piccolo divano può essere perfetto per due persone per esaminare un progetto o fare una videochiamata con un cliente.

3. Realizza stanze di huddle solo walk-in

Crea sale riunioni non prenotabili progettate per due o quattro persone in modo che i tuoi piccoli team possano riunirsi e lavorare senza occupare le tue grandi sale conferenze.

4. Coopera con i tuoi colleghi

Stai usando la sala riunioni per esercitarti su una presentazione mentre altri sette membri del team ne hanno bisogno per un cliente? Se è così, cerca di essere flessibile. Se puoi dare la sala riunioni a qualcosa di più urgente, fallo. Sarà più probabile che restituiscano il favore in futuro.

5. Utilizzare un'agenda della riunione per mantenere le riunioni in orario

Quando la tua riunione fa gli straordinari, può ridurre il tempo di chiamata del gruppo successivo, il che potrebbe costargli quel nuovo cliente che stavano cercando di chiamare. Consulta la nostra guida su come creare un'agenda della riunione che funzioni (completo di un modello di agenda della riunione gratuito).

Scopri come progettare, allestire e distribuire la sala riunioni perfetta in base alle tue esigenze specifiche.

Come Evolution Gaming ha semplificato le riunioni con Lifesize

I problemi di pianificazione delle sale conferenze sono comuni nelle aziende di tutto il mondo. Ecco come un business, Evolution Gaming, è stata in grado di creare un sistema di prenotazione e programmazione semplificato con Lifesize.

La sfida

Con oltre 250 dipendenti in uffici in tutto il mondo, oltre a studi satellite e team in tutta Europa, Evolution Gaming aveva bisogno di una collaborazione rapida e semplice e di una soluzione per la pianificazione delle riunioni.

Soluzione:

Evolution Gaming ha collaborato con Lifesize a una soluzione di videoconferenza per programmare riunioni ed effettuare chiamate tramite sistemi video della sala e partecipanti mobili.


“Potremmo essere un'azienda tecnica, ma avevamo bisogno di una soluzione adatta a tutti. Tutto ciò che gli utenti devono fare ora è inserire un nome utente e una password e fare clic su un nome o su una sala riunioni. Ogni dipendente può accedere o ospitare una riunione dal proprio computer o telefono, in qualsiasi momento, è così semplice". 

— Alex Haywood, responsabile delle infrastrutture, Evolution Gaming


L'azienda sta ora utilizzando le videoconferenze Lifesize per ospitare sessioni di brainstorming; facilitare comunicazioni ad hoc, quotidiane e settimanali; e condurre interviste e presentazioni. Gli utenti sono in grado di condividere i propri schermi, presentare documenti e utilizzare le funzioni di chat istantanea e l'azienda è in grado di mostrare prodotti e piani in arrivo con licenziatari in tutto il mondo. 

Conclusione

I problemi di pianificazione delle sale conferenze e di prenotazione delle videochiamate possono causare gravi ritardi nella tua attività. Tutti nella tua azienda, in ufficio o all'estero, trarranno vantaggio da un sistema ottimizzato. Evita i comuni errori di programmazione delle sale conferenze con il comodo sistema di prenotazione delle sale conferenze di Lifesize.