Se ti venisse data la possibilità di progettare la sala conferenze dei tuoi sogni, come sarebbe?

Forse è qualcosa a cui non hai dedicato molto tempo a pensare. Va bene; per la maggior parte, la sala conferenze ideale è quella che enfatizza la conferenza, non la stanza. Il design dovrebbe facilitare l'utilizzo dello spazio per connettersi, comunicare e collaborare con gli altri, senza attirare l'attenzione su se stesso.

Quando crei o riprogetti una sala conferenze, cogli l'occasione per pensare oltre le necessità. Ecco 7 suggerimenti per guidarti verso una stanza che consente la produttività e ispira la creatività. 

Il design e la disposizione di una sala conferenze sono importanti perché costituiscono la cornice per il lavoro che si svolge al suo interno. Se gestisci un'azienda che apprezza la trasparenza, l'apertura e l'inclusività, probabilmente non ti sentirai servito da una sala conferenze buia, senza finestre e con pannelli in legno.

Il design ideale di una sala conferenze dovrebbe riflettere i valori e le esigenze dell'azienda che la crea. Soprattutto, deve soddisfare le esigenze fisiche e tecnologiche dei membri del team che lo utilizzeranno effettivamente, tra cui dotare la tua stanza del giusto sistema di videoconferenza e fornire ai tuoi dipendenti gli strumenti di cui hanno bisogno per collaborare con successo. Le caratteristiche dello spazio, degli impianti e delle attrezzature in esso contenute devono tenere conto della visibilità, dell'acustica, della connettività e dell'accessibilità per gli utenti. 

La cosa più importante da ricordare è progettare sempre pensando alla produttività. Ecco come.

7 Suggerimenti per la progettazione di sale conferenze per un posto di lavoro più produttivo 

La forza lavoro odierna richiede il massimo del design moderno per sale conferenze. Quando hai la possibilità di creare o riprogettare una sala conferenze, cogli l'occasione per pensare oltre le necessità di un tavolo, sedie e uno schermo per videoproiettore. Ecco sette suggerimenti per guidarti verso una stanza che consente la produttività.

1. Investi in apparecchiature audio e video di alta qualità

La configurazione A/V della sala conferenze deve essere aggiornata, nonché facile da configurare e utilizzare. Deve essere abbastanza potente da non far deragliare le presentazioni o problemi di velocità, connettività e risoluzione videoconferenza flussi. Quando la tua attrezzatura è soggetta a guasti, ha problemi di connessione ricorrenti o è semplicemente obsoleta, non sarai in grado di utilizzare lo spazio per riunioni in modo efficiente.

Questo è il motivo per cui Lifesize è rimasta così concentrata sulla fornitura di prodotti innovativi apparecchiature per videoconferenze che è costruito intorno a fornire la migliore esperienza di riunione possibile. In A/V, ciò include i rivoluzionari sistemi ad alta definizione che abbiamo sviluppato nel lontano 2003 e il nostro lanciato di recente, che ridefinisce il settore Sistemi di videoconferenza 4K. Utilizzando le apparecchiature audio e video Lifesize, la tua sala conferenze sarà pronta per qualsiasi riunione video, chiamata in conferenza or diretta streaming Puoi immaginare.

2. Rispetta lo spazio personale

A nessuno piace entrare in una riunione di quindici persone in una sala conferenze fatta per contenere solo dieci persone. Se i membri del tuo team trascorrono del tempo a capire come sedersi comodamente senza urtare i gomiti con le persone sedute accanto a loro, non saranno in grado di dedicare tutta la loro attenzione alla riunione.

Assicurati che la tua sala conferenze sia progettata per ospitare il numero di persone che avranno effettivamente bisogno di usarla contemporaneamente. Quindi arredalo di conseguenza e in un modo che non inviti a riempirlo oltre la sua capacità prevista. Se una sala conferenze è progettata per ospitare dieci persone, trova dieci comode sedie abbinate e mettile in quella stanza.

3. Scegli i colori giusti

Il tuo marchio ha quasi sicuramente i suoi colori distintivi. Probabilmente anche gli interior designer che hanno allestito il tuo ufficio stavano lavorando con una combinazione di colori specifica. Quando si tratta dei colori delle pareti e degli arredi nella tua sala conferenze, può sembrare che le grandi decisioni siano già state prese per te.

Tuttavia, nella misura in cui sei in grado di apportare nuove idee e scelte al design della tua sala conferenze, ci sono alcune opzioni. Colori vivaci come bianco, azzurro, verde e giallo possono far sembrare la stanza più grande. Anche un piccolo tocco di colore può aumentare la creatività, specialmente se la tavolozza esistente è grigia.

4. Investi in mobili mobili

Alcuni incontri sono affari seri, in cui tutti siedono molto immobili e tranquilli al tavolo. Sebbene non ci sia nulla di intrinsecamente sbagliato in questo, per alcune aziende una comunicazione efficace richiede più energia cinetica. Essere in grado di muoversi, riorganizzare i posti a sedere, recitare qualcosa o portare in altro modo elementi di fisicità nelle riunioni può fare la differenza nel mondo.

Prendi in considerazione mobili leggeri, riconfigurabili o su rotelle se c'è qualche possibilità che le tue riunioni si trasformino in un'attività o se desideri semplicemente la possibilità di cambiare facilmente le cose.

5. Lascia entrare la luce naturale

Ammettiamolo: nessuno sta facendo del suo meglio sotto il bagliore sterile dei tubi fluorescenti. Se vuoi che le persone si sentano a proprio agio, sveglie e vive mentre sono bloccate in una sala conferenze, lascia che la luce naturale entri nello spazio.

L'illuminazione naturale fa sembrare le stanze più grandi mentre le riempie di luce calda e brillante. Non intrappolare i membri del tuo team in una caverna buia e poi aspettarti che raccolgano nuove idee grandi e brillanti. Prova un po' di luce solare per aiutare le loro idee a crescere e sbocciare.

6. Mantieni la distrazione al minimo

Le finestre che si affacciano su paesaggi bucolici, o anche parcheggi noiosi, sono un ottimo modo per far entrare luce naturale utile. Tuttavia, alcune finestre possono diventare una distrazione per i membri del team. Questo porta a menti e occhi vaganti a metà di una lunga riunione o presentazione.

Se la tua sala conferenze ha finestre, assicurati che non si trovino di fronte a una parte frenetica e molto trafficata del tuo ufficio o in qualsiasi altro luogo che potrebbe distrarre visivamente.

7. Tieni a mente i tuoi clienti 

La maggior parte di questi suggerimenti è stata incentrata sulle esigenze della tua azienda e dei membri del suo team. Dopotutto, saranno gli utenti principali delle sale conferenze. È fondamentale considerare anche gli interessi dei tuoi clienti.

Se prevedi di includere i clienti in un numero significativo di riunioni nella tua sala conferenze, assicurati che si sentiranno a loro agio. Quando progetti la tua sala conferenze, assicurati di tenere conto delle loro esigenze o aspettative relative al settore. Considera anche la loro posizione geografica, la loro cultura o qualsiasi altra cosa che potrebbe essere un fattore importante per condurre con successo gli affari.

Bonus: la migliore attrezzatura per videoconferenze per la tua sala conferenze

Come accennato nel suggerimento n. 1, l'attrezzatura audio e video di qualità è fondamentale, soprattutto nell'ambiente aziendale multimediale sempre connesso di oggi. Non sono sicuro di che tipo di soluzione di videoconferenza si adatterebbe meglio alla tua sala conferenze? Ecco tre prodotti Lifesize per rendere operativa la tua sala conferenze:

Icona a grandezza naturale 700

Perfetto per una grande sala conferenze, il sistema di videoconferenza Icon 700 offre feed video 4K e la possibilità di presentare la condivisione di contenuti 4K full-motion.

Telefono a grandezza naturale HD

Espandi un audio cristallino in tutta la stanza con questo telefono per audioconferenza touchscreen e microfono che riduce automaticamente il rumore ambientale e dirige la sua ricezione audio verso chiunque stia parlando.

Condivisione a grandezza naturale

Consenti a chiunque (clienti, ospiti, dipendenti) di condividere gli schermi senza dover utilizzare cavi e dongle nel modo più intuitivo possibile.

Scopri come progettare, allestire e distribuire la sala riunioni perfetta in base alle tue esigenze specifiche.

Conclusione

Non ci sono due aziende che avranno esattamente gli stessi criteri per ciò che costituisce una sala conferenze ideale. Ci sono alcune cose che sono universalmente vantaggiose - buona illuminazione, molto spazio per muoversi e, soprattutto, un sistema di videoconferenza affidabile e di alta qualità.

Ora che hai i nostri sette suggerimenti per il design moderno delle sale conferenze, avrai un'idea migliore di cosa aspettarti quando determini gli elementi necessari. L'uso di queste strategie ti aiuterà a elaborare idee solide per le sale conferenze e a mettere la produttività al centro del design della tua sala conferenze moderna.