Sempre più aziende stanno riconoscendo i vantaggi di “andare a distanza.Oltre a consentire alle aziende di attingere a un pool di talenti globale ben oltre il luogo in cui l'azienda ha uffici, avere un team remoto può aiutare le aziende a ridurre significativamente i costi di viaggio, stimati in oltre $ 111 miliardi all'anno.

Ma avere un team distribuito non è privo di sfide. Con i dipendenti che lavorano insieme in più sedi e fusi orari, i cavi letterali e figurativi possono incrociarsi creando silos e riducendo gli sforzi di collaborazione. Questo porta a problemi di comunicazione e inefficienza. Per risolvere questi problemi, molti imprenditori, project manager e professionisti IT si rivolgono a soluzioni tecnologiche, con strumenti di gestione dei progetti e soluzioni di videoconferenza tra i più popolari.

Di seguito esploriamo perché la collaborazione tra team è così importante per le prestazioni aziendali, la cultura e il lavoro di squadra funzionale. Analizzeremo anche i vari approcci che le aziende stanno adottando per massimizzare i talenti da remoto per nuove idee e nuove prospettive mantenendo una forza lavoro collaborativa ed efficiente.

Che cos'è la collaborazione tra team?

La collaborazione tra team si ha quando un gruppo di persone con diversi tipi di competenze provenienti da diversi reparti si riunisce per raggiungere un obiettivo comune. La collaborazione interfunzionale consente a un gruppo di persone con competenze diverse, ad esempio marketing, finanza, risorse umane, ecc., di collaborare per risolvere un problema. Questo tipo di collaborazione può essere potente, portando a miglioramenti significativi e soluzioni innovative.

Collaborazione interfunzionale nell'era dei team distribuiti

La collaborazione ha avuto un enorme impatto sul modo in cui le persone lavorano insieme in tutto il mondo. Con strumenti come software per videoconferenza, le aziende non si limitano più ad assumere professionisti che lavorino presso la loro sede principale; i dipendenti possono lavorare con la stessa efficacia di un team di tutto il mondo.

Più i tuoi dipendenti sono attrezzati, più collaboreranno e avranno sessioni di lavoro significative e produttive. Con canali e tecnologie di comunicazione intelligenti e di alta qualità, puoi garantire che i team interfunzionali interagiscano regolarmente tra loro. Ad esempio, i membri del team possono condividere aggiornamenti in tempo reale sui progetti, distribuire informazioni in pochi secondi e condurre in remoto riunioni di gruppo. Favorisce inoltre il team building e ti consente di entrare in contatto con professionisti altamente qualificati al di fuori della tua rete immediata.

7 consigli per migliorare la collaborazione tra i team

In un Harvard Business Review, studio su 95 team in 25 aziende leader, il 75% dei team interfunzionali è considerato "disfunzionale". Ciò significa che molte, se non la maggior parte, di queste aziende stanno lottando con costose inefficienze e povertà cultura aziendale.

Non far parte di quel 75%. Segui questi sette suggerimenti per migliora la tua collaborazione tra i team presso la tua azienda.

1. Mostra una buona leadership

Una buona leadership è fondamentale per la capacità di un team interfunzionale di raggiungere gli obiettivi. Pertanto, i team leader devono assicurarsi di essere visibili e accessibili al team. Anche se potrebbero non essere in grado di partecipare a tutte le riunioni, i team leader devono essere flessibili e facilmente contattabili ove possibile per ottenere supporto e supporto da parte dei dirigenti.

2. Promuovere la diversità

La collaborazione tra team significa letteralmente creare un gruppo di persone con competenze diverse e nuove prospettive per riunirsi e lavorare su un progetto. Dovrebbe essere celebrata la diversità in termini di abilità, esperienza, posizione, cultura, anzianità, ecc. che ogni membro del team porta al gruppo. Promuove un modo nuovo di affrontare i compiti e l'opportunità di apprendere nuove abilità.

3. Comunicare chiaramente

Come accennato, una buona comunicazione è fondamentale per il successo di qualsiasi team, quindi dovrebbe essere facile per i membri del team comunicare in modo chiaro ed efficace. E mentre le riunioni sono importanti, i migliori team sanno come limitarle per mantenere quei punti di contatto super produttivi. Questo non solo aiuta a garantire che tutti rimangano concentrati sugli obiettivi e sugli obiettivi, ma consente a tutti di rimanere aggiornati su ciò che stanno facendo gli altri membri del team e su come sta procedendo il progetto.

Sebbene possa essere più conveniente utilizzare gli strumenti di messaggistica online, è comunque molto importante avere chat faccia a faccia con i lavoratori remoti per stabilire una relazione migliore e comprendere appieno come stanno svolgendo l'attività in corso. Non solo promuove la trasparenza e la sincerità dello stato di avanzamento del progetto, ma ottiene anche risposte alle domande più rapidamente, facilitando l'avvio del progetto.

4. Stabilire le aspettative

Una volta che tutti all'interno della squadra incrociata hanno imparato a conoscersi, è il momento di stabilire lo scopo generale della squadra. Per raggiungere gli obiettivi aziendali, è necessario impostare quanto segue: obiettivi del progetto, ruoli individuali, attività specifiche, aspettative, budget, risorse e pianificazione. Anche gli incentivi dovrebbero essere allineati in modo che gli indicatori chiave di prestazione (KPI) possano essere monitorati in modo efficace.

Questi dovrebbero essere concordati da tutti i collaboratori tra i team per garantire ulteriormente il consenso e capire come tutti possono lavorare insieme.

5. Utilizzare strumenti di collaborazione online

Strumenti di collaborazione sono stati inventati per rendere più facile per le persone lavorare insieme ovunque si trovino nel mondo. Strumenti come Lifesize consentire ai team interfunzionali di lavorare meglio insieme con la messaggistica istantanea e le videochiamate. Altri strumenti di gestione dei progetti come Asana e Trello aiutare i team a tenere traccia delle proprie attività, nonché dell'avanzamento del team generale e della pianificazione del progetto.

6. Riconoscere i risultati

Lavorare in squadra ha i suoi alti e bassi. Pertanto, le vittorie devono essere celebrate!

I legami più forti tra il gruppo vengono creati quando lavori insieme e riconosci gli sforzi e il successo dei tuoi colleghi. Il raggiungimento di traguardi o scoperte del progetto si verifica in quasi tutti i progetti, ma l'importanza di riconoscerli aumenta il morale e mantiene la motivazione del gruppo.

7. Tieni traccia dei KPI

Ovviamente, i KPI sono importanti per il successo di qualsiasi progetto. Forniscono un focus e un obiettivo su cui lavorare. Per soddisfare i KPI in modo efficace, ogni membro del team interfunzionale deve avere chiarezza su ciò di cui è responsabile, oltre a comprendere ciò di cui sono responsabili gli altri membri. Ciò riduce la sovrapposizione delle attività e garantisce che tutti stiano misurando i risultati dei propri sforzi.

Quattro vantaggi della collaborazione tra team

La collaborazione di solito avviene in modo organico quando si lavora in team, soprattutto se un team è fisicamente presente nella stanza.

Tuttavia, è meno probabile che si verifichi una collaborazione organica quando i team sono distribuiti in diversi dipartimenti e posizioni geografiche. Ironia della sorte, queste situazioni sono quando ne abbiamo più bisogno. Ecco alcuni modi in cui la collaborazione tra team può incoraggiare il lavoro di squadra e migliorare la produttività per tutte le persone coinvolte.

Vengono emerse molteplici idee e soluzioni

Ognuno guarda un problema in modo diverso. Avere prospettive diverse, come avere più reparti che affrontano un problema, può aiutarti a trovare una soluzione migliore e completa che si applichi a tutti nella stanza. In questo modo, ogni dipartimento è rappresentato e tutte le preoccupazioni sono espresse, creando un ambiente per nuove idee, nuove strategie e metodi migliorati per portare a termine le cose.

Tutti imparano di più

Avere l'opportunità di ascoltare tutti i reparti parlare a nome dello stesso problema o progetto aiuta tutti a capire come sono collegati tutti i team. tutte le persone coinvolte possono vedere il quadro più ampio e quanto sia importante il loro ruolo particolare nel raggiungimento di un singolo obiettivo, e tutti possono imparare qualcosa su ciò che fanno gli altri membri del team, consentendo la creazione di legami più forti e la formazione di migliori relazioni tra i team.

Aumento dello slancio del cambiamento

Mettere persone diverse in una stanza che non sono abituate a stare insieme può cambiare completamente l'energia della stanza e il modo in cui viene svolto il lavoro. Mentalità diverse che lavorano insieme che di solito non interagiscono mai possono far muovere e scuotere le cose in un modo diverso rispetto a prima.

Questo tipo di collaborazione aiuta anche a facilitare la fiducia, l'empatia e il consenso da parte di tutti i membri del team. Si verificano meno ritardi e problemi di comunicazione perché tutti sono sulla stessa pagina e c'è meno "guerra per il territorio" che si verifica quando i ruoli del team iniziano a sovrapporsi.

Gli obiettivi sono raggiunti

Quando diversi team lavorano bene insieme, l'intera azienda può trarne vantaggio. La collaborazione incrociata di conoscenze e competenze può aiutare tutti a capire come il proprio lavoro e gli obiettivi individuali si inseriscono nel quadro più ampio, nonché gli obiettivi generali dell'azienda. Inoltre, avere nuove prospettive può ridurre gli errori, creare opportunità di miglioramento e rinfrescare il nostro modo di lavorare.

Tre sfide comuni della collaborazione interfunzionale

Lavorare con persone al di fuori del tuo normale team aggiunge nuove complessità. Molto spesso, le persone hanno modi di lavorare diversi e livelli di conoscenza diversi. Ecco alcune sfide che tu e il tuo team interfunzionale potreste dover affrontare.

Scarsa comunicazione di squadra

Come per qualsiasi team, interfunzionale o meno, la comunicazione è fondamentale. La mancata comunicazione delle aree di interesse o la mancanza di dettagli importanti su ciò che stanno facendo gli altri membri del team può portare a obiettivi disallineati o inefficienze. Può anche portare alla possibilità di avere "troppi cuochi in cucina" con alcune persone che cercano di svolgere lo stesso ruolo o hanno una sovrapposizione di compiti.

Difficoltà a rispettare i tempi

Ogni individuo ha le proprie responsabilità, compiti e obiettivi da raggiungere. Quando si lavora in un team interfunzionale, è necessario collaborare insieme e assegnare tempo alle attività per completare un progetto entro la scadenza. I team interfunzionali possono avere i propri obiettivi dipartimentali diversi e tempo limitato da dedicare a progetti interfunzionali, rendendo quindi difficile rispettare i tempi.

Difficoltà Rispettare Budget Previsto

Anche rispettare il budget non è sempre facile. Può essere difficile garantire che tutti i membri del team siano a conoscenza del budget e del suo stato attuale. Quando i reparti hanno i propri budget di cui occuparsi e monitorare, è difficile assicurarsi che venga rispettato anche un budget di team interfunzionale.

Collabora tra i team con Lifesize in cinque passaggi

Cerchi un modo infallibile per comunicare con il tuo team? Inizia utilizzando Lifesize gratuitamente per vedere come può aiutare a migliorare la collaborazione tra team e la cultura aziendale.

Ecco cinque passaggi per incorporare Lifesize nella tua azienda oggi:

1. Apri un browser

Apri il tuo browser preferito: Google Chrome, Safari o Microsoft Edge funzionano tutti alla grande. Lifesize è compatibile con tutte le opzioni del browser, semplificando la connessione con i membri del tuo team.

2. Vai a go.lifesize.com

Avviare un Vai a grandezza naturale videoconferenza di gruppo. È gratuito e basato su cloud, quindi non è necessario scaricare alcun software: inserisci la tua e-mail e vai. È anche compatibile con la maggior parte dei dispositivi.

3. Aggiungi partecipanti

Ora puoi aggiungere chi vuoi alla tua videochiamata, che si tratti di membri del tuo team interfunzionale o di persone esterne alla tua organizzazione. Invita semplicemente i partecipanti tramite messaggio di testo o indirizzo e-mail a fare clic e partecipare alla chiamata.

4. Inizia la tua chiamata gratuitamente e inizia a collaborare!

Lifesize ha molti ottimi strumenti integrati che semplificano la collaborazione tra team, tra cui videochiamate crittografate end-to-end per una maggiore sicurezza, integrazione con Outlook e Slack, numeri di accesso internazionali. La collaborazione non può essere davvero più facile.

5. Aggiungi Lifesize Go ai preferiti per le tue prossime chiamate

Crea un segnalibro per Lifesize sul tuo browser in modo da poter accedere facilmente al link la prossima volta che avvii o partecipi a una videoconferenza.

Conclusione

I team interfunzionali che celebrano le loro diverse competenze, esperienze e prospettive collaborano bene insieme, il che significa che possono godere dei vantaggi di maggiore slancio, nuove idee e raggiungimento degli obiettivi.

Nonostante le potenziali sfide che il lavoro in team interfunzionali può comportare, ci sono molti modi per migliorare gli sforzi di collaborazione. Lifesize è una piattaforma basata su cloud facile da usare che consente ai team di comunicare facilmente tra loro ovunque si trovino.