Il lavoro a distanza ha cambiato il modo in cui le aziende di tutto il mondo pensano di rimanere connesse e produttive. Di conseguenza, le aziende stanno ripensando al modo in cui stanno supportando i propri dipendenti con processi e strumenti che facilitano il lavoro a distanza efficace e collaborazione progettuale.
In questo post, ti darò cinque suggerimenti per la collaborazione alla progettazione che aiuteranno i team remoti a rendere il loro lavoro più efficiente ed efficace. Nello specifico, tratteremo i seguenti argomenti:
- Progettare strumenti di collaborazione
- L'importanza di un feedback precoce
- Comunicazione in tempo reale e come influisce sulla collaborazione remota
- Il significato di avere un processo fisso ed efficace
- Documentazione di backup e versionamento
Immergiamoci subito.
5 Suggerimenti per la collaborazione alla progettazione
Suggerimento n. 1: scegli gli strumenti di collaborazione di progettazione giusti
Quando si tratta di un processo di progettazione collaborativa efficace, il passaggio più importante è scegliere gli strumenti di collaborazione di progettazione giusti. Affinché un'azienda faciliti la collaborazione all'interno del suo team di progettazione, così come con altri dipartimenti, è assolutamente essenziale coprire le esigenze di progettazione fornendo utili strumenti di gestione del progetto per garantire che le richieste di progettazione siano ben definite, gestite e consegnate in tempo.
Disponendo degli strumenti e dei processi giusti, i membri del team saranno più felici e più produttivi lavorando insieme da remoto senza dover affrontare problemi di gestione del progetto non necessari che possono causare ritardi e incomprensioni all'interno del team.
Di seguito puoi trovarne alcuni strumenti di collaborazione progettuale che sono sicuro troverai utili:
1. Visme
Visme è un'app desktop popolare che può aiutare in modo significativo i team di progettazione con la collaborazione alla progettazione.
Lo strumento offre a qualsiasi team l'opportunità di centralizzare e unificare i propri progetti di design creando file di design in una varietà di forme, come presentazioni, contenuti Web e infografiche. Poiché tutti i membri del team collaborano all'interno di una piattaforma comune e facile da usare che fornisce loro strumenti di progettazione convenienti ed efficaci, i processi di creazione dei contenuti diventano molto più semplici e snelli.
2. Fase file
Come può attestare qualsiasi team creativo, la revisione e l'approvazione dei contenuti sono fasi essenziali del processo di progettazione; tuttavia possono anche essere noiosi e richiedere molto tempo se non gestiti correttamente.
Per affrontare questo problema, Filestage si concentra sulla razionalizzazione del processo di fornire e ricevere feedback, oltre a rivedere in modo costruttivo un contenuto e assicurarsi che soddisfi i requisiti del progetto. Ciò, quindi, consente ai team di progettazione remoti di esaminare e indirizzare i feedback in modo più efficiente, collaborando con le parti interessate per apportare gli aggiornamenti necessari per soddisfare i requisiti del progetto.
3. asana
La gestione dei progetti è uno dei fattori più critici per qualsiasi team remoto ad alte prestazioni. Per fortuna, strumenti come Asana hanno semplificato notevolmente la gestione dei progetti.
Asana vanta una serie di strumenti intuitivi per aiutare qualsiasi team a mantenere il lavoro organizzato e i progetti in tempo, inclusa la gestione del flusso di lavoro e potenti linee temporali per aiutare a visualizzare tutti i componenti del progetto.
Mentre strumenti di lavoro a distanza come Asana, Slack, Proofhub e Trello (o uno dei Trello alternative) non sono strumenti di collaborazione progettuale, sono estremamente utili per tenere traccia di compiti e attività tra team e project manager. Possono anche aiutare in modo significativo aumentare la produttività ed efficienza all'interno dei team di progettazione. Inoltre, ci sono strumenti di lavoro a distanza di vendita e marketing che dovresti conoscere, come il software di sensibilizzazione delle pubbliche relazioni Risposta. Inoltre, strumenti di condivisione file come Dropbox e strumenti di prototipazione per team di progettazione come Invision possono essere utilizzati per la condivisione di file di Sketch e la collaborazione alla progettazione da designer e team di progettazione.
Suggerimento n. 2: chiedi un feedback anticipato
Il lavoro a distanza si è dimostrato vantaggioso per molti dipendenti che attribuiscono il sentirsi più rilassati e motivati alla maggiore flessibilità che hanno lavorando da casa.
Il lavoro a distanza, quando può essere applicato, offre flessibilità ai dipendenti e può aumentare la loro produttività. Il grafico sottostante mostra chiaramente l'interesse al rialzo per il termine “lavoro a distanza” nel corso del 2020.
D'altra parte, lavorare in remoto può influenzare alcuni aspetti del lavoro collaborativo. In altre parole, un gran numero di team che lavoravano in modo collaborativo, e di solito all'interno degli stessi spazi fisici, ora stanno andando a distanza e devono adattarsi a molti cambiamenti in termini di lavoro collaborativo e comunicazione.
In queste circostanze, è assolutamente essenziale che i membri del team e i project manager richiedano un feedback tempestivo.
Perché è così importante?
Chiedendo un feedback anticipato, risparmi tempo prezioso a te stesso e al tuo team e ti assicuri che non ci siano malintesi tra i team creativi e gli stakeholder interni. È sempre utile sapere come potrebbero sentirsi gli altri riguardo a un progetto su cui stai lavorando e controllare i progressi per assicurarti di essere sulla strada giusta. In questo modo, noterai che i primi feedback possono essere estremamente costruttivi e far sì che il tuo lavoro colpisca nel segno.
Come puoi vedere nell'esempio sopra, un membro del team di progettazione ha condiviso un file aperto per la discussione e il brainstorming tra i membri del team. I revisori del file hanno l'opportunità di annotare ed evidenziare dettagli su un progetto, oltre a proporre idee nella sezione commenti a destra.
Invece di condurre revisioni via e-mail, che possono essere piuttosto formali, stressanti e dispendiose in termini di tempo, prendi in considerazione l'utilizzo di uno strumento di collaborazione progettuale che tenga conto del markup e del feedback. Come accennato in precedenza, Filestage è uno strumento utile per la revisione e l'approvazione dei contenuti che offre feedback con annotazioni di immagini.
In definitiva, la condivisione di file e il feedback iniziale sui lavori in corso portano i team a lavorare insieme in modo più efficiente, anche quando lavorano da casa o in luoghi diversi nel mondo.
Suggerimento n. 3: sfrutta la comunicazione video in tempo reale per raggiungere i traguardi raggiunti
Il terzo consiglio che tutto remoto e squadre distribuite da tenere a mente è l'importanza di sfruttare la comunicazione video in tempo reale, in particolare per le pietre miliari.
Videoconferenza, chat dal vivo e altre forme di comunicazione in tempo reale possono essere molto utili quando si tratta di costruire relazioni con i clienti e collaborare con i colleghi. Può essere particolarmente critico per i team di progettazione, dove comunicazione faccia a faccia può aiutare a replicare l'esperienza della sala riunioni.
Soprattutto quando molte aziende e dipendenti lavorano da remoto, sfruttare la comunicazione video in tempo reale è essenziale per aumentare la soddisfazione e il morale dei dipendenti, oltre a mantenere coinvolti i membri del team.
I team che comunicano regolarmente creano rapporti, lavorano meglio insieme e migliorano il tempo dedicato alla realizzazione dei progetti.
Non solo, ma avere la capacità di comprendere visiva e segnali non verbali le videochiamate possono davvero aiutare le persone a collaborare in modo più fluido. Anche interrompere il lavoro ogni tanto per partecipare ad alcuni attività di team building virtuale insieme possono aiutare i membri del team remoto a conoscersi a un livello più personale, creando migliori relazioni di lavoro.
Le riunioni video faccia a faccia creano l'ambiente necessario per una comunicazione naturale e una collaborazione di successo.
Suggerimento n. 4: stabilire una sequenza di produzione e una base di conoscenze
Quando si tratta di adattare i processi per adattarli sia alla strategia del team di progettazione che alle richieste di un cliente o di un'azienda, non bisogna dimenticare quanto sia importante definire le sequenze corrette per le attività e la comunicazione.
I team remoti possono essere online in vari fusi orari e ciò potrebbe causare problemi di comunicazione o influire sulla qualità del contenuto visivo che viene prodotto. Per questo motivo, si consiglia vivamente di creare e documentare una sequenza formale per i metodi e i passaggi che tutti i membri del team dovrebbero seguire quando lavorano insieme.
In altre parole, quello che puoi fare è creare una base di conoscenza con procedure operative standard (SOP), liste di controllo e modelli per aiutare qualcuno, come un dipendente junior o un nuovo arrivato, a seguire il processo di progettazione dell'azienda.
Ecco a cosa potrebbero riferirsi alcuni dei componenti principali di un processo di progettazione grafica:
Come accennato in precedenza, avere una routine fissa su come devono essere fatte le cose può farti risparmiare tempo perché tutti i membri del tuo team saranno sulla stessa pagina e ciò ridurrà al minimo i ritardi e ridurrà i malintesi.
In poche parole, è importante avere un processo e ci sono strumenti là fuori che possono aiutarti a raggiungerlo.
Mentre l'esempio di processo sopra di Trello è stato creato per la creazione di contenuti del blog, i principi sono gli stessi per il design. Ricorda, sebbene creare un processo e attenersi ad esso sia molto importante, devi rivedere regolarmente il processo e sollecitare un feedback per determinare se funziona davvero per te.
Comprendere il processo attraverso l'analisi e il monitoraggio aiuterà i team di gestione remota e di progetto a migliorarlo quando necessario. Per quanto riguarda la creazione di un processo per i team remoti, potresti anche prendere in considerazione formazione di squadra che può elevare il lavoro collaborativo di un team e aiutare i colleghi ad avere le stesse conoscenze iniziali su un progetto prima che inizi.
Suggerimento n. 5: crea convenzioni di denominazione per i backup e il controllo della versione
I team remoti nella progettazione grafica avranno mockup e backup funzionanti creati in simultanea. Queste versioni verranno create per un'ampia gamma di scopi, dai file di lavoro alle bozze progettate per la dimostrazione o la valutazione.
Stabilire rigide convenzioni di denominazione e strutture di cartelle crea efficienza per i colleghi remoti e fornisce una tassonomia intuitiva per i nuovi dipendenti, per fare riferimento a campioni di lavoro precedenti e riproporre concetti che possono essere ulteriormente ottimizzati. Dato che i team di progettazione remoti non condividono lo stesso spazio fisico in cui, idealmente, il loro lavoro di progettazione sarebbe sempre aperto alla discussione e disponibile per tutti i membri del team, la registrazione di versioni precedenti e diverse offre ai designer l'opportunità di riflettere su un progetto.
Per assicurarti di conservare backup di diverse versioni del tuo lavoro creativo, dovresti cercare di indirizzare i tuoi sforzi di progettazione verso strumenti di progettazione che ti consentano di recuperare versioni precedenti dei tuoi progetti e duplica i tuoi progetti, esattamente come fa Visme.
Assegna ai duplicati e alle versioni un nome che classifichi i documenti nel flusso di lavoro del tuo progetto, in modo che i creatori di contenuti multimediali abbiano la libertà di modificare e provare nuove idee in una delle copie mantenendo il design originale così com'è.
Vuoi anche assicurarti che il tuo duro lavoro non scompaia improvvisamente a causa di un malfunzionamento del sistema e che tutte le varianti siano facilmente referenziabili per la durata di un progetto.
Avvolgere Up
In conclusione, le aziende dovrebbero sempre cercare di trovare lo strumento di collaborazione progettuale più appropriato e assicurarsi che soddisfi le loro esigenze e semplifichi il loro lavoro, invece di renderlo più complesso.
Quando lavori con team di progettazione remoti, ricorda di creare un processo che definisca e faciliti il tuo lavoro e, ovviamente, chiedi sempre un feedback anticipato perché ti farà risparmiare una notevole quantità di tempo.
Inoltre, assicurati di sfruttare l'alta qualità app per videoconferenza come Lifesize per i tuoi traguardi e riunioni più importanti. Stabilisci una sequenza di comunicazione per i tuoi strumenti di collaborazione alla progettazione. Infine, attenersi a rigide convenzioni di denominazione per versioni e backup, in modo che i team remoti lavorino meglio insieme.
Questo guest post è stato contribuito da Farzad Rashidi. Farzad è il co-fondatore di Risposta, lo strumento multifunzione per PR e link building che combina personalizzazione e produttività. Gestisce anche attività di marketing presso Visme, dove ha aiutato l'azienda a guadagnare oltre 5 milioni di utenti e superare 1.5 milioni di traffico organico mensile. Da allora, ha aiutato altre aziende a raggiungere lo stesso successo tramite Respona.
