Le riunioni sono uno strumento potente che ha lo scopo di aumentare la produttività e l'efficienza sul lavoro, ma spesso fanno esattamente il contrario. Siamo stati tutti bloccati in incontri frustranti che sembrano durare per sempre senza un vero scopo o obiettivo. Per fortuna, le riunioni improduttive possono essere evitate con un po' di pianificazione, struttura e gli strumenti giusti. La ristrutturazione del modo in cui gestisci le riunioni avrà un grande impatto non solo sul tempo trascorso durante la riunione, ma anche sui piani attuabili e sugli obiettivi raggiunti dopo la riunione. Approfitta di questi otto passaggi di gestione delle riunioni e le tue riunioni e il tuo team saranno più efficaci e produttivi.
Il peggior incubo di tutti = Riunioni disfunzionali
Il modo migliore per uccidere la produttività durante la tua giornata lavorativa è assistere a una riunione disfunzionale che continua a droni e ti fa chiedere: perché sono qui?
Dopo diversi anni trascorsi a contribuire al mio 401(k), ho partecipato a una riunione di pianificazione finanziaria 401(k) sponsorizzata dall'azienda sulla realizzazione di investimenti finanziari intelligenti. Desideroso di imparare, mi sono seduto in prima fila pronto a prendere appunti. All'inizio della riunione, diverse persone hanno posto all'oratore domande molto rudimentali sullo scopo di un 401 (k) e su come creare un account. Sono rimasto in giro per quasi due ore solo per rendermi conto che non avremmo mai superato le basi. L'intero incontro è stato dominato dalle domande di alcune persone che erano nuove alla pianificazione finanziaria. Con un po' di pianificazione e struttura, questo incontro avrebbe potuto essere vantaggioso per tutti.
Secondo Consulenti di gestione del lupo, metà di tutto il tempo delle riunioni viene sprecato, con il 73% dei professionisti che ammette di svolgere un lavoro non correlato e il 39% si assopisce persino durante le riunioni. Pensa ai costi reali per la tua azienda associati a riunioni improduttive. Nel tempo la quantità di denaro sprecata diventa astronomica.
Come eseguire una riunione efficace in 8 passaggi
Le riunioni efficaci devono rimanere in tema e di solito esaurire un programma o un elenco. In altre parole, incontri efficaci che producono risultati richiedono un ordine del giorno e struttura. Avere un obiettivo chiaramente definito, un dialogo coinvolgente e mirato e istruzioni di follow-up assicurerà che ogni riunione si svolga in modo fluido ed efficace, facendo risparmiare tempo e denaro a te e ai membri del tuo team.
1. Definisci un obiettivo chiaro
Creare un programma di riunione efficace e inviarlo in anticipo aiuta a stabilire il tono e l'attenzione per la riunione. Avere un'agenda fissa a cui attenersi rigorosamente può intralciare le conversazioni organiche, ma avere orari di inizio e fine chiari con obiettivi e argomenti delineati per i segmenti principali della riunione può aiutare a mantenere la riunione in movimento e puntuale.
2. Includi solo le persone giuste
Un aspetto importante per organizzare riunioni efficaci è garantire la presenza delle persone giuste che possono contribuire attivamente alla riunione. Per un vero punto di svolta, prova a pensare a partecipanti al di fuori del tuo team immediato che potrebbero essere in grado di portare prospettive ed esperienze diverse alla riunione. Inoltre, assicurati di includere a videoconferenza collegamento di invito nella descrizione della riunione in modo che i dipendenti remoti possano partecipare facilmente alla chiamata e partecipare faccia a faccia.
3. Coinvolgi i partecipanti
Assicurati che tutti nella stanza siano vigili e contribuiscano agli obiettivi della riunione mantenendo la riunione ottimista e coinvolgente. Dividere i partecipanti in coppie o piccoli gruppi con compiti su cui lavorare insieme assicurerà che tutti siano attivamente coinvolti nella riunione. Puoi anche dare energia ai tuoi incontri con una competizione amichevole tra i gruppi. Per i dipendenti remoti, assicurati che si sentano inclusi come le persone che partecipano alla riunione di persona. Lifesize lo rende facile per i partecipanti remoti partecipare all'incontro e condividere i loro schermi. L'interazione faccia a faccia li mantiene anche concentrati e coinvolti durante la chiamata.
4. Crea uno spazio per riunioni sicuro
Per ottenere prospettive e intuizioni diverse, tutti i partecipanti alla riunione dovrebbero partecipare, ma spesso le riunioni sono dominate solo da poche persone schiette. A volte le idee migliori vengono dall'impiegato tranquillo che non è bravo a parlare in grandi gruppi, specialmente quando ci sono personalità più grandi nella stanza. Favorire un ambiente che accolga i feedback e le opinioni di tutti bilanciando la partecipazione. Fornire opportunità a ciascuna persona di parlare durante la riunione chiedendo regolarmente input e invitando domande.
5. Mantieni la conversazione focalizzata
Una squadra perde slancio quando le persone iniziano a seguire più binari di conversazione che deviano dalla rotta. Questo è un altro motivo per cui un'agenda è importante. Se viene fuori un argomento che non è all'ordine del giorno, chiedi al partecipante di salvare l'argomento per la fine della riunione se c'è tempo o di affrontare quell'argomento in una riunione diversa. Prendi in considerazione l'utilizzo di un moderatore della riunione che promemoria delicatamente l'argomento in discussione quando la riunione inizia a perdere la strada.
6. Sii aperto al feedback
Incoraggia i partecipanti a trovare modi per rendere più efficaci le tue riunioni. Fai sapere loro in anticipo che chiederai un feedback in modo che possano raccogliere i loro pensieri e dare suggerimenti utili. Mantieni il feedback breve, semplice e positivo. Invece di chiedere "Cosa è andato storto?" chiedi: "Come possiamo migliorare?" Ciò manterrà l'attenzione del gruppo sul miglioramento delle riunioni invece di evidenziare i difetti. Infine, chiedi ai partecipanti di fornire esempi specifici di come pensano che la riunione potrebbe essere più produttiva.
7. Descrivi i passaggi successivi
È abbastanza comune che le persone escano dallo stesso incontro con interpretazioni completamente diverse di ciò che è stato discusso. Per evitare qualsiasi confusione, riassumi brevemente la riunione, ricorda a tutti l'obiettivo generale e assicurati che ogni persona sappia qual è la sua prossima azione prima che la riunione sia finita. Dopo l'incontro, spedisci appunti di riunione, responsabilità assegnate e scadenze per garantire che tutti siano d'accordo.
8. Registra e condividi le riunioni
Con impegni, permessi personali ed eventi contrastanti, non è possibile per tutti i dipendenti partecipare a tutte le riunioni a cui sono invitati. I manager spesso condividono i documenti o il mazzo esaminato durante una riunione, ma il materiale di presentazione riflette solo una piccola parte di ciò che è realmente accaduto durante la riunione e tralascia completamente la conversazione organica e le decisioni prese. Registra e condividi Lifesize ti consente di prendere parte alla conversazione anche se non hai partecipato alla riunione. Si collega a coloro che non hanno potuto partecipare alla riunione e funge da riferimento o aggiornamento per coloro che hanno partecipato. Con Lifesize Record and Share, ottieni una solida libreria video che puoi visualizzare, organizzare, salvare e condividere istantaneamente, tutto comodamente dal tuo browser.
8 consigli per riunioni efficaci
Il miglioramento delle riunioni non richiede una revisione completa della procedura delle riunioni. Esistono modi semplici per strutturare le riunioni per renderle produttive e persino divertenti. Ecco otto semplici passaggi che puoi implementare immediatamente per migliorare il tuo prossimo incontro.
- Designare qualcuno per prendere i verbali della riunione
- Tenere chiusi i laptop a meno che non si presentino o si prendano appunti
- Tieni i cellulari fuori dalle riunioni
- Incontra faccia a faccia durante una videoconferenza
- Imposta un timer
- Riassumere e assegnare responsabilità
- Pianifica riunioni più brevi
- Fornire spuntini o incentivi divertenti per partecipare alla riunione
In che modo WP Engine utilizza Lifesize per riunioni efficaci
WP Engine, una piattaforma di esperienza digitale WordPress, ha sei uffici sparsi in tre continenti. Poiché un gran numero di manager e membri del team lavora in uffici diversi, si sono rivolti a Lifesize per colmare il divario geografico. Avendo Lifesize in ogni ufficio e sul laptop di ogni dipendente, i colleghi possono connettersi istantaneamente tra loro e i manager possono gestire efficacemente i dipendenti remoti in videochiamate individuali.
L'interazione faccia a faccia aiuta i dipendenti ad avere conversazioni coinvolgenti e connessioni personali con manager e membri del team a migliaia di chilometri di distanza. WP Engine utilizza anche Lifesize per i loro settimanali riunioni del municipio dove riuniscono l'intera azienda per garantire che tutti gli uffici siano sulla stessa pagina e lavorino insieme come un'unica unità.
"Potendo saltare su Lifesize, ci si sente come se fossimo una squadra, un ufficio che lavora insieme senza problemi."
— Sarah Jones, Sr. HR Business Partner presso WP Engine
Conclusione
Le riunioni occupano un gran numero di ore in una settimana lavorativa, quindi è importante renderle il più efficaci e produttive possibile. Riunioni efficaci hanno un'agenda, riuniscono le persone giuste per uno scopo specifico e forniscono un forum di discussione aperta che fornisce risultati tangibili. Senza questi fattori, un incontro può essere una perdita di tempo per tutti (vedi ns meme d'incontro posta per vedere cosa intendiamo). Decisioni, compiti e grandi idee dovrebbero essere condivisi dopo l'incontro.
Ancora meglio, Lifesize ti consente di registrare e condividere facilmente la riunione per aggiornare coloro che non hanno partecipato e fornisce un ottimo riferimento per coloro che l'hanno fatto. Con gli strumenti, la struttura e il coinvolgimento giusti dei partecipanti alla riunione, avrai riunioni efficaci che velocizzeranno i processi e aumenteranno lo spirito di squadra e la produttività.
