Sappiamo tutti che aspetto ha l'essere impreparati durante una riunione - sai, quel ragazzo che non sa come utilizzare la tecnologia nella sala riunioni per iniziare la sua presentazione o semplicemente non sa cosa sta succedendo durante la riunione perché non lo sapeva t fare i compiti in anticipo.
Essere ben preparati per le riunioni/eventi di videoconferenza non solo ti fa risparmiare imbarazzo durante la chiamata, ma rende anche il evento virtuale/riunione più efficiente e coinvolgente. E in un momento in cui quasi tutte le aziende lavorano da casa a causa del Coronavirus, i tuoi colleghi ti ringrazieranno.
In questa guida, ti mostreremo come prepararti adeguatamente per una riunione virtuale, dall'acquisizione delle informazioni tecniche di base fino a come presentare le tue idee e contribuire attivamente al successo della riunione.
4 suggerimenti per la preparazione per una riunione virtuale
1. Scopri le basi
L'aspetto più basilare della preparazione per una riunione virtuale è sapere come utilizzare la tecnologia di riunione online utilizzata. Prima della teleconferenza, assicurati di sapere come connetterti alla chiamata e come condividere lo schermo. Se la chiamata è ospitata su un'applicazione che non hai mai utilizzato prima, prenditi un minuto per scaricare l'app o installare i plug-in necessari. Mentre alcuni servizi video come Lifesize vengono eseguiti in modo nativo nel tuo browser web, altri potrebbero richiedere passaggi di installazione aggiuntivi.
Successivamente, dovresti sempre controllare le tue impostazioni audio e video. La maggior parte delle app per riunioni online avrà una funzione di impostazione che ti consente di verificare che videocamera e microfono funzionino come previsto e che sia selezionata la tua sorgente audio preferita (cuffie e altoparlanti). Durante questo processo puoi controllare l'inquadratura del tuo video e assicurarti di averlo fatto illuminazione adeguata in atto per garantire che sia tu che l'ambiente circostante sembri professionale. Se stai presentando durante la riunione, assicurati di chiudere tutte le schede non correlate e disattivare le notifiche sul tuo laptop.
2. Condividere la conoscenza prima della riunione
Ora passeremo al lato meno tecnico della preparazione delle riunioni virtuali. Quanto devi preparare prima della riunione dipende da quanta responsabilità hai durante la riunione, ma alcuni principi generali possono aumentare notevolmente l'efficacia della riunione virtuale per tutti i partecipanti. In primo luogo, tutti dovrebbero conoscere gli argomenti discussi e gli obiettivi della riunione ben prima dell'inizio della teleconferenza. Se stai conducendo la riunione virtuale, assicurati di creare un agenda delle riunioni e invialo a tutto il tuo team prima dell'inizio della chiamata. L'ordine del giorno affronterà i punti chiave di discussione e definirà l'esito della riunione in modo che tutti possano partecipare alla riunione virtuale informati e preparati.
I documenti della riunione di accompagnamento devono essere inviati anche con l'ordine del giorno della riunione. Per i gruppi di lavoro di progetto, può valere la pena impostare una cartella documenti condivisa o creare un canale in Microsoft Teams o Slack per conservare i materiali. Assicurati solo che, qualunque sia l'approccio adottato per la condivisione, lo fai in modo sicuro e, idealmente, secondo a zero fiducia strategia di sicurezza.
Se sei un partecipante alla riunione e non hai ricevuto un ordine del giorno prima dell'inizio della teleconferenza, contatta l'organizzatore della riunione per chiedere quali argomenti e materiale verranno discussi durante la riunione. Efficace presentazioni virtuali e le riunioni fanno affidamento sul fatto che tutti leggano il materiale della riunione e si preparino in anticipo. Come sottolinea Nancy M. Settle-Murphy nel suo libro Leader di team virtuali efficaci, non prepararsi per le riunioni è una violazione etica nei confronti del tuo team, perché se gli altri devono prendersi il tempo per raggiungerti, è un furto di tempo al team, ed è un'abitudine irrispettosa.
3. Fai i tuoi compiti
La prelettura del materiale relativo all'incontro è solo l'inizio. Dovresti anche dedicare del tempo a pensare alle tue opinioni sugli argomenti della riunione e preparare domande, osservazioni e commenti. Non devi avere tutte le risposte. A volte hai solo bisogno di avere domande stimolanti ed essere in grado di spiegare perché è importante esplorare queste domande per distinguersi davvero in una riunione.
Mentre cerchi gli argomenti della riunione, cerca di trovare nuove idee e nuove strategie realistiche per raggiungere gli obiettivi della riunione. Se necessario, crea elementi visivi pertinenti che aiutino a supportare i tuoi commenti e le tue idee e che puoi condividere durante la riunione virtuale.
Se l'argomento della riunione è ampio o non lo conosci, prova a concentrarti su un contributo chiave che puoi dare durante la riunione e fai in modo che il tuo commento valga. Non c'è bisogno di dire molto per farsi notare. Invece, sii il membro del team che contribuisce con fatti, idee e soluzioni di alto valore a un argomento specifico in un modo che sia facile da capire e digerire. La tua opportunità di parlare durante la riunione virtuale potrebbe essere limitata, soprattutto se ci sono personalità più grandi in chiamata, quindi preparati a mantenere i tuoi commenti brevi e precisi.
Esibirsi in modo efficace in una riunione virtuale è un'abilità che deve essere appresa, come la maggior parte delle cose nel mondo degli affari. Prima della riunione, scrivi i tuoi commenti ed esercitati a dirli ad alta voce finché non puoi parlare comodamente dell'argomento della riunione e delle tue strategie e idee con facilità. Ricorda, la pratica rende perfetti.
4. Vai oltre
Se inizi con i passaggi preparatori di cui sopra, dovresti essere in una buona posizione per parlare con sicurezza e dare un prezioso contributo alla riunione. Durante la teleconferenza, ascolta attentamente, prendi appunti se necessario e sii proattivo nel condividere i commenti preparati al momento opportuno. Anche se vuoi essere visto e ascoltato, è importante che anche gli altri partecipanti alla riunione contribuiscano. Intervieni solo quando sai che puoi fare commenti a valore aggiunto sull'argomento specifico che viene discusso.
Tutte le idee ei suggerimenti presentati durante l'incontro devono essere implementati. Anche se questa non è una tua responsabilità, prendi l'iniziativa per scrivere i passaggi successivi e le potenziali esigenze per raggiungere gli obiettivi del progetto e inviarla al tuo team. Dai un'occhiata al nostro post correlato su Riunione dei verbali per ulteriori suggerimenti e un modello che puoi utilizzare per tenere traccia degli elementi di azione e dei passaggi successivi. Fare uno sforzo in più per dare seguito alla riunione mostra al management e al tuo team che pianifichi e pensi al futuro.
Infine, dovresti anche riconoscere che le competenze che tu (e il tuo team) imparate attraverso riunioni virtuali hanno applicazioni molto più ampie. Come hanno notato diversi analisti, la comunicazione unificata lo è chiave per aumentare l'efficienza operativae così i principi che applichi alle tue riunioni virtuali possono anche essere implementati per aumentare la tua base di clienti.
Conclusione
In definitiva, riunioni virtuali efficaci iniziano con una preparazione efficace. Se tutti sono ben preparati, questi incontri possono essere un potente strumento per elaborare idee innovative, raggiungere obiettivi e portare avanti l'azienda. Ma se qualcuno viene alla riunione impreparato, assicurati che non sia tu.
