Documentare la tua riunione è un passaggio cruciale per una videoconferenza di successo ed efficace. Se sei stato scelto come scriba sacro della tua riunione, è importante comprendere i dettagli della scrittura e della condivisione dei verbali delle riunioni in modo efficace, intuitivo e semplice con i tuoi colleghi. Ma non stressarti: ecco tutto ciò che devi sapere sui verbali delle riunioni e alcuni suggerimenti e trucchi su come acquisire le parti più importanti di una riunione.
Cosa sono i verbali delle riunioni?
I verbali della riunione sono le registrazioni tangibili prese in una riunione che vengono utilizzate per informare i partecipanti e i non partecipanti di ciò che è stato discusso durante la riunione e definire i passaggi successivi necessari per mantenere la conversazione o il progetto in carreggiata. I verbali delle riunioni consentono alle persone che non hanno partecipato alla riunione di farsi coinvolgere da ciò che è stato discusso. Questo documento condensato suggerisce anche quali argomenti rivedere e informare le decisioni future nelle riunioni di follow-up.
4 motivi per prendere i verbali delle riunioni
Non solo i verbali delle riunioni vengono utilizzati per confrontare gli argomenti chiave discussi nelle riunioni, ma vengono anche utilizzati come registrazioni in modo che chiunque non sia presente alla chiamata o nella sala riunioni possa aggiornarsi su ciò che è stato discusso, meno pregiudizi e chiacchiere. Ecco alcuni buoni motivi per cui i verbali delle riunioni migliorano il modo in cui ci si incontra:
Cattura lo scopo generale della riunione
Le persone non si incontrano per divertimento. C'è sempre uno scopo alla base della convocazione di una riunione. I buoni verbali della riunione non solo spiegano alle persone perché la riunione si è svolta in primo luogo, ma ricordano anche i compiti che devono essere eseguiti.
Registrare i voti sulle decisioni prese
Annotando le grandi decisioni prese durante la riunione, metti te e i tuoi colleghi un passo avanti per qualsiasi riunione di follow-up. Cattura le mozioni o i voti fatti nella sala riunioni per chiarire ai partecipanti e ai non partecipanti quando, perché e come sono state prese queste decisioni.
Pianifica i prossimi passi per gli incontri futuri
Una riunione non è mai solo una riunione: ci sono sempre sincronizzazioni di follow-up e attività che le persone devono svolgere. Registrando ciò che è necessario fare prima della riunione successiva, i colleghi possono facilmente tenere traccia di ciò che devono fare per prepararsi alla chiamata successiva.
Tieni traccia degli elementi di azione
La registrazione di quali elementi sono utilizzabili durante la riunione consente ai partecipanti di sapere facilmente cosa devono fare al termine della riunione, senza distogliere l'attenzione da ciò che è attualmente in discussione.
Come scrivere verbali di riunione efficaci in 6 passaggi
1. Pianifica in anticipo
Impostando e inviando a agenda delle riunioni ai tuoi colleghi in anticipo, puoi aiutare a guidare la conversazione ed eliminare eventuali tangenti che potrebbero sorgere. È possibile utilizzare i verbali della riunione per impostare la struttura della riunione e per prendere facilmente appunti e modificare gli argomenti. Ciò consente anche di creare un'agenda in un formato adatto alla riunione.
2. Struttura il tuo documento verbale
Alcuni elementi chiave da includere nei verbali della riunione sono i ora e data dell'incontro, nomi dei partecipanti durante la teleconferenza, decisioni prese, nuovi argomenti allevato e il prossimo incontro ora e data. Se alcune persone non sono state in grado di partecipare, scrivi anche i loro nomi per assicurarti che siano ancora nel circuito.
3. Mantieni le tue note chiare
È facile rimanere indietro mentre si prendono appunti in una riunione: le conversazioni sono frenetiche e può essere difficile tenere il passo. Prendi nota mentale prima che l'incontro inizi a essere obiettivo ed evita qualsiasi giudizio o pregiudizio. Puoi anche tornare indietro dopo la riunione e modificare i tuoi verbali in modo che abbiano un senso, correggere i tempi in modo che siano coerenti e allegare eventuali documenti o informazioni extra a cui potrebbe essere fatto riferimento.
4. Ottieni l'approvazione (se necessario)
Se non conosci i verbali delle riunioni, falli approvare da un superiore, se necessario. È sempre bello vedere una seconda serie di occhi guardare qualcosa che hai messo insieme.
5. Condividi i minuti
Dopo aver modificato i tuoi minuti, condividili con i tuoi colleghi. Se la tua azienda ha una cartella generale per la verbalizzazione, caricala per un facile accesso. Se i partecipanti alla riunione richiedono copie fisiche, fornitele e conservate i duplicati per voi stessi: questi documenti sono qualcosa di cui essere orgogliosi!
6. Tieni a disposizione i minuti per una revisione futura
Assicurati di portare i tuoi verbali alla prossima riunione di follow-up in modo da poter iniziare la riunione con un riepilogo. In questo modo, puoi verificare se le attività sono state completate e puoi utilizzare questi minuti per guidare l'andamento della tua riunione.
Modello di verbale della riunione
Incontri efficaci sono il prodotto di una buona leadership, di un team collaborativo, di chiacchiere minime e di un'eccellente presa di appunti. Sfrutta al massimo i verbali delle tue riunioni con questo modello base per la registrazione dei verbali. Copia il modello qui sotto e usalo per il tuo prossimo incontro!
Scopo dell'incontro
Una riunione di [tipo di riunione] di [nome del team o dell'organizzazione] si è tenuta il [data] in [luogo]. Iniziò a [tempo] ed è stato chiamato da [leader della riunione, persona che ha convocato la riunione], con [nome dello scriba] come scriba.
Partecipanti
[Elenco dei membri del team presenti]
[Elenco ospiti presenti]
[Elenco dei membri del team che non hanno partecipato]
Argomenti/Presentazioni
[Nome argomento/presentazione] è stato presentato da [relatore/relatore].
- Principali asporto
Compiti di follow-up
Compito: chiamato da [nome] per [nome dell'esecutore del compito] a [completare il compito] entro il [data]
Strumenti utili per la registrazione dei verbali delle riunioni
Con uno strumento di collaborazione video come Lifesize, possiamo fornirti un modello per i verbali delle tue riunioni, oltre a un piccolo extra. Ottimizza le tue riunioni prendendo appunti e registrando facilmente con queste funzionalità e soluzioni Lifesize.
Registra e condividi Lifesize
Lifesize Registra e condividi consente agli utenti di registrare in modo sicuro le proprie videoconferenze da qualsiasi dispositivo o sistema di sale riunioni. Acquisisci contenuti e presentazioni condivisi con un solo clic e inizia a creare il canale video personale della tua azienda all'interno della tua soluzione di videoconferenza. In questo modo puoi inviare una registrazione completa insieme ai verbali della riunione.
Condivisione dello schermo wireless Lifesize Share
Condivisione a grandezza naturale è una soluzione wireless per la condivisione dello schermo e l'automazione della sala che consente ai relatori della riunione di condividere in modalità wireless la presentazione nella sala riunioni, avendo anche la possibilità di accedere a strumenti per prendere appunti o materiali di riferimento sul proprio schermo privato. Con questa soluzione, puoi condividere contemporaneamente la tua presentazione e prendere appunti in una finestra separata, da un unico dispositivo.
Integrazioni con Microsoft, Google e Slack
In Lifesize, siamo tutti incentrati sulla facilità d'uso. Integra perfettamente la tua soluzione Lifesize con strumenti come Microsoft, Google e Slack per supportare e migliorare il flusso di lavoro delle riunioni quotidiane. Pianifica riunioni, invia documenti e avvia chat di gruppo con i tuoi colleghi, tutto da un'unica soluzione.
Conclusione
Scrivere i verbali delle riunioni non deve essere difficile. Con una soluzione di videoconferenza dinamica e in grado di registrare, hai uno strumento che ti copre le spalle. Che tu stia documentando una teleconferenza a livello aziendale o semplicemente sincronizzandoti con il tuo team di progetto in corso, sfrutta al massimo il tuo tempo incontrandoti in modo più intelligente, organizzandoti e conservando ottimi verbali delle riunioni. Assicurati di iscriverti al blog per più volte sulla produttività delle riunioni.
Domande frequenti sui verbali delle riunioni
In quale tempo devono essere contenuti i verbali delle riunioni?
Dovresti sempre scrivere i verbali della riunione al passato. Questi potrebbero essere considerati un riassunto di quanto accaduto durante la chiamata e pertanto verranno letti dai colleghi dopo l'incontro. Assicurati di tornare indietro dopo l'incontro e correggi i tempi per evitare confusione.
Chi dovrebbe prendere i verbali delle riunioni?
Avere qualcuno che parteciperà a tutte le riunioni, non si presenterà alla chiamata e potrà prendere appunti rapidamente e capirà che l'argomento in discussione sarebbe l'ideale.
Quanto dovrebbe essere lungo il verbale della riunione?
La durata dei minuti della riunione dipende dalla durata della riunione e dal numero di argomenti che tu e il tuo team intendete trattare. Mantieni le tue frasi brevi e obiettive, non c'è bisogno di essere creativo!
