Il concetto di open office è stato un tema caldo di discussione per la cultura del lavoro negli ultimi dieci anni. Entro la metà degli anni 2010, più di Il 70% di tutti gli uffici lo aveva ha aperto le loro planimetrie con l'intento di aprire conversazioni di lavoro e aumentare la collaborazione tra i colleghi. I risultati sono ancora contrastanti, ma che tu sia a favore o contro gli open office, c'è una cosa che devi fare bene: le tue sale conferenze.
Cos'è un open space?
Un open space o un ufficio open space è un termine architettonico e di interior design che indica una stanza o un pavimento che non ha (o minimi) muri che ostruiscono. Di solito viene messo in atto un piano di uffici aperti per aumentare la comunicazione e aumentare la trasparenza in ufficio.
Perché le aziende lo sono per uffici aperti
Il concetto originale del piano degli uffici aperti era quello di incoraggiare l'innovazione, la creatività e il lavoro di squadra tra i dipendenti ei loro manager. I cubicoli e gli uffici privati hanno la reputazione di essere ostili e arcaici, mentre il concetto di open office sembra essere un ambiente di lavoro più energico, moderno e positivo. Ecco i motivi principali per cui le aziende garantiscono l'open space.
Migliore comunicazione
Con un open space, tutti sono raggiungibili. La possibilità di guardare i colleghi e porre loro facilmente una domanda invece di dover andare in ufficio o inviare un'e-mail rende la comunicazione e la collaborazione in tempo reale. Le catene di posta elettronica tra i team vengono ridotte e scambiate con discussioni dal vivo che generalmente portano a un processo decisionale più rapido.
Più trasparenza con la leadership
In un open office, manager e supervisori non sono rinchiusi in uno spazio separato e molti scelgono di sedersi accanto ai loro team. Per il management, la maggiore vicinanza porta a leader più coinvolti e informati e i dipendenti più giovani traggono vantaggio da più tempo di fronte e opportunità di comunicazione più diretta con i loro team di gestione.
Minori costi di progettazione
In tutta praticità, i divisori per edifici costano denaro. Pareti, porte, porte, insonorizzazione, cavi elettrici, scrivanie e mobili si sommano al prezzo necessario per dividere i tuoi team in uffici privati. La pianta del concetto aperto è costruita attorno ad aree comuni e spazi condivisi con tavoli e servizi condivisi. In genere sono anche costruiti attorno a politiche flessibili di lavoro da casa che incorporano "hot desk" per consentire ai dipendenti di entrare e lavorare secondo i propri programmi.
Spazi più grandi
Inoltre, con meno pareti interne, l'open office massimizza la metratura, offrendo più spazi aperti e il vantaggio aggiuntivo della luce naturale. Ciò conferisce all'ufficio una sensazione più spaziosa per i dipendenti.
Perché le aziende notoriamente lo sono contro uffici aperti
Tuttavia, il layout dell'ufficio aperto non è apprezzato da tutti. L'idea di uno spazio senza barriere può essere dannosa per i livelli di produttività e i dipendenti stanno iniziando a vedere attraverso il fascino dei mobili moderni e dell'estetica originale. Ecco gli argomenti contro la tendenza del design aperto.
Niente privacy
Un ufficio senza pareti o tramezzi può far sentire i dipendenti esposti e ansiosi per la qualità del loro lavoro. Le planimetrie degli uffici aperti spingono i dipendenti a cercare stanze private solo per ritrovare un senso di privacy.
Molte distrazioni
File di colleghi in una piccola area rende facile essere coinvolti in molte conversazioni diverse. Da un lato, puoi creare queste fantastiche relazioni personali e imparare come lavorano i tuoi colleghi e come vivono le loro vite fuori dall'ufficio, dall'altro può diventare irritante e le distrazioni può impedirti di svolgere il tuo lavoro in modo efficiente.
Rumore
Tra i dipendenti degli uffici aperti, il 29% segnala problemi di produttività dovuti al rumore. Le macchine per il rumore bianco e le cuffie con cancellazione del rumore aiutano, ma per quasi un terzo dei dipendenti, le distrazioni dovute al rumore degli uffici aperti stanno avendo un enorme impatto sulla nostra capacità di portare a termine i compiti di lavoro.
Spazi di collaborazione insufficienti
Senza spazi personali o sale riunioni sufficienti, tutti combattono per un angolo privato per effettuare le loro chiamate. Le riunioni che potrebbero essere solo tra due o tre persone che collaborerebbero meglio in una sala riunioni spesso si accovacciano in una grande sala conferenze costruita per 10 solo così possono avere il proprio spazio privato garantito per pensare.
La nostra risposta: entrambi soffrono senza un piano strategico della sala conferenze
La sala conferenze è il fulcro della maggior parte delle riunioni, con i partecipanti remoti che si collegano dai loro laptop o telefoni. Gli stessi team che ottengono coesione e cameratismo in un open office hanno bisogno di un posto dove andare per attivare idee e dare vita ai piani di progetto. E coloro che si oppongono all'open office hanno in genere bisogno di alternative allo spazio privato sia per il pensiero personale che per il tempo di collaborazione strategica. Che tu abbia file di uffici privati o scrivanie aperte, tutti abbiamo bisogno di spazi di collaborazione dedicati per riunioni di persona e videochiamate private.
Usa un approccio a zona
Creando diverse zone per diversi stili di lavoro, dai ai tuoi dipendenti la libertà di lavorare come ritengono di poter essere i più produttivi, senza costringerli in un ambiente in cui non si sentono a proprio agio. Ad esempio, crea un gruppo di scrivanie in piedi in un'area progettata per la collaborazione e separarla da un'area di lavoro tranquilla e destinata alla concentrazione. Con questo approccio, i tuoi dipendenti possono ottenere il meglio da entrambi i mondi e la libertà di scegliere come vogliono lavorare.
Designare lo spazio per le chiamate private
Quasi un terzo (31%) degli impiegati statunitensi in open office è andato in un ripostiglio, in un corridoio o addirittura un vano bagno per rispondere a una telefonata personale. Creando piccole cabine telefoniche e spazi pop-in privati intorno all'ufficio, i dipendenti possono rispondere alle telefonate in tutta privacy e ridurre la sensazione di ansia esposta.
Equipaggia le sale conferenze per la collaborazione
Gli odierni professionisti trascorrono quasi il 40% del loro tempo nelle sale riunioni. Ecco perché allestire i tuoi spazi per riunioni con gli strumenti di videoconferenza giusti è più importante che mai. Spazi per riunioni ben progettati, dotati di soluzioni per sale videoconferenze di alta qualità e facili da usare, consentono alle riunioni di scorrere senza sforzo e ai dipendenti di essere più produttivi e coinvolti.
Identifica gli spazi più piccoli per le sale riunioni
Le sale riunioni sono perfette per piccole riunioni ad hoc o sessioni di lavoro — avendo sale riunioni sempre accessibile e mai prenotabile, i team hanno sempre un posto dove incontrarsi e lavorare attraverso i progetti. Le sale riunioni possono anche fungere da piccoli spazi privati per condurre videochiamate lontano dall'open office
