Dopo mesi di dipendenti che lavorano da remoto risposta a COVID-19, le aziende si trovano ora ad affrontare una nuova sfida: come e quando tornare in ufficio in sicurezza. Nonostante le incertezze e le significative preoccupazioni logistiche, un posto di lavoro post-COVID-19 è inevitabile, anche se le organizzazioni lavorano per adattare le strutture in base alle linee guida in evoluzione delle istituzioni sanitarie pubbliche.
Per passare con successo a questa prossima fase del lavoro, le aziende dovranno rafforzare le loro attuali strategie, essere flessibili e dare la massima priorità alla sicurezza e al benessere dei propri dipendenti. Inoltre, con una percentuale maggiore di dipendenti che continuerà a lavorare in remoto e le aspettative che i team saranno sempre più composti da dipendenti in ufficio e remoti, le aziende dovranno rafforzare gli strumenti e le tecniche di collaborazione in modo che i dipendenti possano continuare a lavorare insieme in modo efficace, indipendentemente dalla posizione . Nessuna soluzione funzionerà per ogni azienda, ma una reintroduzione alla vita d'ufficio senza un piano ben congegnato può essere rischiosa e pericolosa. In questo blog offriamo consigli, suggerimenti e considerazioni utili per tornare al lavoro in sicurezza dopo il COVID-19.
Come sarà il ritorno al lavoro dopo il COVID-19?
Con la continua incertezza che circonda la pandemia di coronavirus, nessuno sa esattamente come sarà il ritorno al lavoro dopo il COVID-19. Alcune aziende rimarranno completamente remote, mentre altre riporteranno l'intero personale in ufficio. La stragrande maggioranza delle organizzazioni si troverà da qualche parte tra questi due estremi. Global Workplace Analytics, una società di ricerca specializzata nelle tendenze del lavoro a distanza, lo prevede Il 25-30% dei dipendenti statunitensi lavorerà da casa più giorni alla settimana entro la fine del 2021, rispetto al 3.6% dei dipendenti che ha citato il lavoro da casa più giorni alla settimana prima dell'emergenza sanitaria.
Che cos'è un modello di lavoro ibrido?
Un modello di lavoro ibrido è composto sia da lavoratori remoti che in ufficio e offre ai dipendenti la possibilità di scegliere come, dove e quando svolgere le proprie mansioni lavorative. Ciò include spesso spazi per uffici progettati attorno a modalità di lavoro flessibili in cui i dipendenti vanno e vengono dall'ufficio in base alle preferenze e secondo il lavoro a progetto.
Forse come segno dell'arrivo del futuro del lavoro, diverse grandi aziende hanno formalmente annunciato nuove politiche progettate per abbracciare un modello di lavoro ibrido che offre ai dipendenti la possibilità di tornare volontariamente in ufficio o continuare a lavorare da remoto per un periodo indefinito.
In una recente intervista, CEO di Twitter Jack Dorsey ha spiegato l'intenzione della sua azienda di abbracciare il lavoro ibrido, dicendo: “Se i nostri dipendenti si trovano in un ruolo e in una situazione che consente loro di lavorare da casa e vogliono continuare a farlo per sempre, lo faremo accadere. In caso contrario, i nostri uffici saranno calorosi e accoglienti, con alcune precauzioni aggiuntive, quando sentiamo che è sicuro tornare". In definitiva, tornare al lavoro dopo il COVID-19 avrà un aspetto diverso per ogni organizzazione, quindi devi trovare una soluzione che funzioni al meglio per la sicurezza e il benessere di tutti i tuoi dipendenti.
10 consigli per le aziende che tornano al lavoro dopo il COVID-19
Le aziende che intendono riportare i propri dipendenti in ufficio hanno bisogno di un piano che mantenga la sicurezza, ricostruisca il morale e tenga presente il comfort e il benessere dei dipendenti. Di seguito sono riportati dieci suggerimenti, suggerimenti e considerazioni per garantire una transizione di successo al lavoro dopo il COVID-19. Le organizzazioni dovrebbero anche lavorare per attuare misure preventive e di sicurezza come previsto dal Amministrazione per la salute e sicurezza sul lavoro (OSHA), le Centri per il Controllo e la Prevenzione delle Malattie (CDC), nonché funzionari statali e locali della sanità pubblica.
1. Abbracciare un modello di lavoro ibrido
Forse il modo migliore per mantenere la produttività dei dipendenti e rendere tutti felici durante questo periodo di transizione è consentire ai dipendenti di lavorare ovunque si trovino più a loro agio e produttivi. In un recente studio, la società di ricerca Valoir ha scoperto che il lavoro a distanza ha avuto solo un piccolo impatto negativo (1-3%) sulla produttività durante il COVID-19, nonostante le significative sfide logistiche dovute al cambiamento improvviso, tra cui la mancanza di attrezzature adeguate per l'home office e l'assistenza all'infanzia insufficiente per i genitori che lavorano .
Potresti scoprire che alcuni dipendenti desiderano tornare in ufficio mentre altri lavorano meglio da casa o devono continuare a lavorare da remoto per motivi medici o personali. La creazione di un modello di lavoro ibrido con un mix di lavoratori remoti e in ufficio offre ai dipendenti la flessibilità di tornare in ufficio solo se sono a proprio agio e pronti. Inoltre, il ritorno in ufficio di un personale più piccolo può aiutare i lavoratori a rispettare le normative sul distanziamento sociale e ridurre la diffusione del coronavirus.
2. Implementare un programma di lavoro a rotazione
Un altro ottimo modo per mitigare i rischi COVID-19 nel tuo ufficio è implementare un programma di lavoro a rotazione. Ad esempio, dividi a metà i dipendenti in ufficio e imposta un programma in base al quale ogni gruppo ruoti i giorni in cui si reca in ufficio (assicurati di dividere ogni reparto in modo uniforme per evitare che grandi gruppi di dipendenti lavorino fisicamente vicini). Ciò offre a ogni dipendente l'opportunità di lavorare da casa e dall'ufficio ogni settimana, limitando anche il numero totale di dipendenti in ufficio in un dato momento. Naturalmente, entrambi i gruppi possono continuare a collaborare in modo efficace utilizzando strumenti di comunicazione come app di chat e videoconferenze.
3. Adottare un approccio graduale
Avere l'intera forza lavoro che torna in ufficio il primo giorno non è realistico. Prendi in considerazione l'implementazione di un approccio graduale in cui una piccola percentuale di dipendenti torna in ufficio in un periodo di tempo. Ad esempio, puoi iniziare con il 25% dei tuoi dipendenti in ufficio che tornano in ufficio durante la prima fase. Se tutto va bene, aumenta al 50% i dipendenti che tornano in ufficio poche settimane dopo, e così via. Un approccio graduale riduce l'onere già gravato sul personale sanitario che fa gli straordinari per stare al passo con l'impegnativo programma di pulizia e riduce il rischio che un dipendente contagioso torni in ufficio e trasmetta la malattia a tutto il personale.
4. Ristruttura i tuoi uffici
Le linee guida sul distanziamento sociale non scompariranno presto, quindi gli uffici dovranno distanziare adeguatamente le scrivanie e creare barriere adeguate tra le postazioni di lavoro dei dipendenti. Per aiutare le strutture e i professionisti delle risorse umane nella realizzazione di questi alloggi, un'azienda nei Paesi Bassi ha creato un modello di lavoro chiamato "6 piedi ufficio"progettato per aiutare i dipendenti a lavorare in sicurezza nello stesso spazio ufficio condiviso, mantenendo il distanziamento sociale. Inoltre, le aziende potrebbero dover istituire politiche per limitare il numero di persone per riunione e di estranei che visitano l'ufficio senza preavviso.
5. Creare un luogo di lavoro sanitario
Tutti i tavoli, le scrivanie, le sedie e gli spazi comuni dovranno essere puliti e disinfettati a fondo quotidianamente. Secondo Jay Varkey, professore associato di medicina presso la Emory University School of Medicine, "Ci dovrebbe essere una postazione disinfettante per le mani all'ingresso e all'uscita di ogni ascensore". Le aziende dovrebbero anche prendere in considerazione la creazione di postazioni per la sanificazione delle mani in aree ad alto traffico e su superfici ad alto contatto come la hall, le sale relax e le sale conferenze. Se possibile, mantieni le porte aperte per ridurre il contatto con le maniglie. Il CDC consiglia inoltre di aprire le finestre se possibile, di installare filtri dell'aria ad alta efficienza e di regolare i condizionatori d'aria per aumentare la circolazione e il flusso dell'aria.
6. Incoraggiare una buona igiene e l'autoisolamento
Incoraggiare tutti i dipendenti a lavarsi le mani frequentemente e accuratamente durante il giorno ed evitare di toccarsi occhi, naso e bocca. Inoltre, il personale dovrebbe essere istruito sui segni e sintomi di COVID-19 e rimanere a casa se si sente male per prevenire la diffusione di germi in ufficio. Prendi in considerazione l'implementazione di una politica flessibile per il tempo di malattia per accogliere i dipendenti che risultano positivi al coronavirus.
7. Avere un piano di emergenza
Con la continua incertezza sul COVID-19, devi rimanere flessibile e preparato. Avere un piano di emergenza in atto nel caso in cui si verifichi un focolaio del virus all'interno del tuo ufficio. Dovrai agire in modo rapido e aggressivo per fermare la sua diffusione. I dipendenti dovrebbero portare i loro laptop e lavorare a casa ogni giorno nel caso in cui debbano iniziare a lavorare da remoto con breve preavviso.
8. Ottieni feedback dai dipendenti
È importante non dimenticare il fattore umano in questo momento difficile. I tuoi dipendenti hanno trascorso settimane o mesi lavorando da casa senza interagire fisicamente con i colleghi e ora dovrebbero tornare in ufficio mantenendo le distanze l'uno dall'altro. Tutti questi cambiamenti saranno probabilmente impegnativi per il tuo personale. Per assicurarti di andare avanti nella giusta direzione, chiedi ai tuoi dipendenti un feedback per vedere cosa sta funzionando e quali aree possono essere migliorate.
9. Rivedi i tuoi strumenti di comunicazione
Poiché alcuni dipendenti continuano a lavorare da casa mentre altri tornano in ufficio, è essenziale disporre degli strumenti giusti per una comunicazione e una produttività senza interruzioni. Valuta le esigenze del tuo team e installa strumenti di messaggistica istantanea e videoconferenza pronti all'uso per evitare ritardi all'inizio del lavoro. Dai la priorità alle interazioni faccia a faccia per garantire che i lavoratori remoti si sentano connessi e informati come i loro colleghi in ufficio. La qualità video realistica di Lifesize ti fa sentire come se l'intero team si riunisse nella stessa stanza e ti consente di connetterti a un livello più profondo potendo vedere e ascoltare i membri del tuo team remoti. I team distribuiti non saranno efficaci se non si incontrano faccia a faccia regolarmente.
10. Mantenere gli sforzi di team building
I dipendenti possono sentirsi sopraffatti o disconnessi durante questa fase di transizione. Puoi mantenere alto il morale della squadra introducendo attività di team building che promuovere la cultura aziendale. Per i team con membri remoti, potresti voler pianificare attività di team building virtuali come happy hour virtuali, attività rompighiaccio, giochi online, degustazioni di vini, e così via. Per rendere questi eventi di team building ancora più divertenti e coinvolgenti, puoi utilizzare sfondi virtuali e filtri divertenti durante una teleconferenza. Inoltre, puoi creare canali privati in strumenti di chat come Slack e Microsoft Teams per consentire ai dipendenti di avere conversazioni casuali non legate al lavoro o connettersi con membri remoti del tuo team in una sala pausa virtuale utilizzando Lifesize.
Cosa abbiamo imparato sul lavoro a distanza durante il COVID-19
Lavorare durante la pandemia di coronavirus è stato impegnativo per organizzazioni e dipendenti a livello globale, ma non è stato affatto male. Molti dipendenti hanno sperimentato per la prima volta il lavoro da casa e hanno acquisito una nuova prospettiva e una nuova visione del lavoro a distanza. Alcuni dipendenti hanno scoperto di avere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata e sono ancora più produttivi e coinvolti mentre lavorano fuori dall'ufficio. Le aziende hanno dovuto capire rapidamente come supportare e implementare una forza lavoro completamente remota strategie di comunicazione e strumenti per mantenere i propri dipendenti connessi e coinvolti. Ecco alcune cose che abbiamo imparato sul lavoro a distanza durante la pandemia.
1. La collaborazione video fa molto
Non sorprende che la domanda di videoconferenze sia aumentata drammaticamente quando i dipendenti di tutto il mondo hanno iniziato a lavorare in remoto. Con l'allontanamento sociale e gli ordini di soggiorno a casa in atto, la videoconferenza ha aiutato i dipendenti a rimanere in contatto con i loro colleghi e clienti aggiungendo un tocco personalizzato alla conversazione. I team potrebbero incontrarsi in sicurezza faccia a faccia senza preoccuparsi di diffondere il COVID-19 l'un l'altro.
Oltre alle riunioni di lavoro, le videoconferenze sono diventate la soluzione ideale per le attività di team building. Gli happy hour tradizionali, le feste in ufficio e gli eventi sociali sono diventati esperienze virtuali attraverso la videoconferenza, che è stata l'alternativa più vicina alle riunioni di persona.
2. Il lavoro a distanza consente di risparmiare denaro per datori di lavoro e dipendenti
Il lavoro a distanza può essere vantaggioso sia per i datori di lavoro che per i dipendenti. I lavoratori completamente remoti fanno risparmiare alle organizzazioni, in media, $ 22,000 all'anno per dipendente poiché l'azienda non è tenuta a fornire al lavoratore immobili per uffici, elettricità, cibo, bevande e così via. Per i dipendenti, lavorare da casa offre loro un orario di lavoro flessibile senza perdite di tempo dovute al pendolarismo. Studi mostra che un dipendente remoto risparmia, in media, $ 7,000 all'anno grazie ai costi ridotti di viaggio, parcheggio e cibo.
3. Migliore equilibrio tra lavoro e vita privata per i lavoratori a distanza
A 2019 sondaggio ha riferito che il 91% dei lavoratori a distanza ha scelto di lavorare da casa per avere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata. Sebbene vi sia una grande differenza tra "scegliere" di lavorare a distanza ed essere "costretti" a lavorare da casa a causa di una pandemia, molti dipendenti hanno recentemente sperimentato alcuni degli aspetti positivi del lavoro a distanza come trascorrere più tempo con le proprie famiglie, avere un orario di lavoro flessibile e maggiore produttività. In un sondaggio di Tiny Pulse, uno strumento di coinvolgimento dei dipendenti, il 91% dei lavoratori remoti ha affermato di svolgere più lavoro fuori dall'ufficio.
4. Opere di infrastrutture remote
Sebbene il strumenti e soluzioni poiché il lavoro a distanza esiste da anni, molte organizzazioni non erano preparate a supportare una forza lavoro completamente remota all'inizio della pandemia. Questo improvviso cambiamento nel modo in cui lavoriamo ha costretto le aziende a rivedere la loro stack tecnologico e creare un'infrastruttura remota che connetta i dipendenti e mantenga le loro attività in esecuzione senza interruzioni. La moderna forza lavoro non esiste più in un unico ufficio. Strumenti dinamici e collaborativi e soluzioni basate su cloud hanno consentito ai team distribuiti in tutto il mondo di lavorare insieme in modo efficace e produttivo, indipendentemente dalla loro ubicazione.
Conclusione
La salute e la sicurezza del tuo personale sono state la forza trainante per far lavorare tutti i tuoi dipendenti da casa durante la pandemia di COVID-19, quindi la salute e la sicurezza dei tuoi dipendenti dovrebbero essere il tuo obiettivo finale quando li reinseriscono sul posto di lavoro. Tieni a mente questi suggerimenti e considerazioni quando sviluppi il tuo piano per tornare alla vita in ufficio. Le cose potrebbero non tornare alla normalità per un po', se mai, quindi vuoi rendere questa transizione il più semplice e confortevole possibile per i tuoi dipendenti.
