7 Regole per creare meeting stand-up efficaci

Non tutte le riunioni richiedono l'intero tavolo della conferenza. Quando hai bisogno di aggiornare rapidamente tutti e di essere sulla stessa pagina, la riunione quotidiana in piedi è la strada da percorrere. Gli stand-up sono progettati per la massima produttività: sono veloci, mirati e collaborativi. Ma per rimanere produttivi, è necessario seguire alcune regole.

Questo articolo è un progetto per la creazione di riunioni stand-up di successo. Scopri i vantaggi degli stand-up, di cosa avrai bisogno per iniziare e come organizzare la tua riunione.

Scopri i vantaggi degli stand-up, di cosa avrai bisogno per iniziare e come organizzare la tua riunione.

Che cos'è un incontro in piedi?

Una riunione in piedi (o in piedi) è una riunione quotidiana breve e produttiva durante la quale i partecipanti stanno in piedi, come promemoria per mantenere le cose concise. Le riunioni stand-up consentono ai team di progetto o prodotto di entrare rapidamente in contatto con la base, segnalare i progressi e allinearsi agli obiettivi del progetto.

4 Vantaggi delle riunioni in piedi

Le riunioni in piedi sono un ottimo modo per i team di allineare gli obiettivi a breve e lungo termine, insieme alle attività personali e ai progetti generali del team. Pensa a una riunione in piedi come all'appello mattutino e alla riunione sullo stato in cui l'intero team si riunisce e ha l'opportunità di aggiornarsi e condividere su cosa sta lavorando. Con un'organizzazione e una preparazione minime richieste, i team possono riunirsi per stabilire le priorità e comunicare in modo rapido ed efficace.

1. Ridurre i cicli di feedback

A meno che tu non mantenga un elenco di domande da porre o di singhiozzi che incontri mentre lavori a un progetto, le informazioni importanti vengono perse nel miscuglio quando aspetti tra le riunioni settimanali per riunire il team. Gli stand-up giornalieri tengono tutti sulla stessa pagina, condividendo le informazioni più recenti e imparando dagli altri membri del team. Ottieni risposte in tempo reale e faccia a faccia su base giornaliera.

2. Identifica i problemi più velocemente

Piccoli problemi spesso possono degenerare e avere conseguenze impreviste se non affrontati in modo rapido. Le riunioni in piedi ti consentono di sincronizzarti con i tuoi compagni di squadra su base giornaliera, consentendo a te e ai tuoi colleghi di identificare i blocchi rapidamente e man mano che si presentano. Non solo questo incontro di gruppo, riunione di squadra abilitare la risoluzione dei problemi, puoi anche stroncare i problemi sul nascere prima che si trasformino in problemi più grandi.

3. Allineare obiettivi e compiti

Quando entri nel ritmo del lavoro, è facile perdersi nei dettagli e dimenticare di vedere i tuoi progetti da un ambito più ampio. Ogni membro del team ha i propri compiti e obiettivi su cui concentrarsi, il che rende facile perdere di vista il modo in cui stai contribuendo agli obiettivi del team. Gli stand-up sono un ottimo promemoria per allineare gli obiettivi del team e ribadire il ruolo di ogni membro del team nel team.

4. Interagisci con i compagni di squadra

Le e-mail sono facili da saltare o sfogliare e le conversazioni telefoniche mancano dell'interazione faccia a faccia di cui abbiamo bisogno per rimanere concentrati, vigili e sull'argomento. Gli stand-up giornalieri mantengono pienamente i membri del team impegnato e collaborativo tra loro, consentendo ai colleghi di costruire relazioni migliori parlando tra loro faccia a faccia. Riducono anche al minimo il multitasking poiché le riunioni stesse durano solo 10-15 minuti!

7 regole per un efficace stand-up meeting

Mentre il concetto di una riunione breve e interattiva potrebbe sembrare troppo bello per essere vero, avere riunioni produttive e incentrate sull'argomento ma rapide con i tuoi colleghi è in realtà abbastanza realizzabile. Ecco 7 regole che ti guideranno verso una cadenza di successo delle riunioni in piedi: 

1. Sii consapevole del tempo di tutti

Una riunione in piedi è chiamata riunione in piedi, perché nessuno dovrebbe prendersi il tempo per mettersi a proprio agio nella sala riunioni. Queste riunioni dovrebbero durare solo 15 minuti al massimo, quindi mantieni la riunione breve e breve! Se hai bisogno di tempo per approfondire determinati argomenti, continua con un'e-mail o un altro momento designato per incontrarti e discutere ulteriormente.

2. Stabilisci un obiettivo

Un enorme vantaggio delle riunioni in piedi è che costringono i team a stabilire le priorità. Affrontando l'obiettivo della squadra proprio all'inizio della riunione (o anche prima!), elimini gli argomenti non correlati e sfrutti al meglio il tempo di tutti. I membri del team entreranno alla riunione con le domande preparate.

3. Rimani concentrato

Una volta stabilito un established agenda delle riunioni e obiettivo, mantienilo! La scelta di un facilitatore o di uno Scrum Master può aiutare a mantenere il meeting organizzato, rimanere in pista e mantenere la struttura. Ma non lasciare che il tuo facilitatore si occupi della riunione: assicurati che tutti abbiano ancora la possibilità di parlare e affrontare tutto ciò di cui hanno bisogno!

4. Adattare il formato secondo necessità

Parlando di struttura della riunione, è importante capire che non esiste un approccio valido per tutti per le riunioni in piedi. Ogni team ha la propria cultura, esigenze, numero di membri del team da accogliere, diversità di prospettive e altro ancora.

Un modo semplice per strutturare la tua riunione consiste nello stile round robin in modo che tutti abbiano la possibilità di parlare ogni volta. Puoi persino selezionare quali argomenti affrontare in ogni riunione, ad esempio aggiornamenti del progetto, blocchi e sfide, oppure puoi sempre lasciare che il tuo team ti guidi. Fai ciò che ti fa sentire a tuo agio e il tuo team!

5. Includere i dipendenti remoti

È facile trascurare i tuoi compagni di squadra remoti per gli stand-up poiché non sono fisicamente nell'edificio. Fortunatamente, con strumenti come le videoconferenze, puoi collegarti in loop da qualsiasi luogo.

Lifesize ha progettato soluzioni per riunioni in piedi per innumerevoli aziende e ha sviluppato una linea professionale di audio e apparecchiature per videoconferenze - compreso l'unico 4K video sistema di telecamere per conferenze sul mercato. I membri del team possono connettersi istantaneamente da qualsiasi luogo con l'app Lifesize desktop e mobile.

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6. Rimani coerente

La coerenza è fondamentale quando si tratta di organizzare riunioni stand-up di routine: semplicemente essendo coerenti, puoi aumentare la produttività, migliorare il modo in cui il tuo team comunica tra loro e rendere la riunione ancora più breve. Per essere coerenti:

  • Tieni i piedi alla stessa ora ogni giorno
  • Usa lo stesso formato per tutti gli stand-up
  • Attenersi all'intervallo di tempo (di solito 10-15 minuti)

7. Non dimenticare di seguire

Quando stabilisci un obiettivo nelle tue riunioni stand-up, non dimenticare di seguire e assicurarti che le tue conversazioni e i tuoi progetti stiano procedendo. Il follow-up dopo le tue battute quotidiane è fondamentale perché crea trasparenza in tutto il tuo team. Le aspettative dovrebbero essere ribadite, dovrebbero essere presi i prossimi passi e i compagni di squadra dovrebbero essere ritenuti responsabili.

Esempio di ordine del giorno di una riunione in piedi

Non hai bisogno di molto per un'agenda di riunione in piedi: dal momento che sono così brevi, tutto ciò di cui hai bisogno è una manciata di domande per far girare la palla e chiedere ai membri del team di fornire aggiornamenti sullo stato. Puoi avere una serie di domande a cui ogni membro del team può rispondere o domande specifiche rivolte a determinati membri del team. Ecco alcuni esempi che possono far iniziare la tua riunione stand-up:

  • Cosa hai realizzato ieri?
  • Cosa farai oggi?
  • Dove sei bloccato?
  • Su cosa hai bisogno di aiuto?
  • Qual è una "vittoria" o una scoperta chiave di oggi che vorresti condividere?

3 strumenti di cui hai bisogno per riunioni in piedi efficaci

Per una riunione in piedi di successo, avere un'agenda è solo la metà. Migliora le tue riunioni stand-up con strumenti aggiuntivi che possono collegare i lavoratori remoti da qualsiasi luogo e mantenere le tue riunioni senza intoppi.

App affidabile per videoconferenze

App di videoconferenza come App a grandezza naturale collega le tue apparecchiature audio e video in un'interfaccia intuitiva e facilmente accessibile. L'app Lifesize offre strumenti interattivi per la collaborazione, condivisione dello schermo senza fili, funzionalità pinch-to-zoom e di solo ascolto e altro ancora. L'app mobile Lifesize consente anche ai membri del tuo team di portare con sé tutte queste funzionalità ovunque ci sia una connessione Internet ed è interoperabile con una serie di dispositivi di terze parti per una facile collaborazione.

Apparecchiatura ad alta risoluzione

Per trasformare le tue videoconferenze in piedi in un'interazione faccia a faccia immersiva e autentica nella vita reale, avrai bisogno di una videocamera con capacità HD e schermo. Lifesize realizza soluzioni per sale riunioni personalizzate per l'atmosfera collaborativa e agile delle riunioni in piedi. 

L' Icona a grandezza naturale 300 è progettato specificamente per piccole riunioni di gruppo. Le opzioni di montaggio flessibili ti consentono di posizionare la videocamera in qualsiasi punto della stanza, la configurazione è plug-and-play e la videocamera ha capacità 4K per fornire un realismo e una nitidezza impareggiabili nella tua sala conferenze. Abbinato ad un Telefono a grandezza naturale HD, prova il pieno effetto di un'esperienza di collaborazione integrata e senza eguali.

Integrazioni del calendario

Le integrazioni del calendario assicurano che i membri del team sappiano quando si terrà la riunione e possano partecipare facilmente. L'integrazione del calendario esterno di Lifesize si sincronizza con il calendario di Google e i prodotti Microsoft, così puoi ricevere notifiche e partecipare alla riunione direttamente da Google e dal App Microsoft Teams. Puoi persino prenotare i sistemi Lifesize Icon come risorsa per pianificare e prenotare facilmente!

In che modo le riunioni stand-up aiutano i team remoti

Le riunioni stand-up sono molto preziose per i team remoti, poiché è ancora più difficile mantenere i membri del team sulla stessa strada quando sono distribuiti in luoghi diversi. Ecco alcuni team remoti che Lifesize ha aiutato a riunire.

MarketingOG

Collegato a grandezza naturale Marketing di crescita organica Team remoto al 100% in tre diversi continenti per riunioni quotidiane di Scrum. Senza alcuno spazio in ufficio, le loro riunioni stand-up a distanza sono diventate fondamentali per mantenere uniti il ​​team e gli obiettivi.

WP motore 

In quanto azienda che fa della propria cultura una priorità assoluta, WP Engine ha dovuto affrontare la sfida di unire i team sparsi in tre continenti. Avendo Lifesize in ogni ufficio e sul laptop di ogni dipendente, i colleghi possono connettersi istantaneamente tra loro e i manager possono gestire efficacemente i dipendenti remoti in videochiamate individuali.

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Uffici IOS

IOS Offices è un'azienda che acquista e progetta spazi di lavoro per aziende in Messico. Con l'aiuto di Lifesize, sono in grado di creare l'atmosfera più collaborativa e agile possibile per i loro clienti. Gli uffici IOS hanno implementato Lifesize in oltre 30 dei loro uffici e utilizzano le applicazioni desktop e mobili di Lifesize per connettersi facilmente da qualsiasi luogo.

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Collegio di curvatura costiera  

Il Coastal Bend College utilizza videoconferenze di alta qualità nei suoi quattro campus universitari per comunicare internamente tra il personale, fornire lezioni a studenti remoti e tutorare gli studenti iscritti al di fuori della classe. In effetti, la facoltà e gli studenti sono così sostenitori di Lifesize che hanno coniato "Lifesize-ing" come verbo!

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Conclusione

Non c'è nessun sostituto per le riunioni faccia a faccia, ma con una forza lavoro sempre più distribuita, non è sempre fattibile. La videoconferenza consente queste interazioni autentiche e reali indipendentemente da dove si trovano i membri del tuo team.

Le riunioni in piedi dovrebbero essere rapide e semplici, quindi le migliori soluzioni per riunioni in piedi rendono facile l'adesione e intuitivo da usare. Lifesize combina apparecchiature tecniche di alta qualità con un'interfaccia utente semplificata che ti consente di partecipare alle riunioni e iniziare a collaborare con facilità. Saluta quelle lunghe e terribili riunioni analogiche e saluta sincronizzazioni più intelligenti, di qualità superiore e più rapide.