La tecnologia moderna ha cambiato per sempre il panorama della nostra interazione umana, con molte aziende che scelgono di avere meno riunioni faccia a faccia e più conversazioni digitali tramite e-mail e app di chat. Anche se questo può sembrare un modo più rapido per portare a termine le cose, in realtà è un povero sostituto per alcune attività dove è vero comunicazione faccia a faccia è ottimale. Questo blog fornisce idee per riunioni del team e delinea modi utili per migliorare le tue prossime riunioni invece di annullarle.
Cosa sono le riunioni del team remoto?
Le riunioni del team a distanza sono riunioni virtuali che riuniscono tutti i membri del team per trasmettere informazioni e tenere traccia delle tappe importanti del progetto. Sono una parte essenziale della strategia di comunicazione di un team e, se sfruttati correttamente, forniscono ordine agli obiettivi del team, al processo decisionale e alla risoluzione dei problemi. Una riunione di squadra efficace è agenda-driven, con un chiaro team leader e un approccio metodico.
Stai massimizzando la produttività nelle tue riunioni remote?
Problemi tecnici, riunioni lunghe, riunioni improduttive, riunioni prima e dopo le riunioni e riunioni per rivedere ciò che è accaduto in una riunione precedente possono portare alla stanchezza dell'incontro. Nel tempo, questo può ridurre la produttività e la soddisfazione di un dipendente. E mentre alcune aziende hanno iniziato a combattere l'affaticamento delle riunioni riducendo al minimo o annullando le riunioni fisiche, altre stanno risolvendo i problemi delle riunioni con strategie di riunione del team migliori e più efficaci. Ecco quattro segnali di una cattiva cultura delle riunioni a distanza:
1. Problemi tecnici frequenti
Le riunioni del team virtuale presentano gli stessi problemi delle riunioni di persona, ma i problemi tecnici aggiungono loro un ulteriore livello di difficoltà. Durante questi incontri si perde molto tempo perché i dipendenti non comprendono appieno come utilizzare gli strumenti di comunicazione. Le chiamate in videoconferenza possono essere particolarmente frustranti quando i colleghi non disattivano i microfoni, non prestano attenzione o non usano la cortesia comune. Dai un'occhiata al nostro blog su Etichetta per le videoconferenze per consigli utili e buone pratiche.
2. Gli obiettivi non vengono raggiunti
Il modo migliore per uccidere la produttività durante la giornata lavorativa è assistere a una riunione disfunzionale che manca di uno scopo chiaro e finisce senza ottenere nulla. Ogni riunione dovrebbe avere un elenco di punti all'ordine del giorno e un obiettivo specifico e i partecipanti dovrebbero lavorare per raggiungere tale obiettivo entro la fine della riunione. Dai un'occhiata al nostro blog Come eseguire una riunione efficace in 8 passaggi per un modo migliore per ospitare le riunioni del team.
3. Esaurito il tempo
Una riunione programmata di 30 minuti può finire per durare un'ora o più, sprecando tempo prezioso per tutti i partecipanti. Stabilire un orario di inizio e fine rigoroso e attenersi a tali orari mostra ai membri del tuo team che rispetti e apprezzi il loro tempo e consente loro di tornare rapidamente al loro lavoro quotidiano.
4. Riunioni mascherate da e-mail o conversazioni in chat
Mentre Microsoft Teams, Slack e le conversazioni e-mail sono ottime per aggiornamenti e check-in rapidi, per garantire davvero che l'intero team stia lavorando insieme per gli stessi obiettivi, sono ancora necessari incontri faccia a faccia. La cattiva comunicazione è una delle principali cause di inefficienza sul posto di lavoro. Molti di questi problemi possono essere attribuiti alla comunicazione scritta e ai vari modi in cui interpretiamo le e-mail o i messaggi di chat.
Perché le riunioni faccia a faccia sono fondamentali per i team remoti
Gli studi lo dimostrano tanto quanto Il 93% della comunicazione è non verbale. Avere la capacità di coinvolgere i tuoi compagni di squadra in conversazioni faccia a faccia e interpretare le loro reazioni è di fondamentale importanza per la capacità del tuo team di comunicare in modo efficace.
L'interazione umana è un bisogno innato
Anche se i progressi tecnologici hanno accelerato il modo in cui comunichiamo attraverso la corrispondenza digitale, abbiamo ancora un bisogno innato di sentirci vicini e connessi con altri umani attraverso interazioni faccia a faccia. Le e-mail e le app di chat non soddisfano tale esigenza.
Le incomprensioni possono essere affrontate
Gli esseri umani assegnano naturalmente un significato a qualsiasi scenario, specialmente quando si tratta di e-mail e conversazioni di chat scritte. Spesso questi messaggi possono essere interpretati erroneamente. Se qualcuno risponde alla tua email dettagliata con una risposta breve, potresti pensare che sia arrabbiato o in disaccordo con te quando in realtà era impegnato e presumeva che una risposta di una sola parola fosse sufficiente. Ricerca mostra che le richieste faccia a faccia sono 34 volte più efficaci di quelle inviate via e-mail.
Minor turnover dei dipendenti
Secondo Forbes, Il 66% dei dipendenti lascerebbe se non si sentisse apprezzato. Le riunioni di persona aiutano i dipendenti a sentirsi visti e apprezzati, ma per quanto riguarda i membri del tuo team remoto? È facile per loro sentirsi soli e isolati, soprattutto quando la maggior parte dei loro compagni di squadra lavorano insieme nello stesso ufficio principale. La comunicazione video faccia a faccia è un ottimo modo per sentirsi inclusi e connessi al proprio team.
Più efficiente
Gli incontri faccia a faccia tendono ad essere più coinvolgenti ed efficienti. Riunire l'intero team per riunioni di sincronizzazione rapida e riunioni faccia a faccia regolarmente programmate è un ottimo modo per portare rapidamente tutti sulla stessa pagina e anche un buon modo per promuovere cameratismo di squadra. Invece di provare a spiegare un progetto intricato in un'e-mail e poi passare ore a rispondere alle domande, potresti organizzare un incontro di squadra faccia a faccia in cui presenti i dettagli del progetto e rispondi a tutte le domande contemporaneamente.
5 modi per organizzare riunioni di team a distanza che funzionino davvero
Secondo inc.com, metà del tempo di riunione viene sprecato. Con un po' di pianificazione e struttura, il tuo team può organizzare riunioni produttive e coinvolgenti.
1. Crea un'agenda
An programma di riunioni di squadra efficace è una delle componenti più importanti per avere una riunione di squadra produttiva. L'invio dell'agenda della riunione a tutti prima della riunione determina il tono e l'attenzione per la riunione. Questo darà a tutti una comprensione degli argomenti che vengono discussi e degli obiettivi dell'incontro in modo che nessuno venga all'incontro all'oscuro. Assicurati di includere tutti i punti che verranno discussi durante la riunione e non dimenticare di aggiungere tempo per cose come attività di team building virtuale, importanti aggiornamenti del team e feedback.
2. Assegna un leader
La designazione di un leader della riunione del team è un ottimo modo per mantenere la riunione in carreggiata. Quando vengono sollevati argomenti che non sono all'ordine del giorno, il leader del team dovrebbe ricordare delicatamente al gruppo gli argomenti e gli obiettivi della riunione per mantenere la riunione in movimento e puntuale.
3. Trova un momento ottimale
Smetti di tenere riunioni subito prima di pranzo, subito dopo pranzo, alle 4:30 di qualsiasi giorno e soprattutto non il venerdì. Scegli un momento in cui le persone saranno le più attente. La mattina e il pomeriggio sono entrambe ottime opzioni. Il momento migliore per programmare un incontro durante la settimana è martedì alle 2:30 secondo uno studio condotto da Workfront.
4. Inizia e termina in tempo
Newscientist.com ha rilevato che la metà di tutte le riunioni inizia con 10 minuti di ritardo. Stare seduti ad aspettare che il responsabile si presenti prosciuga l'energia dalla stanza e inizia la riunione con il piede sbagliato. Quando i dipendenti sanno che le riunioni inizieranno e finiranno in tempo, è più probabile che rimangano concentrati durante la riunione e prendano decisioni entro la fine della riunione.
5. Termina con un'azione
Lascia gli ultimi minuti di ogni riunione per riassumere rapidamente ciò che è stato discusso durante la riunione e parlare dei passaggi successivi. Ogni partecipante alla riunione dovrebbe sapere qual è la sua prossima azione e la sequenza temporale per il completamento di tale attività. Dopo l'incontro, spedisci appunti di riunione, responsabilità assegnate e un piano di follow-up per garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.
L'ultimo pezzo del puzzle delle riunioni del tuo team remoto: tecnologia integrata
Le app di posta elettronica e chat rendono la comunicazione con i membri del team semplice e veloce, ma non sono molto personali o coinvolgenti. Un modo migliore per connettersi e interagire con l'intero team è attraverso la videoconferenza faccia a faccia.
Videoconferenza
Le chiamate solo audio non bastano più. I dipendenti devono incontrarsi faccia a faccia per raccogliere i veri vantaggi delle riunioni di gruppo. Le videoconferenze ti consentono di vedere i membri del tuo team remoto per capirli veramente e costruire relazioni autentiche. Lifesize rende la connessione durante una videoconferenza più facile che mai. Con un solo clic su un link di invito alla riunione, i membri del tuo team possono farlo iscriviti direttamente dai loro browser sui loro telefoni cellulari, tablet o laptop senza dover scaricare un'app.
Condivisione dello schermo
Smetti di sprecare i primi 5-10 minuti di ogni riunione cercando il dongle giusto e poi sprecando altro tempo passando il dongle al presentatore successivo. Utilizzare invece la tecnologia di condivisione dello schermo wireless per ottimizzare l'efficienza della riunione. LifesizeShare™ rende straordinariamente semplice la presentazione nelle riunioni. Condividi il tuo schermo in modalità wireless in tempo reale, riproduci un video e controlla la tua presentazione direttamente dal tuo dispositivo mobile o laptop.
Lavagna bianca
Le sessioni di lavagna sono ottime per il brainstorming e la collaborazione con l'intero team. Rendono i contenuti visivamente accattivanti e più facili da assorbire e conservare. Condividi a grandezza naturale con il Captivo Il sistema di videocamera per lavagna consente di acquisire e condividere contenuti da qualsiasi lavagna standard con tutti durante una videoconferenza rimuovendo persone, riflessi, riflessi e ombre dall'immagine della lavagna. Ottieni un'immagine digitale chiara e vibrante del contenuto della lavagna che tutti i partecipanti alla chiamata possono visualizzare in tempo reale.
Smetti di annullare le riunioni del team e migliorale invece
Molte aziende hanno sostituito le frequenti riunioni del personale con conversazioni di chat informali e lunghe catene di posta elettronica. Sebbene questo tipo di comunicazione abbia il suo posto e il suo tempo, è un povero sostituto per le riunioni di squadra. Per una migliore collaborazione e una maggiore produttività, prova a connetterti con il tuo team faccia a faccia. Per i team con dipendenti remoti, una videoconferenza è un ottimo modo per creare un ambiente collaborativo e stimolante per garantire che tutti i membri del team siano visti e ascoltati mentre lavorano insieme come un'unica unità.
