Copriamo molti suggerimenti per la produttività delle riunioni nella nostra guida scaricabile su Come possedere le tue riunioni, ma penso che questo meriti un po' di attenzione in più. La riunione ricorrente può essere un jolly per la produttività. Proprio per cosa mi sto iscrivendo quando ho colpito accettare alla tua richiesta per un'ora della mia settimana, ogni settimana, per il resto della mia vita?
I client di posta elettronica rendono davvero facile trasformare un incontro ben preparato, meticolosamente selezionato e ben congegnato in qualcosa che, settimana dopo settimana, si diluisce in una raccolta infondata di risorse aziendali che probabilmente è meglio spendere per qualcos'altro. Forse il tuo incontro ricorrente è una delle eccezioni, ma se hai mai fatto parte del 25-50% delle riunioni considerate una perdita di tempo, allora potrebbe valere la pena considerare alcune alternative.
Giusto per essere chiari, non odio tutte le riunioni, solo quelle brutte
Come quasi tutto, le riunioni vanno bene con moderazione. Come in, qualcuno li sta moderando - invio di ordini del giorno in anticipo, assicurandosi che solo le persone che contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi siano invitate e mantenendo le conversazioni in linea e puntuali. Penso che le riunioni ricorrenti ci aprano alla violazione di alcune di queste migliori pratiche che sono state stabilite per riunioni produttive.
Dove funzionano meglio
Il miglior incontro ricorrente a cui ho preso parte è stato basato su progetti e gestito da un project manager qualificato. Il progetto è iniziato il primo giorno e doveva essere terminato il trentesimo giorno, e lungo il percorso sono stati programmati incontri di 15 minuti per consentire alle principali parti interessate di concordare rapidamente e assumere la responsabilità dei passi successivi per mantenere il progetto in carreggiata.
Essendo lungo 15 minuti, non c'era abbastanza tempo per fare altro che raggiungere gli obiettivi. Il gruppo era piccolo e la ricorrenza è finita: una volta terminato il progetto, lo sono stati anche gli incontri. In sostanza, il project manager aveva preso una riunione di un'ora e l'aveva divisa lungo il corso del progetto per mantenere tutti concentrati e responsabili.
Dove l'incontro ricorrente può andare storto
Salvarlo per la riunione. Se hai mai avuto una riunione regolare, potresti essere tentato di salvare un po' di informazioni per il tuo prossimo incontro, in questo modo avrai qualcosa di cui parlare quando sarà il tuo turno "attorno al tavolo". Non solo questo ha il potenziale per bloccare un progetto, ma fa perdere il tempo che hai riservato concentrandoti sulle vecchie notizie.
Le riunioni possono essere costose e l'impostazione di una riunione ricorrente, soprattutto per un gruppo numeroso, può avere un prezzo elevato. È importante ricordare che le riunioni vengono al costo opportunità di altri lavori. Bloccare un'ora per l'incontro di 10 persone equivale a un giorno di stipendio, quindi rispetta l'incontro.
La tendenza alla collaborazione persistente
Un modo per ridurre le riunioni ricorrenti è utilizzare uno strumento di collaborazione persistente. La maggior parte delle riunioni ricorrenti si concentra sugli aggiornamenti del progetto e dello stato e questi possono essere trascritti abbastanza facilmente in una chat di gruppo. Ciò mantiene viva la conversazione e consente alle persone di entrare e uscire per rimanere in contatto con il proprio tempo.
In un recente sondaggio tra gli utenti Lifesize, abbiamo scoperto che mentre le riunioni programmate sono ancora ampiamente utilizzate, più conversazioni avvengono in modo organico, senza un invito del calendario e per periodi di tempo più brevi. Lifesize è progettato per consentire ai team di comunicare in tutti i modi di cui hanno bisogno: video, audio e conferenze Web, chat e riunioni registrate e condivise, e rende incredibilmente semplice fare clic su un nome nella directory e avviare una conversazione da cui qualsiasi dispositivo.
