Aumenta la produttività con questo stack tecnologico per i team distribuiti

 Questo post sul blog degli ospiti fa parte di una serie sul lavoro distribuito per le aziende. Clic qui per leggere il primo blog della serie. 

L'era del lavoro distribuito è alle porte. Gestire una forza lavoro produttiva non significa più tenere tutti insieme nello stesso luogo fisico. Liberi professionisti, appaltatori e lavoratori a distanza stanno unendo le forze con l'aiuto di strumenti collaborativi dinamici. Fornite tramite il cloud, queste soluzioni consentono ai team remoti di condividere più facilmente idee, contenuti e conversazioni in tempo reale. 

Stanford studia mostrano che i lavoratori virtuali superano i colleghi del 13% e registrano un fatturato inferiore del 50%, spingendo più aziende ad espandersi fuori dall'ufficio durante la progettazione di team moderni. Quindi, come si avvia la strategia del team distribuito? Inizia sbloccando lo stack tecnologico giusto per facilitare la comunicazione e la collaborazione del team e preparare il tuo team al successo. 

 

Signora in teleconferenza con il suo gatto arancione che guarda

Creazione di un toolkit di collaborazione per team distribuiti

Il tuo toolkit di collaborazione è una selezione basata su cloud di strumenti software progettati per potenziare, motivare e supportare i knowledge worker indipendentemente dalla loro posizione. Sebbene ogni azienda sia diversa, ogni toolkit necessita degli stessi pilastri:

  1. Semplicità: per favorire una facile adozione.
  2. Flessibilità: integrarsi con soluzioni già utilizzate dai membri del team.
  3. Scalabilità: per supportare team in rapido cambiamento e sempre più globalizzati.

Ecco 10 strumenti e integrazioni da considerare di aggiungere al toolkit del tuo team distribuito nel 2020.

1. Pianificazione del progetto

Quando non ti siedi accanto ai membri del team tutto il giorno, la pianificazione diventa un compito ancora più cruciale del solito. Perfonia aiuta i dipendenti a lavorare insieme durante la creazione di piani. In un ambiente in cui i dipendenti non sono in grado di entrare nell'ufficio del proprio manager per verificare se un lavoro è stato approvato, Perfony fa in modo che tutto si muova senza intoppi.

Una volta creati i tuoi piani, puoi vedere quanto velocemente stai raggiungendo i tuoi obiettivi identificando passaggi come "approvato", "fatto" o "controllato" su una tabella di marcia del progetto. Quando i membri del team possono suggerire immediatamente attività e impostare lo stato di tali attività all'interno delle app di collaborazione esistenti come Microsoft Teams, l'esecuzione accelera. Ci sono meno ostacoli nel percorso dall'inizio al completamento di un progetto, anche quando i membri del team aspettano l'approvazione da parte di manager in fusi orari diversi.

 

Screenshot dell'applicazione Perfony

2. Gestione di progetto

Una delle parti più difficili della gestione di un team distribuito è assicurarsi che le conoscenze e i progetti siano accessibili nello stesso ambiente integrato. Progettato da Planview, Projectplace per i team consente agli utenti di pianificare progetti essenziali, collaborare al lavoro e tenere traccia dello stato di avanzamento dei piani critici.

Immagina di dover creare un sito Web per un cliente. Projectplace ti aiuterà a tenere traccia di ogni fase della progettazione del sito, dal wireframe alla consegna. Poiché tutti i membri della tua forza lavoro possono vedere chi sta lavorando su cosa, c'è meno rischio che le attività si sovrappongano o perdano traccia di ciò che deve essere fatto.

Con l'estensione Microsoft Teams, puoi accedere facilmente a tutti i tuoi progetti e aree di lavoro esistenti dall'ambiente Teams. Le persone possono anche rispondere a progetti o schede attività loro assegnate all'interno di Teams.

 

Screenshot dell'applicazione Projectplace

3. Interpretazione linguistica in tempo reale

Uno dei vantaggi di avere una forza lavoro distribuita e digitale è che consente ai manager di assumere esperti da tutto il mondo. Non sei più limitato a lavorare con i talenti nella tua immediata area geografica. Invece, puoi contattare persone qualificate da tutto il mondo e rendere il tuo team più produttivo e su misura. Tuttavia, solo perché la tecnologia cloud consente alle persone di lavorare insieme sul Web, ciò non significa che non ci siano ancora barriere in atto. La lingua è spesso una di queste barriere.

KUDO consente ai membri del team di comunicare in più lingue attraverso la traduzione dal vivo e simultanea, anche l'interpretazione della lingua dei segni in tempo reale. Ciò elimina istantaneamente gli ostacoli tra colleghi che collaborano da diverse parti del mondo. Le aziende possono accedere a KUDO per partecipare a riunioni multilingue online, visualizzare documenti collaborativi e porre domande, il tutto in un'interfaccia condivisa. 

 

Screenshot dell'applicazione Kudos con 4 persone in teleconferenza

4. Gestione delle attività

Gestire un team distribuito di successo significa trovare un modo per mantenere i dipendenti sulla pagina giusta e sulla strada giusta con il loro lavoro, senza essere in grado di fare il check-in con loro con la stessa libertà di fare un salto alla loro scrivania. Uno strumento di gestione delle attività in stile Kanban come Workstreams.ai consente ai team di collaborare in modo più efficace con un ambiente di flusso di lavoro completo.

All'interno di Workstreams.ai, i dipendenti possono creare attività in modo rapido e semplice, aggiungere etichette ai progetti e assegnare responsabilità ai compagni di squadra. Questa soluzione offre alle aziende un modo per riunire le persone di più reparti e sedi in un luogo virtuale in cui possono allineare le proprie priorità. Completo di una scheda Kanban flessibile che si integra con Microsoft Teams, Workstreams.ai può essere personalizzato in base alle tue esigenze. Inoltre, ottieni anche un bot intelligente che fornisce promemoria, notifiche e aggiornamenti sull'avanzamento delle attività.

 

Screenshot dell'applicazione Workstreams

5. Interoperabilità dei messaggi

A volte, i dipendenti di organizzazioni diverse preferiscono utilizzare strumenti diversi per la comunicazione e la collaborazione. Il tuo nuovo appaltatore di marketing potrebbe essere un fan di Slack, mentre il tuo responsabile marketing esistente preferisce Microsoft Teams.

Con Mio, lavorare con nuovi appaltatori o partner non deve significare costringerli ad adattarsi alla tua tecnologia preferita o ricorrere a tecnologie datate come la posta elettronica. Invece, Mio assicura che la tua esperienza di messaggistica sia perfetta: ciascuna parte può lavorare con i propri strumenti di chat preferiti, messaggiando tra piattaforme e l'azienda. In definitiva, Mio consente ai team distribuiti di chattare esternamente su sistemi come Microsoft Teams e Slack, quindi non è necessario chiedere a clienti, fornitori e liberi professionisti di unirsi alla rete per iniziare un progetto. 


6. Presentazioni animate con intelligenza artificiale

Garantire che il tuo team distribuito abbia accesso alle giuste informazioni è solo un pezzo del puzzle. I leader aziendali devono anche essere sicuri di rendere tali informazioni il più coinvolgenti e facili da assorbire possibile.

squigì è una piattaforma artificialmente intelligente che trasforma il testo in presentazioni animate, il che significa che i manager possono creare rapidamente e facilmente video contestualizzati che raccontano una storia chiara. In un ambiente in cui lavoratori, liberi professionisti e altri membri del team possono apprendere e rispondere ai dati in modi diversi, può aiutare ad accelerare la comprensione.

Quando puoi presentare un'idea sia visivamente che udibilmente, è più probabile che risuoni con una sezione trasversale più ampia di persone. Le aziende remote possono utilizzare questo strumento per qualsiasi cosa, dalla condivisione di informazioni cruciali per nuove attività alla spiegazione della missione e dei valori della loro attività ai nuovi appaltatori.

 

Screenshot dell'applicazione Squigl

7. Gestione degli incidenti

Una delle sfide più formidabili della gestione di un team distribuito è cercare di tenere d'occhio incidenti, eventi critici e richieste di supporto.

Zenduty è una piattaforma end-to-end per la gestione degli incidenti che può aiutare a mantenere tutte le informazioni di ticketing e di avviso nello stesso posto. Progettato per funzionare all'interno di Microsoft Teams, Zenduty si integra con più di 100 popolari strumenti di ticketing. Ciò consente agli esperti delle operazioni IT, agli ingegneri DevOps, agli ingegneri dell'affidabilità del sito e ai team di supporto di collaborare alla risoluzione dei problemi. Con Zenduty, le aziende possono istituzionalizzare le migliori pratiche di gestione degli incidenti e garantire un servizio ininterrotto per i clienti.

Anche se la tua azienda è composta da più team di supporto e ingegnerizzazione distribuiti, possono comunque offrire in modo efficiente esperienze clienti eccellenti. 

 

Applicazione di Zenduty

8. Integrazione SMS bidirezionale

In una forza lavoro distribuita, i dipendenti e gli appaltatori non avranno sempre una connessione a Internet. Le persone che lavorano in un ambiente disperso non possono sempre accedere al cloud.

Con Avocatto per la comunicazione SMS in Microsoft Teams, puoi inviare le persone a cui vuoi connetterti con messaggi di testo SMS direttamente da Teams, quindi è facile continuare a tenere traccia delle conversazioni dallo stesso unico ambiente. visualizzerà le conversazioni bidirezionali all'interno di Teams, proprio come se avessi una conversazione privata sull'app. Pertanto, le conversazioni continuano ad andare avanti senza intoppi, anche quando la connettività completa non è disponibile. C'è anche un'opzione di trasmissione uno-a-molti. 

 

Screenshot dell'applicazione Avochato

9. Videoconferenza

Per garantire che tutti i membri della tua forza lavoro distribuita godano della stessa esperienza di videoconferenza in un ambiente combinato, Lifesize aggiunge la migliore qualità audio e video e funzionalità avanzate di comunicazione e collaborazione ai flussi di lavoro Microsoft Teams e Microsoft Outlook esistenti. Non è più necessario tenere separati gli strumenti di chat, e-mail e calendario persistenti dai servizi di videoconferenza.

Con la Integrazione a grandezza naturale per Microsoft, puoi pianificare e partecipare a una videochiamata Lifesize direttamente dall'ambiente Microsoft Office 365. I dipendenti non solo beneficiano di un flusso di lavoro ottimizzato; ottengono anche un'esperienza faccia a faccia coerente e di alta qualità per tutte le loro riunioni video. Possono persino avere accesso alla condivisione di contenuti 4K, agli inviti illimitati degli ospiti, alle videochiamate a 300 vie e alla crittografia delle riunioni per impostazione predefinita, funzionalità che non troverai su app di conferenza popolari come Google Hangouts e Zoom. L'integrazione Lifesize per Microsoft ti offre una soluzione di comunicazione davvero superiore che presenta il meglio di entrambi i mondi.

Computer e telefono con l'applicazione Lifesize

10. Gestione delle persone

bob HR è una piattaforma leader per la gestione delle persone progettata per migliorare l'esperienza di lavoro per tutti i dipendenti, non solo quelli nel tuo ufficio fisico. Dall'inserimento di nuovi talenti nella tua forza lavoro alla gestione del coinvolgimento degli appaltatori, bob può aiutare il tuo team a rimanere allineato.

Il loro bot di intelligenza artificiale fornisce analisi approfondite su come migliorare il ROI del capitale umano, insieme a suggerimenti per migliorare la comunicazione in ufficio. All'interno di Microsoft Teams, Bob può evidenziare riassunti quotidiani e ringraziamenti per i singoli utenti mentre invia aggiornamenti su eventi in tempo reale. Inoltre, bob può rispondere alle domande dei membri del team accedendo alle informazioni dalla knowledge base della tua azienda.

 

Screenshot dell'applicazione Bob HR

Lascia che gli strumenti di collaborazione aiutino, non ostacolino, la tua forza lavoro distribuita

La forza lavoro moderna non deve più esistere in un unico ufficio. Con dipendenti remoti, appaltatori e liberi professionisti sparsi in tutto il mondo, le aziende hanno bisogno di modi affidabili per mantenere tutti connessi e produttivi.

Con strumenti come Lifesize per le riunioni video indipendenti dalla piattaforma e Mio per i messaggi multipiattaforma, non è mai stato così facile creare il perfetto toolkit distribuito per i team.