Prima di iniziare a scrivere questo blog, ho deciso di eseguire il mio esperimento di "gioco telefonico" per vedere quanto può essere pessimo il trasferimento di conoscenze in ufficio. Il gioco ha funzionato in questo modo: ho letto un messaggio al mio compagno di viaggio Kenny, che si è girato e l'ha ripetuto a Omar, che lo ha passato ad Aaron, che si è avvicinato e lo ha dato a Chelsia, che lo ha detto ad Ashlie, che l'ha detto forte per me da scrivere. Il messaggio originale era abbastanza breve, solo una citazione di 15 parole da L'Ufficio:

Il tè in Nepal è molto caldo, ma il caffè in Perù è molto più caldo.

Dopo cinque traduzioni, Ashlie ha condiviso la sua comprensione: "La giornata in Nepal era calda, ma la preparazione del caffè era molto più calda".

Chiudi, vero? Se siamo matematici, la risposta di Ashlie era fedele all'originale per circa il 60%. E se siamo a scuola, lei prende una D. Ma cosa succede quando regoliamo il messaggio in modo che sia un po' più lungo e ci affidiamo molto di più al risultato finale? Abbiamo riprovato con la stessa identica configurazione, solo un nuovo messaggio:

C'è uno studio al terzo piano. Per arrivarci, prendi l'ascensore a destra e poi subito a destra. Scendete ai bagni e girate a sinistra alla fontana. Quindi prendi la prima a destra e lo studio è la prima porta a destra.

Come ha fatto Ashlie questa volta? «C'è uno studio al terzo piano. Scendete l'ascensore e girate a destra. Gira a destra, gira a destra e poi sei lì". L'ha effettivamente accorciata del 50%, ha eliminato la maggior parte dei dettagli, ha cambiato il significato e mi ha mandato in un angolo al terzo piano.

Facciamo affidamento sulla conoscenza di seconda mano per molte informazioni in ufficio. Non ho mai letto il manuale della nuova macchina da caffè; qualcuno mi ha appena mostrato come inserire il pod e selezionare la dimensione che volevo. Non c'è mai stato un codice di abbigliamento modellato in ufficio; ci siamo semplicemente adattati a ciò che gli altri stavano facendo fino a quando non è stata creata una norma.

Alcune conoscenze sono ottime da condividere in questo modo. È veloce, facile e di solito abbastanza buono per portare a termine il lavoro. Ma per altre situazioni, come la registrazione corretta delle ferie nel sistema delle risorse umane o la modifica delle informazioni del database dei clienti, è fondamentale documentare il processo con un'unica fonte di verità.

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