Man mano che le aziende si concentrano maggiormente su efficienza, produttività e redditività, è diventato essenziale che le aziende guardino ai propri numeri per assicurarsi che il loro tempo, denaro e manodopera vengano utilizzati al meglio: una delle maggiori opportunità risiede nel valutare come le riunioni di lavoro vengono eseguiti.

Siamo stati tutti in riunioni che sono state gestite male, includevano le persone sbagliate e non hanno portato a obiettivi concreti. Migliorando il modo in cui vengono gestite le riunioni, le aziende hanno un modo importante per migliorare immediatamente il modo in cui viene gestito il tempo e il modo in cui i membri del team collaborano. Seguendo le best practice, utilizzando i giusti strumenti di collaborazione e responsabilizzando tutti, è possibile migliorare significativamente l'esperienza della riunione.

Che cos'è un incontro di lavoro?

Una riunione di lavoro è un incontro di due o più persone allo scopo di prendere decisioni o discutere gli obiettivi e le operazioni aziendali. Le riunioni di lavoro vengono generalmente condotte di persona in un ufficio, tuttavia con l'avvento delle tecnologie di videoconferenza, i partecipanti possono partecipare a una riunione di lavoro da qualsiasi luogo.

Diamo un'occhiata ai sei tipi più comuni di riunioni di lavoro, tra cui:

  1. Riunioni di aggiornamento dello stato
  2. Riunioni decisionali
  3. Riunioni di risoluzione dei problemi
  4. Riunioni di team building
  5. Riunioni di condivisione delle idee
  6. Incontri di innovazione

6 tipi di riunioni di lavoro per una migliore efficienza e comunicazione

Prima di pianificare le riunioni, è necessario identificare di che tipo di riunione si tratta. In realtà c'è un'enorme differenza tra una riunione di stato settimanale e una riunione di emergenza che potrebbe richiedere un'azione urgente.

1. Riunioni di aggiornamento dello stato

Quasi tutte le aziende hanno familiarità con quelle riunioni ricorrenti del team che inizialmente avevano lo scopo di condividere gli aggiornamenti sugli ultimi progetti e assicurarsi che tutti i membri del team fossero sulla stessa pagina sul processo del progetto. Questi incontri hanno lo scopo di porre rimedio a qualsiasi singhiozzo di comunicazione che potrebbe finire per sprecare una notevole quantità di tempo facendo la stessa cosa o affrontando le stesse sfide più e più volte.

Sebbene questi tipi di riunioni potrebbero non essere i più divertenti o coinvolgenti, le aziende li utilizzano per affrontare eventuali problemi emersi, assegnare compiti e prendere tutte le decisioni necessarie per andare avanti in modo efficace. Tali riunioni possono trasformarsi in sincronizzazioni rapide e sono meno suscettibili di trascinarsi oltre il periodo di tempo specificato.

2. Riunioni decisionali

Sebbene i manager abbiano generalmente l'ultima parola, le discussioni su importanti decisioni aziendali spesso avvengono in gruppi più grandi. Nelle riunioni di aggiornamento dello stato possono essere prese decisioni più piccole, ma quelle importanti determineranno i propri orari di riunione dedicati.

Il processo decisionale potrebbe essere distribuito su più riunioni diverse in modo che tutte le parti abbiano la possibilità di raccogliere informazioni, trovare soluzioni e votare sul modo migliore per andare avanti. Ciò può comportare molto tempo impegnato nelle riunioni e nella comunicazione avanti e indietro.

3. Riunioni di risoluzione dei problemi

Analogamente alle riunioni decisionali, le riunioni di risoluzione dei problemi hanno in mente un obiettivo specifico. Non esiste una riunione standard per la risoluzione dei problemi poiché i problemi variano a seconda del team e dell'organizzazione, ma questi tipi di riunioni sono comunque cruciali.

Questi incontri possono essere basati su emergenze che devono essere risolte rapidamente. Ad esempio, l'origine del problema potrebbe non essere ancora stata identificata o potrebbero esserci diverse priorità da gestire per trovare una soluzione a un problema identificato. In ogni caso, questi incontri danno ai colleghi la possibilità di fare brainstorming, valutare soluzioni e risolvere il problema in questione.

4. Riunioni di team building

Sebbene ogni incontro sia un'opportunità per una squadra di avvicinarsi un po' impegnandosi in battute all'inizio e acquisendo una maggiore comprensione delle loro controparti, a volte è necessario organizzare una riunione di team building pianificata.

Queste riunioni possono essere eventi aziendali o uscite per il team, il dipartimento o l'intera azienda e possono servire a generare fedeltà e coinvolgimento dei dipendenti. Sono l'occasione perfetta per incoraggiare i dipendenti a socializzare e creare relazioni più personali che possono aiutare il progresso e la crescita dell'organizzazione.

5. Riunioni di condivisione delle idee

A volte è meglio che l'intero gruppo si riunisca e condivida nuove idee piuttosto che distribuirle in un'e-mail carnosa o in un thread di chat caotico.

Non solo queste riunioni consentono al relatore o al relatore di approfondire un argomento, le conversazioni possono avvenire in tempo reale e i membri del team possono porre domande. Questi incontri rendono anche interattiva la condivisione delle idee, offrendo ai colleghi la possibilità di scambiare idee l'uno sull'altro, con conseguente maggiore lavoro di squadra, costruzione di relazioni più forti e un'esperienza di incontro coinvolgente. Sebbene questo tipo di riunione possa richiedere molto tempo, spesso si traduce in nuove idee di prodotto, espansione in nuovi mercati e modi per superare la concorrenza.

6. Incontri per l'innovazione

Ogni organizzazione ha bisogno di nuove idee di volta in volta e le riunioni di innovazione sono la risposta standard a tale esigenza. È difficile forzare la creatività, ma puoi sollecitare quante più idee possibili e poi filtrare attraverso di esse per trovare quelle più adatte.

Le riunioni sull'innovazione possono sembrare oscure ai partecipanti, ma sono essenziali per assicurarsi che la tua azienda continui ad andare avanti piuttosto che mantenere gli stessi protocolli operativi anno dopo anno perché offrono all'organizzazione la possibilità di provare qualcosa di nuovo.

 

Anche se potrebbe sembrare inutile o ovvio, definire il tipo di riunione che stai tenendo può guidare il modo in cui i tuoi colleghi si preparano per la riunione, aiutarti a stabilire un'agenda chiara e far risparmiare tempo a tutti. Ecco alcuni suggerimenti su come illuminare esattamente cosa fare per trasformare le tue riunioni in investimenti di tempo solido.

3 consigli per sfruttare al meglio il tuo tempo di riunione

Con la maggior parte dei manager d'accordo sul fatto che le riunioni tendono a essere un uso improduttivo del tempo e 65% di loro dicendo che le riunioni impediscono loro di completare il proprio lavoro, deve esserci un modo migliore per incontrarsi in modo più efficace. Ecco tre semplici modi per ottenere il massimo da ogni riunione.

1. Stabilisci obiettivi chiari

Avere un chiaro agenda delle riunioni ti aiuterà a ridurre al minimo il tempo impiegato dalla riunione. Se hai attività che i partecipanti devono svolgere in anticipo, invia un elenco di controllo nell'invito alla riunione per assicurarti che tutti i partecipanti siano consapevoli e preparati. L'obiettivo di base qui è fare tutto ciò che è in tuo potere in anticipo per evitare che il tempo di un'intera squadra venga sprecato.

L'incontro ideale non ha sorprese e segue l'ordine del giorno a T. Questa potrebbe essere una sfida poiché le conversazioni laterali e le tangenti sono piuttosto comuni nella sala conferenze, quindi è importante mantenere brevi quelle conversazioni fuori tema: puoi sempre prenotare un'altra volta per discutere ulteriormente.

2. Esegui un riepilogo post-riunione

Se hai un chiaro risultato desiderato, è immediatamente chiaro quando una riunione è un successo. Successivamente, i manager possono valutare se ha raggiunto il risultato desiderato e capire cosa lo avrebbe reso più efficace.

L'invio di un breve riepilogo della riunione aumenterà la conservazione delle informazioni e risolverà eventuali problemi di comunicazione che potrebbero essersi verificati. Puoi anche includere qualsiasi ulteriore azione che i tuoi colleghi potrebbero dover intraprendere per ribadire l'esito della tua riunione. Imparare come prendere verbali di riunione efficaci per assicurarti di non perdere nessun dettaglio importante o takeaway delle tue riunioni.

3. Utilizzare un software di videoconferenza affidabile

Le riunioni di lavoro produttive non devono sempre tenersi di persona: con la giusta soluzione di videoconferenza, puoi comunque incontrarti faccia a faccia e vivere un'esperienza di riunione di qualità senza lasciare lo spazio dell'ufficio. Se il tuo strumento di videoconferenza è abbastanza intuitivo, sarai in grado di condividere lo schermo, registrare la tua chiamata e adattare la tua riunione ai chiamanti ospiti su diversi dispositivi senza problemi.

Completamente dedicato a offrire la migliore esperienza di videoconferenza possibile, Lifesize è la soluzione di videoconferenza di qualità 4K e facile da usare che tu e il tuo amministratore IT stavate cercando. Dopo oltre quindici anni di sviluppo di sistemi per sale conferenze, dispositivi di presentazione per sale riunioni wireless, app mobili e una rete cloud globale che unisce tutto, Lifesize offre un'esperienza di riunione unificata senza pari di cui ti puoi fidare.

Mantieni tutti i tipi di riunione efficienti e redditizi

Le riunioni non finiranno presto, ma non devono essere così terribili! Semplicemente definendo il tipo di riunione che vorresti avere e implementando questi suggerimenti, puoi mantenere le tue riunioni produttive e ottimistiche. Ottieni il massimo dalle tue riunioni con Lifesize e vivi come dovrebbe essere una grande riunione di lavoro.