Con più aziende che mai che lavorano da casa a causa della pandemia di COVID-19, le videoconferenze stanno diventando la norma nel modo in cui collaboriamo e comunichiamo sul posto di lavoro. Le riunioni video e persino i webinar sono ora più grandi e complessi, con conversazioni business-critical che avvengono sempre più tramite chiamate in videoconferenza. Queste riunioni con oltre 20 partecipanti richiedono funzionalità video e audio più avanzate rispetto a quelle offerte da Google Hangouts o Skype.
Le soluzioni della piattaforma di videoconferenza che non si integrano con le sale conferenze e le app gratuite che limitano il numero di partecipanti non lo ridurranno per i team di grandi dimensioni che accedono da più sale riunioni, oltre ai singoli lavoratori remoti che accedono dai propri dispositivi personali. In questo blog, discuteremo di come fornire al tuo team gli strumenti giusti per videoconferenze di grandi gruppi di successo.
I pro ei contro delle chiamate di grandi squadre
Se eseguita correttamente, la videoconferenza per grandi gruppi è un modo semplice per portare tutti sulla stessa pagina e creare obiettivi di squadra coerenti tra uffici (o persino confini) diversi. Ma come per qualsiasi cosa, ci sono pro e contro in questi tipi di videoconferenze.
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Miglior software di videoconferenza: 6 funzionalità per team di grandi dimensioni
Le chiamate di gruppo di grandi dimensioni sono solitamente il punto in cui i servizi gratuiti iniziano a fallire. Molti sono limitati dal numero di partecipanti o dalla durata della riunione, mentre i team di grandi dimensioni con più uffici e dipendenti remoti richiedono una soluzione di videoconferenza progettata per gestire dozzine o addirittura centinaia di partecipanti.
Ecco alcuni aspetti da considerare quando si ricercano soluzioni di videoconferenza per il proprio team:
1. Funzionalità BYOD
Aka, porta il tuo dispositivo. Indipendentemente dal fatto che gli utenti utilizzino i loro laptop Mac o Microsoft, telefoni cellulari o tablet Android o Apple, hanno bisogno di un modo semplice per partecipare alle riunioni di videoconferenza. Lifesize supporta tutti i diversi modi in cui i tuoi team desiderano connettersi. Con un semplice clic su un collegamento di invito alla riunione, gli utenti possono persino iscriviti direttamente dai loro browser senza dover scaricare un'app o un plug-in.
2. Risoluzione video di altissima qualità
Le riunioni del tuo team di grandi dimensioni possono includere un numero di singoli lavoratori remoti in una videoconferenza con più sale conferenze grandi e piccole, quindi è importante che tutti possano vedere e ascoltare chiaramente i propri colleghi. Hai bisogno di una soluzione di videoconferenza HD in grado di trasmettere la migliore qualità di risoluzione video possibile per le tue riunioni di gruppo di grandi dimensioni anche in condizioni di larghezza di banda non ottimali. Supporti a grandezza naturale qualità dell'immagine 4K realistica e qualità del suono superiore per garantire che tutti i partecipanti alla riunione ottengano il massimo dalla chiamata.
3. Contenuti facili e condivisione dello schermo
Uno dei modi più efficaci per spiegare un progetto complesso a tutto il tuo team in una volta è ospitare una videoconferenza in cui presenti i dettagli del progetto condividendo lo schermo o la presentazione o riproducendo un video. Condivisione a grandezza naturale ti consente di controllare la tua presentazione in modalità wireless direttamente dal tuo dispositivo mobile o laptop durante la tua videoconferenza, senza bisogno di dongle.
4. Un gran numero di partecipanti
La maggior parte delle app di videoconferenza gratuite limita il numero di partecipanti a circa 8 persone, rendendo impossibile l'incontro con l'intero team per le aziende con un gran numero di dipendenti e uffici remoti. Lifesize consente a un massimo di 300 partecipanti video per riunione online con la possibilità di farlo live streaming di conferenze di grandi gruppi a 10,000 spettatori simultanei.
5. Possibilità di collegare più sale riunioni
I team distribuiti geograficamente hanno spesso uffici con sale conferenze in più posizioni che devono poter partecipare alla stessa videoconferenza. Le videoconferenze progettate per piccoli gruppi, le app gratuite e le soluzioni solo app non soddisfano le esigenze delle videoconferenze di grandi gruppi con più sale riunioni. Lifesize offre una gamma dedicata attrezzature per sale riunioni da piccole sale riunioni fino a grandi auditorium o spazi per riunioni a portata di mano.
6. Capacità di registrazione e condivisione
Quando le riunioni di team di grandi dimensioni si estendono su più fusi orari, è importante acquisire una registrazione della riunione da condividere con i partecipanti che non sono in grado di partecipare all'evento dal vivo. Al termine della riunione, è possibile condividere il collegamento con i partecipanti che l'hanno perso. Registra e condividi Lifesize ti consente di acquisire le tue riunioni importanti con un solo clic del pulsante di registrazione e di condividere la registrazione con l'intero team subito dopo la fine della chiamata.
5 problemi comuni con le chiamate Big Team
Tra la perdita di tempo, le difficoltà tecniche e i problemi di qualità video e audio associati alle chiamate di team di grandi dimensioni, è comprensibile che i dipendenti si sentano frustrati da questo tipo di riunioni quando utilizzano la soluzione sbagliata. Ecco i cinque problemi più comuni con i grandi riunioni di gruppo.
1. Tempo perso
Con i dipendenti multitasking, disattenti e persino addormentati durante le chiamate di grandi team, potresti trovarti a chiederti perché ti stai incontrando in primo luogo. Secondo Atlassian, i dipendenti partecipano in media a 62 riunioni al mese con 31 ore dedicate incontri improduttivi. Se queste 62 riunioni durano un'ora ciascuna, significa che metà del tempo della riunione è sprecato! Usa la nostra guida Come gestire una riunione efficace per rendere le tue riunioni più produttive e un migliore utilizzo del tempo di tutti.
2. Problemi di qualità video
Con soluzioni di videoconferenza poco potenti e inefficienti, avere un numero elevato di dipendenti in chiamata contemporaneamente può causare una diminuzione della qualità del video e produrre un'immagine pixelata o instabile anche con una connessione Internet forte. Con un video scadente si ottiene una qualità audio inferiore, che porta a perdite di tempo mentre i dipendenti cercano di risolvere i problemi. Inoltre, qualità video scadente porta i dipendenti a disimpegnarsi poiché non possono vedere o ascoltare chiaramente ciò che sta accadendo durante la riunione.
3. Sono ammessi partecipanti limitati
Se hai un team di 100 persone ma il tuo software ne consente solo 10, come possono tutti ricevere una chiamata? Desideri una soluzione di videoconferenza che consenta a tutto il tuo team di incontrarsi in un'unica chiamata in videoconferenza, non solo a pochi eletti. Il processo dovrebbe essere facile come fare una telefonata o inviare un SMS dal tuo cellulare.
4. Dongle
Assicurarsi di avere il giusto dongle o cavo per condividere lo schermo durante una videoconferenza è una seccatura, per non parlare della perdita di tempo associata al passaggio del dongle al relatore successivo durante la riunione. Trova una soluzione che ti permetta di condividere lo schermo in modalità wireless e di presentare alle riunioni senza bisogno di cavi e dongle.
5. Registrazione e condivisione ingombranti
Alcuni membri del team non sono stati in grado di partecipare alla chiamata? Le registrazioni video possono essere messe a loro disposizione, ma con molte soluzioni video, anche un video di un'ora richiede ore per essere elaborato e anche in questo caso viene salvato solo sul desktop, quindi deve essere ricaricato e ospitato da qualche parte prima di poterlo condividere. Trova una soluzione con la videoconferenza e altri strumenti di collaborazione che ti consentano di acquisire e condividere facilmente e istantaneamente importanti riunioni del team.
Perché è necessario investire in un'esperienza di chiamate di grandi dimensioni adeguata
Approfitta davvero del tuo team distribuito
Le aziende con una forza lavoro distribuita a livello globale sono in grado di assumere i migliori talenti provenienti da tutto il mondo grazie a ACD sistemi su cui il tuo team può fare affidamento. Tuttavia, essere un lavoratore a distanza a volte può essere solo e isolante, soprattutto se la maggior parte del tuo team lavora insieme nella stessa sede principale. Consentire ai compagni di squadra di connettersi facilmente faccia a faccia tramite videoconferenze 4K li aiuta a costruire relazioni più profonde e sentirsi connessi al proprio team, come in un ambiente d'ufficio.
Rappresenta la tua azienda e il tuo marchio
Una cattiva videochiamata può costarti dei soldi. Nessuno vuole fare affari con un'azienda che non può comunicare in modo efficace. Con chiare capacità di condivisione di audio, video e schermo in tempo reale, le tue chiamate di vendita saranno più professionali e avrai una migliore opportunità di stabilire relazioni con potenziali clienti.
Fai di più in meno tempo
Uno degli aspetti più difficili dell'avere un team distribuito a livello globale è mettere tutti d'accordo. Le videoconferenze sono un ottimo modo per eseguire una rapida sincronizzazione del team o organizzare riunioni di gruppo regolarmente programmate per garantire che tutti lavorino insieme come un'unica unità. Quando non devi passare molto tempo ad aspettare che il presentatore condivida il suo schermo o perdere tempo a dire "Mi senti ora?" puoi rimanere concentrato sull'agenda della riunione e tornare a fare il tuo lavoro. Le riunioni programmate per 1 ora possono essere ridotte di 5-15 minuti se il team è impegnato e non riscontra problemi con la qualità della chiamata.
2 aziende in rapida crescita che utilizzano Lifesize per le videoconferenze
Ecco due aziende in rapida crescita che utilizzano Lifesize per ospitare riunioni faccia a faccia più coinvolgenti e autentiche con la nostra soluzione di videoconferenza 4K.
Nuove Direzioni Servizi per giovani e famiglie
“La nostra organizzazione utilizza Lifesize Video Conferencing per collegare i nostri numerosi siti. Dal collegamento del nostro consiglio di amministrazione in sei contee all'abilitazione del nostro ufficio dei servizi sanitari di chat video con i nostri medici esterni, Lifesize è un servizio e un prodotto senza il quale non potremmo funzionare. Anche la funzione solo telefono è tutto ciò di cui abbiamo bisogno che sia... Amiamo particolarmente l'app mobile disponibile per smartphone e tablet quando abbiamo bisogno di incontrarci mentre siamo in viaggio". — Trevor Wilson, specialista IT presso New Directions Youth & Family Services | Leggi la recensione completa
Azione-MCFR Mediagroup
“Stiamo utilizzando questa soluzione per coinvolgere esperti in materia a distanza per sessioni di apprendimento a distanza e collaborazione globale. Alcuni stream vengono registrati e archiviati per il futuro. Se lavori con grandi team distribuiti in tutto il paese o anche in tutto il mondo [Lifesize] è perfetto per questo... Nell'ultimo anno abbiamo ospitato circa 2,000 riunioni (~1,600 ore di riunione) e Lifesize non ci delude". — Ilya Popovich, responsabile del test QA presso Action-MCFR Mediagroup | Leggi la recensione completa
Conclusione
Quando hai un team distribuito a livello globale, devi affrontare la sfida scoraggiante di assicurarti che tutti rimangano connessi e lavorino insieme come un'unica organizzazione unificata. Le chiamate di grandi dimensioni presentano sfide uniche e sono spesso il punto di rottura dei servizi di videoconferenza gratuiti. Lifesize è attrezzato per gestire le comunicazioni aziendali mission-critical con l'affidabilità, la qualità e le funzionalità specializzate necessarie per le videochiamate di grandi team. E per registrandoti per il tuo account gratuito, puoi connetterti facilmente con un massimo di 10 partecipanti su una chiamata di alta qualità completamente crittografata.
