Le tradizionali riunioni di persona sono fuori questione per le startup e altre piccole imprese che impiegano team remoti: sono costose, poco pratiche e facilmente sostituibili con una soluzione di videoconferenza affidabile. E sulla scia della pandemia di COVID-19, sembra che ogni piccola impresa sia diventata virtuale. Sebbene le app gratuite di livello consumer come Hangouts o Skype possano essere estremamente utili all'inizio, dovrai trovare opzioni migliori man mano che cresci. In questo articolo, descriviamo le principali funzionalità e strumenti di videoconferenza per le piccole imprese per aiutarti a scegliere la soluzione di videoconferenza più adatta alla tua azienda.

Uomo che guarda il computer durante una teleconferenza

Funzionalità di videoconferenza per le piccole imprese

Prima di scegliere una soluzione di videoconferenza per la tua piccola impresa, devi prima fare un passo indietro e pensare a tutte le funzionalità di cui avrai bisogno come azienda in crescita. Ecco un elenco di controllo completo delle funzionalità che dovresti considerare quando scegli la migliore tecnologia di videoconferenza per la tua azienda.

1. Dimensioni e scalabilità delle chiamate

Dai un'occhiata alle dimensioni del tuo team e ai tipi di clienti con cui hai a che fare quotidianamente. Quante persone hai bisogno per connetterti su una chiamata interna? Che ne dici di fornitori esterni, partner o clienti? La maggior parte dei servizi di videoconferenza gratuiti ha un massimo di 8-10 partecipanti e molti sono limitati da durate di chiamata di 30 o 40 minuti. Le chiamate VoIP devono affrontare limitazioni simili e mancano anche del componente faccia a faccia di videoconferenze. Ospitare riunioni online più grandi come i webinar è uno dei motivi principali per cui le aziende passano agli abbonamenti a pagamento per le loro videochiamate mission-critical.

2. Qualità e affidabilità video/audio

La qualità della tua videochiamata è della massima importanza quando fai affidamento su di essa per connettere i tuoi team remoti e far crescere la tua attività. Hai bisogno di una soluzione di cui ti puoi fidare quando ne hai più bisogno. La perdita ricorrente della connessione o il segnale scarso durante le conferenze video o audio non solo ridurranno la produttività, ma scacceranno anche potenziali clienti. Le aziende che effettuano chiamate con clienti potenziali o potenziali dovrebbero essere particolarmente consapevoli della qualità e dell'affidabilità delle chiamate poiché hanno un grande impatto sulle prime impressioni.

3. Telecamere e sistemi per sale conferenze

Le riunioni del team nelle sale conferenze devono supportare i partecipanti remoti senza che questi tornino a una chiamata in audioconferenza obsoleta. Le soluzioni hardware e software strettamente integrate offrono la migliore esperienza sia in termini di qualità che di facilità d'uso. I team remoti conoscono meglio i propri colleghi attraverso riunioni video regolari e faccia a faccia. Infatti, 89% di dipendenti chi fa videoconferenze dice che li aiuta a sentirsi connessi.

4. Condivisione dello schermo integrata

La condivisione dello schermo è una parte importante della presentazione durante una videoconferenza. Senza di essa, l'impatto della tua presentazione potrebbe essere limitato; 90% dei lavoratori a distanza supponiamo che le riunioni video rendano più facile comunicare il loro punto di vista ai loro team. Quando puoi condividere lo schermo durante una videochiamata, i tuoi colleghi possono facilmente comprendere cosa stai cercando di spiegare. Avere una soluzione di videoconferenza con condivisione dello schermo wireless integrata ti consente di presentare e condividere facilmente i documenti in tempo reale durante le riunioni, senza la necessità di trovare e passare dongle o cavi.

5. Integrazioni di chat, e-mail e calendario

Per essere veramente produttivi in ​​tutti i tuoi team, la collaborazione è fondamentale. Ma il problema è: deve essere senza soluzione di continuità. Ciò significa che gli strumenti di chat, e-mail e calendario devono integrarsi facilmente con la tua soluzione di videoconferenza. Le integrazioni video per app di chat ed e-mail semplificano il passaggio dagli scambi di testo a una videochiamata senza interrompere il flusso di lavoro. Per i team di marketing e vendita, aggiungendo marketing via email le integrazioni nel tuo flusso di lavoro ti offrono una formula vincente per far crescere la tua attività. Un'altra importante integrazione di cui ha bisogno il tuo strumento di videoconferenza è un'integrazione semplificata del calendario. Ti consente di pianificare e tenere traccia delle riunioni video dal tuo calendario di lavoro senza dover aprire un'app di videoconferenza separata. L'integrazione del calendario ti consente di conoscere le pianificazioni disponibili dei tuoi colleghi in modo da poter trovare il momento ottimale per ospitare riunioni video invece di chiedere a ciascun membro del team quando è libero.

6. Capacità di portare il tuo dispositivo

I tuoi clienti e potenziali clienti non dovrebbero scaricare un'app o creare un account solo per incontrarti durante una videochiamata. Trova una soluzione basata su standard che consenta a chiunque di partecipare alla chiamata tramite un sistema video SIP/H.323 o direttamente dal proprio telefono cellulare, tablet o laptop con un solo clic del collegamento di invito alla riunione, indipendentemente dal fatto che utilizzi un Android , Mac o qualsiasi altro tipo di dispositivo.

7. registrazione

Registrazione della chiamata in conferenza la funzionalità è ottima per scopi di formazione e documentazione o per condividere utili riepiloghi delle riunioni con i membri del team che non sono stati in grado di partecipare alla chiamata programmata. Un buon software di videoconferenza avrà una facile funzionalità di registrazione dall'interno della chiamata. Avrà anche la possibilità di condividere facilmente la registrazione con i membri del team. Ciò è particolarmente utile quando è necessario esaminare specifici punti di discussione dopo la riunione o utilizzare il video per formare nuovi dipendenti.

8. Supporto tecnico

Dei dipendenti remoti, il 48% ha affermato che le difficoltà tecniche il più delle volte sminuiscono le esperienze di videocomunicazione. Che senso ha avere un fornitore di videoconferenze se il loro supporto tecnico non è in grado di rispondere alle domande di base? O peggio, servizi gratuiti senza che nessuno possa chiamare se qualcosa si rompe? Quando le tue videochiamate sono business-critical, hai bisogno di un contatto per l'assistenza del fornitore di videoconferenze. Questo ti assicurerà di avere qualcuno a cui rivolgerti in caso di difficoltà tecniche. Ti consentirà inoltre di ridurre al minimo i tempi di inattività e goderti le videoconferenze senza i disturbi.

9. Sicurezza

La sicurezza è importante tanto per le piccole imprese quanto per le grandi imprese. Una vulnerabilità di sicurezza potrebbe essere una devastante battuta d'arresto per la tua azienda. Con i recenti articoli sulle vulnerabilità della sicurezza con aziende come Zoom, è importante valutare i requisiti di sicurezza e la tolleranza al rischio. Questo dovrebbe essere uno dei criteri più cruciali quando si sceglie un provider di videoconferenze per la propria attività.

10. Prezzo e ROI

Se i dipendenti lavorassero da casa solo la metà delle volte all'anno, ciò potrebbe comportare $ 11,000 di risparmio A testa. Ciò significa che una piccola azienda di 25 dipendenti potrebbe risparmiare $ 275,000 all'anno con dipendenti che lavorano da casa ma sono comunque produttivi e connessi tramite videoconferenza. Inoltre, la videoconferenza ha ridotto drasticamente i tempi e i costi di viaggio poiché i dipendenti possono partecipare alle riunioni del team indipendentemente dalla loro posizione fisica. Sebbene la videoconferenza di per sé abbia ridotto molti costi aziendali, è comunque importante sceglierne una che abbia un budget ridotto ma che si amplierà man mano che la tua azienda cresce.

5 utili strumenti di videoconferenza per le piccole imprese

Tenendo presente tutte queste funzionalità, abbiamo raccolto un elenco di cinque ottimi strumenti di videoconferenza che aiuteranno il tuo team a tenere riunioni più personali e produttive. Questi strumenti sono gratuiti o richiedono un investimento minimo, il che li rende perfetti per le piccole imprese e le startup preoccupate per i loro profitti.

2 persone sullo schermo utilizzando Lifesize Dash

1. Scatto a grandezza naturale

Dash a grandezza naturale™ è un modo semplice e gratuito per aggiungere videoconferenze a qualsiasi sala riunioni. Questo connettore per kit per sale conferenze gratuito può integrarsi con videocamere USB e dispositivi audio di terze parti di produttori come Aver, Huddly, Logitech e Polycom. Supporta Chromebox e PC Windows e ti offre la libertà di utilizzare qualsiasi hardware esistente che hai nel tuo ufficio, il tutto offrendoti un'esperienza utente straordinaria, affidabilità e gestione centralizzata del servizio Lifesize. Lifesize Dash ti consente di risparmiare fino a $ 1,000 all'anno per camera eliminando i costi di licenza nascosti per camera.

2. Icona a grandezza naturale 300

L' Lifesize® Icon 300™ è una soluzione all-in-one per sale riunioni per meno di $ 2,000. Il suo campo visivo ultra ampio (FOV) è perfettamente ottimizzato per catturare tutti seduti al tavolo anche nelle sale riunioni più piccole. Lifesize Icon 300 ti offre una qualità di condivisione dello schermo 4K senza pari, così puoi presentare nella sala riunioni senza sacrificare la qualità. La configurazione è plug and play, i controlli sono intuitivi e ogni chiamata è crittografata per impostazione predefinita.

3. Integrazioni Lifesize con Microsoft

Molte piccole imprese hanno standardizzato gli strumenti Microsoft per le loro soluzioni di posta elettronica, calendario e comunicazione in tempo reale. Il Integrazione a grandezza naturale per Microsoft aggiunge la migliore qualità audio e video ai flussi di lavoro Microsoft® Teams e Microsoft® Outlook® esistenti per una collaborazione costante. Pianifica e partecipa facilmente alle riunioni Lifesize direttamente da Microsoft Teams o Microsoft Outlook. Inoltre, Lifesize migliora l'ambiente Microsoft Skype for Business offrendo agli utenti e ai loro ospiti un'esperienza video superiore nella sala riunioni e durante le chiamate di gruppo.

4. Lavagna digitale Kaptivo

Le sessioni di lavagna sono ottime per il brainstorming e la collaborazione con il tuo team, ma può essere difficile per i membri del team in remoto vedere la lavagna e partecipare durante una videoconferenza. Condivisione lavagna con Lifesize Share e Kaptivo consente di acquisire sessioni di lavagna interattiva senza il costo di una smartboard o di una lavagna digitale proprietaria. Kaptivo si collega a qualsiasi lavagna bianca cancellabile a secco o lavagna in vetro standard, acquisisce digitalmente le sessioni di lavagna e, se associato a Lifesize Share, presenta un'immagine chiara, nitida e precisa a tutti i partecipanti alla riunione o alla chiamata in tempo reale.

5. Conto a grandezza naturale

Per il proprietario di una piccola impresa veramente attento ai costi che cerca un modo migliore per incontrarsi tramite video, Lifesize ti consente di ospitare videochiamate gratuite e istantanee con un massimo di 10 partecipanti. Invita i partecipanti inviando il tuo ID riunione personale e incontrati faccia a faccia, presenta il tuo schermo e collabora istantaneamente su una rete completamente crittografata direttamente dal tuo telefono o browser. A differenza di altri servizi di videoconferenza gratuiti, Lifesize ti offre riunioni gratuite illimitate senza restrizioni sulla durata della riunione. E in risposta alla pandemia di COVID-19, Lifesize offre 6 mesi gratuiti per tutte le aziende. Basta navigare verso iscriviti.lifesize.com per richiedere il tuo account gratuito.

Conclusione

Quando gestisci una piccola impresa con un team remoto, le riunioni faccia a faccia regolari sono fondamentali non solo per unire il team, ma anche per collaborare in modo più efficace. Prima di scegliere uno strumento di videoconferenza che ti aiuti a far crescere e ridimensionare la tua azienda, esamina questo elenco di controllo e verifica se lo strumento ha le funzionalità di cui hai bisogno. Sei in grado di ospitare tutti i membri del tuo team in videoconferenze regolari utilizzando lo strumento? Lo strumento di videoconferenza è abbastanza robusto da ottimizzare il flusso di lavoro? Sono disponibili le integrazioni necessarie per sincronizzare i membri del team e funzionare senza problemi come azienda?

Devi considerare attentamente le tue opzioni e utilizzare gli strumenti che ti promettono il miglior ROI e sono scalabili man mano che la tua azienda cresce. Ricorda, le conferenze web sono parte integrante del mantenere i tuoi team remoti connessi e coinvolti ed è uno dei migliori investimenti che puoi fare per la tua piccola impresa.