Privacy in videoconferenza: 10 best practice per il mantenimento della privacy

La comunicazione e la collaborazione attraverso il video è esplosa mentre tutti ci adattiamo a un nuovo modo di vivere alla luce del COVID-19 pandemia, dove il lavoro da casa e il distanziamento sociale sono diventati la norma.

Ma con l'epidemia di Coronavirus, c'è stato un drammatico aumento di aziende e organizzazioni che hanno tentato di mettere in atto piattaforme il più rapidamente possibile. Con le persone che corrono per scaricare software e app per rimanere in contatto sui loro dispositivi intelligenti e laptop, le conseguenze della fretta dei normali processi di verifica del software sono diventate rapidamente evidenti. 

Sia attraverso la copertura di notizie, le reti professionali o la navigazione sui social media, ormai probabilmente sei a conoscenza dei recenti risultati sulla sicurezza e delle segnalazioni di abusi in videoconferenza e informazioni personali trapelate in cui si sono purtroppo ritrovate persone senza pretese:

  • Ospitare un webinar solo per avere un partecipante presente materiale osceno che tutti possono vedere? Quadri.
  • Avere ospiti non invitati che bloccano deliberatamente le riunioni video e condividono le loro cattive intenzioni con classi, congregazioni o elettori? Quadri e dai un'occhiata.
  • Avere dati condivisi casualmente con una grande azienda di social media senza che l'utente ne sia a conoscenza o senza il consenso? Quadri.

La registrazione a un servizio di videoconferenza e la connessione video con contatti personali e colleghi professionisti è relativamente semplice e veloce. Tuttavia, c'è ancora una curva di apprendimento da percorrere per i milioni di persone che sono nuove e non abituate a questa forma di comunicazione, in particolare per quanto riguarda la protezione di informazioni personali o sensibili. Per aiutarti a evitare situazioni simili, ecco dieci best practice per mantenere la privacy e la sicurezza durante l'utilizzo videoconferenza.

Persona che utilizza il proprio telefono e computer con una sovrapposizione grafica di blocco di sicurezza

10 Best practice per le videoconferenze per la privacy e la sicurezza

Per gli utenti

1. Configura e conferma le impostazioni della riunione

Quando si partecipa rapidamente a una videochiamata, è facile mantenere le impostazioni predefinite. Prenditi un momento in più per confermare che ogni opzione è configurata in modo appropriato per la tua riunione in modo da non incontrare sorprese impreviste quando ti unisci. Ciò include il test dell'audio e del video prima della chiamata per assicurarsi che entrambi funzionino correttamente. Ricorda, i partecipanti alla riunione saranno trattati per la vista di tutto ciò che c'è dietro di te, quindi testare il tuo video prima della chiamata ti dà l'opportunità di controllare il tuo background e assicurarti che sia appropriato per la riunione.  

2. Prenditi il ​​tempo per imparare lo strumento che stai utilizzando

Non devi diventare un utente esperto dall'oggi al domani, ma come minimo acquisisci familiarità con i pulsanti per disattivare il microfono, spegnere la videocamera e abbandonare la riunione. È il modo più semplice per assicurarti di essere visto e ascoltato solo quando vuoi. Non devi diventare un utente esperto durante la notte, ma come minimo, acquisisci familiarità con i pulsanti per disattivare l'audio del microfono, spegnere la fotocamera e lascia la riunione. È il modo più semplice per assicurarti di essere visto e ascoltato solo quando vuoi. Alcuni strumenti di videoconferenza richiedono anche il download del software prima della riunione. Assicurati di farlo in anticipo in modo da non armeggiare all'ultimo minuto per la configurazione3.

3. Fai attenzione ai tuoi screenshot

Vuoi condividere un'istantanea o un video clip che mostra te e gli altri partecipanti alla riunione sullo schermo? Verifica che nessun dettaglio sensibile della riunione o informazione di contatto personale sia visibile nel riquadro prima di caricarlo sul tuo profilo. È importante evitare qualsiasi problema di privacy o esporre i dati degli utenti che potrebbero essere un errore innocente con gravi ripercussioni.  

4. Lascia gli inviti alla riunione al proprietario della riunione

C'è una persona mancante nell'invito alla riunione? Qualcun altro trarrebbe vantaggio dall'adesione? Invece di trasmettere tu stesso i dettagli della riunione, avvisa il proprietario della riunione e lascia che se ne occupi. Puoi facilmente superare la loro supervisione inoltrando al contatto sbagliato o creare una situazione imbarazzante per l'organizzatore della riunione quando un'altra parte si presenta senza preavviso.

Per i proprietari e i moderatori delle riunioni

5. Non condividere pubblicamente il link della riunione video

Tratta il tuo collegamento alla riunione come la chiave del tuo ufficio o, meglio ancora, della tua casa. Non lo condivideresti con chiunque. Per assicurarti che non cada nelle mani sbagliate, distribuisci il link solo alle persone che hanno bisogno di conoscerlo e solo attraverso mezzi privati, come e-mail sicure o messaggi diretti. Ricorda di trattare sempre gli ID riunione con cautela. 

Hai bisogno di ospitare un incontro pubblico con centinaia o migliaia di partecipanti? La maggior parte delle piattaforme di videoconferenza di livello aziendale come Lifesize dispone di controlli integrati per aiutarti a evitare abusi limitando l'accesso per la condivisione di contenuti, la condivisione di video e la chat solo ai relatori invitati.

6. Richiedi un passcode per l'ingresso alla riunione

Prendi in considerazione un'ulteriore protezione per la tua riunione impostando un passcode, se possibile per eventuali problemi di privacy che potresti avere. Sebbene tu possa condividere il passcode con il link della tua riunione, potresti anche considerare di condividerlo verbalmente o in un'e-mail o messaggio separato per una maggiore sicurezza.

7. Non limitarti a partecipare, modera

Se sei il proprietario della riunione ma non sei in grado di moderare, designa un moderatore a cui partecipare. Se sei solo in una riunione per moderare, può essere allettante il multitasking. Non. Se ti viene chiesto di interrompere la presentazione di un partecipante, rimuovere una persona dalla riunione o bloccare la riunione, devi essere pronto ad agire.

Per le persone che esplorano alternative a Zoom e altri servizi video

8. Scegli un servizio che soddisfi le tue esigenze

Che tu ci creda o no, non devi optare per la prima app di videoconferenza che compare nella tua ricerca online. I comuni servizi gratuiti come Zoom, Skype e Google Hangouts possono essere facilmente accessibili, ma mentre generalmente forniscono funzionalità di base come la condivisione dello schermo, non sempre forniscono le funzionalità necessarie per videoconferenze più ampie. Date le circostanze attuali, più aziende stanno fornendo accesso gratuito ai propri servizi e strumenti di videoconferenza, quindi potresti effettivamente provarli tutti e vedere cosa funziona meglio per te senza essere bloccato in un piano. Suggerimento professionale: se la privacy e la sicurezza sono particolarmente importanti, cerca un fornitore che abbia una storia e una reputazione per la protezione dei dati personali e della privacy dei propri clienti. Prendersi il tempo necessario per comprendere i fornitori di servizi e le misure di sicurezza che hanno adottato non farà che avvantaggiarsi te alla lunga

9. Considera lo streaming live

La videoconferenza ha uno scopo specifico: comunicazione bidirezionale in tempo reale e scambio di informazioni tra host e partecipanti. Se la tua esigenza è principalmente la comunicazione in uscita a un pubblico, puoi in alternativa considerare lo streaming live come canale principale. Ciò limiterebbe la possibilità per le parti esterne di interrompere il messaggio e la presentazione, specialmente in situazioni di chiamate di grandi dimensioni. Fortunatamente, lo streaming live è disponibile come opzione per alcuni provider di videoconferenza, quindi puoi trasmettere a un pubblico più ampio preservando al contempo la tua capacità di incontrare e interagire con individui e gruppi più piccoli a un livello più personale. 

10 Dai priorità alla crittografia e alle politiche sulla privacy aziendali

Data la prevalenza della criminalità informatica e degli attacchi informatici, come il numero crescente di malintenzionati che dirottano riunioni video, si consiglia vivamente di enfatizzare la privacy dei dati e la sicurezza informatica nella ricerca di una soluzione. Fortunatamente, la documentazione sulla sicurezza e sulla privacy della maggior parte dei provider è disponibile pubblicamente sui loro siti Web (è possibile accedere L'informativa sulla privacy di Lifesize qui). Quando si pensa alle politiche dei fornitori, considerare quanto segue:

  • Il provider dichiara esplicitamente quali dati raccoglie e come sono protetti?
  • Il provider specifica per quanto tempo vengono conservati i dati e per quale scopo?

Ricorda, in definitiva è tua responsabilità, come cliente o amministratore IT, scavare più a fondo per determinare se un'offerta resiste al controllo della privacy e della sicurezza e se sei disposto ad accettare le avvertenze e i rischi che ne derivano.

Conclusione

Laddove alcune insidie ​​della videoconferenza possono essere semplicemente attribuite a un errore dell'utente, le restanti sono il prodotto di difetti nel servizio utilizzato e dei compromessi fatti dal provider stesso. Non è un segreto che il modo in cui la tecnologia è codificata, impacchettata e distribuita ha un impatto significativo sulla sicurezza dei tuoi dati e sulla privacy delle tue conversazioni con i partecipanti alla riunione. Ma dovresti anche sentirti a tuo agio con il livello di trasparenza che un fornitore mantiene in merito alla sua offerta e quanto sono disponibili in termini di gestione delle tue comunicazioni e proprietà intellettuale.

Stiamo tutti prendendo misure per mantenere noi stessi, la famiglia e gli amici sicuro e protetto durante il lockdown da Coronavirus. Assicuriamoci anche di fare lo stesso con i nostri strumenti di comunicazione.

Se al momento hai bisogno di una piattaforma di videoconferenza sicura di livello aziendale, Lifesize offre un servizio di videoconferenza illimitato e gratuito a tutte le aziende per sei mesi. Per saperne di più, visita www.lifesize.com/remote-work.