La collaborazione e il modo in cui le persone lavorano non sono cambiati solo negli ultimi decenni, ma nelle ultime settimane a causa del COVID-19. Con un numero maggiore di aziende che conducono attività in remoto, una sala riunioni virtuale o uno spazio per riunioni virtuali è un modo conveniente per i team di incontrarsi faccia a faccia, condividere presentazioni e collaborare, indipendentemente dalla posizione. Lifesize semplifica la configurazione a sala riunioni virtuale e condividi con i partecipanti in pochi secondi. L'organizzatore e i partecipanti possono saltare in sale riunioni virtuali rapide ed estemporanee o pianificare regolarmente e ricorrenti riunioni video senza sforzo attraverso Lifesize.
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Che cos'è una sala riunioni virtuale?
Una sala riunioni virtuale (VMR) è un termine utilizzato per descrivere uno spazio condiviso che consente la collaborazione online ospitata da un servizio cloud. Una sala riunioni virtuale è uno spazio per riunioni online in cui più partecipanti provenienti da luoghi diversi collaborano tramite una videoconferenza. Queste sale consentono a un organizzatore di ospitare una riunione virtuale faccia a faccia in tempo reale con partecipanti remoti e richiedono solo una webcam e un browser.
Tre istanze in cui hai bisogno di sale riunioni virtuali
Indipendentemente dal fatto che tu stia incontrando nuovi clienti, conducendo una riunione a livello aziendale o semplicemente connettendoti con colleghi in remoto, può essere necessario molto tempo prima che i partecipanti arrivino alla riunione. Gli spazi per riunioni virtuali eliminano la perdita di tempo e i costi di viaggio associati alle tradizionali riunioni di persona, offrendo comunque ai partecipanti tutti i vantaggi della connessione e della collaborazione faccia a faccia tramite la videoconferenza nel cloud.
Riunioni di lavoro a distanza
Le aziende non sono più limitate al pool di talenti nelle loro immediate aree geografiche. Grazie a strumenti di collaborazione video come le sale riunioni virtuali, le aziende possono reclutare i migliori talenti da qualsiasi parte del mondo e organizzare riunioni di gruppo coinvolgenti e produttive indipendentemente dalla posizione del dipendente.
Riunioni a livello aziendale
Creare allineamento organizzativo è uno dei più problemi impegnativi per le aziende globali che hanno più uffici o uffici satellite di membri del team remoti. Che tu lo sia ospitare un webinar o dare un presentazione virtuale per l'intero team, le sale conferenze virtuali uniscono il tuo team. Una sala conferenze virtuale è il modo più efficiente per condurre una riunione sicura e aperta per riunire l'intera azienda e garantire che tutti lavorino sugli stessi obiettivi condivisi.
Incontri con clienti a distanza
Interazione faccia a faccia con i clienti è importante per mantenere una relazione sana, celebrare i successi congiunti e rispondere alle loro esigenze. Fortunatamente, le sale riunioni virtuali consentono di connettersi regolarmente con ciascuno dei tuoi clienti a lunga distanza e persino di passare a rapide sessioni di lavoro improvvisate.
Come allestire una sala riunioni virtuale
Lifesize semplifica la creazione di una sala riunioni virtuale. Segui questi cinque passaggi per iniziare e collaborerai con i partecipanti a un VMR in pochissimo tempo.
- Apri l'app Lifesize
- Fare clic sulla scheda Riunioni e quindi creare una riunione una tantum o permanente
- Aggiungi il nome della riunione, la password facoltativa, la descrizione e il luogo
- Fare clic su Salva
- Invita i partecipanti alla riunione generando un'e-mail, creando un invito a un calendario o semplicemente copiando i dettagli della riunione negli appunti e incollandoli in qualsiasi strumento di messaggistica
Sale riunioni virtuali monouso e sale riunioni virtuali permanenti
Sale riunioni virtuali una tantum
Le riunioni una tantum sono spazi di sincronizzazione privati monouso nascosti dall'intera rubrica Lifesize e perfetti per videochiamate ad hoc o riunioni rapide in cui la sicurezza è una priorità. Le videochiamate una tantum sono ottime per dimostrazioni di vendita, interviste o qualsiasi altra riunione in cui è necessario trattare materiale sensibile.
Sale riunioni virtuali permanenti
Allestire una sala riunioni virtuale permanente e avere sempre un luogo dedicato per incontrarsi. Sono perfetti per riunioni ricorrenti perché i dettagli di accesso non cambiano mai. E poiché i VMR permanenti sono ricercabili direttamente, è incredibilmente facile unirli senza dover cercare nella tua e-mail il collegamento che hai eliminato accidentalmente.
Vantaggi dell'utilizzo di una sala riunioni virtuale
Produttività incrementata
I VMR forniscono strumenti di collaborazione intuitivi che consentono un flusso di lavoro più coordinato e aiutano ad aumentare la produttività attraverso la condivisione dei contenuti. Le soluzioni di collaborazione come la condivisione dello schermo e la registrazione di riunioni online consentono a coloro che non hanno potuto partecipare di visualizzarle in un secondo momento.
Flessibilità per partecipare da qualsiasi luogo
Non è sempre possibile partecipare a tutte le riunioni per le quali si riceve un invito, soprattutto se non si è fisicamente vicini al luogo della riunione. Con i VMR puoi incontrare chiunque in qualsiasi momento, indipendentemente dalla tua posizione. Se non puoi partecipare alla videoconferenza, puoi anche utilizzare l'audio relativo per un'esperienza di riunione in movimento.
Le soluzioni di videoconferenza fanno risparmiare tempo
Le sale riunioni virtuali sono anche il modo più rapido ed efficiente per riunire tutti per riunioni ricorrenti o decisioni urgenti e rapide senza dover aspettare che ogni persona si rechi in una sala riunioni fisica. Bastano pochi secondi per entrare in una sala conferenze virtuale con un clic del collegamento di invito alla riunione.
Videoconferenze HD a costi contenuti
Dover recarsi di persona a ogni incontro può davvero aumentare il prezzo di voli, noleggio auto, alloggio in hotel e spese alimentari. Le sale riunioni virtuali ti danno l'opportunità di partecipare a riunioni collaborative con più partecipanti faccia a faccia senza il costoso viaggio.
Attrezzatura necessaria per allestire una sala riunioni virtuale
Una delle grandi cose della configurazione di un VMR tramite Lifesize è quanto sia facile iniziare con un computer e una webcam integrata. I partecipanti possono semplicemente fare clic sul collegamento della riunione e partecipare tramite un browser web. Non sono necessari software o app speciali per la comunicazione visiva, solo un indirizzo virtuale e il tuo team remoto..
computer
Connettiti dal tuo PC, Mac, tablet o telefono.
Webcam
Quello integrato nel tuo laptop o dispositivo mobile è perfetto.
Sistema di videoconferenza (opzionale)
Partecipa a una riunione virtuale da una sala conferenze o huddle room con a Sistema di videoconferenza a grandezza naturale.
Riunioni virtuali per l'assistenza clienti
La creazione di una sala riunioni virtuale sicura con i clienti è un modo semplice per connettersi con i clienti faccia a faccia e rispondere alle domande in tempo reale. Video CXEngage consente lavoro da casa call center agenti per avviare conversazioni basate su video da qualsiasi canale di supporto come telefono, e-mail, chat, SMS e social media. Per ulteriori informazioni sulla configurazione della videoconferenza per il tuo call center del servizio clienti, visita Serenova.
Inizia con le sale riunioni virtuali di Lifesize
Grazie a strumenti di comunicazione migliorati come i VMR, i partecipanti sono più sincronizzati, le riunioni sono più produttive e le decisioni vengono prese a un ritmo più rapido con servizi di teleconferenza. Non è mai stato così facile passare alla sincronizzazione rapida tramite video o utilizzare sale riunioni virtuali ricorrenti per riunioni di aggiornamento dello stato dei progetti più grandi. By registrandoti per il tuo account gratuito, puoi connetterti facilmente con un massimo di 10 partecipanti su una chiamata di alta qualità completamente crittografata.
