Per molti, le presentazioni virtuali sono un gusto acquisito. Ma, con i team remoti che stanno diventando sempre più popolari, soprattutto ora a causa dell'inizio della pandemia di COVID-19, le presentazioni virtuali non solo sono prevedibili, ma stanno anche rapidamente diventando la norma nella nostra vita professionale quotidiana. Oltre ad aiutare i colleghi a rimanere allineati sui grandi progetti, le presentazioni virtuali sono un utile strumento di vendita che ti aiuta migliora i tuoi margini di profitto e sono anche un punto fermo del coinvolgimento dei clienti o dei clienti, sia sotto forma di revisioni aziendali trimestrali, introduzioni di nuove funzionalità o fornitura di rapporti regolari.

In che modo le presentazioni virtuali differiscono dalle presentazioni regolari?

Si è tentati di pensare che le stesse regole che si applicano alle presentazioni di persona si applicherebbero anche alle presentazioni virtuali. In realtà, tuttavia, i due richiedono approcci diversi per mantenere gli spettatori coinvolti nella presentazione. Ecco due differenze principali tra le presentazioni virtuali e normali:

Le presentazioni virtuali competono con più distrazioni

I partecipanti che visualizzano una presentazione virtuale sono molto più facili da distrarre rispetto a un tipico partecipante alla riunione quando visualizzano il contenuto nella stessa stanza del relatore. Con le presentazioni in ufficio, i partecipanti si trovano in genere nella sala conferenze, che è un ambiente controllato con meno distrazioni competere per l'attenzione, rendendo più facile sintonizzarsi sul linguaggio del corpo e su ciò che l'oratore sta dicendo. Con le presentazioni virtuali, il contesto è molto diverso.

Spesso gli spettatori sono muti (video o audio), rendendo molto più difficile per i presentatori capire chi sta interagendo con il contenuto. In qualsiasi momento i partecipanti possono rispondere a una telefonata, controllare la posta elettronica, navigare Social Media o semplicemente multitasking per mancanza di interesse, per cui il presentatore non sarebbe affatto più saggio.

Le presentazioni virtuali offrono una maggiore scalabilità

Le presentazioni virtuali ti consentono di presentare a più persone contemporaneamente, aiutati da servizi di videoconferenza di gruppo come Lifesize, che consentono di centinaia di partecipanti per riunione. Per partecipare, tutto ciò di cui i partecipanti alla riunione hanno bisogno è un dispositivo con una connessione a Internet, semplificando notevolmente la logistica rispetto a una tradizionale presentazione in ufficio, che spesso richiede la pianificazione del viaggio, il blocco di alcuni giorni per viaggiare e la prenotazione di una sala conferenze. Anche in questo caso, non puoi essere sicuro che tutti si presenteranno alla data e all'ora concordate fino all'inizio della riunione.

Sebbene le presentazioni virtuali siano convenienti, ciò non le rende necessariamente più facili per te o per i membri del tuo pubblico. Abbiamo tutti sperimentato le difficoltà di presentazioni virtuali fallite afflitte da una scarsa qualità audio o video o da relatori che non si sentono a proprio agio nel navigare i controlli per condividere i contenuti. Inoltre, quando non ti presenti fisicamente a un pubblico faccia a faccia, devi lavorare molto più duramente per stabilire una connessione e sostenere la loro attenzione. Ecco come farlo.

4 Suggerimenti per la presentazione virtuale per il tuo prossimo incontro

Ottimi contenuti, preparazione ed esercitazione nel parlare in pubblico sono fattori chiave per ogni presentazione, ma se non riesci a coinvolgere il tuo pubblico eliminando tutte le distrazioni, è probabile che la tua presentazione fallisca. Ecco quattro suggerimenti per la presentazione che ti aiuteranno a ridurre al minimo le distrazioni la prossima volta che sarai sotto i riflettori della riunione.

1. Tienilo breve

Durante la presentazione virtuale, il tuo pubblico ha una scorta quasi infinita di distrazioni a portata di mano, dall'e-mail alla messaggistica istantanea ai feed dei social media. Quindi, se stai facendo una presentazione virtuale, mantienila concisa e diretta. Anche se ti impegni in una presentazione più lunga come a webinar, rimanere concentrato e non vagare è fondamentale.

Il capacità di attenzione media quando si ascolta un presentatore è compreso tra 5 e 10 minuti. Anche i relatori esperti e d'élite faticano a mantenere l'attenzione del pubblico per più di 20 minuti. Per evitare l'affaticamento dell'ascoltatore e attirare l'attenzione della stanza (virtuale), si desidera dare un pugno alla presentazione, condensando il contenuto in non più di cinque punti chiave insieme a un breve riassunto dell'azione che si desidera che il pubblico intraprenda dopo la presentazione.

Un modo per farlo è iniziare con la fine in mente. Ad esempio, se stai facendo una presentazione come essere produttivi lavorando da casa, il tuo obiettivo potrebbe essere che il pubblico metta in pratica i consigli e fornisca feedback sulla propria esperienza. Dopo aver identificato questo, conoscerai la quantità di informazioni che devi fornire che li porterà a intraprendere l'azione specifica che desideri che intraprendano.

2. Chiudi le finestre che non ti servono

Prima di condividere lo schermo, assicurati di avere già preparato il contenuto che desideri presentare. I primi momenti della tua presentazione sono fondamentali per stabilire una connessione con il pubblico e a nessuno piace guardare un relatore che si affanna nervosamente per trovare la propria presentazione su un desktop disordinato o, peggio, condividere inavvertitamente informazioni sensibili o personali che potrebbero essere visualizzate da un altro applicazione.

Inoltre, se stai utilizzando la stessa presentazione per un pubblico diverso, assicurati di valutare ogni diapositiva per assicurarti che sia pertinente e adattata alla stanza. Distrarre il tuo spettatore dovendo passare attraverso una serie di diapositive generiche che non sono state adattate alla loro organizzazione, funzione lavorativa o priorità ti fa sembrare impreparato, dando al pubblico la scusa perfetta per escludere ciò che hai da dire. Ogni volta che lo fai, interrompi il flusso della tua presentazione e la loro disponibilità a restare finché non hai finito.

3. Chiedi al pubblico di impegnarsi in una riunione senza distrazioni

Molte aziende remote hanno una regola non detta: disattivare il microfono se non stai presentando. È facile che un'ambulanza che passa di lì metta fuori pista una presentazione, quindi prima di iniziare chiedi ai partecipanti di disattivare il microfono finché non sei pronto per le domande e risposte. Fortunatamente, molte piattaforme di videoconferenza consentono agli organizzatori della riunione di disattivare i microfoni dei partecipanti per controllare meglio l'esperienza della riunione. Come ulteriore vantaggio, il silenziamento aiuta i relatori a mantenere l'attenzione dei partecipanti alla riunione stabilendo quando sarà il loro turno di parlare.

Per i team completamente remoti e distribuiti, è anche comune chiedere ai partecipanti alla riunione di evitare il multitasking e di disattivare l'audio dei telefoni per tutta la durata della riunione. Ciò crea un ambiente di riunione che ricorda più da vicino una riunione in ufficio con distrazioni minime in competizione con l'oratore per l'attenzione.

4. Testare in anticipo la vostra attrezzatura

Se stai leggendo questo, probabilmente hai partecipato a una riunione online in cui qualcuno si è presentato per diversi minuti senza sapere che il suo microfono era disattivato o che il suo contenuto non veniva mostrato sullo schermo. È un'esperienza scomoda sia per il presentatore che per il pubblico e, fortunatamente, molto facile da evitare.

Prima della tua prossima presentazione virtuale, assicurati di testare il microfono, la condivisione dello schermo e la fotocamera 5-10 minuti prima di andare in diretta. Questo ti aiuta a identificare cosa funziona e cosa no e correggerlo. Anche questa è una grande opportunità per farlo controlla la tua illuminazione per assicurarti che il tuo feed video sia chiaro e pronto per la prima serata.

Inoltre, sapere che i tuoi strumenti sono in buone condizioni aumenta la tua sicurezza perché sei sicuro che non interromperanno la tua presentazione.

Come presentare virtualmente su Lifesize

Lifesize è una soluzione di videoconferenza sicura e ad alta definizione per riunioni online che ti aiuta a tenere presentazioni senza interruzioni e a offrire un'esperienza eccezionale ai partecipanti alla riunione su diversi dispositivi. Ecco alcuni passaggi per aiutarti a utilizzare Lifesize per la tua prossima presentazione virtuale:

1. Prepara la tua presentazione

Immagini e testi accattivanti migliorano qualsiasi presentazione. Non preoccuparti se mancano le tue capacità di progettazione; utilizzare i contenuti del sito Web, del blog o dei feed dei social media della tua azienda.

Una copia eccezionale aiuta a eseguire il backup delle diapositive e convince il pubblico ad agire. Vuoi parlare dei vantaggi di agire, superare le obiezioni e fornire irresistibili inviti all'azione per rendere più facile il coinvolgimento del tuo pubblico.

Per le tue presentazioni più critiche, prendi in considerazione l'assunzione di a servizio di copywriting per aiutarti a creare diapositive accattivanti che lascino un'impressione duratura nella mente del tuo pubblico in modo che quando chiedi loro di agire, siano pronti a farlo. Strumenti di sviluppo di presentazioni interattive come Visme semplifica anche il processo di creazione di contenuti unici e coinvolgenti che risulteranno eccezionali durante le riunioni. L'azienda pubblica anche regolarmente migliori pratiche di presentazione per aiutare gli utenti a evitare layout eccessivamente disordinati o pesanti.

2. Fai clic su "Presenta"

Quando sei pronto per la presentazione, partecipa alla riunione Lifesize dall'app desktop/web, conferma che i partecipanti sono presenti, quindi fai clic sull'icona "Condividi lo schermo" per avviare la presentazione. Ti verrà quindi chiesto di selezionare quale display o applicazione desideri condividere.

3. Condividi le tue diapositive o l'intero schermo

Una volta effettuata la selezione, fai clic sul pulsante "Condividi" per mostrare le tue diapositive. Ricorda che non puoi condividere le diapositive contemporaneamente a un altro relatore, quindi assicurati che tutti gli altri oratori abbiano terminato la loro presentazione prima di provare a condividere le diapositive.

Cosa fare dopo la presentazione

Ottime notizie: hai schiacciato la presentazione. Ora cosa fai? I migliori presentatori non si fermano una volta che l'incontro finisce. Dopo ogni presentazione, prenditi qualche minuto per valutare te stesso, o chiedi ai colleghi un feedback, per vedere come hai fatto bene e se hai raggiunto il tuo obiettivo. Inoltre, ecco alcuni modi per garantire che la presentazione si traduca in un impatto aziendale.

1. Invia il link della riunione registrata

A seconda del materiale, il tuo pubblico potrebbe aver bisogno di rivedere la riunione per aiutarli a ottenere i dettagli cruciali nella tua presentazione. A grandezza naturale te lo permette registra e condividi le tue presentazioni in modo che una volta che hai finito, tutto ciò che devi fare è condividere un link della registrazione con i tuoi partecipanti per riferimento futuro. Puoi anche usare a editor video per unire video diversi da utilizzare per materiale aggiuntivo in futuri webinar, riunioni o presentazioni.

2. Pianificare una riunione di follow-up, se necessario

Quando è il momento appropriato per riunirsi e discutere i progressi? In una settimana? Due settimane? Tutte le grandi riunioni virtuali comportano un qualche tipo di azione, quindi non aspettare pianificare e inviare un invito a una riunione per la tua prossima chiamata Lifesize. Le riunioni di follow-up sono un ottimo modo per rimanere al passo con i clienti, portare avanti i progetti o correggere la rotta in caso di disallineamento riguardo ai passaggi successivi.

Conclusione

La tua prossima presentazione non farà schifo per una cosa: mantenere il tuo pubblico coinvolto. Hai eccellenti capacità di presentazione e ottimi contenuti, ma le distrazioni sono il tuo più grande nemico.

Implementando le idee che abbiamo discusso sopra, è possibile eliminare queste distrazioni per aiutarti a concentrarti sull'ottenere il massimo dalle tue presentazioni.

Domande frequenti sulla presentazione virtuale

Come si crea una presentazione virtuale?

Avrai bisogno di una sorta di supporto visivo per creare una presentazione virtuale (come PowerPoint) e una soluzione di teleconferenza come Lifesize che ti permetta di condividere gli schermi. Con le immagini a posto, devi solo elaborare un discorso o un piano per parlare per accompagnare la tua presentazione.

Come coinvolgi il pubblico in una presentazione virtuale?

Per creare una presentazione virtuale coinvolgente, assicurati che la presentazione scorra senza intoppi senza pause imbarazzanti e di avere una serie di cose da dire per ogni diapositiva o riferimento visivo. Da lì, devi parlare in modo vivace e coinvolgente e porre domande al pubblico, se possibile, per tenerlo impegnato.

Quali sono alcune delle sfide che devi considerare quando presenti in un ambiente online?

Il jolly sono le difficoltà tecniche: il ritardo, la scarsa qualità video/audio o i problemi di connettività possono rovinare una presentazione. Se disponi di una soluzione di videoconferenza integrata, la sfida principale è mantenere l'attenzione del pubblico (che può essere facilmente persa).