5 semplici passaggi per ospitare il tuo primo webinar su Lifesize

Che tu sia una grande azienda, un'istituzione o una singola entità, affermarsi come leader nel tuo campo significa essere te stesso autentico e far sentire la tua voce, e il modo migliore per farlo è attraverso un webinar.

I webinar sono diventati un modo sempre più popolare per comunicare idee in modo efficiente negli ultimi due decenni, e ora soprattutto a causa dell'emergenza COVID-19. Se sei un'azienda in crescita o un influencer, è una scommessa sicura che stai già ospitando sessioni online con i clienti o il tuo pubblico di destinazione o esplorerai webinar nel prossimo futuro. Fortunatamente, con Lifesize, i webinar sono facili da organizzare, condividere e partecipare, sia come relatore ospite che come partecipante.

Ma prima di condividere come puoi creare il tuo webinar senza problemi utilizzando Lifesize, discutiamo prima cosa rende un ottimo webinar e come garantire che la tua sessione superi sia le tue aspettative che quelle del tuo pubblico.

Illustrazione di quattro persone in possesso di computer

Che cos'è un webinar?

In poche parole, un webinar, abbreviazione di seminario web o seminario basato sul web, è un tipo di conferenza web, un seminario/evento online in cui l'ospite presenta un argomento particolare e partecipanti da tutto il mondo possono interagire con il presentatore in modo reale. volta. 

A seconda delle restrizioni messe in atto dall'ospite, i partecipanti (come un gruppo di esperti) possono anche condividere audio, schermo e documenti con altri partecipanti, creando così una discussione virtuale coinvolgente e collaborativa.

Dal punto di vista aziendale, i webinar consentono alla tua azienda di promuovere le relazioni con clienti, partner o potenziali clienti, sono un modo per creare autorità attorno al tuo marchio e sono una strategia collaudata per generare nuovi contatti commerciali. Infatti, studi recenti suggeriscono che dal 20 al 40% dei partecipanti al webinar si trasforma in lead qualificati e il 73% dei marketer e leader di vendita B2B afferma che un webinar è il modo migliore per generare lead di qualità.

Grafico che mostra quattro statistiche sull'efficacia del webinar di marketing 

Fonte: ClickFunnels

Quando vengono utilizzati i webinar e perché sono utili?

I webinar sono più comunemente usati per scopi informativi o educativi, spesso come un modo per mostrare nuovi prodotti o ricerche. Ma sono anche un formato accessibile per la presentazione interna a tutta l'azienda o anche come un modo per ospitare un seminario di formazione con un vasto pubblico. Diamo un'occhiata a cinque diversi tipi di webinar e ciò che rende un grande webinar.

Lanci/presentazioni di prodotti

L'introduzione di nuovi prodotti è un'opportunità efficace e di grande impatto per coinvolgere nuovamente i clienti e spiegare il valore di una nuova offerta. Tuttavia, a causa dell'attuale pandemia, non è possibile per la maggior parte delle aziende ospitare eventi fisici di lancio di prodotti, che storicamente hanno contribuito a generare trazione e visibilità iniziali per il loro nuovo prodotto.

Un'alternativa eccellente e meno costosa a un evento di lancio di persona è ospitare un webinar dal vivo. Con un evento online come un webinar, puoi comunque fornire una dimostrazione dal vivo del tuo nuovo prodotto e mostrarne il valore in modo efficace, senza dover affittare una sede e pagare il catering.

Presentazioni educative

I webinar sono un ottimo strumento educativo per aggiungere valore al tuo pubblico di destinazione presentando informazioni privilegiate rilevanti sul settore e possono anche essere utilizzati per fornire supporto ai clienti che hanno acquistato i tuoi prodotti (e quindi aumentare la soddisfazione del cliente).

Inoltre, al termine di un webinar, i contenuti video che produci possono essere sfruttati per altro materiale di marketing e riproposti in formati diversi. Ad esempio, una presentazione webinar di 60 minuti può essere riconfezionata in dieci brevi video clip per il canale YouTube e i social media del tuo marchio, oppure in un post sul blog scritto che può aiutare con il posizionamento sui motori di ricerca del tuo sito.

Presentazioni a livello aziendale

I webinar sono utili non solo come strumento di marketing e lead generation, ma anche per migliorare i processi all'interno della tua azienda. Cioè, puoi creare webinar su richiesta per scopi di formazione interna o per ospitare workshop e presentazioni "pranza e impara" che riuniscono i membri del team, anche quando lavorare in remoto.

Convegni e raduni virtuali

Ospitare webinar frequenti è un modo fantastico per farlo rafforzare il senso di cameratismo tra i tuoi team remoti. I team possono, a turno, ospitare webinar per istruire altri dipartimenti su nuovi progetti e condividere le proprie competenze in materia. Il webinar può anche essere un incontro non correlato al lavoro, come un happy hour virtuale, che aiuta a creare legami di squadra. Ciò è particolarmente utile oggi (e nel prevedibile futuro dei luoghi di lavoro) quando non è possibile organizzare una convention fisica a livello aziendale o anche una semplice riunione di gruppo.

Sessioni di domande e risposte per i clienti e pannelli consultivi

I webinar possono essere utilizzati anche per ospitare sessioni di domande e risposte con clienti e partner in modo che abbiano la possibilità di saperne di più sui tuoi prodotti, sulla tua azienda o di risolvere eventuali problemi che stanno affrontando. Questi webinar mensili o trimestrali sono anche un ottimo modo per sollecitare feedback e identificare aree di miglioramento in base al feedback di clienti e partner.

I 3 fattori principali di un webinar

Qualsiasi webinar di solito comprende tre parti interessate principali: l'host, i partecipanti e i partecipanti. Diamo una rapida occhiata al ruolo di ciascuno e al modo in cui questi giocano nel tuo evento dal vivo.

1. L'ospite

Per la maggior parte dei webinar, ci sarà un unico host responsabile di prendere tutte le disposizioni e garantire che tutto proceda senza intoppi. La parte ospitante che gestisce l'esperienza del webinar può essere una persona, un team o un'azienda, ma un individuo principale ospiterà il webinar.

2. I partecipanti

In sostanza, i partecipanti sono le persone che saranno incluse nella presentazione del webinar, come gli esperti di un panel. Queste persone dovrebbero avere tutte un ruolo definito e attivo nelle procedure del webinar sulla base del agenda delle riunioni e gli obiettivi della discussione. Pensalo come un incontro online, ma con un vasto pubblico che guarda.

3. I partecipanti

I partecipanti sono i luoghi in cui i webinar differiscono dalle videoconferenze. I partecipanti guardano semplicemente il webinar e possono commentare, porre domande online o rispondere al webinar, ma non ospitano, condividono o interagiscono direttamente con il webinar. 

Come utilizzare Lifesize come piattaforma per webinar in 5 passaggi

La creazione di un webinar può sembrare un compito arduo, ma in realtà è relativamente facile se si dispone di una soluzione per webinar e degli strumenti giusti. Con Lifesize, la creazione di un webinar richiede solo un paio di minuti. 

Ecco un'analisi dettagliata dell'hosting di un webinar con Lifesize. 

Passaggio 1: accedi a Lifesize

Una volta che si crea il tuo account Lifesize, puoi ospitare o partecipare immediatamente a riunioni da qualsiasi dispositivo e collaborare con i partecipanti alla riunione da qualsiasi luogo

Passaggio 2: crea una riunione video per i partecipanti al webinar

Una volta effettuato l'accesso, fai clic sulla scheda "Riunioni", quindi seleziona "Crea una riunione". Successivamente, inserisci il nome del webinar, scegli il moderatore (noto anche come host) e crea un passcode numerico per assicurarti che solo le persone invitate possano partecipare.

Screenshot del menu delle riunioni dell'applicazione web Lifesize

Passaggio 3: condividi il link con i partecipanti al webinar

Copia il nuovo link del webinar e condividilo con tutti coloro che parteciperanno tramite e-mail o qualsiasi applicazione di calendario di tua scelta. Nota, questo è il collegamento per coloro che presenteranno o parleranno al webinar, non per i partecipanti al webinar (questo è ciò che faremo dopo).

Passaggio 4: crea un link al webinar per i partecipanti

Ora è il momento di creare un collegamento per consentire ai partecipanti al webinar di guardare (non partecipare) alla nostra presentazione in tempo reale. Per fare ciò, devi prima visitare la Console di amministrazione Lifesize (manage.lifesize.com). Una volta lì, seleziona il Incontri scheda, quindi cerca il nome del webinar appena creato e selezionalo.

Nel menu delle impostazioni della riunione, seleziona Streaming, poi Abilita streaming live. Ora avrai la possibilità di abilitare o disabilitare le domande del pubblico per il tuo webinar. Scegli quello che preferisci, quindi fai clic su Salva.

Passaggio 5: promuovi il tuo link al webinar alle masse

Ottime notizie: ora sei pronto per iniziare a promuovere il tuo webinar. Dal Modifica i dettagli della riunione menu, il link di streaming appena creato è ciò che utilizzerai nei tuoi materiali di marketing.  

5 consigli per il tuo prossimo grande webinar

Anche con il software e la preparazione giusti per il webinar, ospitare un webinar non è sempre un gioco da ragazzi, soprattutto se ne ospiti uno per la prima volta. Per indicarti la giusta direzione, ecco cinque suggerimenti rapidi e attuabili da tenere a mente quando organizzi il tuo prossimo grande webinar.

1. Mantieni alta la capacità dei partecipanti

Non sai mai con certezza quante persone parteciperanno al tuo webinar, quindi assicurati che ci sia abbastanza spazio digitale per tutti mantenendo alta la capacità massima dei partecipanti. Fortunatamente, con Lifesize puoi supportare senza sforzo fino a 10,000 partecipanti al webinar simultanei.

2. Proteggi con una password quando necessario

Se stai monetizzando il tuo webinar o ospitandone uno per scopi aziendali interni, assicurati di proteggerlo con un passcode in modo che le persone che non si sono registrate non possano partecipare senza preavviso.

3. Usa immagini chiare

È fondamentale assicurarsi che qualsiasi cosa tu stia presentando sia visivamente accattivante. Usa GIF, immagini o brevi video memorabili nelle tue diapositive per spiegare meglio di cosa stai parlando e catturare l'attenzione del tuo pubblico.

Gli elementi visivi sono particolarmente utili quando si presenta un argomento tecnico, come un webinar sulla tecnologia blockchain o software di analisi dei big data. Per iterare le statistiche, utilizza visualizzazioni di dati come grafici a torta e grafici a barre invece di creare semplici elenchi puntati.

4. Interagisci con il tuo pubblico

Interagire con il tuo pubblico durante la sessione è essenziale. Altrimenti, potrebbero presto annoiarsi o distrarsi. 

Gli host dei webinar dovrebbero incoraggiare la partecipazione di tutti conducendo sondaggi, ponendo domande e dialogando ogni volta che puoi. Tieni d'occhio la chat room dove potresti trovare un prezioso feedback del pubblico. Inoltre, assicurati di lasciare abbastanza tempo alla fine del webinar per rispondere alle loro domande.

5. Fai sempre una corsa a secco

Pianificazione dell'evento virtuale, preparare contenuti di alta qualità e spargere la voce va bene, ma nessuna preparazione può sostituire l'importanza di una corsa a secco.

Il giorno prima del webinar, esamina passo dopo passo i tuoi contenuti, secondo la tua agenda, come se stessi ospitando l'evento vero e proprio. Ciò contribuirà a mettere a punto tutti i dettagli, a garantire che tutti gli strumenti funzionino correttamente, che le diapositive siano tutte in ordine e che i relatori (i tuoi co-conduttori o partecipanti) sappiano cosa stanno facendo. Una corsa a secco ti darà anche un enorme aumento di fiducia quando è il momento di ospitare l'evento vero e proprio.

Domande frequenti sui webinar comuni

Ora che hai familiarità con cosa, perché e come dei webinar, sei praticamente pronto per ospitare il tuo primo webinar. Se tu scegli a grandezza naturale come arma per il successo del webinar, ecco tre domande frequenti che potresti voler conoscere.

Come possono i partecipanti partecipare a un webinar?

Dopo aver creato e pianificato una riunione, puoi condividerla facilmente tramite e-mail o qualsiasi applicazione di calendario di tua scelta, o semplicemente copiare e condividere il collegamento per invitare i partecipanti. Chiunque abbia il link (e un passcode numerico, se impostato) può quindi partecipare al tuo webinar andando al link, inserendo il proprio nome (la creazione di un account è facoltativo) e facendo clic su "Partecipa alla riunione". Puoi avere fino a 500 partecipanti dal vivo con Lifesize.

Ho bisogno di molta larghezza di banda Internet per ospitare un webinar?

La larghezza di banda Internet richiesta dipenderà dalla risoluzione e dal frame rate desiderati: 1 Mbps è sufficiente per 15 fps con una risoluzione di 720p, mentre 30 fps a 4K dovranno avvicinarsi a 3 Mbps. Più veloce è la tua connessione Internet, migliore sarà la qualità del webinar. Raccomandiamo almeno 2 Mbps di larghezza di banda Internet. Se è inferiore, la chiamata regolerà dinamicamente la risoluzione per sfruttare al massimo la larghezza di banda disponibile e garantire che la chiamata funzioni senza intoppi. Inoltre, gli altri partecipanti alla chiamata che possono inviare e ricevere 2 Mbps continueranno a vivere la chiamata in piena qualità.

Conclusione

Ospitare il tuo primo webinar può essere molto faticoso, ma se fatto bene, il valore è indiscutibile. Dalla costruzione della consapevolezza del marchio e dell'autorità online all'accelerazione del processo di vendita e all'aumento del coinvolgimento dei clienti, tra molte altre applicazioni interne (come migliorare la collaborazione in team), i webinar sono un modo potente e coinvolgente per fornire contenuti a un pubblico definito.

Metti in pratica i suggerimenti di cui sopra utilizzando Lifesize e ospiterai webinar impressionanti in pochissimo tempo.