Sfide comuni a squadre distribuite (e come risolverle)

Quando si gestisce un team distribuito in cui alcuni o tutti i membri del team lavorano in luoghi fisici diversi, è facile che le cose passino inosservate. Che si tratti di basso morale dei dipendenti, inefficienze nei processi, opportunità perse sui progetti o mancanza di collaborazione in team, questi problemi inosservati possono trasformarsi in importanti ostacoli per il tuo team nel tempo. Nonostante tutti i progressi tecnologici relativi alla comunicazione, alla collaborazione e alla produttività per le operazioni distribuite, gestire e gestire in modo efficace una forza lavoro distribuita è ancora impegnativo. Abbiamo delineato alcune delle sfide comuni per i team distribuiti e fornito suggerimenti per aiutare a superare ogni ostacolo.

7 Sfide e soluzioni comuni per i team distribuiti

1. Mancanza di interazione di persona

 Secondo una recente indagine sul lavoro a distanza, la sfida numero uno per i lavoratori a distanza è la comunicazione. Senza essere in grado di fermarsi casualmente alla scrivania di un collega o di fare "chiacchiere rinfrescanti" nella sala pausa, molti dipendenti completamente remoti trovano solitaria la mancanza di interazione umana. Diventa anche sempre più difficile costruire relazioni autentiche e comunicare in modo efficace quando si dispone di un team distribuito. Gli strumenti di comunicazione testuali comunemente utilizzati come le app di posta elettronica e chat rendono difficile giudicare le emozioni dei colleghi, cogliere segnali non verbali o leggere il linguaggio del corpo. 

Soluzione: promuovi una cultura incentrata sui video

La videoconferenza aiuta a rafforzare i team distribuiti consentendo ai colleghi di comunicare faccia a faccia, in modo simile alle interazioni di persona. A differenza della comunicazione basata su chat o delle chiamate solo audio, la videoconferenza semplifica la lettura delle espressioni facciali, del linguaggio del corpo e di altri segnali non verbali che sono essenziali per una comunicazione efficace. Infatti, studi mostrano che il 93% della comunicazione è non verbale. Foster a prima cultura del video che privilegia l'utilizzo degli strumenti di videoconferenza come principale fonte di comunicazione per aumentare il coinvolgimento del team distribuito e connettersi a un livello più profondo.

2. Mancanza di fiducia

Come fai a sapere se i membri del tuo team remoto stanno effettivamente lavorando se non puoi vederli? La natura dei team distribuiti geograficamente, con dipendenti che lavorano in orari e luoghi diversi, rende difficile per alcuni manager fidarsi dei membri remoti del loro team. Anche se gli studi dimostrano che i lavoratori remoti sono generalmente più produttivi dei loro colleghi in ufficio, alcuni manager continuano a lottare con l'idea che i membri del team remoti svolgano effettivamente il lavoro quando vengono lasciati ai propri dispositivi.

Soluzione: creare linee guida chiare e obiettivi misurabili

In qualità di manager, è importante disporre di linee guida chiaramente definite per iscritto su come dovrebbero lavorare tutti i membri del tuo team. Queste linee guida possono includere a quali riunioni devono partecipare tutti i membri del team, tempi di risposta richiesti ai problemi, orari durante il giorno in cui tutti i membri del team devono essere online, standard di qualità del lavoro e altre aspettative specifiche. Inoltre, la creazione di attività misurabili con una data di scadenza per ogni membro del tuo team garantirà che tutti contribuiscano agli obiettivi generali del team. Esistono numerosi flussi di lavoro di gestione dei progetti online che supportano questo processo e semplificano la gestione efficace del tuo produttività del team distribuito.

3. Ambienti di distrazione per i lavoratori remoti

A molti dipendenti piace lavorare da casa, in un bar o persino in spiaggia, ma alcuni lottano con questi ambienti che distraggono. Che si tratti di lavori domestici, bambini, animali domestici o un pisolino allettante, ci sono molte distrazioni in competizione per la tua attenzione negli ambienti di lavoro remoti. Ogni distrazione può indurre un lavoratore a distanza a procrastinare e diminuire la propria produzione legata al lavoro.

Soluzione: garantire la responsabilità

Uno dei vantaggi dell'avere dipendenti che lavorano da casa o in altre sedi non aziendali è che possono lavorare quando sono più produttivi. Per alcuni dipendenti questo può significare che lavorano dopo o prima dell'orario di lavoro diurno tipico. Tuttavia, potrebbero esserci occasioni in cui una scadenza incombe e un dipendente remoto non sembra concentrato sul completamento del progetto in tempo. Per gestire al meglio questo problema, assicurati che ogni membro del tuo team sia responsabile del proprio lavoro e sappia chiaramente quando sono dovuti i propri compiti individuali. Senza invadere la privacy, è anche utile avere regolari check-in individuali con dipendenti remoti per valutare i progressi. Non è realistico aspettarsi che tutti i membri del tuo team lavorino allo stesso ritmo, ma dovresti avere un'idea generale di quanto tempo dovrebbe richiedere ogni attività e fissare obiettivi e scadenze di conseguenza. Quindi, anche se un membro del team remoto viene distratto durante il giorno con un'attività non legata al lavoro, sarà comunque responsabile del completamento delle proprie attività in tempo come il resto del team.

4. Mancanza di cultura aziendale

Poiché alcuni dipendenti possono lavorare insieme in un ambiente d'ufficio tradizionale mentre altri lavorano in remoto da casa, spazi di lavoro o uffici satellite più piccoli, costruire e mantenere una cultura aziendale unificata attraverso team geograficamente distribuiti è una delle maggiori sfide per le aziende con una forza lavoro globale. Con la mancanza di interazione di persona, i dipendenti remoti spesso si sentono esclusi ed esclusi dalla cultura aziendale.

Soluzione: creare opportunità per creare team building e creare legami

Per i team distribuiti geograficamente, la cultura della tua azienda deve andare oltre le tradizionali feste, giochi e happy hour in ufficio. Trova invece il modo in cui il tuo team può connettersi faccia a faccia utilizzando la videoconferenza. Puoi ospitare videochiamate di team bonding in cui i colleghi possono chattare e interagire tra loro casualmente, giocare o divertirsi con sfide. Ci sono anche un certo numero di attività rompighiaccio virtuali puoi farlo con il tuo team distribuito utilizzando la videoconferenza. Inoltre, è una buona idea collaborare con i nuovi dipendenti con altri colleghi. Questo sistema di amici può raddoppiare come un'opportunità di tutoraggio e aiutare a stabilire relazioni più profonde e incoraggiare un migliore dare e avere tra tutti i membri del team. 

5. Problemi di produttività

Una delle principali sfide della gestione di un team distribuito è garantire che tutti i dipendenti finiscano il proprio lavoro in tempo, in modo efficiente e all'altezza degli standard aziendali. Senza la supervisione quotidiana in un ambiente di lavoro distribuito, alcuni membri del team remoti potrebbero non utilizzare il loro tempo in modo saggio. Inoltre, una scarsa comunicazione, la mancanza di obiettivi misurabili e problemi di responsabilità possono influire sulla produttività del tuo team.

Soluzione: sviluppare processi

Per mantenere il tuo team in pista e produttivo, dovrai sviluppare e implementare una serie di processi semplificati. Oltre a utilizzare software di gestione dei progetti come Asana ed Monday.com, molti team ritengono che la sincronizzazione rapida giornaliera o settimanale sia essenziale per favorire la collaborazione e la produttività. Avere un check-in di gruppo informale tramite videoconferenza su base regolare mantiene il team sulla stessa pagina e rende ogni membro del team responsabile delle proprie attività quotidiane e dei progetti in corso. I gestori dovrebbero anche impostare videochiamate individuali regolari con i loro dipendenti diretti. Ciò offre ai dipendenti un tempo designato per discutere lo stato di avanzamento dei progetti o qualsiasi problema relativo al lavoro.

6. Differenze culturali

Molte aziende aziendali impiegano persone provenienti da tutto il mondo. Questa forza lavoro globale diversificata può includere dipendenti che hanno culture, etica del lavoro, stili di comunicazione, valori e contesto drasticamente diversi. Di conseguenza, i team distribuiti potrebbero avere difficoltà a capirsi e a lavorare insieme in modo efficace. I manager devono affrontare la sfida di superare le differenze culturali e trovare un terreno comune per gestire con successo il loro team eterogeneo.

Soluzione: implementare un programma di formazione interculturale

Formazione interculturale o multiculturale, ha lo scopo di aiutare le persone a superare le sfide culturali, affrontare gli stereotipi e imparare a comunicare in modo efficace e ad ascoltare meglio. Poiché ogni team distribuito è unico, non esiste un programma di formazione interculturale valido per tutti, ma dovresti avere un piano in atto che promuova la comprensione e l'apprendimento multiculturale per il tuo team eterogeneo. Durante l'inserimento dei nuovi dipendenti, organizza divertenti sessioni di videoconferenza rompighiaccio e invita i membri del team a condividere i loro cibi, costumi e storie regionali preferiti. Puoi anche usare risorse come La mia vita altrove, che è una comunità collaborativa che ti consente di confrontare il paese in cui vivi con altri paesi del mondo. Ti mostra varie statistiche che differenziano il tuo paese dagli altri, inclusi il costo della vita, la dimensione geografica, la qualità della vita e la cultura, in modo da avere una migliore comprensione di com'è vivere e lavorare nel paese del tuo collega.

7. Mancata corrispondenza del fuso orario

I team distribuiti a livello globale sono spesso composti da dipendenti che si estendono su più fusi orari. Ciò può rendere difficile la pianificazione delle riunioni del team o l'ottenimento di risposte rapide da colleghi remoti. Quando ti siedi accanto al tuo compagno di squadra in un ambiente d'ufficio, è facile rivolgersi a loro e fare rapidamente una domanda a metà giornata su un progetto, ma quando il tuo collega si trova a migliaia di chilometri di distanza o forse a più fusi orari, questo semplice compito diventa molto di più stimolante. Il tuo collega remoto potrebbe essere addormentato o assente dal lavoro durante le normali ore lavorative.

Soluzione: trova sovrapposizioni nelle ore di lavoro diurne di tutti

Usa strumenti come Ogni fuso orario ed Ora e data per aiutare a scegliere gli orari di incontro che sono durante il tipico orario di lavoro diurno di tutti. Per alcuni potrebbe essere la mattina, mentre per altri è il pomeriggio o la prima serata. La sovrapposizione dell'orario di lavoro diurno ti consentirà anche di sapere quando puoi aspettarti risposte rapide da membri remoti del tuo team. Per i team che hanno fusi orari molto diversi, devi essere creativo. Registra la riunione in videoconferenza per coloro che non hanno potuto partecipare alla riunione dal vivo in modo che possano comunque visualizzare la riunione in un secondo momento. Inoltre, puoi massimizzare la produttività pianificando in anticipo. Assicurati che i membri del tuo team remoto che lavorano in orari opposti dispongano di tutto ciò di cui hanno bisogno per svolgere efficacemente le loro attività prima della fine della giornata lavorativa, in modo da poter tornare al lavoro il giorno successivo con le attività completate.