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Come gestire un team distribuito

Gestire un team distribuito può essere impegnativo. È facile sentirsi disconnessi dal proprio team, incorrere in problemi di comunicazione e quando si aggiungono differenze culturali nel mix, le cose possono complicarsi rapidamente. Julie Wilson, insegnante dell'Università di Harvard spiega, "La gestione di un team virtuale richiede ai manager di raddoppiare i fondamenti di una buona gestione, inclusa la definizione di obiettivi chiari, l'organizzazione di grandi riunioni, la comunicazione chiara e lo sfruttamento dei punti di forza individuali e collettivi dei membri del team". Gestire con successo un team remoto è impegnativo, anche per i manager più esperti. Ci vuole tempo, pazienza e molta pratica, ma con i processi e gli strumenti giusti è possibile avere un team completamente remoto produttivo e impegnato.

8 Suggerimenti per la gestione di un team distribuito

1. Assumi le persone giuste

Innanzitutto, devi assumere persone di cui ti puoi fidare e che si sentano a proprio agio a lavorare da sole. Dal momento che non sarai in grado di controllare costantemente ogni membro del team remoto, devi trovare persone che possano contribuire positivamente al tuo team senza la pressione dei pari, la microgestione e l'attenzione costante. "Assumi che fanno" Wade Foster, co-fondatore di Zapier,dice.“ I lavoratori faranno le cose anche se lavorano da un'isola isolata. Non devi dare compiti a chi fa per sapere che qualcosa verrà fatto. Dovrai comunque fornire indicazioni e guida... ma in assenza di ciò, chi agisce farà accadere qualcosa.

2. Onboard con l'intero team remoto in tempo reale

Lo sviluppo di un processo di inserimento efficace aiuta i nuovi assunti ad acclimatarsi rapidamente al proprio lavoro e a conoscere meglio il proprio team. Presentando immediatamente nuovi membri del team e offrendo a tutti l'opportunità di conoscersi tramite videoconferenze faccia a faccia, è più probabile che i dipendenti si fidino l'uno dell'altro e si sentano connessi al proprio team. Ci sono un certo numero di divertimento attività rompighiaccio virtuali puoi farlo con il tuo team distribuito utilizzando la videoconferenza. Inoltre, è una buona idea assegnare a mentore per aiutare il tuo nuovo dipendente a passare senza problemi al suo nuovo ruolo. Il mentore fungerà anche da risorsa immediata per il dipendente quando si blocca o ha solo una semplice domanda. L'obiettivo è fare in modo che il nuovo assunto si senta apprezzato e parte del team il più rapidamente possibile. "Come persona che lavora in remoto e gestisce personalmente un team di dipendenti remoti, so quanto sia critica la fase di inserimento nel ciclo di vita dei dipendenti. Il successo dell'onboarding per i dipendenti remoti dipende dall'estensione della cultura della tua organizzazione oltre le quattro mura e attraverso uno schermo. Inizia abbandonando la posta elettronica quasi interamente nelle prime settimane e coinvolgi i video fin dall'inizio per trascorrere più tempo possibile faccia a faccia. Inoltre, organizza riunioni anticipate con le principali parti interessate tramite video per promuovere un senso di autosufficienza e garantire che il dipendente si senta connesso alla comunità più ampia. "Tim Maloney, SVP di Worldwide Channels presso Lifesize

3. Stabilisci aspettative chiare

Quando si passa a un team completamente remoto, i manager dovrebbero dare la priorità allo sviluppo di linee guida e aspettative chiare. La maggior parte delle squadre è composta da un gruppo eterogeneo di persone. Alcuni dipendenti potrebbero avere precedenti esperienze di lavoro a distanza, mentre altri dipendenti potrebbero essere completamente nuovi al lavoro da casa. Per garantire che tutti operino su un piano di parità, è importante stabilire fin da subito aspettative chiare e realistiche per l'intero team.

Non chiarire le aspettative all'inizio può portare a problemi e incomprensioni lungo la strada che possono causare gravi interruzioni nel flusso di lavoro e nelle prestazioni del tuo team. Chiarisci quali strumenti utilizzerà il tuo team, come comunicherai, a che ora tutti dovrebbero lavorare, come e quando i progetti verranno completati e, quando le cose cambiano, comunicalo anche tu. Le tue aspettative dovrebbero essere scritte, inviate per e-mail e prontamente disponibili per tutto il tuo team. Ciò garantirà che tutti siano sulla stessa pagina e non vi siano ambiguità in ciò che ci si aspetta da ciascun membro del team.

4. Usa i giusti strumenti di comunicazione online

Dopo aver definito chiaramente le tue aspettative, è il momento di trovare gli strumenti giusti che aiuteranno il tuo team a soddisfare tali aspettative ea far sì che le loro giornate lavorative si svolgano in modo fluido ed efficiente. La ricerca mostra che il l'impiegato medio ha 5 o più app aperte in qualsiasi momento, quindi è importante scegliere con saggezza per evitare di creare ancora più affaticamento delle app o confusione su dove i dipendenti dovrebbero andare a cercare informazioni.

Esistono centinaia di soluzioni di collaborazione e comunicazione e innumerevoli strumenti di produttività progettati per aiutare i team distribuiti a essere produttivi. Strumenti di videoconferenza basati su cloud come Lifesize e app di chat come Slack e Microsoft Squadre rendi facile rimanere in costante comunicazione con i membri del tuo team remoto. Strumenti di gestione del progetto come asanaMonday.com e Project Manager.com aiuta con la gestione del tempo e mantieni il tuo team sulla buona strada per evitare di perdere tempo con distrattori e lavoro non produttivo. Alla luce della recente situazione del coronavirus, molte aziende offrono i propri servizi gratuitamente, tra cui Lifesize. Fai le tue ricerche per trovare gli strumenti che funzioneranno meglio per te e il tuo team.

5. Crea una cultura incentrata sui video

Senza le interazioni quotidiane di persona a cui sono abituati i lavoratori tradizionali in ufficio, è facile per i dipendenti che lavorano da casa per la prima volta sentirsi soli e disconnessi dal resto del loro team. Creando una cultura incentrata sui video che privilegia l'utilizzo degli strumenti di videoconferenza per la comunicazione, al contrario delle chiamate in conferenza solo audio o delle app basate su testo, il tuo team può avere interazioni faccia a faccia significative e coinvolgenti. La videoconferenza fornisce più di un'interazione "di persona" e aggiunge un elemento umano alla conversazione che spesso manca in altre forme di comunicazione digitale. Essendo in grado di vedere e sentire chiaramente i tuoi compagni di squadra, sei in grado di capirli meglio riprendendo segnali non verbali e connettiti con loro a un livello più profondo, indipendentemente dalla differenza di fuso orario. WP Engine è la piattaforma di esperienza digitale WordPress leader con oltre 500 dipendenti dislocati negli Stati Uniti, in Europa e in Australia. In quanto azienda che fa della propria cultura una priorità assoluta, hanno dovuto affrontare la sfida di riunire i team sparsi in tre continenti in sei sedi diverse. Avendo Lifesize nelle sale riunioni in tutti gli uffici e sul laptop di ogni dipendente, i colleghi possono connettersi istantaneamente tra loro e i manager possono gestire efficacemente i dipendenti remoti in videochiamate individuali. L'interazione umana aiuta i dipendenti ad avere conversazioni coinvolgenti e connessioni personali con manager e membri del team a migliaia di chilometri di distanza.[Leggi il case study completo]

6. Organizza regolarmente riunioni individuali e di gruppo

La comunicazione costante è la chiave per mantenere il tuo team distribuito produttivo e impegnato. Pianifica riunioni regolari del team all'inizio della settimana utilizzando la videoconferenza per discutere lo stato del progetto, gli ostacoli che i membri del team devono affrontare e gli obiettivi della settimana. Quindi, nel corso della settimana, considera l'idea di organizzare riunioni di "riepilogo" più lunghe per parlare dei risultati del team. Puoi anche usare questo tempo per riconoscere il lavoro eccezionale e pianificare per la settimana successiva.

Oltre alle riunioni del team, si consiglia vivamente di organizzare riunioni in piedi, riunioni individuali regolari con ciascuno dei dipendenti per garantire che tutti rimangano connessi e coinvolti. Infatti, studi hanno dimostrato che i dipendenti dei dirigenti che non hanno riunioni regolari 1:1 hanno quattro volte più probabilità di sentirsi disimpegnati dal lavoro. Sebbene le riunioni 1:1 possano richiedere molto tempo per i manager con team di grandi dimensioni, svolgono un ruolo fondamentale nel far sentire i membri del team apprezzati come individui dando loro anche l'opportunità di porre domande, discutere problemi o sollevare suggerimenti che potrebbero non essersi sentiti a proprio agio condivisione in un ambiente di gruppo.

7. Comunicare eccessivamente gli obiettivi per aiutare i dipendenti remoti ad avere successo

Per i dipendenti che trovano difficile organizzare il lavoro a distanza, comunicare eccessivamente obiettivi e attività individuali è un modo efficace per assicurarsi che siano concentrati sulle cose giuste. Ciò significa utilizzare un linguaggio chiaro e preciso che i dipendenti possono facilmente comprendere per ogni progetto. Utilizza gli strumenti di gestione del progetto per aiutare i dipendenti a rimanere in attività, comprendere ogni fase del progetto e sapere quando il progetto è dovuto. La gestione efficace di un team distribuito non funzionerà se ti concentri semplicemente sul monitoraggio delle ore di lavoro dei dipendenti. Invece, il modo migliore per misurare le prestazioni di un dipendente è concentrarsi sui risultati. Creare una cultura orientata ai risultati significa fidarsi del proprio team e lasciare andare la settimana lavorativa arbitraria e forzata di 40 ore dalle nove alle cinque. Invece, concentrati sui contributi dei singoli membri del team. Come e quando completano le attività non dovrebbe avere importanza purché il lavoro sia svolto bene e in tempo.

8. Offrire opportunità di legame

Poiché le riunioni di persona regolari non sono un'opzione per la maggior parte dei lavoratori remoti e dei team distribuiti, trova altri modi per creare un legame con il tuo team al di fuori delle normali riunioni del team. I dipendenti possono creare pagine di social media adatte al lavoro, club del libro e gruppi di chat privati ​​in cui possono giocare, avere conversazioni spensierate sul lavoro e sulla vita personale, pubblicare foto delle loro famiglie o animali domestici e condividere storie di successo personali. Alcune aziende ospitano anche regolarmente happy hour virtuali per consentire ai dipendenti di interagire e mettersi al passo con la videoconferenza mentre lavorano in remoto.

Sheel Gupta, Chief Growth Officer presso Punto umile, condiviso su quora come tiene impegnato il suo team a distanza, “Una delle sfide più comuni del lavoro a distanza è che i membri del team si sentono soli e disconnessi. Essere a distanza significa che è meno probabile che il tuo team abbia conversazioni spontanee e attività non legate al lavoro. Incoraggio i team remoti a portare le tradizioni in ufficio nel loro stile di lavoro a distanza. Ad esempio, la mia squadra organizza serate di gioco bisettimanali e durante il nostro esperimento a distanza, abbiamo organizzato una serata di gioco virtuale".

Infine, prova a organizzare incontri di persona con l'intero team almeno una o due volte l'anno. Questo può essere impegnativo e costoso, ma i vantaggi di avere il tuo team in contatto di persona e promuovere migliori relazioni di lavoro superano di gran lunga i costi di viaggio.