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Come aumentare la produttività del team per i team distribuiti

Le statistiche mostrano che le aziende con una forza lavoro distribuita sono più produttive delle aziende che impiegano solo lavoratori tradizionali in loco. Infatti, 91% dei lavoratori a distanza affermano di sentirsi più produttivi quando lavorano da casa o in altri luoghi diversi dall'ufficio. Tuttavia, le aziende con team distribuiti non dovrebbero dare per scontata la produttività. Distrazioni a casa, problemi di comunicazione, cattiva gestione del tempo e problemi di responsabilità tra le altre sfide possono influenzare quanto ogni dipendente realizza in una giornata lavorativa. Una forza lavoro distribuita altamente produttiva non si realizza da sola. Richiede l'uso degli strumenti giusti e delle strategie intelligenti per garantire che tutti contribuiscano e lavorino attivamente insieme come una squadra.

In generale, i lavoratori a distanza sono un gruppo produttivo

6 modi per aumentare la produttività del team

Dare ai dipendenti la proprietà del loro lavoro

I migliori manager conoscono il potere della proprietà. Dando ai membri del team la proprietà del proprio lavoro, i dipendenti si sentono meno vincolati, possono prendere decisioni più velocemente ed essere orgogliosi del proprio lavoro. Questa responsabilità induce un senso di responsabilità per il completamento delle attività in tempo con una maggiore attenzione ai dettagli. Ovviamente, devi comunque guidare i membri del team nella giusta direzione e intervenire se i progetti dovessero andare fuori rotta. Susan M. Heathfield, co-proprietaria di TechSmith, afferma che la tua organizzazione ha "la responsabilità di creare un ambiente di lavoro che aiuti a promuovere la capacità e il desiderio dei dipendenti di agire in modo responsabile". ,

Comunica costantemente

La comunicazione è uno dei fattori chiave che contribuisce alla produttività e al successo generale di un team distribuito. Avere un strategia di comunicazione efficace sul posto svolge un ruolo fondamentale nell'aiutare i membri del team a comprendere le proprie responsabilità lavorative, collaborare con i colleghi, fornire aggiornamenti sui progetti, risolvere problemi e mantenere il proprio compito. Organizza regolarmente riunioni di gruppo che promuovano un ambiente di comunicazione aperta. Tutti i membri del team dovrebbero sentirsi a proprio agio nel condividere le proprie idee e nel fornire feedback o anche critiche costruttive su problemi specifici.

“In definitiva, l'unico vantaggio competitivo sostenibile che un'azienda può avere è una cultura che consente alle sue persone e all'intera organizzazione di apprendere più velocemente. L'apprendimento rapido deve provenire da un luogo in cui le persone si sentano al sicuro per parlare di cosa funziona e cosa non funziona, riconoscendo che il loro lavoro non è quello di apparire perfetto, ma di migliorare".

Amy Pressman, presidente e co-fondatrice di Medallia,
Usa i migliori strumenti di collaborazione

Molte organizzazioni si affidano ancora alle vecchie tecnologie, come la posta elettronica, come mezzo principale per condividere informazioni e comunicare. Secondo a studio by Inc. rivista, i lavoratori delle piccole e medie imprese trascorrono metà del loro tempo in e-mail e il 14% della giornata è dedicato alla duplicazione delle informazioni tramite e-mail (ad es. inoltrando e-mail o confermando la ricezione di un file). Per aumentare la produttività dei lavoratori ed evitare le insidie ​​​​della posta elettronica, equipaggia i tuoi team con i migliori strumenti di collaborazione. App di chat come Slack e Microsoft Teams rendere le conversazioni basate su testo molto più agili e digeribili nelle impostazioni di gruppi remoti. La tecnologia di videoconferenza offre alle organizzazioni la possibilità di comunicare faccia a faccia e condividi e presenta lo schermo in modalità wireless durante le riunioni per aiutare a colmare il divario di comunicazione tra i team remoti. In un recente sondaggio, 94% di aziende dire che la videoconferenza aumenta la produttività.

Stabilisci obiettivi e scadenze chiari

Gli obiettivi devono essere chiari e ben definiti, soprattutto per i team distribuiti poiché i membri del team possono trascorrere molto del loro tempo lavorando da soli. Ciò include fornire istruzioni precise e scadenze per ciascuna attività in forma scritta in modo che i membri del team possano fare riferimento alle istruzioni quando necessario. Software di gestione dei progetti come Asana e Campo base aiuta a organizzare tutti i tuoi progetti e le relative attività e documenti in un unico posto per tenere traccia dei progetti. Questi strumenti forniscono una bacheca di progetto visiva che ti consente di vedere rapidamente a cosa stanno lavorando tutti, le date di scadenza per ogni attività all'interno di un progetto e i passaggi successivi del progetto. Facendo clic su un'attività specifica, è possibile visualizzare informazioni aggiuntive tra cui istruzioni specifiche e file correlati per tale attività.

—Amit Kvint, leader del team di compatibilità di OnTheGoSystems [2]

“Misuro la produttività in base al numero di compiti importanti che siamo riusciti a risolvere ogni settimana. Questo è il modo in cui guardo all'efficienza della mia squadra; i compiti importanti nel nostro caso sono cose che hanno aiutato direttamente i clienti a risolvere i problemi che avevano o semplificheranno la vita dei clienti, quindi i problemi saranno prevenuti nel prossimo futuro".

Amit Kvint, leader del team di compatibilità di OnTheGoSystems [2]
Dare un feedback

Oltre a monitorare i progetti e tenerli in carreggiata, è anche importante avere un formale processo di feedback a posto. Ciò può essere ottenuto attraverso regolari riunioni individuali in cui esamini i progetti attuali e completati di recente con i membri del tuo team. Il feedback costruttivo aiuta i dipendenti a imparare dai propri errori, a cogliere le sviste, a riflettere sui processi e ad essere orgogliosi del lavoro svolto bene. Non c'è speranza di aumentare l'efficienza e la produttività di un dipendente se non gli mostri opportunità di miglioramento. Incoraggiare un dialogo aperto a due vie nel processo di feedback in cui i dipendenti possono anche dare suggerimenti o porre domande. Un membro del team potrebbe aver bisogno di più indicazioni su determinati compiti o preferirebbe un po' di libertà creativa su un progetto. Fornendo ai dipendenti supporto, feedback e incoraggiamento costanti, ti assicurerai che i progetti vengano completati nel modo più efficiente possibile.

Festeggia le vittorie

I dipendenti vogliono far parte di una squadra in cui i loro contributi sono apprezzati e riconosciuti. Mostrando apprezzamento e dando credito dove è dovuto, i dipendenti si sentono più sicuri nel proprio lavoro e sono disposti a dare il 100% per il prossimo progetto. Mostrare apprezzamento non deve essere per forza ricompense costose o regali elaborati. Dire semplicemente alcune parole incoraggianti come "continua così" o "lavoro ben fatto" può avere un potente effetto sull'aumento della fiducia in se stessi di un dipendente e motivandolo a lavorare di più. Naturalmente, se il budget lo consente, celebra le grandi vittorie e i risultati raggiunti con regali reali, feste di squadra o un giorno libero. Premiare un lavoro eccezionale, come dare un feedback, è un grande incentivo per una maggiore produttività.

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