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Lo stack tecnologico del team distribuito: oltre 20 app e strumenti

Una comunicazione e una produttività efficaci sono le principali priorità e sfide per le aziende con una forza lavoro distribuita. Fortunatamente, esistono numerosi strumenti progettati per migliorare la produttività dei dipendenti, ma la creazione di uno stack tecnologico per i team distribuiti non è solo questione di disporre di una raccolta di ottimi strumenti. È il modo in cui si impilano letteralmente questi strumenti e il modo in cui lavorano insieme senza soluzione di continuità che li rende utili ed efficaci per i tuoi dipendenti. Qui ci sono oltre 20 app e strumenti per mantenere la tua forza lavoro remota produttiva e lavorare insieme come un'unica unità, indipendentemente dalla loro posizione fisica.

7 Tipi di strumenti di lavoro a distanza

  1. Strumenti di videoconferenza
  2. Strumenti di gestione del progetto
  3. Strumenti di messaggistica
  4. Strumenti di gestione e condivisione dei file
  5. Strumenti di abilitazione IT
  6. Strumenti di abilitazione delle risorse umane
  7. Strumenti di team building

Strumenti di videoconferenza

Videoconferenza basata su cloud

La videoconferenza basata su cloud è particolarmente utile per le aziende con team distribuiti poiché puoi connetterti a una videoconferenza su qualsiasi dispositivo smart o laptop, da qualsiasi luogo. Il App a grandezza naturale ti offre un modo semplice per avviare una chat video, partecipare a una riunione o pianificare una videoconferenza direttamente dal tuo PC, Mac, tablet o telefono. Ciò significa che i membri del team remoto che lavorano da casa, bar, centri per i colleghi e in movimento possono tutti connettersi facilmente a una videochiamata e avere la stessa esperienza utente su vari dispositivi. L'unica cosa che è diversa è la dimensione dello schermo.

Sistemi per sale conferenze 4K

Collegando il software di videoconferenza basato su cloud con i migliori del settore Soluzioni per sale riunioni 4K, Lifesize offre un'esperienza di riunione davvero straordinaria per ogni chiamata. La qualità dell'immagine realistica, la condivisione di contenuti ad altissima definizione e l'audio superiore danno vita alle tue riunioni e ti fanno sentire come se dovessi incontrare il tuo team distribuito nella stessa stanza. Lifesize offre tre diversi sistemi di telecamere 4K così puoi trova la soluzione giusta per il tuo spazio meeting.

Condivisione dello schermo senza fili

La condivisione dello schermo wireless ti consente di risparmiare il fastidio e il tempo perso nel tentativo di trovare e far passare il dongle o il cavo giusto durante la riunione. Condivisione a grandezza naturale rende straordinariamente semplice condividere lo schermo in tempo reale, riprodurre un video e controllare la presentazione direttamente dal tuo dispositivo smart. Lifesize Share assicura che le tue presentazioni si svolgano senza intoppi e catturi l'attenzione di tutti durante la teleconferenza.

Condivisione della lavagna

Le lavagne sono ottime per condividere rapidamente idee, fare brainstorming con il tuo team e rendere i concetti visivi più facili da capire, ma se stai partecipando alla riunione tramite video è facile sentirsi esclusi. Lifesize Share con il sistema di fotocamere per lavagna bianca Kaptivo ti consente di acquisire e condividere digitalmente i contenuti da qualsiasi lavagna standard. Kaptivo rimuove persone, riflessi e bagliori dalla sessione di lavagna e presenta un'immagine digitale chiara e nitida a tutti coloro che partecipano alla chiamata in tempo reale. Dopo la riunione puoi facilmente scaricare o condividere la sessione della lavagna con l'intero team o con persone esterne all'organizzazione.

Strumenti di gestione del progetto

Asana

Asana è una popolare applicazione Web e mobile progettata per aiutare i team a organizzare, monitorare e gestire il proprio lavoro. Una delle cose migliori di Asana è la sua interfaccia semplice e facile da usare. Ti dà flessibilità sull'aspetto della tua bacheca di progetto, ti consente di spostare facilmente gli elenchi di attività ed evidenziare le date di scadenza, gli assegnatari e i progressi dei progetti. Hai anche accesso a un feed attività sulla dashboard per vedere a cosa sta lavorando il tuo team. Asana funziona alla grande per progetti meno complessi.

Jira

Jira ti aiuta a pianificare, monitorare e gestire i tuoi progetti agili e di sviluppo software. Può essere completamente utilizzato da aziende più grandi che devono coordinare più progetti complessi con una forza lavoro distribuita. Tutti i progetti passano attraverso un flusso di lavoro personalizzato che controlla lo stato del progetto e le regole con cui passa ad altri stati.

Monday.com

Monday.com è uno strumento personalizzabile che semplifica il modo in cui i team gestiscono i carichi di lavoro, tengono traccia dei progetti e comunicano. La maggior parte degli strumenti di gestione dei progetti consente solo ai membri del team di accedere ai propri spazi di lavoro, il che rende difficile lavorare con liberi professionisti e società di terze parti. Con Monday.com, puoi aggiungere tutti gli utenti di terze parti che desideri e personalizzare i loro diritti di accesso per assicurarti che vedano solo i progetti a loro assegnati.

Strumenti di messaggistica

Slack

Slack è un campione quando si tratta di messaggistica istantanea per le aziende e un modo divertente per aggiungere chat individuali e di gruppo nell'intera organizzazione. Oltre ai testi, puoi anche inviare GIF e video sulla piattaforma, rendendo i messaggi più emozionanti. Puoi archiviare fino a 10,000 messaggi e tutti i file e le chat sono ricercabili. L'interfaccia di Slacks offre una delle migliori esperienze utente su tutti i tuoi dispositivi.

Microsoft Teams

Microsoft Teams è l'app di messaggistica più popolare per le aziende e uno strumento eccezionale per la collaborazione persistente e la condivisione di documenti all'interno della piattaforma Office 365®. È una buona scelta per le aziende che già pagano un abbonamento a Office 365 Premium o Essentials poiché è incluso nell'abbonamento. Esistono anche numerose app di terze parti che si integrano perfettamente con Microsoft Teams. Integrazioni a grandezza naturale con Microsoft Teams aggiunge l'esperienza audio e video di qualità Lifesize all'interfaccia di Microsoft Teams ed estende le funzionalità di videoconferenza a partner, potenziali clienti e altri contatti al di fuori della tua organizzazione.

Google Hangouts

Google Hangouts è iniziato come un servizio di chat adatto ai consumatori, ma si è trasformato in un'utile integrazione all'interno delle sue app G Suite per le aziende. Google Hangouts Chat è incluso con un account G Suite aziendale, quindi se la tua organizzazione utilizza già Gmail per la posta elettronica o Google Documenti per l'elaborazione di testi, allora hai già Google Hangouts Chat e non devi pagare un extra per questo. Hangouts Chat consente al tuo team composto da un massimo di 8,000 membri di comunicare facilmente tramite l'uso di una chat room e di messaggi diretti.

Strumenti di gestione e condivisione dei file

Microsoft Onedrive

Il servizio di file hosting e sincronizzazione di Microsoft è Microsoft Onedrive ed è incluso con un abbonamento a Office 365. Archivia, accedi e condividi i file di Office 365, incluso Microsoft Teams, da tutti i tuoi dispositivi con OneDrive. Le modifiche che apporti offline vengono caricate automaticamente la prossima volta che ti connetti. OneDrive ti consente di lavorare su documenti con persone all'interno e all'esterno dell'organizzazione in tempo reale utilizzando Word, Excel e PowerPoint.

Google Docs

Come parte delle app G Suite, Google docs ti consente di creare e lavorare su documenti con persone all'interno e all'esterno della tua organizzazione e vedere le modifiche in tempo reale mentre gli altri digitano e comunicano attraverso una funzione di chat integrata. Poiché i documenti sono archiviati su Google Drive, non è necessario installare un programma sul computer per utilizzarlo e puoi accedere ai documenti ovunque tu abbia una connessione Internet.

dropbox

dropbox è un servizio di archiviazione e sincronizzazione file semplice e affidabile con funzionalità di collaborazione avanzate. DropBox si distingue davvero quando approfondisci le funzionalità extra del servizio come Dropbox Paper che funge da spazio di lavoro collaborativo di un gruppo e Dropbox Rewind che ti consente di ripristinare cartelle o interi account da un momento specifico. La versione web di Dropbox ti consente di modificare i file senza doverli scaricare.

Strumenti di abilitazione IT

TeamViewer

TeamViewer è uno strumento desktop remoto essenziale per il personale IT che supporta i team distributivi poiché il supporto di persona non è possibile. TeamViewer consente agli amministratori IT di connettersi in remoto ai computer desktop, ai dispositivi mobili e ai dispositivi IoT dei dipendenti da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento per il supporto in tempo reale o l'accesso a file, reti e programmi. Il personale IT può connettersi su più piattaforme e invitare tecnici IT aggiuntivi a sessioni di supporto complesse.

Okta

Okta è una piattaforma di gestione degli accessi che protegge le risorse critiche di un'azienda e fornisce una soluzione single sign-on per i dipendenti. Con Okta, l'IT può gestire l'accesso dei dipendenti a qualsiasi applicazione o dispositivo. Viene fornito con reporting integrato e si integra profondamente con applicazioni, directory e sistemi di gestione delle identità cloud, mobili e locali.

Criteri di gruppo

Gestione dei criteri di gruppo è uno strumento centralizzato di configurazione e gestione all'interno dell'ambiente IT Microsoft. Ciò offre agli amministratori IT un posto in cui possono configurare una varietà di impostazioni di Windows per ogni computer della loro rete. Queste impostazioni possono essere applicate in modo che gli utenti non possano modificarle. La gestione dei criteri di gruppo è utile anche per bloccare i computer, limitare l'accesso a cartelle o applicazioni specifiche e inviare aggiornamenti software a livello aziendale.

Strumenti di abilitazione delle risorse umane

Forza diurna

Forza Diurna Ceridiana è una piattaforma cloud per la gestione del capitale umano che combina risorse umane, buste paga, benefit, gestione della forza lavoro e gestione dei talenti in un'unica applicazione. Unifica i dati delle risorse umane per l'intera azienda mettendo tutte le informazioni dei dipendenti in un unico posto, dalla retribuzione ai benefit e alle prestazioni. Dayforce offre inoltre ai dipendenti l'accesso diretto per visualizzare e gestire i propri dati e le proprie attività per contribuire a ridurre l'onere amministrativo per le risorse umane.

Il Gestore Candidato

Il Gestore Candidato (TAM) è una soluzione di monitoraggio dei candidati basata su cloud che aiuta le agenzie di reclutamento e le risorse umane a semplificare il processo di assunzione e assunzione. TAM consente di pubblicare i dettagli del lavoro su più bacheche di lavoro gratuite e pagate come Indeed, GlassDoor, Monster e consente alle risorse umane di tenere traccia degli annunci di lavoro e coinvolgere attivamente candidati di qualità. Inoltre, TAM fornisce funzionalità di ricerca avanzate per filtrare i candidati in base a parole chiave, valutazioni, competenze o tag.

Scimpanzé o Campione

In un ambiente d'ufficio tradizionale, è relativamente facile valutare i livelli di coinvolgimento e soddisfazione dei dipendenti. Per le aziende con una forza lavoro distributiva, misurare la soddisfazione dei dipendenti è un po' più complicato. Scimpanzé o Campione è uno strumento anonimo di monitoraggio della felicità dei dipendenti che chiede ai dipendenti una volta alla settimana di condividere i propri sentimenti, identificare i punti deboli e inviare feedback attuabili. Riduce il ciclo di feedback prevalente nei tradizionali sondaggi sui dipendenti poiché i rapporti vengono condivisi immediatamente.

Strumenti per il team building

Punti di forza

Il Clifton Punti di forza la valutazione aiuta a identificare le aree in cui tu e il tuo team avete il maggior potenziale per costruire forza. Misura i modelli ricorrenti di pensieri, sentimenti e comportamenti. Laddove la maggior parte dei test di valutazione si concentra sullo sviluppo o sulla correzione dei punti deboli, StrengthFinder si concentra sui punti di forza dei dipendenti e fornisce strumenti e rapporti approfonditi su come utilizzare tali punti di forza per creare individui e team più forti.

Mo

Sentirsi apprezzati è fondamentale per qualsiasi buon ambiente di lavoro. Mo è un nuovo approccio al riconoscimento dei dipendenti che migliora il coinvolgimento dei dipendenti con particolare attenzione alle attività sociali e peer-to-peer. La piattaforma consente ai compagni di squadra e ai manager di nominare e riconoscere i dipendenti che sono andati ben oltre con premi e premi speciali in un divertente ambiente sociale.

La mia vita altrove

Una delle maggiori sfide del lavoro con team distribuiti che si trovano in tutto il mondo è affrontare i pregiudizi associati alle differenze culturali. La mia vita altrove è una comunità collaborativa che ti consente di confrontare il paese in cui vivi con altri paesi del mondo. Ti mostra varie statistiche che differenziano il tuo paese dagli altri, inclusi il costo della vita, la dimensione geografica, la qualità della vita e la cultura, in modo da avere una migliore comprensione di com'è vivere e lavorare nel paese del tuo collega.

3 fattori da considerare quando costruisci il tuo stack

Interoperabilità

Interoperabilità è la capacità di una soluzione o di uno strumento software di scambiare dati e operare insieme ad altre soluzioni o strumenti software. Avere strumenti di diversi produttori nel tuo stack tecnologico che si integrano e lavorano insieme non solo fa risparmiare denaro alla tua azienda, ma migliora la curva di apprendimento e il flusso di lavoro di un dipendente. Ad esempio, per le aziende che hanno standardizzato Microsoft Office 365, il Integrazioni Lifesize per Microsoft aggiunge la migliore qualità audio e video e tecnologie di comunicazione e collaborazione avanzate ai flussi di lavoro Microsoft Teams e Microsoft Outlook esistenti.

Sicurezza

Devi dedicare del tempo a valutare i profili di rischio dei tuoi fornitori e capire se ogni strumento nel tuo stack tecnologico è costruito e configurato per proteggere i dati sensibili. Una violazione della sicurezza non solo interrompe la tua attività, ma può danneggiare la reputazione della tua azienda e innescare problemi finanziari e legali. Man mano che sempre più la tecnologia diventa basata sul cloud, è importante scegliere fornitori che offrono le più recenti tecnologie di crittografia e hanno una comprovata esperienza nella protezione della privacy e dei dati dei loro clienti.

Scalabilità

Il tuo stack tecnologico deve essere in grado di scalare man mano che la tua azienda cresce. Ciò significa scegliere una tecnologia in grado di gestire nuovi utenti e traffico a una tariffa ragionevole mentre continui ad assumere nuovi dipendenti, aprire uffici aggiuntivi e acquisire nuovi clienti e partner. Qualsiasi latenza può danneggiare la tua crescita. Inoltre, apportare modifiche sostanziali al tuo stack tecnologico per soddisfare la tua azienda in crescita può consumare tempo e denaro con nuove spese tecnologiche, test approfonditi e formazione dei dipendenti.

Il tuo stack tecnologico deve essere in grado di scalare man mano che la tua azienda cresce. Ciò significa scegliere una tecnologia in grado di gestire nuovi utenti e traffico a una tariffa ragionevole mentre continui ad assumere nuovi dipendenti, aprire uffici aggiuntivi e acquisire nuovi clienti e partner. Qualsiasi latenza può danneggiare la tua crescita. Inoltre, apportare modifiche sostanziali al tuo stack tecnologico per soddisfare la tua azienda in crescita può consumare tempo e denaro con nuove spese tecnologiche, test approfonditi e formazione dei dipendenti.

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