La comunicazione è il modo in cui costruiamo e manteniamo relazioni, non solo nella nostra vita personale ma anche sul posto di lavoro con colleghi, partner e clienti. E soprattutto in tempi di pandemia, la comunicazione è fondamentale.

Affinché le aziende possano funzionare in modo efficiente e prosperare, devono implementare strategie di comunicazione chiare. Inoltre, è essenziale disporre dei giusti strumenti di comunicazione in atto. In questo articolo esploreremo l'importanza della comunicazione sul posto di lavoro, oltre a fornire suggerimenti per lo sviluppo di una strategia di comunicazione efficace per la tua organizzazione.

Quali sono le strategie di comunicazione?

Le strategie di comunicazione sono piani d'azione per migliorare la comunicazione all'interno di un'organizzazione. Oltre a stabilire obiettivi per un piano di successo, una strategia di comunicazione implica tipicamente la selezione di strumenti per abilitare un mix strategico di stili di comunicazione verbale e non verbale. L'uso di strategie di comunicazione sul posto di lavoro aumenta la conoscenza dell'azienda, facilita la comunicazione tra i reparti e, in definitiva, rende i processi aziendali più snelli ed efficienti.

8 Strategie di comunicazione per un posto di lavoro più efficace

Una comunicazione efficace aiuta i membri del team a costruire relazioni solide ea contribuire positivamente alla cultura aziendale e alla crescita complessiva dell'azienda. Ecco otto suggerimenti per aiutarti a implementare una strategia di comunicazione efficace all'interno della tua organizzazione:

1. Usa ottimi strumenti di comunicazione

Esistono molti strumenti che puoi utilizzare per rendere più efficace la comunicazione interna all'interno del tuo team, tra cui:

  • Lifesize – Lifesize offre una soluzione di videoconferenza basata su cloud di facile utilizzo che puoi utilizzare sui tuoi dispositivi personali o integrarla nelle sale conferenze per consentire la comunicazione istantanea faccia a faccia con membri del team a distanza. La qualità dell'immagine 4K realistica ti fa sentire come se ti incontrassi nella stessa stanza e la condivisione di contenuti ad altissima definizione assicura che la qualità e i dettagli del tuo lavoro siano mantenuti durante le presentazioni importanti.
  • Lunedì – Monday è uno strumento di gestione dei progetti che consente ai manager di pianificare, organizzare e tenere traccia delle attività e dei progressi del proprio team in un unico spazio visivo e collaborativo. Il lunedì è facile tenersi al passo il flusso di lavoro del tuo team così come il tuo.
  • Slack or Teams – Sia Slack che Microsoft Teams offrono canali di comunicazione istantanea rapidi ed efficaci per il tuo team (incluse le importantissime integrazioni .GIF).

2. Incontra regolarmente i dipendenti

Un altro metodo di comunicazione che funziona è incontrare regolarmente il tuo team, questo aiuta a migliorare la comunicazione e la collaborazione. Per i team con dipendenti remoti, una videoconferenza è una soluzione perfetta per consentire a tutti di incontrarsi faccia a faccia. A differenza delle chiamate audio, le videoconferenze ti consentono di vedere effettivamente le espressioni facciali e il linguaggio del corpo in modo che tutti siano in grado di comprendere appieno come viene comunicato qualcosa. Puoi anche registra il tuo incontro per i membri del team che non hanno potuto partecipare alla teleconferenza per una revisione successiva.

3. Riconosci i successi

Come manager o team leader, è importante mantenere alto il morale e la motivazione forte. Riconoscendo pubblicamente i risultati individuali e di squadra, dimostrerai di notare e tenere a mente la tua squadra e le sue prestazioni. Il riconoscimento dei risultati può avere un impatto positivo sulle prestazioni e aumentare la produttività.

4. Dare istruzioni chiare

Un'area in cui la comunicazione tende a fallire è il modo in cui i team leader comunicano le istruzioni. Una comunicazione poco chiara può causare ritardi o interrompere completamente un progetto. Assicurati di includere istruzioni dettagliate per ogni attività o progetto. Puoi fornire queste istruzioni tramite e-mail, uno strumento di gestione del progetto, chat video o tutto quanto sopra. Istruzioni chiare rendono facile per il tuo team fare le cose per bene la prima volta.

5. Creare un ambiente aperto

Per aprire il flusso di comunicazione, devi assicurarti che i membri del tuo team si sentano abbastanza a proprio agio nel venire da te quando hanno un problema, commesso un errore o hanno una domanda. Abbiamo tutti sentito la frase "La mia porta è sempre aperta", ma non è esattamente facile da fare quando la tua squadra è sparsa in tutto il mondo. Rendendo chiaro al tuo team che può contattarti per qualsiasi cosa, di persona o tramite una videochiamata, lo farai sentire a suo agio e creerai un ambiente di comunicazione aperto.

6. Trova il tempo per uno contro uno

In linea con la creazione di un ambiente aperto, è importante organizzare incontri individuali con ogni membro del team per dare loro l'opportunità di venire da te con domande, problemi o suggerimenti. Gli uno contro uno sono ottime opportunità per parlare con i membri del team delle loro prestazioni, di cosa stanno lottando e di come puoi supportarli meglio. Potrebbero portare alla luce alcune cose che potrebbero non essersi sentiti a proprio agio nel condividere in un ambiente di gruppo. Gli incontri individuali possono anche aiutarli a sentirsi apprezzati come individui.

7. Usa elementi visivi

Non aver paura di utilizzare diversi metodi di comunicazione per ottenere il tuo punto di vista. Le persone spesso perdono i dettagli se non hanno un riferimento visivo a cui tornare, specialmente se non sono brave a conservare le informazioni uditive. Le lavagne promuovono la creatività e rendono i contenuti visivamente accattivanti e più facili da assorbire e conservare. Kaptivo con Lifesize Share™ consente di acquisire e condividere il contenuto della lavagna in tempo reale durante le videoconferenze. Dopo la riunione, assicurati di inviare tutte le presentazioni o le sessioni di Kaptivo che sono state condivise durante la riunione come promemoria visivo di ciò che è stato discusso durante la riunione.

8. Sii aperto al feedback

I manager devono rendersi conto che anche la comunicazione bidirezionale è importante. Comunicazione aperta significa che devi essere aperto a ricevere feedback dai membri del tuo team al fine di migliorare la tua comunicazione e leadership/stile di gestione. Avere un sistema in cui i membri del team possono inviarti facilmente feedback, magari via e-mail, faccia a faccia o in modo anonimo. Incoraggia i membri del team a darti suggerimenti su cosa potrebbe essere migliorato per una maggiore soddisfazione dei dipendenti e su come il team può comunicare meglio con idee per il futuro dell'azienda.

3 Vantaggi di strategie di comunicazione efficaci

La comunicazione gioca un ruolo importante nel modo in cui le aziende lavorano, collaborano e persino socializzano. Una cattiva comunicazione sul posto di lavoro può portare a una serie di problemi all'interno di un'organizzazione.
Uno studio lo ha scoperto 45% dei lavoratori statunitensi sono scontenti del modo in cui l'alta dirigenza comunica e influiscono negativamente sul coinvolgimento dei dipendenti. Ciò si traduce in dipendenti che si sentono fuori dal giro, disconnessi e inascoltati.

Al contrario, quando i dipendenti hanno la sensazione di essere ascoltati, si crea un aspetto positivo ambiente di lavoro ideale, aumenta la produttività e promuove l'innovazione sul posto di lavoro.

1. Un posto di lavoro positivo

Un ambiente di lavoro positivo inizia con una base collaborativa. Incoraggiare i membri del team a porre domande ed esprimere le loro opinioni li aiuta a sentirsi responsabilizzati, aumenta la collaborazione del team e dà loro un senso di comunità che contribuirà al successo del gruppo. In definitiva, una squadra che si concentra sulla costruzione cameratismo di squadra è una squadra più forte, felice e desiderosa di lavorare insieme

2. Maggiore produttività

Comunicando in modo efficace, puoi comprendere meglio le capacità, l'esperienza e i talenti dei tuoi dipendenti. In questo modo è più facile fornire indicazioni chiare e assegnare compiti ai membri del team con le competenze più appropriate. Inoltre, l'implementazione di strategie di comunicazione efficaci aiuta i team a collaborare meglio, sperimentare meno errori e aumentare la produttività. In un recente sondaggio tra gli utenti Lifesize, uno schiacciante 99% degli intervistati è d'accordo con l'opinione che il miglioramento della comunicazione e della collaborazione ha portato a una maggiore produttività per le loro squadre.

3. Maggiore innovazione

Quando i dipendenti sentono di poter comunicare apertamente le proprie idee e opinioni senza timore di essere ridicolizzati, è molto più probabile che portino nuove idee sul tavolo. Condividendo idee e aprendo canali di comunicazione, puoi aumentare l'innovazione all'interno della tua organizzazione.

In che modo la MLB ha migliorato la comunicazione e aumentato la partecipazione alle riunioni utilizzando Lifesize

La Major League Baseball è la lega sportiva professionistica più storica degli Stati Uniti, che porta 73 milioni di persone negli stadi di tutto il Nord America con eventi come il World Baseball Classic e l'All-Star Game. Questi eventi richiedono mesi di preparazione e coordinamento con più di 50 persone sparse in più località.

Avendo utilizzato in precedenza solo software per chiamate in audioconferenza per le loro riunioni globali, hanno visto che il coinvolgimento era basso e le persone spesso svolgevano attività multiple durante le chiamate.

In preparazione per il World Baseball Classic nel 2017, la Major League Baseball ha deciso di rendere i propri incontri più efficienti, efficaci e coinvolgenti. collaborazione con Lifesize. Grazie al software di videoconferenza Lifesize e ai sistemi per sale conferenze completamente integrati, hanno completamente trasformato il modo in cui comunicano e collaborano.

Durante una corsa di prova, MLB ha notato che le persone erano più coinvolte e che c'erano meno problemi di comunicazione. Questo successo ha incoraggiato più persone in tutto il mondo a partecipare alle riunioni tramite Lifesize.

La partecipazione alle riunioni della Major League Baseball è cresciuta del 42% rispetto al loro precedente torneo nel 2013. 

"Dal punto di vista IT, è stato semplice da implementare, flessibile alle nostre esigenze e altrettanto facile per i nostri dipendenti remoti". — Daniel Gainey, Manager delle operazioni IT presso MLB

Lifesize è ora diventato un appuntamento fisso nel portafoglio tecnologico degli eventi della Major League Baseball e verrà utilizzato per tutti gli eventi futuri.

Conclusione

La produttività complessiva aumenta quando le aziende dispongono di una strategia di comunicazione efficace. Attraverso regolari incontri individuali e di gruppo, puoi migliorare il modo in cui comunichi sul posto di lavoro. Tuttavia, per le aziende globali con membri del team situati in città diverse, la comunicazione all'interno dell'intera organizzazione può essere un po' più impegnativa. La piattaforma basata su cloud di Lifesize semplifica la connessione faccia a faccia e aiuta le organizzazioni a migliorare la propria strategia di comunicazione.