Con il 2020 soprannominato ufficiosamente l'anno del "lavoro da casa" a causa dell'epidemia di coronavirus, abbiamo pensato che sarebbe stato utile condividere alcune informazioni utili incontro virtuale Consigli. A questo punto probabilmente hai partecipato ad almeno una videoconferenza per connetterti con i tuoi colleghi, partner o clienti. Ma ora è il momento di imparare l'arte, l'etichetta e l'arte magistrale di rendere quelle videochiamate di successo per tutti i soggetti coinvolti.
Che cos'è una videoconferenza?
Una videoconferenza è una riunione online che combina feed video in diretta da un sistema di videoconferenza con una soluzione di condivisione dello schermo per consentire la collaborazione di gruppo. Le videoconferenze consentono ai partecipanti a riunioni remote di condurre conversazioni faccia a faccia più significative senza dover fare affidamento sui viaggi per riunioni di persona produttive.
Etichetta della videoconferenza: le 10 cose da fare e da non fare
1. Sii preparato e puntuale per la riunione
Non c'è niente di peggio che partecipare a una riunione video senza alcun indizio sul contesto e fare in modo che il relatore si unisca alla riunione in ritardo perché non era pronto. Fare un agenda delle riunioni in anticipo, invialo ai partecipanti e attieniti ad esso per tutta la chiamata. Non solo aiuta con la produttività e l'efficienza, ma darà anche il tono alla riunione e darà agli altri il tempo di preparare le loro domande e contributi.
2. Tienilo conciso
Mi permetta di fare riferimento rasoio di Occam per illustrare questa regola: “La spiegazione più semplice è di solito quella corretta”. Ciò significa mantenere le tue videochiamate brevi e piacevoli. Tutti hanno programmi pieni di impegni in questi giorni e conversazioni frivole non solo sono improduttive e richiedono tempo, ma possono anche essere estremamente frustranti.
3. Utilizzare le immagini per aumentare l'interesse dei partecipanti
Le immagini sono un ottimo modo per mantenere una riunione interessante e fresca. Insieme a Condivisione a grandezza naturale, puoi condividere in modalità wireless applicazioni, presentazioni PowerPoint™, video, grafici, grafici e quant'altro per la collaborazione in tempo reale.
4. Registra la videoconferenza per i colleghi assenti
Sfortunatamente, progetti veloci e scadenze dell'ultimo minuto possono apparire inaspettatamente durante la giornata lavorativa. Quindi è importante registra la tua videochiamata in modo che i colleghi in ritardo o assenti possano sintonizzarsi più tardi a loro piacimento per recuperare le informazioni.
5. Disattiva l'audio quando non parli
Anche se pensi di essere estremamente silenzioso mentre qualcun altro sta parlando, la maggior parte dei microfoni rileverà suoni deboli come digitare, tossire, masticare o picchiettare con la penna. Una volta che più persone partecipano a una chiamata con i microfoni riattivati, il rumore di fondo può essere estremamente fastidioso. Come cortesia comune agli altri, disattiva sempre il microfono quando non stai parlando.
6. Ridurre al minimo le distrazioni
Può sembrare ovvio, ma è importante assicurarsi che tutti siano concentrati sulla riunione in corso e non su altri compiti che distraggono. Metti il tuo smartphone in silenzio o nascosto durante la riunione. Se stai condividendo lo schermo con gli altri partecipanti, prova a disabilitare le notifiche pop-up e chiudi altri programmi come chat, notifiche del calendario ed e-mail. Aziende che utilizzano la videoconferenza segnalare meno istanze di multitasking nelle riunioni, con conseguente riduzione dei tempi di riunione.
7. Non dimenticare di essere te stesso
Siamo ben oltre le videoconferenze utilizzate esclusivamente per i trimestri riunioni consiliari con il tuo team esecutivo — si è trasformato in un modo quotidiano di comunicare faccia a faccia. Proprio come inviare messaggi di testo, parlare al telefono o avvicinarsi alla scrivania del collega e chattare di persona, l'esperienza di videoconferenza riguarda ciò di cui si sta discutendo. Quindi non preoccuparti quando si tratta di salire sulla fotocamera: sii te stesso!
8. Mantieni le riunioni delle giuste dimensioni
Più persone ci sono in una chiamata, più le cose possono creare confusione e distrarre. Meno persone significano maggiore collaborazione e maggiore partecipazione. Ovviamente, se stai tenendo una riunione a livello aziendale, invita tutti a partecipare allo streaming live e registralo per coloro che non possono partecipare all'evento live.
9. Ricontrolla le tue impostazioni
Mentre le videochiamate richiedono solo un clic di un pulsante ora, non fa mai male ricontrollare le impostazioni e assicurarsi che l'audio e la videocamera siano configurati correttamente. In questo modo, se hai un monitor esterno con una fotocamera integrata, puoi regolare di conseguenza.
10. Usa la cortesia comune
Poiché la collaborazione video è proprio come un'interazione di persona, è importante usare la stessa cortesia che useresti se fossi nella stessa stanza. Ciò include prestare attenzione all'oratore, ridurre al minimo il multitasking e astenersi dall'interrompere. Anche se questo può sembrare ovvio, le buone maniere possono portarti lontano quando costruisci relazioni d'affari.
Sei cose da considerare quando si sceglie un'app di videoconferenza
1. Affidabilità della chiamata
Assicurati che il tuo fornitore di servizi di videoconferenza sia costruito su una rete affidabile e resiliente che abbia la disponibilità globale per soddisfare le esigenze specifiche della tua azienda.
2. Qualità video
Non accontentarti di niente di meno che sorprendente per la tua comunicazione mission-critical. Audio e video 4K perfettamente sintonizzati ti fanno sentire come se fossi nella stessa stanza, anche se ti stai connettendo da migliaia di chilometri di distanza.
3. Facilità d'uso
Scegli una soluzione che si integri con la tua directory aziendale per connetterti facilmente con i colleghi, ma assicurati anche che la soluzione supporti le chiamate degli ospiti per incontrare clienti e partner anche al di fuori della tua organizzazione.
4. Condivisione dello schermo senza fili
Trasforma istantaneamente la tua videochiamata in una sessione di lavoro collaborativa condividendo lo schermo o la presentazione. In questo modo puoi collaborare su un documento oltre a comunicare faccia a faccia.
5. Assistenza clienti
Chi chiami se si rompe qualcosa? Una soluzione di classe business deve essere supportata da un supporto entro tempi di risposta significativi. Scegli una soluzione che ti supporterà per tutta la durata del servizio.
6. Porta il tuo dispositivo (BYOD)
È essenziale il supporto per PC o Mac, tablet e smartphone (Android o iOS) e le chiamate basate su browser. Il BYOD è qui per restare: per la migliore adozione, trova una soluzione che si integri con tutti i dispositivi che il tuo team ama utilizzare.
Perché usare Lifesize per la tua videoconferenza?
Sfrutta insieme hardware e software
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Lifesize si adatta al flusso di lavoro dei tuoi strumenti esistenti per offrirti la migliore esperienza utente video nelle app e nelle sale riunioni che usi ogni giorno con Analisi CX che mantengono i tuoi clienti al centro della tua attività. Sistemi per sale conferenze di terze parti come Polycom e Cisco e strumenti di pianificazione e collaborazione come Microsoft® Squadre, Microsoft® Skype per le aziende, Microsoft® Outlook® e Google Calendar™ sono perfettamente integrati con Lifesize.
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Lifesize utilizza i migliori data center con certificazioni di sicurezza e privacy di terze parti indipendenti per garantire la base più sicura e affidabile possibile per i nostri clienti.
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In Lifesize, tutto ciò che facciamo è progettato, realizzato e supportato per rendere l'esperienza dell'utente eccellente e senza sforzo fin dal primo giorno. Dopo più di quindici anni di sviluppo sistemi per sale conferenze, dispositivi di presentazione wireless per sale riunioni, app per videoconferenza e la rete cloud globale che lega tutto insieme, non ci accontentiamo di niente di meno che sorprendente. Lifesize offre un'esperienza di riunione unificata senza eguali di cui ti puoi fidare per lavorare la prima volta, ogni volta.
In risposta alla pandemia di COVID-19, Lifesize offre servizio di videoconferenza gratuito e illimitato per tutte le aziende globali per sei mesi. Il nostro obiettivo è supportare le aziende nel miglior modo possibile in questo momento difficile e far lavorare il mondo.
Domande frequenti sulla videoconferenza
Come si effettua una videoconferenza?
Esistono diversi modi per effettuare una videoconferenza con l'app Lifesize. Con un servizio di videochiamata basato su directory, effettuare una chiamata è facile come fare clic su un nome. Questo video mostra quanto sia facile entrare in contatto con i tuoi contatti su Lifesize.
Come si effettua una videochiamata di gruppo?
Effettuare una videochiamata di gruppo è facile. Puoi pianificare riunioni una tantum o ricorrenti utilizzando Lifesize e il tuo servizio di calendario preferito. Basta selezionare una sala riunioni in cui incontrarsi e inviare i dettagli della chiamata ai partecipanti alla riunione. Possono partecipare dall'app Lifesize, dal browser con l'app Web Lifesize o anche semplicemente tramite telefono. E tutte le opzioni sono incluse nel corpo dell'invito alla riunione.
Come faccio a condividere il mio schermo in una videoconferenza?
Se stai partecipando a una videoconferenza dall'app Lifesize sul tuo laptop o tramite l'app Web basata su browser, fai clic sull'icona presente per condividere lo schermo. Se ti trovi in una sala riunioni, il nostro dispositivo di condivisione della sala riunioni wireless, Lifesize Share™, semplifica la condivisione dello schermo, la riproduzione di video o persino il controllo delle presentazioni direttamente dal telefono senza dover fare affidamento su dongle o connettori speciali.
Come posso partecipare a una videoconferenza dal mio cellulare?
L'app mobile Lifesize offre agli utenti remoti più funzioni per le riunioni in movimento. Scopri di più su funzioni come il pinch-to-zoom e la modalità di solo ascolto in questo breve video di panoramica.
