Ammettiamolo: abbiamo avuto tutti un incontro terribile una o due volte nella nostra vita. In realtà sono molto più comuni di quanto potresti pensare. Secondo Rapporto sullo stato delle riunioni 2019 di Doodle, il costo di riunioni mal organizzate nel 2019 raggiungerà l'enorme cifra di 399 miliardi di dollari solo negli Stati Uniti, il che rappresenta un enorme freno all'efficacia delle imprese. Un semplice passo per aumentare l'efficacia della tua riunione è includere sempre un'agenda della riunione. Ecco la nostra guida per progettare una fantastica agenda per riunioni che puoi utilizzare la prossima volta programmare la sala conferenze o organizzare una riunione di squadra virtuale.
Che cos'è un'agenda virtuale per riunioni?
Un ordine del giorno di una riunione è un elenco cronologico di argomenti, compiti e attività da affrontare o affrontare durante una riunione. Un'agenda virtuale della riunione consente ai partecipanti di avere uno schema di ciò che verrà discusso durante la riunione in modo che possano prepararsi in anticipo per garantire il massimo incontro efficace possibile.
Perché gli ordini del giorno delle riunioni sono importanti?
Nessuno vuole essere in una mal pianificata incontro di gruppo, riunione di squadra. Il tempo è fondamentale per tutti nella stanza - e fuori dalla stanza - quindi doversi sedere in una sala conferenze o in una videochiamata con un gruppo di persone che non sanno perché sono lì in primo luogo può diventare un po' frustrante.
Semplicemente creando un semplice schema di come vuoi trascorrere il tuo tempo in questa riunione e condividendolo con i tuoi colleghi, non solo puoi eliminare la confusione, ma anche dare il tono alla riunione, definire gli argomenti che devono essere affrontati e aumentare i partecipanti coinvolgimento poiché ognuno ha il tempo di preparare in anticipo informazioni o argomenti di ricerca.
5 motivi per utilizzare un'agenda durante le riunioni virtuali
Un'agenda delle riunioni efficace e ben congegnata può fare miracoli per te e i tuoi colleghi. Ecco cinque motivi per utilizzare un'agenda della riunione:
1. Affronta tutti i punti chiave di discussione
Non c'è niente di peggio che andare a una riunione e non avere idea del motivo per cui è stata convocata in primo luogo. Il bello degli ordini del giorno delle riunioni è che elencano chiaramente gli argomenti discussi nell'orario della riunione, quindi nessuno entra nella stanza completamente all'oscuro.
2. Invia gli inviti alle riunioni alle persone giuste
I partecipanti alla riunione vengono selezionati manualmente e vengono scelti per un posto nella stanza per un motivo. Sia che tu sia scelto per parlare su un determinato argomento all'ordine del giorno o che le decisioni prese in questa riunione influiscano direttamente su di te, poter esaminare in anticipo un ordine del giorno conferma il tuo posto al tavolo.
3. Definire i risultati
Ogni incontro ha un motivo di aggregazione. Se si conosce l'obiettivo di una riunione in corso - e quale può essere il risultato - ci sono meno possibilità di allontanarsi dall'argomento di discussione, eliminando quindi il rischio di avere una brutta riunione.
4. Mantieni i partecipanti concentrati
Gli ordini del giorno forniscono ai partecipanti uno schema da seguire durante la riunione. Le conversazioni si perderanno meno nel vuoto e sanguineranno meno in altri argomenti non presenti nell'elenco degli argomenti di discussione, mantenendo la riunione in carreggiata.
5. Elimina le scuse
Con gli ordini del giorno inviati in anticipo, qualsiasi scusa che un partecipante potrebbe avere per non essere pronto a discutere un argomento viene eliminata. Gli ordini del giorno garantiscono ai colleghi la responsabilità di essere preparati e di presentarsi al meglio nella sala riunioni.
9 consigli per creare la tua agenda di riunioni virtuali
Creare l'agenda della tua riunione non deve essere difficile. Ecco alcuni suggerimenti su come creare un'agenda completa per sfruttare al meglio la tua riunione. Puoi utilizzare questi suggerimenti se la tua riunione dura 30 minuti o una conferenza di tre giorni e se stai incontrando un gruppo di quattro o 100 persone.
1. Creare l'agenda della riunione in anticipo
Nessuno ha bisogno dello stress di rimescolarsi per mettere insieme un'agenda pochi minuti prima della chiamata: più tardi invii un'agenda, meno tempo le persone hanno per esaminarla. Prima inizi a redigere l'agenda di una riunione, più tempo avrai a disposizione per modificarla e renderla presentabile per i tuoi colleghi.
2. Cerca input dai membri del team
Per garantire il coinvolgimento della riunione durante la videochiamata, assicurati che l'agenda includa argomenti di cui vogliono parlare. Chiedi ai partecipanti alla riunione di suggerire cosa vogliono aggiungere in modo che tutti possano essere coinvolti dall'inizio alla fine e che tutti abbiano un turno di parola nella riunione.
3. Dai priorità alle azioni che devono essere affrontate
Una volta che hai tutti i tuoi argomenti su carta, ordinali per importanza in modo da parlare del materiale più corposo all'inizio della riunione. Le riunioni spesso sono straordinarie, quindi non vuoi trovarti in una situazione in cui devi spingere argomenti importanti alla riunione successiva.
4. Stabilire un limite di tempo ragionevole
Le riunioni di quarantacinque minuti ti danno quel tempo in più per parlare di cose che potresti non essere in grado di fare in una sincronizzazione di 30 minuti e che sembrano meno intense e intimidatorie delle riunioni di un'ora intera. Se sei un utente Lifesize, puoi imparare molto sulla tua azienda tempo medio di riunione nella Console di amministrazione.
5. Mantieni le "sessioni di brainstorming" fuori da una riunione sensibile al tempo
Riunioni aperte come brainstorming o sessioni di lavagna di solito non hanno un limite di tempo e possono essere tenuti all'improvviso. Cerca di evitare quegli argomenti nelle riunioni che hanno un rigoroso vincolo di tempo per il bene del tempo e dei programmi di tutti gli altri.
6. Determinare se è necessario prendere una decisione per un punto all'ordine del giorno
Evidenzia i problemi che devono essere risolti o le decisioni che richiedono un voto per chiarire che ai partecipanti verrà chiesto di partecipare. Assicurati di dare ai membri del tuo team un ragionevole lasso di tempo per considerare le loro scelte.
7. Usa la regola dei 2/3
Quando crei l'agenda della riunione e inizi a riunire i partecipanti, assicurati che ogni persona nella riunione sia coinvolta in almeno due delle tre cose che vengono discusse. In questo modo, le persone non si sentono come se stessero partecipando a una riunione in cui non sono necessarie. Il monitoraggio dei verbali della riunione può migliorare la riunione successiva.
8. Segui un programma
È difficile stabilire per quanto tempo verrà affrontato ciascun argomento dell'agenda, ma cerca di concedere tempo sufficiente per ciascun argomento dell'agenda senza andare fuori strada. Sii flessibile, ma assicurati anche che ogni argomento sia discusso in modo efficace e approfondito.
9. Invia in anticipo l'agenda della tua riunione
Prima puoi inviare l'agenda della riunione, più tempo dai ai partecipanti per prepararsi. Al più tardi, assicurati di condividere l'agenda della riunione del tuo team 24 ore prima della riunione: servirà a ricordare che la riunione si svolgerà e darà ai tuoi colleghi l'opportunità di apportare aggiornamenti dell'ultimo minuto.
Modello di agenda della riunione virtuale [2020]
Questo modello di agenda per teleconferenza è diviso in 5 sezioni: logistica della riunione, obiettivo, preparazione della riunione, agenda e informazioni correlate. Puoi utilizzare questo modello di agenda della riunione per qualsiasi tipo di riunione. Compila semplicemente il modello qui sotto:
Incontriamoci!
Data: [Inserisci data]
Orari: [Inserisci ora]
Sede: [Inserisci posizione]
partecipanti: [Inserisci partecipanti]
Obiettivo
Il nostro obiettivo è trovare modi per aumentare la produttività nelle nostre riunioni. Per favore, vieni all'incontro con alcune idee da condividere.
Preparazione alla riunione
Leggi: Guida - Come prendere verbali di riunione efficaci
Portare: Esempi di cose che hai provato in passato che hanno funzionato e/o cose di cui hai sentito parlare da altri team
Diaro
Le nostre esigenze - 10 minuti
Intorno al tavolo - 30 minuti
Dimo della App a grandezza naturale - 15 minuti
Votazione - 5 minuti
Informazioni correlate
La persona media è prevista per quasi 60 riunioni ogni mese
1 minuto su 3 di ogni giornata lavorativa trascorsa in riunione
Si stima che il 25-50% del tempo della riunione venga sprecato
Scarica il nostro modello di agenda per riunioni virtuali
Abbiamo preparato un modello di agenda della riunione virtuale gratuito che puoi copiare e incollare nel corpo del tuo prossimo invito alla riunione. Includere i dettagli di base della riunione (data, ora, partecipanti, luogo), l'obiettivo principale del motivo per cui la riunione è stata convocata e l'eventuale preparazione che i tuoi colleghi potrebbero dover fare prima dell'inizio della riunione. Includere argomenti della riunione, relatori, limiti di tempo e qualsiasi altro dettaglio che potrebbe essere rilevante per la riunione in corso.
Domande di follow-up post-riunione da porsi
È importante valutare in che modo l'agenda della riunione ha influenzato il resto del team al termine della riunione. Prendendo il tempo per riflettere su quanto la tua squadra sia rimasta fedele all'ordine del giorno o meno, puoi iniziare a delineare quella successiva.
Hai dedicato abbastanza tempo?
Non puoi prevedere esattamente quanto tempo dedicare per argomento alla tua agenda, e va bene! A volte sopravvaluti o sottovaluti quanto i tuoi colleghi hanno da dire su ciascun argomento, assicurati solo di includere quelli che ti sei perso per il tuo prossimo incontro.
Sei rimasto in tema?
Se tu e i tuoi colleghi avete avuto difficoltà a rimanere in tema, assicurati di essere un po' più severo la prossima volta che ti incontrerai. Gli argomenti sono stati elencati per un motivo, ea volte ci vuole un po' di grinta in più per attenersi all'agenda.
Hai realizzato tutto o la maggior parte di ciò di cui avevi bisogno?
Prendi gli argomenti su cui potresti non essere arrivato in questa chiamata e assicurati di includerli nella tua prossima agenda, e magari invia anche un'e-mail post-riunione ai partecipanti dicendo che la conversazione su questi argomenti persi non è del tutto finita.
Cosa puoi cambiare per la prossima volta?
Nessun ordine del giorno è perfetto il primo giro. Prenditi un momento e apporta le modifiche di cui hai bisogno per la prossima volta che ti incontrerai: miglioreranno solo!
Tre modi per migliorare le riunioni virtuali
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