L'epidemia di COVID-19 ha costretto le aziende a prendere parte al più grande esperimento di lavoro a distanza del mondo. Mentre Il 63% delle aziende negli Stati Uniti disponeva di una forza lavoro remota prima della pandemia, la maggioranza non disponeva di una politica formale di lavoro a distanza, lasciando decine di migliaia di aziende e milioni di lavoratori a chiedersi cosa fare dopo un brusco passaggio a un nuovo stile di lavoro.
Con praticamente tutte le attività non essenziali a cui è stato chiesto di tenere i dipendenti a casa in un breve arco di tempo di appena un paio di settimane, molte si stanno attivamente impegnando per affrontare nuovi problemi come:
- Allestimento dipendenti con le attrezzature e gli strumenti necessari
- Standardizzazione della comunicazione interna ed esterna all'interno dell'azienda
- Garantire la protezione dei dati al di fuori dell'ufficio
- Stabilire un metodo di monitoraggio del tempo per i diversi reparti
È qui che entra in gioco una politica di lavoro a distanza ermetico. Una politica di lavoro a distanza e una guida formale svolgono un ruolo fondamentale nello stabilire le norme aziendali, eliminare le congetture e comunicare le aspettative sia ai dipendenti di ruolo che ai nuovi dipendenti. Senza una politica di lavoro a distanza definita, i dipendenti si chiedono fino a che punto l'azienda, o il loro manager diretto, si aspetta che il lavoro a distanza assomigli alla vita in ufficio. Questo non solo può portare a problemi di comunicazione tra dipendenti e management, ma porta inevitabilmente alcuni dipendenti alla percezione di essere trattati in modo diverso dai loro coetanei poiché i manager riempiono il vuoto della politica di lavoro a distanza con le proprie direttive.
In questo post del blog imparerai:
- Perché una politica di lavoro a distanza è importante
- Tutto ciò che dovresti includere nella tua politica di lavoro a distanza
- Come crearne uno per la tua azienda in meno di 10 minuti
Cominciamo!
COVID-19 e l'ascesa del lavoro a distanza
Il coronavirus COVID-19 sta costringendo le aziende che hanno resistito al futuro del lavoro adattarsi a un ambiente di lavoro a distanza con poco tempo per prepararsi. Con i paesi di tutto il mondo che chiudono attività non essenziali, coloro che non dispongono di una politica di lavoro a distanza sono esposti a rischi per la sicurezza e inefficienze del flusso di lavoro.
Che cos'è una politica di lavoro a distanza?
Una politica di lavoro a distanza è un insieme di linee guida e limiti che delineano come e quando i dipendenti possono farlo lavorare da casa o qualsiasi altro luogo remoto. Queste politiche di lavoro a distanza comunicano le migliori pratiche da seguire, che aiutano l'azienda a mantenere l'ordine e a stabilire aspettative chiare davanti a te ritorno al lavoro post-covid.
Perché è importante una politica di lavoro a distanza?
Per cominciare, la ricerca mostra che una politica di lavoro da casa può riduci del 50% il fatturato dei dipendenti! Secondo Gallup, il costo medio di sostituzione di un dipendente varia da metà a due volte il loro stipendio annuo. In altre parole, avere una politica di lavoro a distanza è semplicemente un buon affare.
Come definire una politica di lavoro a distanza durante la pandemia di COVID-19 in 7 passaggi
Il COVID-19 ha creato molta paura e confusione per i dipendenti e le aziende di tutto il mondo. Con una politica di lavoro a distanza in atto, puoi aiutare la tua forza lavoro ad adattarsi a un nuovo modo di lavorare, stabilendo linee guida chiare su come rispondere agli altri e quali passaggi seguire per mantenere i dati al sicuro.
1. Determinare l'orario di lavoro per i dipendenti
Una politica di lavoro a distanza deve definire le aspettative di disponibilità e l'orario di lavoro. Senza di essa, i tuoi dipendenti avranno orari di lavoro dispari e i manager non saranno in grado di entrare in contatto con i membri del team in momenti cruciali.
Assicurati che la tua polizza risponda alle seguenti domande:
- Quante ore devono lavorare i dipendenti remoti ogni giorno o settimana?
- In quali orari dovrebbero essere online i dipendenti?
- I dipendenti devono rispettare fusi orari specifici in base a priorità geografiche?
- C'è un orario di lavoro rigido o flessibile?
- Come e dove i dipendenti dovrebbero avvisare i colleghi se non sono in grado di soddisfare i requisiti di disponibilità tipici?
Sul fronte della produttività, la definizione dell'orario di lavoro aumenterà l'efficienza del lavoro. Come mai? Perché la definizione dei giorni lavorativi creerà un senso di urgenza nelle settimane lavorative del tuo dipendente.
Inoltre, i tuoi dipendenti avranno settimane lavorative ben organizzate, quindi inizieranno (e termineranno) le loro giornate lavorative a orari coerenti. E questo significa un sano equilibrio tra lavoro e vita privata, una migliore salute mentale e persino a programma di sonno coerente (un elemento importante di una settimana lavorativa produttiva dei dipendenti).
2. Creare una politica di presenza
Per i dipendenti e gli appaltatori orari, hai anche bisogno di una politica di lavoro a distanza che definisca l'assenteismo e come ti aspetti che i dipendenti tengano traccia delle loro ore. Assicurati di creare politiche di presenza separate per i dipendenti part-time e a tempo pieno, se necessario. Con molti datori di lavoro che consentono accordi di lavoro flessibili a causa del COVID-19, la tua politica di presenza al lavoro a distanza dovrebbe includere quanto segue:
- Definizione di presenza (es. giorni o numero di ore settimanali)
- Metodo per il monitoraggio delle presenze (ad es. software di monitoraggio del tempo)
- Come richiedere permessi per ferie, invalidità di breve durata, ecc.
- Procedure per permessi non programmati o assenze ingiustificate
3. Proteggi i tuoi dati
Secondo Shred-it's Rapporto sullo stato del settore, l'86% dei dirigenti di livello C è diffidente nei confronti del lavoro a distanza perché crea un rischio maggiore di violazione dei dati. Quando porti i dipendenti fuori dagli uffici con reti sicure, devi tenere conto delle minacce alla sicurezza e alla protezione dei dati.
Usa la tua politica di lavoro da casa per indirizzare:
- Protocolli per l'accesso, la modifica e la trasmissione dei documenti
- Come e quando è consentita una connessione Wi-Fi pubblica
- Come accedere a una VPN o ad un'altra forma di sicurezza quando si accede a dati riservati
- Laddove i dipendenti sono autorizzati e non autorizzati a partecipare a chiamate e riunioni riservate
- Protocollo per quando si è verificata una violazione della sicurezza
- Software antivirus preferito (se non gestito centralmente)
4. Determina come monitorare la produttività
Il monitoraggio del tempo ti aiuta a comunicare e documentare ciò che ti aspetti dai dipendenti remoti. La tua politica di lavoro da casa deve menzionare quanto segue:
- Dipendenti che fanno gli straordinari: Indicare la quantità massima di ore che un individuo può lavorare a settimana senza previa autorizzazione. Questo ti aiuterà a controllare i costi non pianificati.
- Monitoraggio della produttività: Specifica come monitorare le prestazioni, che si tratti di tempo dedicato al progetto, quota, numero di casi risolti o interazioni con il cliente.
5. Creare linee guida di comunicazione chiare
Quando non puoi incontrare di persona i membri del tuo team, le politiche aziendali relative alla comunicazione e alla collaborazione sono essenziali. Poiché i dipendenti non possono più parlarsi facilmente come potrebbero in ufficio, è necessario standardizzare la comunicazione per evitare che diventi disordinata.
Quando crei la tua polizza, considera quanto segue:
- Quali tipi di strumenti di comunicazione funzioneranno meglio in diverse situazioni (ad es. riunioni di gruppo, acquisizione di nuovi clienti, Ecc)
- Quale piattaforma i dipendenti possono utilizzare per la collaborazione in team e per parlare di refrigeratore d'acqua virtuale
- Regole sui tempi di risposta previsti
- Stabilire quando, dove e come si svolgeranno gli incontri
6. Elenca tutti i requisiti dell'attrezzatura
A forza lavoro a distanza necessita di attrezzature specifiche per completare il proprio lavoro. Che si tratti di una connessione Wi-Fi affidabile o di un laptop, i dipendenti devono sapere quali apparecchiature l'azienda è disposta a offrire e cosa devono fornire per i loro uffici domestici, dagli educatori ai agenti di call center di lavoro da casa.
Ecco alcune domande a cui la tua polizza deve rispondere:
- I lavoratori sono tenuti a fornire attrezzature?
- Quali articoli fornirà l'azienda?
- La velocità di Internet deve soddisfare un determinato requisito?
- In che modo i dipendenti richiedono il supporto remoto?
- Quali spese possono essere rimborsate?
- Quale software è richiesto e chi lo pagherà?
- Il team IT ha bisogno di accedere alle apparecchiature per installare il software antivirus?
7. Discutere la procedura di risoluzione
La sezione sulla risoluzione della tua politica di lavoro a distanza delinea cosa succede quando un contratto di lavoro a distanza scade. Dovrebbe indicare i passaggi che devono verificarsi durante l'uscita del dipendente. Per esempio:
- Rimozione dei dati
- Restituzione dell'attrezzatura
- Rimozione dell'accesso a file e canali di comunicazione
- Intervista alle Risorse Umane
Configurare i tuoi telelavoratori con gli strumenti giusti
Anche se può sembrare difficile passare a un modello remoto dall'oggi al domani, ci sono molti strumenti per team remoti che ti aiuteranno a semplificare il processo e semplificare la gestione del tuo team e l'implementazione della tua politica di teleconferenza.
Videoconferenza
Mentre una chat veloce su Microsoft Teams o Slack è adatta per alcune esigenze di comunicazione, le videochiamate sono la cosa migliore quando non puoi essere tutti nella stessa stanza. Eventi virtuali, riunioni virtuali, chiamate con i clienti e presentazioni remote sono una parte importante del lavoro online e della comunicazione con team e clienti.
Investi in un affidabile e strumento di videoconferenza sicuro come Lifesize per mantenere i contatti faccia a faccia e rendere il telelavoro il più efficace possibile.
Comunicazione sul posto di lavoro
La sfida più grande per i team remoti è la comunicazione. Le telefonate spesso non sono l'ideale per i team separati da più fusi orari e i thread di posta elettronica possono finire rapidamente in un pasticcio senza una chiara proprietà o azioni.
Dedito strumenti di messaggistica istantanea come Slack o Microsoft Teams, come l'integrato chattare all'interno del tuo software di videoconferenza, sono un ottimo modo per mantenere i team connessi mantenendo i dati al sicuro. Come la maggior parte degli strumenti di livello aziendale, queste app sono progettate per conversazioni continue tra più persone e aiutano a ridurre al minimo il sovraccarico della posta in arrivo, consentendoti al tempo stesso di controllare i membri del team con facilità.
Condivisione di file
Un modo per condividere e trovare informazioni in sicurezza è un importante strumento di collaborazione remota. Sono strumenti popolari come Microsoft OneDrive, SharePoint, Box o Google Drive piattaforme di archiviazione cloud ampiamente utilizzate creato appositamente per mantenere i tuoi file in una posizione sicura e centralizzata. I file vengono inoltre sincronizzati su tutti i dispositivi in modo da potervi accedere da qualsiasi luogo.
Calendario di
Non è un compito facile rimanere in cima alla tua lista di cose da fare e agli elenchi di progetti dei tuoi team. Quando si passa a un accordo di lavoro a distanza, potrebbe essere necessario supportare la propria decisione con un strumento di gestione agile progettato per aiutare te e il tuo team a tenere traccia di chi sta facendo cosa e lo stato dei progetti in corso. Questo non solo ti aiuta a tenere traccia delle attività, ma fornisce alle parti interessate un'unica destinazione per monitorare lo stato di avanzamento delle varie iniziative.
Strumenti di produttività
Alcune persone pensano che lavorare da casa significhi non dover guardare l'orologio da vicino quando, in realtà, è vero il contrario. L'abitudine del monitoraggio del tempo è fondamentale per i team remoti. Se hai bisogno di tenere traccia delle ore fatturabili per un cliente o se desideri analizzare il tempo necessario per il completamento di attività specifiche, uno strumento di gestione del tempo mantiene team remoti produttivi.
Alcuni dei migliori time tracker per i dipendenti remoti a tempo pieno sono:
- Lista di cose da fare
- Time Doctor
- Toggl
Un esempio di modello di policy per il lavoro a distanza
La tua politica di lavoro a distanza deve delineare tutto ciò che ti aspetti dal tuo team. Dovrebbe entrare nel dettaglio delle aspettative relative all'orario di lavoro, alla sicurezza informatica e alle comunicazioni. Ecco un modello di politica per il lavoro a distanza che puoi adattare alle esigenze della tua azienda e inviare ai tuoi dipendenti.
Politica di lavoro a distanza:
[Inserisci il nome dell'azienda]
[Inserire l'indirizzo dell'azienda]
1. Dichiarazione di scopo
Lo scopo della politica di lavoro a distanza
2. Scopo
Includi chi e cosa copre la polizza
3. Regole e aspettative
Elenca doveri, responsabilità e obblighi
4. Spazio di lavoro e attrezzature
Includere l'attrezzatura fornita dal datore di lavoro, l'attrezzatura fornita dal dipendente e le aspettative sul posto di lavoro
5. Comunicazione
Delineare i metodi e la disponibilità prevista per la comunicazione online e offline
6. Sicurezza
Elenca i protocolli e i requisiti di sicurezza
7. Riservatezza
Elenca le linee guida sulla riservatezza per tutti i dipendenti
8. L'assenteismo
Elenco delle assenze approvate, documentazione richiesta, modalità di richiesta permessi e procedure disciplinari
9. Cessazione
Descrivere la procedura di ciò che deve accadere durante l'uscita di un dipendente
Firmato da: [Inserire il nome del dipendente, la firma e la data della firma]
Misurare il successo della tua politica di lavoro a distanza
La tua politica di lavoro a distanza è valida solo quanto il valore aziendale che sblocca. Quando non puoi vedere facilmente cosa sta occupando il tempo dei tuoi dipendenti, è fondamentale fornire una guida formale e una politica di lavoro a distanza che rimuova l'ambiguità e garantisca che il lavoro necessario venga svolto. Se trovi lacune nella produttività o confusione tra i tuoi team, rivedi regolarmente la politica per assicurarti che tutte le aspettative siano chiaramente definite e coerenti con i tuoi valori e la tua cultura. Dopotutto, la migliore politica per il lavoro a distanza è quella che funziona sia per l'azienda che per i tuoi dipendenti.
