Dalla diffusione del COVID-19, la maggior parte delle aziende è andata a distanza durante la notte. E poiché le aziende si adattano allo stile di vita del lavoro da casa, alla maggior parte sono state presentate alcune sfide logistiche, come l'impostazione di videoconferenze per l'intero team e la garanzia che i requisiti di sistema siano completamente supportati su tutti i dispositivi.

Per fortuna, ci sono alcune linee guida di base di sistema, software e hardware che puoi seguire organizzare una videoconferenza che mantengono in modo affidabile audio e video di alta qualità. Abbiamo messo insieme questo articolo per fornirti un elenco di controllo semplice e diretto che puoi utilizzare per iniziare a lavorare videoconferenza.

I layout delle sale riunioni e le politiche BYOD non devono causare complessità. Ecco il nostro elenco di controllo per i requisiti hardware e software per le videoconferenze e le considerazioni per il 2019.

Quali sono i requisiti di base per le videoconferenze?

Prima di entrare nel dettaglio dell'hardware e del software esatti di cui avrai bisogno per la tua soluzione di videoconferenza, iniziamo con i requisiti di base della rete, dell'informatica e della webcam. La soluzione di videoconferenza odierna comprende un'infrastruttura centrale ospitata su cloud che instrada le chiamate tra i client dei dispositivi personali e gli endpoint dei dispositivi delle sale riunioni. Persino il migliori apparecchiature per videoconferenze nel mondo non funzionerà ancora correttamente se non disponi di una rete adeguata o non utilizzi un servizio di videoconferenza di alta qualità.

1. Webcam ad alta risoluzione

La visibilità di sottigliezze come le espressioni facciali e il linguaggio del corpo sono fondamentali per una videoconferenza di qualità. Se dettagli come questi si perdono, gli incontri mancano dell'autenticità della vita reale, interazioni faccia a faccia. Per i servizi di videoconferenza che supportano solo la risoluzione 1280×720 (720p), potrai beneficiare di una fotocamera da 720p. Lifesize supporta le videoconferenze 4K in modo che i sistemi video con risoluzioni fino a 3840×2160 (4K) possano essere visti e sperimentati alla massima risoluzione. 

2. Elaborazione veloce del computer

Se il tuo computer non dispone di un processore sufficientemente veloce, la qualità audio e video verrà ridotta per effettuare la migliore chiamata possibile per le specifiche del tuo sistema. Per le moderne videoconferenze di oggi, il tuo computer dovrebbe avere almeno 2 GB di RAM e un processore quad-core.

3. Larghezza di banda di rete sufficiente 

L'effetto di una rete lenta sulle videoconferenze è simile a quello di un processore del computer lento: la chiamata si regolerà dinamicamente per offrirti la migliore qualità possibile con la rete disponibile. Il larghezza di banda richiesto dipenderà dalla risoluzione e dal frame rate che desideri: 1 Mbps è sufficiente per 15 fps con una risoluzione di 720p, mentre 30 fps a 4K richiederanno più vicino a 4 Mbps. E mentre un rete Wi-Fi opportunamente progettata consentirà la connessione wireless da qualsiasi punto dell'edificio, ricorda solo che più partecipanti ci sono nella videoconferenza, maggiore è la larghezza di banda richiesta.

Requisiti hardware per le videoconferenze

Ora che conosci i requisiti minimi di rete, elaborazione e risoluzione video, è il momento di installare tutte le apparecchiature giuste. La copertura audio/video della configurazione dell'hardware dipenderà principalmente dal numero di persone, dai luoghi e dalle dimensioni della sala della riunione. Ecco i pezzi base di apparecchiature per videoconferenze ti servirà per la sala riunioni.

1. Sistema di videoconferenza

Le videochiamate della migliore qualità iniziano con un ottimo sistema di telecamere per videoconferenze. La nostra linea professionale di audio e apparecchiature per videoconferenze è progettato per offrire un fantastico incontro virtuale Esperienza. Dagli spazi per tutte le mani e le sale riunioni a piccole salette, le nostre soluzioni per sale riunioni basate su cloud portano videoconferenze leader del settore e condivisione dello schermo wireless in tutti gli spazi delle riunioni. 

2. Schermo di visualizzazione video

La dimensione e il tipo di schermo la richiesta dipenderà principalmente dalle dimensioni e dal numero di persone per cui è progettata la stanza. Un singolo televisore 4K è sufficiente per molte sale riunioni di piccole dimensioni, mentre le sale conferenze e le sale riunioni sono generalmente adatte per doppi display o proiettori.

3. Microfono

Un telefono per audioconferenza touchscreen con microfono integrato viene utilizzato per navigare nella rubrica, controllare le opzioni di panoramica/inclinazione/zoom della fotocamera e portare a portata di mano le funzioni essenziali per le conferenze audio. I telefoni per conferenze appositamente progettati per i video saranno dotati di cancellazione dell'eco, controllo automatico del guadagno e riduzione automatica del rumore per offrire ai partecipanti alla sala riunioni un audio cristallino. Per sale riunioni ultra-grandi, è possibile aggiungere estensioni per microfono per estendere la portata dell'array microfonico.

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Requisiti software per le videoconferenze

Un'ottima videochiamata è una combinazione di apparecchiature capaci, una rete robusta e un trasporto multimediale affidabile con TCP e UDPe il software utilizzato per collegare tutto insieme. Il software di videoconferenza diventa il portale per vedere i tuoi colleghi, partner e clienti faccia a faccia e gestisce anche la codifica e la decodifica pesanti necessarie per crittografare in modo sicuro le tue chiamate e garantire che audio e video vengano consegnati in tempo reale. Se vuoi ottenere il massimo dal tuo sistema, avrai bisogno di un software intuitivo e facile da usare. 

Software per videoconferenza

Le app basate su browser e le app desktop possono utilizzare fotocamere e microfoni incorporati o connettersi a periferiche più robuste tramite connettività USB o Bluetooth. App come Google Hangouts™ sono utili per le videochiamate semplici, ma meno per le videoconferenze che devono tenere conto di più partecipanti, richiedono la connessione ai dispositivi della sala riunioni e richiedono livelli aggiuntivi di affidabilità e sicurezza per riunioni mission-critical. 

Il software che è profondamente integrato con l'hardware è la chiave per una connettività semplice e un utilizzo completo del sistema. Lifesize ha sviluppato il proprio software di videoconferenza, incluso nel pacchetto sistemi per sale riunioni, grande soluzioni di illuminazione per videoconferenze e dispositivi di condivisione wireless — che fornisce un facile accesso a funzioni come condivisione dello schermo wireless per aiutare nella collaborazione interattiva. 

App per videoconferenze mobili

Se i partecipanti alla riunione necessitano dell'accesso in movimento, avrai bisogno di un'app mobile. Le app mobili consentono ai partecipanti di accedere alla videoconferenza tramite smartphone e tablet e includono funzionalità e layout progettati per schermi più piccoli. Il App per dispositivi mobili a grandezza naturale, ad esempio, offre un'opzione pinch-to-zoom per vedere i minimi dettagli su una presentazione condivisa, nonché la possibilità di scorrere in modalità "solo ascolto", che disabilita i feed della fotocamera quando ci si trova in uno spazio affollato e non posso partecipare alla chiamata ma voglio comunque ascoltare.

Come la Major League Baseball ha configurato la configurazione delle videoconferenze utilizzando Lifesize

Nel 2017, MLB ha scelto Lifesize come soluzione di videoconferenza per pianificare il World Baseball Classic e l'All-Star Game. Ciò ha richiesto la creazione di un sistema che collegasse le sale riunioni in quattro paesi diversi insieme ai dipendenti remoti dai loro dispositivi personali. 

Lifesize ha installato sistemi di videoconferenza in ciascuna delle sedi, consentendo ai rappresentanti del team e ai dirigenti della MLB di partecipare a ogni riunione quotidiana (un aumento del 42% rispetto al torneo precedente). Una parte importante di questo aumento è stata la facilità con cui i partecipanti potevano partecipare da remoto.

“Durante queste chiamate vengono apportate così tante modifiche che è importante che siamo tutti sulla stessa pagina. Lifesize lo fa accadere", ha detto Daniel. "Non uso il termine alla leggera, ma Lifesize ha davvero rivoluzionato il modo in cui conduciamo le riunioni".

—Daniel Gainey, Manager delle operazioni IT presso MLB

Scopri di più sulla collaborazione di Lifesize con MLB

Requisiti per la videoconferenza del call center

Configurare una videoconferenza sicura per il tuo call center non è mai stato così facile. Insieme a Video CXEngage, gli agenti del contact center possono avviare rapidamente conversazioni basate su video da qualsiasi canale di supporto, inclusi telefono, e-mail, chat, SMS e social media. Lo strumento ha anche funzionalità di condivisione dello schermo, integrazione perfetta e un'interfaccia intuitiva, che semplificano la risoluzione rapida delle richieste e dei problemi dei clienti. Per ulteriori informazioni sulla configurazione della videoconferenza per il tuo call center, visita Serenanova

Conclusione

Anche le aziende high-tech spesso sprecano molto tempo con problemi di connettività o non riescono a sfruttare adeguatamente le funzionalità del loro sistema. Far funzionare tutte le apparecchiature insieme e fornire a tutti i partecipanti alla riunione un facile accesso mobile può essere un incubo con un'app gratuita, soprattutto per le riunioni più grandi.

Lifesize lo rende semplice: i dispositivi della tua sala riunioni sono integrati con il tuo app per videoconferenza per la connettività integrata e una facile configurazione. Aggiungi a quella qualità video 4K e con Lifesize puoi creare un'esperienza di riunione unica e coinvolgente che funziona e basta.