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La guida completa al lavoro distribuito per le imprese

Spinte dalla necessità e dalle mutevoli preferenze dei dipendenti, le aziende di tutto il mondo stanno rapidamente abbracciando un nuovo paradigma lavorativo. In questo nuovo modello, i colleghi, anche quelli che lavorano a stretto contatto all'interno dei team, hanno più probabilità che mai di essere dispersi in diverse aree geografiche, mescolando strutture aziendali tradizionali con sedi remote, inclusi spazi di coworking e uffici domestici.

Chiamiamo questo fenomeno 'lavoro distribuito'. E mentre ogni team distribuito è unico, tutti hanno una cosa in comune: rappresentano il futuro del lavoro.

A causa del COVID-19, le aziende di tutto il mondo sono state collettivamente costrette ad adattarsi alle filosofie del lavoro distribuito a causa di un'imprevista crisi sanitaria globale per la quale la maggior parte era mal preparata. Di conseguenza, le organizzazioni devono ora creare e implementare politiche per il "futuro del lavoro" spesso discusso molto prima che fosse previsto.

Statisticamente, il tuo datore di lavoro ha già introdotto o introdurrà presto un formale politica del “lavoro da casa”., Aumento assunzione in sedi remote e spazi per i colleghi o inizia a supportare orari di lavoro flessibili. Nel loro insieme, questi cambiamenti rappresentano un'evoluzione significativa del modo in cui lavoriamo e di come definiamo il luogo di lavoro.

I fattori che rendono il lavoro “distribuito”

La forza lavoro distribuita di ogni azienda ha un aspetto diverso, ma la maggior parte dei team distribuiti include uno, tutti o una combinazione dei seguenti fattori:

Più di un ufficio

Molte aziende hanno più di una sede fisica dell'ufficio. Ciò offre a un'azienda il vantaggio di avere un pool di talenti più ampio e una presenza locale in più sedi. Assumendo dipendenti che conoscono la lingua madre e le usanze locali, le aziende possono creare relazioni più solide e creare fiducia all'interno di specifiche aree geografiche. Inoltre, le aziende che operano a livello globale traggono vantaggio dall'avere dipendenti che lavorano in diversi fusi orari per fornire un supporto di livello superiore ai clienti internazionali.

Dipendenti che lavorano da casa

A livello globale, 70% delle persone lavorare da casa almeno una volta alla settimana. Una percentuale crescente di questi dipendenti lavora da casa in modo permanente. Questo è vantaggioso sia per i datori di lavoro che per i dipendenti. I lavoratori remoti risparmiano alle organizzazioni, in media, $ 22,000 all'anno per dipendente poiché l'azienda non deve fornire al dipendente immobili in ufficio, elettricità, cibo, ecc. Per i dipendenti, lavorare da casa offre loro un orario di lavoro flessibile senza perdite di tempo dovute al pendolarismo e un ambiente di lavoro confortevole e familiare.

Dipendenti che lavorano da spazi di colleghi o spazi pubblici

Lavorare da casa non è per tutti. Ad alcuni lavoratori a distanza piace l'idea di lavorare regolarmente da una caffetteria locale o da uno spazio tranquillo come una biblioteca. Altri dipendenti potrebbero avere difficoltà a rispettare un programma di lavoro regolare o rimanere concentrati sulle numerose distrazioni a casa o negli spazi pubblici. Per i dipendenti remoti che vivono a una distanza considerevole da uno degli uffici principali della loro azienda e non amano l'idea di lavorare da casa o in uno spazio pubblico, uno spazio per i colleghi è un'ottima opzione. Ciò consente ai dipendenti di spostarsi a livello locale in uno spazio ufficio condiviso e affittato che spesso fornisce un ambiente di lavoro più strutturato e produttivo. Inoltre, alcune aziende che hanno più dipendenti remoti in una specifica posizione geografica potrebbero trovare più efficiente in termini di costi e produttivo avere quei dipendenti che lavorano dallo stesso spazio ufficio condiviso.

Dipendenti mobili che lavorano in movimento

I dipendenti mobili sono coloro che lavorano in movimento, lontano dall'ufficio principale e dalle loro case. Avere dipendenti mobili non è lo stesso per tutte le aziende, ma in genere una forza lavoro mobile è un gruppo di persone dedite a lavorare "sul campo", lontano da un tradizionale ambiente d'ufficio. I venditori ambulanti, gli ingegneri sul campo, i team di assistenza, il personale addetto alle consegne, i tecnici della manutenzione, i dipendenti dell'aviazione e i gestori di eventi sono tutti esempi di posizioni all'interno della forza lavoro mobile.

In che modo il lavoro distribuito differisce dal "lavorare da casa"

Il lavoro distribuito si riferisce alle aziende che hanno uno o più dipendenti che lavorano in luoghi fisici diversi. Questo modello di lavoro misto può comprendere team in loco in uno o più uffici, nonché dipendenti remoti che lavorano da casa, spazi di lavoro o spazi pubblici o in movimento. I dipendenti che lavorano da casa sono solo una parte di un team distribuito geograficamente.

Cosa imparerai in questa guida

1. Perché il lavoro distribuito è il futuro della forza lavoro

Abbiamo messo insieme un avvincente elenco di statistiche e tendenze che stanno guidando la rivoluzione del lavoro a distanza. Descriviamo anche i principali vantaggi del lavoro distribuito per le aziende.

Capitolo 1 →

2. Come assumere un team distribuito

Assumere una forza lavoro distribuita è particolarmente impegnativo poiché potresti non avere l'opportunità di incontrare di persona la persona in cerca di lavoro durante il processo di colloquio. Forniamo sette passaggi utili per aiutarti a trovare e assumere il candidato giusto per la tua azienda. Inoltre, delineiamo sei qualità da cercare quando si assume un lavoratore a distanza.

Capitolo 2 →

3. Come gestire un team aziendale distribuito

In qualità di manager, il tuo compito è assicurarti che il tuo team distribuito comunichi in modo efficace e lavori insieme in modo efficiente per raggiungere gli obiettivi del team. Con le persone, i processi e gli strumenti giusti, è possibile creare un team produttivo e impegnato. Descriviamo otto passaggi per gestire con successo un team distribuito e forniamo suggerimenti per la gestione dei leader del settore.

Capitolo 3 →

4. Come promuovere la cultura aziendale tra i team distribuiti

Poiché i team distribuiti interagiscono e comunicano all'interno di strumenti di comunicazione digitale piuttosto che all'interno di un ufficio fisico, la cultura aziendale deve andare oltre i tavoli da ping pong e gli happy hour. Ti mostriamo perché la cultura aziendale, in particolare per i team remoti, è così importante e forniamo strategie utili per aiutarti a costruire il tuo playbook della cultura aziendale.

Capitolo 4 →

5. Produttività per i team distribuiti

Distrazioni a casa, problemi di comunicazione, cattiva gestione del tempo e problemi di responsabilità tra le altre sfide possono influenzare quanto ogni dipendente realizza in una giornata lavorativa. Una forza lavoro distribuita altamente produttiva non si realizza da sola. Richiede l'uso degli strumenti giusti e delle strategie intelligenti per garantire che tutti contribuiscano e lavorino attivamente insieme come una squadra. Forniamo suggerimenti utili per aumentare la produttività del tuo team distribuito.

Capitolo 5 →

6. Sfide con operazioni distribuite

Nonostante tutti i progressi tecnologici relativi alla comunicazione, alla collaborazione e alla produttività per le operazioni distribuite, gestire e gestire in modo efficace una forza lavoro distribuita è ancora impegnativo. Descriviamo alcune delle sfide comuni per i team distribuiti e forniamo suggerimenti utili per aiutare a superare ogni ostacolo.

Capitolo 6 →

7. Lo stack tecnologico del team distribuito: oltre 20 app e

Esistono numerosi strumenti progettati per migliorare la produttività dei dipendenti, ma la creazione di uno stack tecnologico per i team distribuiti non è solo questione di disporre di una raccolta di ottimi strumenti. È il modo in cui si impilano letteralmente questi strumenti e il modo in cui lavorano insieme senza soluzione di continuità che li rende utili ed efficaci per i tuoi dipendenti. Qui ci sono oltre 20 app e strumenti per mantenere la tua forza lavoro remota produttiva e lavorare insieme come un'unica unità indipendentemente dalla loro posizione fisica.

Capitolo 7 →

8. Suggerimenti per la sicurezza della forza lavoro distribuita

Spostando i dati al di fuori dei locali di un singolo ufficio fisico e attraverso una rete globale di dispositivi e punti di accesso, la gestione delle risorse e la sicurezza sono diventate una sfida importante per le aziende. Le organizzazioni con una forza lavoro distribuita geograficamente devono prendere sul serio la sicurezza dei dati e implementare un piano di sicurezza completo per proteggere i propri dipendenti e i dati aziendali sensibili. Descriviamo le cinque principali sfide e soluzioni di sicurezza per i team distribuiti e le migliori pratiche garantire la sicurezza dei dati.

Capitolo 8 →

9. Risorse di lavoro distribuite

Abbiamo messo insieme un elenco di strumenti, blog, guide e soluzioni per aiutarti ad avviare o ridimensionare la tua forza lavoro distribuita. Utilizza queste risorse per rimanere aggiornato su suggerimenti di lavoro distribuiti, best practice e statistiche sul lavoro a distanza. Abbiamo anche incluso alcuni dei nostri strumenti di lavoro distribuiti preferiti, i posti migliori per reclutare lavoratori a distanza, guide di lavoro distribuite aggiuntive e comunità per i lavoratori a distanza.

Capitolo 9 →

FAQ comuni

Come gestisco una forza lavoro distribuita?

Gestire un team distribuito può sembrare scoraggiante, ma con le procedure e gli strumenti giusti in atto, puoi avere un team efficace e impegnato. Innanzitutto, devi assumere dipendenti di cui ti puoi fidare poiché non avrai la possibilità di microgestire ogni membro del team. Delineare le procedure e chiarire le aspettative all'inizio in modo che tutti sappiano cosa ci si aspetta da loro. Oltre alle riunioni regolari del team, l'incontro individuale con ogni membro del team distribuito è altrettanto importante. Questa interazione personale aiuta i dipendenti a sentirsi apprezzati e ti tiene informato su eventuali ostacoli che devono affrontare.

Capitolo 3 →

Come posso comunicare efficacemente con il mio team remoto?

Una comunicazione efficace è la pietra angolare di qualsiasi team funzionante ed è particolarmente cruciale per le aziende con una forza lavoro distribuita. Le app per la messaggistica istantanea, la chat e le videoconferenze rendono la comunicazione, la collaborazione e la risoluzione dei problemi con il tuo team distribuito più facile che mai. Completa le e-mail e le app di messaggistica tradizionali con videoconferenze regolari in modo che i membri del team possano vedersi. L'interazione faccia a faccia ti consente di leggere il linguaggio del corpo e cogliere segnali non verbali che spesso vengono persi nei messaggi di testo e nelle chiamate solo audio. Inoltre, la videoconferenza aggiunge una componente umana alla conversazione e consente ai membri del team di connettersi a un livello più profondo.

Capitolo 4 →

Come posso mantenere produttivo il mio team distribuito?

Il fatto che tu non abbia accesso diretto e di persona all'intero team e ai membri del tuo team che lavorano a orari diversi può incoraggiare un atteggiamento rilassato nei confronti del lavoro. È qui che tornano utili strumenti di gestione delle attività come Jira, Monday e Asana. Questi strumenti aiutano con la gestione del tempo e mantengono il tuo team in carreggiata per evitare di perdere tempo con distrattori e lavoro non produttivo. Gli strumenti di gestione dei progetti, insieme a riunioni regolari del team per verificare lo stato dei progetti, assicureranno che il tuo team rimanga concentrato e produttivo.

Capitolo 5 →

Come faccio a intervistare i candidati al lavoro a distanza?

La videoconferenza ha reso straordinariamente semplice ed economicamente conveniente intervistare candidati di lavoro a distanza. L'interazione faccia a faccia ti consente di cogliere segnali non verbali. Espressioni facciali, postura, gesti e tono di voce consentono di valutare l'affidabilità di un candidato.

Capitolo 2 →

Come superare le differenze culturali

Avere una forza lavoro diversificata a livello globale con background, lingue e culture diverse può essere difficile. Come parte di a esercizio di team building interculturale, chiedi a ogni membro del tuo team di condividere approfondimenti e storie sulle loro lingue, culture e cibo nativi. Puoi anche chiedere ai membri del team di imparare a dire saluti o brevi frasi nella lingua madre dei loro colleghi. Ciò contribuirà a ridurre le incomprensioni culturali, a promuovere l'apprezzamento delle diverse culture e a rafforzare le relazioni tra i membri del team.

Capitolo 6 →

Come si pianificano le riunioni con i lavoratori remoti in fusi orari diversi?

Per i team distribuiti sparsi su più fusi orari, coordinare i tempi di incontro può essere problematico. Cerca di scegliere orari di riunione che siano durante l'orario di lavoro diurno tipico di tutti. Per alcuni potrebbe essere la mattina, mentre per altri è il pomeriggio o la prima serata. Per le squadre che si trovano ai lati opposti dell'emisfero, devi essere creativo. Registra la riunione in videoconferenza per coloro che non hanno potuto partecipare alla riunione dal vivo in modo che possano comunque visualizzare la riunione in un secondo momento. Distribuire ordini del giorno delle riunioni e le note di riunione per iscritto aiutano anche i colleghi ad aggiornarsi quando non possono essere presenti di persona.

Capitolo 6 →

Come posso garantire la sicurezza dei dati per la mia forza lavoro distribuita?

L'elemento umano può minare i più potenti sistemi di sicurezza del mondo. Ecco perché è importante che ogni dipendente comprenda il rischio di violazione dei dati e segua rigorosamente i protocolli di sicurezza a livello aziendale. La formazione sulla sicurezza dei dati dovrebbe iniziare durante il processo di onboarding di un nuovo assunto. Sottolineare l'importanza della sicurezza informatica nella fase iniziale aiuta a promuovere buone pratiche di sicurezza e rende i dipendenti consapevoli delle proprie azioni. Inoltre, le aziende dovrebbero istruire tutti i dipendenti su nuovi protocolli, rischi per la sicurezza e migliori pratiche su base regolare organizzando corsi di formazione, inviando promemoria informativi e utilizzando moduli di formazione online.

Capitolo 8 →

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