Le riunioni hanno avuto un brutto colpo in questi giorni e sembra che potremmo aver dimenticato il motivo per cui le riunioni sono nate in primo luogo. Sono idealmente creati per bloccare il tempo per la collaborazione e il brainstorming, ma troppo spesso si trasformano in terribili blocchi temporali con le stesse persone che parlano più e più volte degli stessi argomenti, interrompendo il flusso di lavoro e declassando i livelli di produttività.


È ora di dire addio alle riunioni improduttive: inizia a incontrarti meglio e in modo più intelligente con Lifesize.

Solo per le imprese americane, una media di $37 miliardi viene speso per partecipare e facilitare le riunioni. Con una media di 31 ore al mese di lavoro trascorse in sala riunioni (la metà delle quali i partecipanti dichiarano come a perdita di tempo), cosa possiamo fare per utilizzare quel tempo in modo più saggio e produttivo?

Suggerimenti e trucchi per avere una riunione produttiva

Determina se una riunione è davvero il modo migliore per trasmettere le informazioni che devi condividere

Bloccare un'ora con l'intero team ogni volta che hai bisogno di una risposta a una domanda potrebbe non essere il modo più intelligente ed efficace per portare a termine le cose sul posto di lavoro. Prima di procedere e inviare quell'invito, chiediti: "È possibile rispondere in chat, e-mail o una rapida videochiamata?"

Stabilisci orari di riunione più brevi

Questo incoraggia i membri della tua riunione a saltare le chiacchiere e ad andare dritti al punto. Le riunioni di trenta minuti sembrano anche meno intense e intimidatorie delle riunioni di un'ora intera e ti danno il tempo di inviare e-mail di follow-up e prepararti per la tua prossima chiamata. Se sei un utente Lifesize, puoi imparare molto sulla tua azienda tempo medio di riunione nel Console di amministrazione.

Invia in anticipo l'agenda della riunione

Un'agenda mantiene le persone concentrate su ciò che viene discusso e dà ai partecipanti il ​​tempo di preparare i loro contributi alla riunione in anticipo invece di perdere tempo prezioso a rintracciare i dati sul posto.

Usa la regola 2/3

Quando lo fai agenda delle riunioni e inizia a riunire i partecipanti, assicurati che ogni persona nella riunione sia coinvolta in almeno due delle tre cose che vengono discusse. In questo modo, le persone non si sentono come se stessero partecipando a una riunione in cui non sono necessarie. 

Usa la tecnologia della sala riunioni

Non preoccuparti quando arrivano gli appuntamenti del medico di emergenza o gli orari delle riunioni si sovrappongono. Le sale riunioni virtuali ti consentono di invitare le persone giuste alle tue riunioni, indipendentemente da dove si trovino. E con una soluzione di videoconferenza come Lifesize, puoi registrare le tue riunioni video e condividere il riepilogo in modo che nessuno si perda il contenuto in discussione.

Le riunioni non devono fare schifo. Prova queste best practice per le sale riunioni e mostra ai tuoi team come può essere un'esperienza di riunione produttiva con gli strumenti giusti e la mentalità collaborativa.