Una delle tendenze più grandi che guidano la rivoluzione delle sale riunioni è la planimetria degli uffici aperti. Oggi, molte aziende stanno optando per meno uffici autonomi e spazi di lavoro più condivisi che promuovono la comunicazione e aiutano nella produttività. Secondo le recenti tendenze di mercato identificate da Frost & Sullivan, si prevede che le sale riunioni sostituiranno quasi il 70% di tutte le sale riunioni entro il 2022.

Ecco un'analisi completa dei vantaggi delle sale riunioni e delle tendenze tecnologiche per aiutarti a rendere i tuoi uffici a prova di futuro con sale riunioni efficienti e produttive.

Si prevede che le huddle room sostituiranno quasi il 70% di tutte le sale riunioni entro il 2022. Ecco un'analisi completa dei vantaggi delle huddle room e delle tendenze tecnologiche per aiutarti a rendere i tuoi uffici a prova di futuro con huddle room efficienti e produttive.

Che cos'è una sala riunioni?

Una sala riunioni è una piccola sala riunioni per 3-6 persone dotata di funzionalità audio/video che viene utilizzata per riunioni di gruppo rapide (ovvero riunioni di gruppo). Perfette sia per sessioni di lavoro non pianificate che per riunioni programmate, le huddle room consentono ai team di tenere discussioni senza riservare una sala più grande.

5 vantaggi delle sale riunioni

Aziende di ogni dimensione e settore, spazi di coworking e università hanno iniziato a costruire queste piccole stanze agili per consentire ai piccoli team di lavorare insieme in modo più efficace. Le sale riunioni sono in genere poco costose da allestire e richiedono poco spazio fisico, e molti sosterrebbero che sono le stanze più produttive dell'edificio. Ecco i cinque principali vantaggi dell'implementazione di huddle room:

1. Nessuna prenotazione richiesta

Molte organizzazioni scelgono di implementare huddle room senza a sistema di prenotazione. In questo modo i team possono avere un luogo dove incontrarsi per una sessione di lavoro improvvisata senza dover interrompere ciò che stanno facendo e creare una riunione programmata.

2. Trasforma piccole stanze sottoutilizzate in spazi efficienti

La maggior parte dei piccoli spazi per riunioni sono sottoutilizzati perché non dispongono della tecnologia necessaria per riunioni produttive. Per aiutare a risolvere il problema del sottoutilizzo, i fornitori di videoconferenza hanno iniziato a sviluppare sistemi di videoconferenza ottimizzati per huddle room e sale riunioni di piccole dimensioni, rendendo facile per le organizzazioni attrezzare le loro huddle room con tutti i vantaggi della videoconferenza.

3. Salva grandi sale conferenze per grandi riunioni

Secondo una recente ricerca della società di analisi Frost & Sullivan, il 75% di tutte le riunioni nelle grandi sale conferenze sono tra le tre e le quattro persone, il che rende il resto di quelle sedie vuote solo uno spreco di spazio. Le sale riunioni sono perfettamente dimensionate per le sincronizzazioni di piccoli team.

4. Ideale per i membri del team remoti

Le sale riunioni offrono ai team e ai lavoratori remoti la possibilità di connettersi faccia a faccia per qualsiasi riunione o una rapida sincronizzazione del team durante la giornata. E mentre le sale conferenze tradizionali sono perfette per videoconferenza con grandi gruppi per catturare tutti nella stanza, le huddle room sono perfettamente dimensionate per offrire a tutti una presenza a grandezza naturale nella riunione online. La cadenza regolare delle videochiamate nelle sale riunioni può far sentire i team remoti meno remoti.

5. Economico da configurare

Spazi di lavoro più piccoli hanno budget inferiori e richiedono meno complessità, quindi la tecnologia nella stanza deve essere economica e facile da usare. I kit per sale riunioni video fai-da-te e soluzioni per sale riunioni appositamente progettate possono essere installati a un prezzo inferiore al prezzo di un laptop dei dipendenti. E con un ciclo di vita a lungo gestito da sei a otto anni, otterrai un valore continuo per gli anni a venire.

I 3 migliori consigli per una riunione produttiva

Abbiamo recentemente pubblicato il nostro Guida di suggerimenti e trucchi per ospitare una videoconferenza di successoe mentre tutti i suggerimenti possono portare a una riunione di successo nella sala riunioni, questi tre si adattano perfettamente alle dimensioni ridotte e alla natura ad hoc della sala riunioni:

1. Mantieni la riunione delle giuste dimensioni

Le dimensioni limitate di una sala riunioni sono un'ottima analogia per le dimensioni di un team funzionale per collaborare e portare a termine il lavoro. Più persone si uniscono al gruppo, più le cose possono distrarre. Utilizza sale conferenze di grandi dimensioni per la sessione iniziale di brainstorming, quindi utilizza le sale riunioni per sessioni interattive e incontra di nuovo nella sala conferenze per condividere contenuti e risultati. 

2. Ottimizza la sala riunioni per i video

La maggior parte delle sale riunioni sono progettate con un unico display montato sul muro e un tavolo della sala riunioni spinto contro il muro. Le stanze più piccole come le huddle room dovrebbero dare la priorità a un obiettivo del campo visivo grandangolare per aiutare a catturare i partecipanti alla riunione seduti vicino alla telecamera. 

Scopri come progettare, allestire e distribuire la sala riunioni perfetta in base alle tue esigenze specifiche.

3. Non dimenticare di essere te stesso

Siamo ben oltre la videoconferenza utilizzata esclusivamente per riunioni trimestrali in sala riunioni con il tuo team esecutivo: si è trasformata in un modo quotidiano di comunicare faccia a faccia. Proprio come inviare messaggi di testo, parlare al telefono o avvicinarsi alla scrivania del collega e chattare di persona, l'esperienza di videoconferenza riguarda ciò di cui si sta discutendo. Quindi non preoccuparti quando si tratta di salire sulla fotocamera: sii te stesso!

Come allestire la tua huddle room: 5 must-have per ogni grande huddle room

Sia che il tuo ufficio stia appena iniziando a creare soluzioni per sale riunioni per piccoli team o che tu stia cercando un modo per ottimizzare le tue vecchie sale telefoniche con la moderna tecnologia di collaborazione, ti consigliamo di includere questi cinque elementi indispensabili nel tuo progetto: 

1. mobili

Segui la tua cultura aziendale quando decidi gli stili per le tue sale riunioni: stili, plurale, perché molte aziende stanno optando per un look unico per ogni spazio. La limitata metratura di un huddle room consente di fare scelte audaci senza dover rinnovare completamente l'intero ufficio. La stanza tipica avrà posti a sedere da quattro a cinque con superfici di lavoro resistenti. Se rannicchiato/progettazione sala conferenze e la decorazione d'interni non è il tuo forte, chiedi aiuto a un'agenzia o consulta il tuo motore di ricerca preferito per le idee. Ecco alcune parole chiave per iniziare: ufficio moderno, grande sala riunioni e ufficio creativo.

2. Display

Ok, la tua stanza è decorata con pavimenti in cemento colorato, una porta della stalla recuperata, tubi a vista, piani dei tavoli in alluminio aeronautico e sedie Herman Miller® - e adesso? È il momento di introdurre la tecnologia che trasforma il tuo salotto elegante in una sala riunioni costruita per fare cose. Che tu lo sia il brainstorming concetti per l'ultimo video di marketing o l'analisi dei dati in un rapporto sulle vendite, la disponibilità di una condivisione da display a schermo è fondamentale per questo spazio. I team non dovrebbero fare affidamento sul riunirsi attorno a un laptop per visualizzare una presentazione o una videoconferenza con un altro gruppo.

I prezzi dei display sono diminuiti drasticamente negli ultimi anni, quindi vai all'altezza del tuo budget, ma ricorda che è ancora uno spazio piccolo, quindi la gamma da 42" a 50" è probabilmente sufficiente. Quando si decide l'altezza di montaggio, si consiglia di stare vicino al livello degli occhi, soprattutto quando si equipaggiano le stanze per connettersi tra loro con una soluzione di videoconferenza per sale riunioni.

3. Lavagna bianca

Che si tratti di smalto bianco tradizionale, smart interattivo o semplicemente di una lastra di vetro, assicurati di non trascurare la possibilità di scrivere idee e concetti nella sala riunioni. Le lavagne possono fungere da parcheggio per idee su cui non sei pronto ad agire, aiutarti a visualizzare le tue priorità e fornire un metodo semplice per modificare le idee quando ti rendi conto che ce n'erano alcune cattive in quanto "nessuna idea è una cattiva idea ” brainstorming. Al termine della riunione, scatta semplicemente alcune foto del tuo lavoro in modo da non doverlo annotare di nuovo.

4. Ambiente

Acustica

Con molti uffici che stanno passando a un altro pianta aperta concept, è più importante che mai avere spazi di collaborazione designati liberi da rumori e distrazioni. L'isolamento acustico impedisce la dispersione del rumore dentro e fuori la stanza e una configurazione del microfono di livello professionale può aumentare significativamente la qualità audio di una riunione con la riduzione del rumore ambientale nativo e la copertura completa della stanza.

Illuminazione

L'illuminazione naturale è stata collegata a una migliore salute e a un maggiore coinvolgimento dei dipendenti. È un'aggiunta meravigliosa a molti spazi per riunioni, ma è necessario prestare attenzione per fornire il controllo dell'illuminazione nelle sale riunioni con finestre. Le stanze alla luce diretta del sole nell'ora sbagliata del giorno possono sembrare sbiadite nel video e una fonte di luce direttamente dietro un soggetto può creare una silhouette aspra.

5. Connettività video

La videoconferenza consente ai membri del team di avere un posto alla riunione ovunque si trovino. Quindi, se il tuo team include telelavoratori, persone che si trovano in un altro campus o colleghi che viaggiano regolarmente, a soluzione di videoconferenza è un investimento intelligente per mantenere la collaborazione e la connessione del tuo gruppo. Quando equipaggiate la vostra sala riunioni con le videoconferenze, assicuratevi di cercare una soluzione che sia facile da gestire e utilizzare, che soddisfi i vostri requisiti di sicurezza e affidabilità e, soprattutto, aiuti i vostri team a sentirsi il più connessi possibile. Kit Lifesize Dash™ sono soluzioni per sale riunioni progettate per la flessibilità del dispositivo, mentre Lifesize® Icona 300 ti offre una collaudata soluzione all-in-one con condivisione di contenuti full-motion 4K per un'esperienza di prima qualità in sale riunioni.

Lifesize può aiutare a mantenere apparecchiature per videoconferenze gestibile per qualsiasi sala riunioni, il tutto fornendo una tecnologia audio e video chiara e consentendo ai lavoratori di collaborare in un ambiente efficiente.

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