Chiamate in audio o videoconferenza: cosa fare e cosa evitare

Steve Allen, Sales Engineer di Lifesize
Data: 20 febbraio 2018

Ciao a tutti e benvenuti alla puntata di Lifesize Live! di questa settimana. Eccoci al webcast in diretta, trasmesso interamente tramite la piattaforma Lifesize.

Il mio nome è Nikhil. Sono un rappresentante di Lifesize, e ho il piacere di presentare a tutti voi Steve Allen, uno dei nostri fantastici sales engineer. Oggi parleremo di cosa fare e non fare durante una teleconferenza. Dunque, Steve, probabilmente nella tua attività quotidiana fai video chiamate ogni giorno.

Ogni giorno, tutto il giorno.

Allora, parlaci un po' di cosa si può fare per preparare una riunione ben riuscita.

Molti problemi derivano dal fatto che non ci si prepara affatto, quindi è di grande aiuto abituarsi a verificare la propria apparecchiatura ogni volta. Nella maggior parte delle soluzioni e piattaforme che userete per le videoconferenze, come Lifesize, è possibile effettuare chiamate di prova. Una volta eseguito l'accesso, vedrete che ci sono appositi strumenti per verificare il funzionamento di casse e microfono: la barra che si allunga e si accorcia, per esempio, indica che il sistema riceve la vostra voce. Potete usare questi strumenti per assicurarvi che la vostra apparecchiatura venga riconosciuta dal computer e che abbia input e output impostati in modo corretto, per non dovervene preoccupare durante la teleconferenza. Se ne avete la possibilità, fate una chiamata veloce per verificare tutti questi aspetti prima che inizi la riunione, così non farete la figura di quello che fa perdere tempo agli altri perché non sa come funziona il programma.

È incredibile quanto cinque minuti di semplice preparazione possano influire sulla riuscita di una riunione.

Esatto, soprattutto se non si è mai usata questa piattaforma. Anche se la si è già utilizzata, però, l'impostazione del computer cambia quando lo si collega o scollega ad altri dispositivi. Prima di unirvi alla conferenza, assicuratevi che la configurazione usata in precedenza sia ancora impostata come si deve. Accertarsi di avere le apparecchiature giuste è davvero importante: oggigiorno la maggior parte delle webcam ha una qualità abbastanza elevata, mentre l'audio non è ancora all'altezza, quindi acquistare delle cuffie da 50 dollari come queste può fare una differenza enorme. Innanzitutto isolano l'audio, consentendo di sentire solo la vostra voce. Questa funzione aiuta a eliminare molto rumore di fondo, mentre in genere il microfono dei portatili riceve l'audio delle casse acustiche, che intercettano qualsiasi rumore dell'ambiente circostante.

Le casse non sono progettate per le videoconferenze.

Esatto, quindi anche il software di cancellazione dell'eco più sofisticato può avere difficoltà, con le casse impostate al massimo. Non dimenticate di regolare adeguatamente anche la luce. Molti pensano: “Tanto ho una finestra alle spalle che illumina la stanza...“

Sembrerà che non vogliate farvi vedere.

La luce alle spalle dà un effetto spettrale. Assicuratevi invece di avere un'illuminazione frontale, per permettere ai vostri interlocutori di vedervi in faccia. Nella maggior parte delle piattaforme un piccolo riquadro con un'anteprima che mostra come vi vedono gli altri. Utilizzatela per assicurarvi di non sembrare solo una silhouette indefinita e di avere il volto illuminato.

Chiaro. Prepararsi adeguatamente per una riunione è importante, ma che mi dici degli altri aspetti di cui tener conto durante una videoconferenza? Per esempio è bene assicurarsi che sullo sfondo non appaiano i propri figli che se ne vanno in giro per la stanza.

Già, quando sono davanti allo schermo le persone dimenticano che nelle videoconferenze ci sono delle regole di buona educazione da rispettare. Ci sono cose che non vi sognereste mai di fare se io fossi seduto qui in riunione con voi o se foste in una sala riunioni con un gruppo di dipendenti. C'è un galateo da rispettare quando si è di fronte ad altre persone, ma spesso la gente se ne dimentica quando è davanti a un computer e alla fine...

Se ne dimenticano soprattutto le persone che lavorano da casa, da remoto.

Sì, ci si rilassa, nel proprio ufficio. Una cosa fondamentale è disattivare il microfono. Assicuratevi sempre di averlo disattivato, e non fidatevi del pulsante per disattivarlo, chiaro? Circolano storie spaventose di persone che hanno detto cose che non avrebbero dovuto dire mentre pensavano di aver disattivato il microfono. Ma è facile distrarsi, no? Se non è il nostro turno di parlare, disattivare il microfono è sempre una buona idea. Usate quel pulsante, assicuratevi di sapere dove si trova. Di nuovo, in fase di preparazione, prendete confidenza con l'interfaccia e lasciate il microfono disattivato, a meno che non dobbiate parlare voi. Che siate a casa o per strada, riducete al minimo le distrazioni. Spesso la gente è impegnata a digitare email o a rispondere ad altre telefonate e li si vede disattivare il microfono per rispondere ad altre chiamate. Se è una telefonata molto importante, disattivate anche la videocamera. Anche se dall'altra parte non vi sentono, possono vedervi, e non fa piacere accorgersi che rispondete a un'altra chiamata. Non dovete essere quello che fa perdere tempo agli altri o li distrae durante la videoconferenza. E ripeto, seguite le regole di buona educazione come se fosse una riunione in presenza. Io non risponderei mai al telefono se fossi in riunione con voi. Non mi metterei a scrivere e-mail mentre mi parlate. Seguite lo stesso galateo che seguireste durante una riunione di persona, e durante una videoconferenza comportatevi come se vi trovaste faccia a faccia. Il video dà questa sensazione: è un effetto potente perché ci si vede, si interagisce guardandosi in faccia, quindi comportatevi di conseguenza.

Ok, e che cosa dovrebbe fare il coordinatore di una videoconferenza per prepararsi? Ad esempio, oggi io sono il conduttore, quindi prima di questo incontro ho fatto un paio di cose per prepararmi e svolgere il mio ruolo al meglio. Svelaci qualche trucchetto, dacci qualche dritta su come si coordina una videoconferenza.

Tutti abbiamo bisogno di organizzare qualche riunione, o magari capita che ci dicano: “Ok, ho bisogno che mi coordini la riunione del consiglio aziendale, oppure la sessione plenaria“. In ogni caso, preparatevi come se si trattasse di una riunione in presenza. Tra le cose da fare, assicuratevi di prenotare una sala.

Avete una riunione programmata da tempo, tutto sembra andare per il meglio, poi d'improvviso vi rendete conto: “Oh, accidenti! La sala riunioni è stata prenotata da qualcun altro.“

Per prima cosa stabilite il luogo, dopodiché potete pensare al resto: com'è la qualità dell'audio in quella sala? Com'è l'illuminazione? Che tipo di angolazioni avete a disposizione per sistemare la videocamera? La sala dispone già dell'apparecchiatura per videoconferenze o bisogna portare l'apparecchiatura necessaria? Oltre a organizzare tutti questi aspetti, dovrete pensare a chi dovrà parlare. Saranno tutti presenti in quella sala? E la conferenza sarà rivolta a un pubblico più vasto che vi seguirà da remoto, oppure ci saranno più persone di cui tener conto, che parleranno in video da luoghi diversi? Si tratterà di una riunione libera, in cui tutti i partecipanti possono intervenire quando vogliono, parlando liberamente? E chi è il vostro pubblico? Oppure dovete organizzare il tutto come una lezione in cui c'è una persona che presenta senza che nessun altro intervenga, se non per fare domande e cose simili? Tra il vostro pubblico ci sono persone che magari non usano spesso le videoconferenze? In quel caso forse dovrete aiutarle, dando loro qualche indicazione, ad esempio: “Questa è una videoconferenza, ma prima di cominciare ci sono delle funzioni da verificare e regolare in modo che tutto vada come si deve”.

Curate tutti questi aspetti e sfruttate al massimo gli strumenti della piattaforma che utilizzate. Su Lifesize abbiamo funzionalità per moderatori e funzionalità di conferenza che potete utilizzare per assicurarvi che tutto funzioni a dovere, ma la maggior parte delle piattaforme per videoconferenze ha funzionalità simili. Accedete e assegnate il ruolo di moderatore e quello di organizzatore. Se sono io a parlare e a introdurre i diversi interventi, non avrò il tempo di preoccuparmi di chi ha disattivato il microfono e chi no, né di chi sta distraendo gli altri e forse dovrebbe essere rimosso dalla conferenza, né potrò pensare ad impostare le slide. Se si tratta di una grossa riunione formale, incaricate una persona di fiducia del coordinamento, in modo da non dovervi preoccupare di tutto mentre parlate. A Lifesize Live! c'è Kenny che gestisce tutto da dietro le quinte, eh?

I segnali visivi, il passaggio da una slide all'altra...

In effetti, io e te non saremmo in grado di coordinare questa videoconferenza mentre parliamo al pubblico. Assegnate il compito a qualcuno che possa controllarne i vari aspetti: avviare la conferenza, aiutare chi ha difficoltà all'accesso...

Fornendovi segnali visivi e tutto quel che serve.

Esatto. La maggior parte degli strumenti per i moderatori dà la possibilità di disattivare il microfono degli utenti, quindi, se qualcuno ha un cane che non smette di abbaiare, io posso disattivargli il microfono ed eliminare il rumore senza che questo intralci o interrompa la riunione, facendo sì che tutto funzioni per il meglio.

Fantastico, sì, mi sembra tutto chiaro. Grazie per esserti unito a noi oggi e averci spiegato qualche trucchetto. Può sembrare una fatica inutile, ma secondo me è importante usare quei cinque, dieci minuti prima della videoconferenza per assicurarsi che sia tutto a posto, in modo tale da non farsi sorprendere da qualche contrattempo o altro nel bel mezzo della riunione.

Esatto. L'obiettivo è che questi meeting si svolgano senza problemi. Se siete la persona addetta alle videoconferenze nella vostra azienda, non esitate a sfruttare gli strumenti forniti dalla piattaforma che utilizzate. A Lifesize, teniamo appositi corsi e abbiamo una fantastica squadra addetta al successo dei clienti che utilizza questi strumenti, occupandosi della preparazione e della formazione dei vostri amministratori e dell'utente finale. La videoconferenza è uno strumento molto potente, ma spesso si ha una sola occasione per far sì che tutto vada bene. Se gli utenti hanno problemi con questo genere di riunioni, se si sentono in imbarazzo perché il loro audio non funziona o se la conferenza è iniziata con cinque minuti di ritardo perché non riuscivano a impostare il proprio computer, non ne vorranno più sapere.

Certamente.

Oppure, una conferenza può risultare compromessa se i partecipanti non si trovano bene perché chi parla ha il cane che abbaia in sottofondo, o se ne va a rispondere al telefono e bisogna aspettare cinque minuti prima che torni, dato che non si può rimuoverlo dalla riunione. In tal caso, gli utenti eviteranno di partecipare ad altre videoconferenze perché non si saranno trovati a loro agio. Utilizzate gli strumenti a disposizione, preparatevi, assicuratevi che le video chiamate funzionino bene, per garantire loro un'esperienza sorprendente e sperimentare l'efficienza del video, adottandolo come soluzione.

Certamente. Bene, grazie mille, Steve. Vi aspettiamo la prossima settimana per una nuova puntata di Lifesize Live!, a presto.

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