Gestire i dipendenti in remoto come tali

Tim Maloney, Vicepresidente alle vendite dei canali globali di Lifesize
Data: martedì 27 marzo 2018

Ciao a tutti e bentornati su Lifesize Live, lo show live sul web in onda ogni settimana qui nello studio Lifesize.

Io sono Julian Fields e qui con me c'è Tim Maloney, il nostro vicepresidente senior dei canali globali, che è qui per parlare della gestione dei telelavoratori lavorando in remoto. Tim, benvenuto allo show.

Grazie, Julian. È bello essere qui e grazie per avermi invitato.

Certo, figurati. Ci stai parlando dal tuo ufficio in remoto.

Proprio così. In un certo senso è il mio bunker. Sono a Chicago e non lavoro nella nostra sede centrale ubicata in Texas.

Esattamente. Da quanto tempo lavori in remoto?

Un altro modo per affrontare il discorso è pensare a quante volte ho lavorato in un ufficio, nello specifico due. Praticamente, sono circa vent'anni che lavoro e l'ho sempre fatto a distanza, gestendo sempre i team in remoto.

Molto interessante. Durante questo lungo periodo, immagino che tu abbia accumulato un vasto bagaglio di esperienze e che tu ne voglia condividerne qualcuna con noi.

Sì, molte sono il frutto di tentativi ed errori. Quando hai espresso la volontà di parlare dell'importanza del telelavoro e delle difficoltà legate alla gestione in remoto dei telelavoratori, ho deciso di preparare qualche nota scritta. Penso ci siano diversi punti che le aziende non prendono in considerazione quando parlano dei propri dipendenti in remoto. Il primo, Julian, è che i telelavoratori sono anche persone. So che può sembrare strano, ma a causa della loro lontananza e assenza fisica, può succedere che le aziende non li trattino come i dipendenti che lavorano in ufficio. Invece di “quello è Julian”, è facile sentir dire “lui è quello nel New Jersey” o “lei è quella del Canada”. Succede. Il risultato è che vengono trattati come se non fossero essere umani ma risorse e questo può avere risvolti molto negativi. Il secondo punto è che queste persone dovrebbero essere consapevoli del fatto di essere facilmente trascurate. Ho perso il conto delle volte in cui ho visto un'azienda inviare un'e-mail in cui si legge “oggi si mangia messicano”, “in ufficio stiamo stiamo organizzando questo” o "ci sarà una festa in ufficio". Pertanto, i dipendenti in remoto non hanno la possibilità di partecipare a queste attività. Alle persone non piace sentirsi dire che altri dipendenti si divertono in loro assenza. Tutti lavorano duro e nessuno dovrebbe rimanere escluso dalle attività più piacevoli. Quindi le aziende si dimenticano dei telelavoratori, trascurandoli, solo perché non si trovano fisicamente in ufficio. In questo modo, più vengono isolati più questi dipendenti si sentono fuori dal gruppo. Entrano in gioco due elementi importanti. Primo: in periferia le cose avvengono in modo più rapido. Il centro è rappresentato dall'ufficio e dai dipendenti. Quando nella sede centrale si muove qualcosa, in periferia tutto avrà un effetto amplificato.

Certo.

Pertanto, bisogna essere consapevoli di tutto questo, delle conversazioni durante la pausa caffè a cui non si partecipa, delle decisioni a cui non si contribuisce. Quando si è lontani, sembra che le cose accadano più velocemente. Ciò significa evoluzione, movimento e precisione. Le cose accadono più velocemente quando si è in periferia e i dipendenti che lavorano in remoto sono in periferia. Inoltre, siccome i dipendenti sono lontani dal centro, ritengo che la portata dell'evento verrà percepita come dieci volte maggiore in periferia, dove avrà un impatto più forte. In questo modo, qualsiasi scossa si verifichi nel quartier generale sarà percepita come uno tsunami dai dipendenti in remoto. Loro non fanno parte del processo decisionale, non sono presenti tutti i giorni. Per gestire al meglio questi dipendenti, è necessario essere coscienti del fatto che a volte sono trattati come risorse, vengono trascurati e tutto ciò che succede nel quartier generale viene amplificato in periferia. Se non si prendono in considerazione questi fattori, le insidie possono essere molte.

All'università, il mio primo lavoro è stato in remoto. Quindi so di che cosa si tratta. Ero alla mia prima esperienza lavorativa, non partecipavo ai meeting e svolgevo solo i compiti che mi venivano assegnati. Vivevo solo e lavoravo in remoto. Quindi c'erano giorni in cui guardavo l'orologio, erano le cinque e mi rendevo conto di non aver parlato con nessuno. Penso che tu abbia sottolineato bene gli aspetti negativi dell'isolamento che si vive quando si lavora da casa.

Proprio così, e non bisogna dimenticare perché abbiamo assunto queste persone, perché volevamo che facessero parte del team. Ma poi come ci si comporta? Tutto si basa sulla cultura aziendale. “Chi sei?” È bello fissare poster motivazionali e materiale simile alla parete, ma poi seguiamo questi valori? Trattiamo tutti allo stesso modo e capiamo che le persone che non sono presenti in ufficio hanno esigenze diverse? A distanza ci si sente facilmente soli. I telelavoratori devono affrontare cliché di non poco conto, come “tu sei a casa, puoi restare a letto, non lavori quanto noi”. Li abbiamo assunti per lavorare a distanza, allora perché li trattiamo male? Sono solo scuse. Chi lavora a distanza deve affrontare difficoltà diverse. Io sono fortunato, il mio ruolo mi consente di essere in contatto con partner incredibili in tutto il mondo, che talvolta visito di persona. È per questo che invitiamo i dipendenti a distanza a visitare i nostri uffici e creare un legame con il resto del personale. Ciò è molto positivo. Tuttavia, a volte pensano: “aspetta, adesso devo andarmene di nuovo e ritornare alla mia routine quotidiana a distanza”. Non è facile se la creazione di relazioni lavorative dipende solo da questi incontri.

Sì, è complicato se si tratta dell'unico punto di contatto. Se ci si riunisce solo una volta all'anno, diventa quasi un evento solenne e non si ha modo di creare una relazione durevole.

Esatto. La cosa peggiore sono gli scambi di e-mail: è molto complicato comunicare con il tono giusto e le sfumature adeguate. Non è chiaro se l'altro interlocutore è serio o sta scherzando. Ho un collega in Germania che mi invia sempre e-mail con le maiuscole ed è un fattore culturale. Non significa che stia urlando, ma se non lo sai ti senti a disagio e decidi di passare al metodo comunicativo successivo: il telefono. Almeno riesco a sentire la tua voce, ma quando comunico con i miei dipendenti in remoto, fanno fatica a capire. Sono persone ligie al dovere o rispondono “sì” senza convinzione? Sono d'accordo o in disaccordo? Come faccio a capirlo se non posso vedere la loro reazione? L'unico canale a nostra disposizione è l'audio, che è un po' meglio delle e-mail, ma, a tutti gli effetti, la comunicazione non è comunque completamente efficace.

Credo che tu abbia detto tutto. Se lavoro con te e tu sei il mio responsabile, riesco a farmi un'idea della tua personalità e viceversa. Che cosa implica questo? In caso di problemi, è possibile guardarsi in faccia e trovare una soluzione, è possibile collaborare. In altre parole, facilita la risoluzione dei problemi.

È il lavoro, giusto? È così che vengono affrontati i problemi nelle organizzazioni. A prescindere dal ruolo ricoperto, quando la macchina si inceppa, il tempo e le risorse necessarie per risolvere la situazione non sono trascurabili. Quindi come mi comporto? In primo luogo, è necessario sempre interagire con i propri dipendenti, ma senza erigersi a unico punto di contatto con l'azienda. In qualità di responsabile del personale che lavora in remoto, dirigo i dipendenti in modo tale che non si rivolgano solo a me, li costringo a cercare altre persone a cui rivolgersi all'interno dell'azienda. Noi di Lifesize siamo fortunati perché il gentiluomo che gestisce il nostro team di sviluppo commerciale è un vero professionista e rappresenta lo stato del Texas nell'organizzazione delle vendite interne. Quindi, per me una risposta semplice sarebbe: “me lo ha detto Anil, dovresti provare a fare così”, ma la risposta migliore da dare al personale è “perché non chiami Anil e ne parli direttamente con lui?” In questo modo, si ottengono le risposte desiderate e si generano più punti di contatto con l'organizzazione per i dipendenti in remoto. Concediamo loro maggiore indipendenza, affinché quando cercano aiuto possano contattare anche altri colleghi. Quindi suggerisco a tutti quelli che collaborano con colleghi che lavorano in remoto di aiutarli e renderli autonomi. In questo modo si crea un senso di appartenenza e prossimità. Occorre fornire loro gli strumenti adeguati per avere successo. Sono grato di lavorare per un'azienda che mi consente di comunicare in maniera impeccabile con i miei colleghi come se fossimo nella stessa stanza. Quando ho partecipato al meeting con i dipendenti che lavorano in remoto, ero sorpreso del fatto che i colleghi mi dicessero “non ci siamo mai conosciuti nella vita reale, ma lavoriamo insieme da mesi”. Siamo un team estremamente efficiente e funzionante e quando ci si può vedere è possibile ascoltare. Ho team in tutto il mondo: Brasile, Germania, Singapore. Il video mi consente di superare gli ostacoli culturali e linguistici, anche quando si tratta di affrontare una discussione seria o semplicemente di parlare di novità: tutto è più semplice quando è possibile vedere il proprio interlocutore. Per noi fornire ai dipendenti in remoto gli strumenti di cui hanno bisogno è una priorità. Dopotutto, che senso avrebbe assumere personale in telelavoro se poi non ci si impegna a fornire loro soluzioni adeguate per operare al 100 % per la nostra azienda? Se non è possibile o non si desidera fornire al proprio team gli strumenti di cui ha bisogno, allora è meglio non assumere nuovi dipendenti. La soluzione offerta da Lifesize è uno strumento straordinario che mi ha permesso di gestire i miei team in remoto come mai prima.

Sì, ci ha cambiato la vita.

Ho combinato in un'unica soluzione lo sviluppo e la formazione di un team. Abbiamo implementato un programma di partnership globale e un programma globale di determinazione dei prezzi. Abbiamo assunto persone in remoto perché gestiamo un'organizzazione interconnessa e che comunica in modo efficace grazie a questi strumenti di collaborazione. Se devo dare un consiglio, i telelavoratori sono importanti e se sono stati assunti è fondamentale offrire loro gli strumenti necessari per effettuare le mansioni richieste. Inoltre, bisogna trattarli come tutti gli altri dipendenti. Alcune delle organizzazioni che non investono nel telelavoro, non forniscono gli strumenti necessari ai propri dipendenti e non li trattano nello stesso modo di chi lavora in ufficio, ma poi si sorprendono che le loro prestazioni non siano di alto livello. Questa è la dura lezione che ho appreso in vent'anni di telelavoro.

Tim, grazie per essere stato con noi oggi e per aver condiviso la tua esperienza. Abbiamo ricevuto varie domande nel corso dello show. Ti ricontatterò per scrivere un articolo in cui dare una risposta a questi dubbi.

Perfetto Julian, sarebbe fantastico. Grazie per avermi invitato.

Grazie a te ancora una volta per essere stato qui con noi e a tutti quelli che ci hanno seguito. Alla prossima!

Hai bisogno di ulteriore assistenza?
Contatta uno dei nostri rappresentanti di vendita locali.