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MLB distribuisce Lifesize e raggiunge un traguardo per la collaborazione

La Major League Baseball (MLB) sa come organizzare eventi sportivi e di intrattenimento mozzafiato come il World Baseball Classic e l'All-Star Game. Gli eventi attirano migliaia di spettatori e richiedono mesi di preparazione e coordinamento dell'ultimo minuto, quindi la comunicazione è fondamentale ??? ma non è stato sempre facile.

Prima del World Baseball Classic, la MLB ha discusso su come rendere la gestione del torneo, in particolare le sue riunioni mattutine vitali, più efficace, efficiente e coinvolgente. Questi incontri ospitano più di 50 persone in località sparse e in precedenza erano condotti solo tramite audioconferenza. Per questo motivo, le persone non erano sempre completamente coinvolte e spesso erano multitasking, il che si traduceva in una serie di problemi logistici in aree critiche per il successo degli eventi.

In qualità di partner tecnologico chiave di MLB, Lifesize ha fatto un passo avanti con la sua piattaforma di videoconferenza e collaborazione basata su cloud e i sistemi integrati per sale conferenze per trasformare la collaborazione da una palla a terra a una corsa a casa.

Logo ufficiale della Major League Baseball

"Non uso il termine alla leggera, ma Lifesize ha davvero rivoluzionato il modo in cui conduciamo le riunioni."
— Daniel Gainey, Manager delle operazioni IT presso MLB

Prepararsi per un gioco perfetto

Il baseball viene spesso chiamato "Il passatempo nazionale" e per una buona ragione. La MLB è la lega sportiva professionistica più storica degli Stati Uniti, portando 73 milioni di persone negli stadi per vedere 30 squadre in tutto il Nord America durante la stagione regolare. Il baseball oggi è un fenomeno globale e la lega è impegnata a continuare a diffondere l'influenza del gioco. Di conseguenza, la MLB e la Major League Baseball Players Association gestiscono congiuntamente il World Baseball Classic, un torneo che si tiene ogni quattro anni in cui i migliori talenti del mondo competono per i loro paesi d'origine.

In preparazione per il World Baseball Classic 2017, che si è svolto per tutto marzo 2017 ed è stato ospitato a Los Angeles, Miami, San Diego, Seoul, Jalisco e Tokyo, MLB ha concentrato i suoi sforzi sulla collaborazione piuttosto che sulla competizione, valutando diverse soluzioni di videoconferenza. Hanno scelto Lifesize in base ai suoi strumenti di amministrazione IT facili da usare e all'interfaccia per gli utenti finali. "Dal punto di vista IT, è stato semplice da implementare, flessibile alle nostre esigenze e altrettanto facile per i nostri dipendenti remoti", ha affermato Daniel Gainey, Manager delle operazioni IT di MLB.

Giochiamo a palla!

Durante la fase di implementazione, Daniel si è collegato a un CSA (Customer Success Advocator) dedicato di Lifesize che è stato coinvolto durante tutto il processo di implementazione.

"È stato davvero bravo ad aiutare i nostri utenti a superare l'intimidazione delle videoconferenze e ad avere il loro momento 'aha' per vedere come la piattaforma rende le riunioni più produttive", ha affermato Daniel.

Il team di Lifesize ha suggerito di installare la videocamera Lifesize HD plug-and-play e i sistemi telefonici per le sale conferenze in ciascuna delle potenziali sedi per aiutare i team a comunicare meglio durante l'evento. Tornei come questo richiedono una grande quantità di logistica e coordinamento, ed è fondamentale per il successo dell'evento che tutti abbiano le informazioni più aggiornate e accurate. Data l'elevata posta in gioco dell'evento, Daniel e il team IT Operations hanno voluto provare immediatamente la videoconferenza per migliorare la produttività delle riunioni.

Organizzazione eventi: Una passeggiata nel parco

La MLB ha avviato una corsa di prova durante la prima settimana del torneo 2017 a Miami e poi ha dato il via all'iniziativa quando il torneo ha raggiunto San Diego. È stato un cambiamento totale del gioco. Significativamente più persone si sono unite alle riunioni, sono state più coinvolte e si sono verificati meno problemi di comunicazione durante e dopo la chiamata. Poiché la notizia del risultato all'interno degli incontri si è diffusa, anche le controparti che hanno facilitato il torneo a Tokyo hanno iniziato a partecipare alle chiamate.

Quando il torneo ha raggiunto Los Angeles, più di 50 persone si univano alle riunioni mattutine tramite Lifesize, tramite il sistema di videoconferenza, l'app Lifesize basata su cloud o l'audio dial-in. Con Lifesize, i partecipanti possono partecipare da remoto e sperimentare un coinvolgimento migliore e una comunicazione efficace. In effetti, la partecipazione alle riunioni è aumentata di circa il 42% rispetto al torneo precedente nel 2013.

“Durante queste chiamate vengono apportate così tante modifiche che è importante che siamo tutti sulla stessa pagina. Lifesize lo fa accadere", ha detto Daniel. "Non uso il termine alla leggera, ma Lifesize ha davvero rivoluzionato il modo in cui conduciamo le riunioni".

Avanti al prossimo

Dopo una corsa di successo al World Baseball Classic 2017, MLB era entusiasta di sfruttare nuovamente Lifesize per l'All-Star Game 2017, che si è tenuto a Miami. Simile al World Baseball Classic, l'esperienza Midsummer Classic incarna molto più di un singolo gioco; è una settimana di festeggiamenti che precedono l'evento principale. La complessità dell'evento aumenta la necessità di riunioni efficaci per mantenere tutti sulla stessa pagina. "Un evento di queste dimensioni richiede un'enorme quantità di coordinamento, che esamina ogni aspetto del gioco, comprese le operazioni sul campo da baseball, la sicurezza, i tempi di trasmissione e il trasporto dei giocatori", ha affermato Daniel.

La partecipazione alle riunioni è aumentata del 42%.

I partecipanti hanno potuto partecipare nel modo a loro più comodo: sala conferenze, laptop o telefono

Tempo, energia e denaro risparmiati con una comunicazione più efficiente e una maggiore produttività

I partecipanti si sono sentiti più coinvolti e incoraggiati a condividere le proprie idee

Home run back-to-back

Utilizzando la fotocamera HD Lifesize e i sistemi telefonici negli hotel e nel campo da baseball, oltre all'app Lifesize per le località più remote, MLB ha risparmiato tempo, energia e denaro con una comunicazione più efficiente e una maggiore produttività. Il personale che era sparso per la città e che altrimenti non avrebbe partecipato alle riunioni di persona è diventato un partecipante regolare e molto attivo. Di conseguenza, gli incontri si sono effettivamente ampliati nel tempo e nel numero perché più persone hanno potuto essere coinvolte e si sono sentite incoraggiate a condividere le proprie idee e opinioni.

La reazione più favorevole, tuttavia, è arrivata da un dirigente senior del team di gestione degli eventi che non aveva ancora provato personalmente la soluzione per conferenze. Era ansiosa di vederlo in azione per la prima volta, specialmente in un ambiente così frenetico, ma alla fine dell'ultimo giorno stava esclamando: "Tecnologia! Tecnologia! Tecnologia!"

A grandezza naturale in bilico per un Triple Play

Alla fine, più di 37,000 fan e giocatori All-Star di ciascuna delle 30 squadre della lega hanno riempito il Marlins Park per tre notti consecutive per assistere, tra gli altri momenti salienti, al primo rookie a vincere l'Home Run Derby a titolo definitivo; celebrità che raccolgono più successi nel gioco di softball Celebrity e Legends mentre incitano a risate in tutto lo stadio; e una battaglia extra-inning che ha visto l'American League ottenere una vittoria per 2-1 sulla National League. Daniel attribuisce a Lifesize il ruolo di facilitatore integrale della comunicazione, che è stato fondamentale per questo successo generale.

"[Lifesize] sarà un'aggiunta permanente al nostro portafoglio di tecnologie per eventi", ha affermato Daniel.

Sulla base dei cambiamenti positivi che MLB ha sperimentato attraverso l'uso di Lifesize, la più antica lega sportiva professionistica degli Stati Uniti è ora in prima linea nella tecnologia di collaborazione senza segni di estinzione. Piuttosto, MLB sta pianificando di continuare a utilizzare Lifesize per eventi futuri.

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