È facile perdersi nella sovrapposizione di tutti gli strumenti di comunicazione in ufficio. Con diversi strumenti implementati da diversi reparti con esigenze diverse, collaborare all'interno del posto di lavoro è come cercare di comunicare in un ufficio in cui ogni singola persona parla una lingua diversa. Per i dipartimenti IT in particolare, l'elenco degli strumenti da gestire e delle soluzioni con cui stare al passo diventa sempre più lungo e complicato man mano che gli utenti finali diventano canaglia e cercano i propri strumenti per riunioni ad hoc. Quello con cui spesso finiscono per avere a che fare è un caos caotico di strumenti di comunicazione sovrapposti e un elenco di costi di abbonamento e licenza da pagare, e fidati di noi: questa è una situazione che non auguriamo a nessuno.
In questa guida, forniamo alcuni passaggi che puoi intraprendere per rimediare alle complicazioni e alla confusione che derivano da troppi strumenti di collaborazione sovrapposti e trasformare il tuo ecosistema di collaborazione in un capolavoro costruito con cura, che consente di risparmiare sui costi e sulle risorse.
Che cos'è un ecosistema di collaborazione?
Un ecosistema di collaborazione è l'insieme di strumenti e servizi che un'azienda utilizza per mantenere i dipendenti connessi. Costruire un ambiente di lavoro veramente connesso richiede il giusto mix di strumenti di collaborazione e cultura. Il tuo ecosistema di collaborazione dovrebbe essere accuratamente interconnesso, privo di sovrapposizioni e abbastanza affidabile da far girare il mondo. Dovrebbe essere coerente tra gli utenti: una calma in mezzo alla turbolenza tecnologica. Dovrebbe garantire che la comunicazione interna ed esterna sia di alta qualità, efficiente in termini di tempo ed efficiente in termini di costi. E soprattutto, dovrebbe consentire la collaborazione il più semplice possibile e senza intralciare la conversazione.
In un recente sondaggio condotto con Spiceworks, lo abbiamo scoperto Il 68% dei 410 decisori IT che hanno partecipato ha indicato la collaborazione come una priorità assoluta nei propri uffici. Non sorprende, vero? La collaborazione e la comunicazione costanti sono ciò che fa girare il nostro mondo degli affari, soprattutto quando quel mondo sta diventando sempre più remoto e tecnologicamente esperto.
Quanta sovrapposizione è eccessiva?
Il reparto IT gioca un ruolo cruciale nelle capacità di comunicazione di un'organizzazione. Insieme a l'aumento della forza lavoro a distanza definendo come funzionano le aziende, c'è una necessità ancora maggiore di collaborazione nell'ufficio moderno e i team inizieranno a cercare strumenti che svolgano il lavoro, con o senza supporto IT. Secondo il nostro sondaggio, il 56% dei responsabili delle decisioni IT non conosce il costo mensile effettivo degli abbonamenti e delle licenze per conferenze e collaborazione e la grande azienda media è bloccata a destreggiarsi tra circa quattro soluzioni tra tre diversi fornitori. Non solo tre soluzioni e due provider sono troppi, il rischio di implementazioni non gestite aumenta solo quanto più si attende per mettere insieme una strategia di collaborazione che eviti la sovrapposizione ed elimini i costi in eccesso.
E stiamo parlando solo delle soluzioni di cui l'IT è effettivamente a conoscenza. Nella nostra guida Il responsabile IT che ha distrutto Shadow IT, abbiamo effettivamente riscontrato che la grande impresa media utilizza circa 1,220 singoli servizi cloud. Andare in giro per l'IT e distribuire strumenti che non hanno approvato evita semplicemente la gestione critica, l'integrazione e le salvaguardie relative alla sicurezza e alla conformità che hanno stabilito per l'azienda. Semplificando a una soluzione all-in-one, non solo si riducono i costi, ma si può anche impedire la creazione da zero di un ecosistema di collaborazione completamente ad hoc.
Storie di successo di semplificazione
Azienda 1: Troppi abbonamenti solo audio da contare
Un cliente è arrivato da noi da un ambiente con una base di utenti molto segmentata bloccata su strumenti di comunicazione legacy. Erano focalizzati solo sull'audio, con tutte le soluzioni monouso e nessuna tecnologia basata su video o cloud in vista. Sebbene questa organizzazione avesse richiesto di strappare via il cerotto e trasformare completamente la propria soluzione di comunicazione durante la notte, avrebbe completamente preso alla sprovvista i suoi utenti solo audio, che non erano pronti per le nuove tecnologie.
Implementando Lifesize, non solo abbiamo sostituito le loro soluzioni solo audio basate su minuti, ma abbiamo aggiornato il loro ecosistema di collaborazione per includere audio, web e videoconferenza oltre alla chat in un unico strumento che ha semplificato l'adozione. Non dovrai più avere a che fare con diverse soluzioni, niente più problemi durante le sessioni di formazione, niente più perdersi cercando di apprendere più nuove tecnologie contemporaneamente.
Compagnia 2: il caos alimentato dalla complessità
Un giorno abbiamo ricevuto un'interessante chiamata di supporto da un cliente che si lamentava del fatto che Lifesize era troppo complesso per il suo ufficio. Quello che abbiamo scoperto è che in realtà stavano implementando così tanti strumenti diversi oltre a Lifesize che ogni sala conferenze aveva un set di istruzioni per l'uso completamente unico. Nessuno voleva prendersi il tempo per imparare e ricordare come lavorare con ogni sistema, ed è diventato così brutto che un membro IT ha dovuto sedersi in ogni stanza e lavorare alla soluzione per loro!
La prima cosa che abbiamo consigliato a questa organizzazione è stata di eseguire un processo di inventario approfondito e basato sull'IT di tutto il loro software ed eliminare tutti gli strumenti in eccesso. Implementando Lifesize, questa azienda è stata in grado di unificare e semplificare la collaborazione sul posto di lavoro e di evitare di dover pagare troppi costi di licenza e hardware. Semplicemente selezionando e attenendosi a un'unica soluzione di collaborazione, hanno reso l'adozione, la formazione e la gestione un gioco da ragazzi.
Come costruire un ecosistema di collaborazione basato sull'IT
Il cambiamento non è facile, soprattutto quando si tratta di tecnologia. Il processo di trasformazione del tuo attuale set di strumenti di comunicazione in un ecosistema di collaborazione efficiente e semplificato può sicuramente sembrare intimidatorio. Fortunatamente, abbiamo alcuni passaggi che puoi fare quando sei pronto per entrare e iniziare a costruire una soluzione di comunicazione migliore per la tua azienda perché, come la maggior parte delle cose nella vita, si tratta di fare un passo alla volta per raggiungere i tuoi obiettivi.
1. Fai l'inventario delle tue attuali tecnologie di collaborazione e della frequenza con cui vengono utilizzate
È molto probabile che i membri della tua organizzazione utilizzino applicazioni e strumenti che non conosci. Fare l'inventario e identificare ciò che stai già utilizzando è il passaggio più critico per capire quali strumenti ti servono. Molto di questo lavoro può diventare un po' noioso. Ma creando un dialogo aperto e avviando una conversazione con altri dipartimenti utilizzando strumenti ad hoc, puoi diventare un partner e un consulente di fiducia invece di un poliziotto cattivo e una babysitter.
2. Identifica gli strumenti che semplicemente non ti servono
Dopo aver identificato tutti i diversi strumenti implementati da ciascun reparto della tua organizzazione, scopri cosa viene effettivamente utilizzato e cosa sta solo raccogliendo polvere. Prendendoti il tempo necessario per valutare le tue attuali app, thingamajigs e doohickeys, identificando ciò che gli utenti finali stanno cercando ed eliminando le vecchie soluzioni che costano troppo o che i dipendenti non usano nemmeno più, puoi semplificare le tue esigenze di collaborazione e comunicazione.
3. Consolidare ove possibile
Dopo aver identificato e valutato gli strumenti di cui la tua organizzazione ha bisogno e di cui non ha bisogno, è probabile che troverai una sovrapposizione di funzionalità. La cosa migliore da fare in questa situazione è ridurre il numero di fornitori e trovare un'unica soluzione che consolidi tutte le funzionalità di cui hai bisogno. Integrare e condensare senza problemi i tuoi servizi non solo riduce i costi, ma semplifica anche il controllo e l'implementazione in tutti i reparti della tua organizzazione.
4. Raccogliere le parti interessate chiave in ogni dipartimento per guidare l'adozione di nuovi strumenti
Naturalmente, per consolidare senza problemi e con successo le tue soluzioni tecnologiche, devi coinvolgere anche i tuoi utenti finali, i leader di reparto e tutti gli altri membri dell'organizzazione. Trova un partner chiave in ogni dipartimento che possa aiutare a promuovere l'adozione e coinvolgere i propri colleghi. In questo modo, puoi generare entusiasmo per l'adozione riducendo al contempo eventuali intoppi e sorprese che spingerebbero via gli utenti.
Risparmia denaro, risparmia tempo, salva la tua azienda, salva il mondo
Diventa l'eroe IT che ha assunto il comando e implementato un efficiente ecosistema di collaborazione nella tua azienda. Facendo l'inventario, eliminando gli strumenti vecchi e non necessari e sostituendoli con una soluzione di collaborazione completa di Lifesize, puoi risparmiare su costi, tempo e stress per te, il tuo team e la tua azienda.
Lifesize è progettato pensando all'IT. Non solo abbiamo più di un decennio di esperienza nella progettazione e nello sviluppo di videocamere HD e telefoni per conferenze touchscreen, ma abbiamo anche funzionalità come una directory condivisa e integrazioni Skype for Business che semplificano le riunioni e la collaborazione. Combinando audio, video e conferenze Web, chat e la possibilità di trasmettere in streaming e registrare, Lifesize è l'unica soluzione di cui hai bisogno per raggiungere la massima produttività della collaborazione. Dai un'occhiata al demo interattiva del prodotto e scarica un file prova gratuita di 14 per vedere Lifesize in azione.
